2.1 .TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN CPA VIETNAM
2.2.1 .Lập kế hoạch Kiểm toán
2.2.2. Thực hiện Kiểm toán
2.2.2.1. Kiểm tra HTKSNB đối với chu kỳ mua hàng - thanh toán trong giai đoạn thực hiện Kiểm toán:
Việc có đánh giá lại rủi ro kiểm sốt đối với chu kỳ mua hàng - thanh toán là phụ thuộc chủ yếu vào kết quả của đánh giá sơ bộ. Trong giai đoạn lập kế hoạch, sau khi tìm hiểu về chu kỳ mua hàng - thanh tốn và đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát của chu kỳ, nếu Kiểm tốn viên nhận thấy HTKSNB của chu kỳ là có hiệu quả thì KTV thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt đối với chu kỳ để thu thập bằng chứng nhằm đánh giá lại các thủ tục kiểm sốt của khách hàng có thực sự như nhận định ban đầu hay khơng, qua đó làm căn cứ để xác định phạm vi các thử nghiệm cơ bản.
KTV nhận thấy HTKSNB chu kỳ mua hàng - thanh tốn ở cơng ty ABC là có hiệu quả nên quyết định sẽ thực hiện đánh giá lại sự hữu hiệu của HTKSNB trong giai đoạn thực hiện Kiểm toán.
Các kỹ thuật thu thập bằng chứng thường được các KTV CPA VIETNAM sử dụng:
Phỏng vấn BGĐ, kế toán trưởng, kế toán thanh toán, thủ kho, và các nhân viên có liên quan về thủ tục kiểm sốt được áp dụng tại cơng ty đối với chu kỳ mua hàng - thanh tốn.
Kiểm tra chứng từ, sổ sách
C220
Cơng việc thực hiện: Thủ tục:
- Kiểm tra thủ tục mua hàng và thanh toán
- Kiểm tra mẫu một vài nghiệp vụ mua hàng trong năm - Kiểm tra tờ trình việc phê duyệt mua hàng
- Kiểm tra biên bản bàn giao hàng hóa - Kiểm tra chứng từ chuyển tiền
- Kiểm tra biên bản thanh lý hợp đồng - Nhận xét:
- Quy trình Kiểm tốn chu kỳ mua hàng - thanh tốn toán tuân thủ theo đúng quy chế quản lý tài chính nội bộ
- Việc phê duyệt theo từng giai đoạn được tuân thủ đúng theo quy trình
Kết luận:
Hệ thống quy trình Kiểm tốn chu kỳ mua hàng thanh toán được tuân thủ chặt chẽ
KTV xác định CSDL chính cần kiểm tra đối với chu kỳ: Sự đầy đủ và tính có thật. Để đạt được mục tiêu Kiểm tốn, KTV thực hiện các phương pháp sau:
Kiểm tra tính đầy đủ các khoản mục mua hàng và PTNB: Chọn mẫu các nghiệp vụ và kiểm tra chứng từ kèm theo, đồng thời có thể phóng vấn thêm kế tốn để hiểu rõ hơn.
Kiểm tra tính có thật nghiệp vụ mua hàng: Chọn mẫu một số nghiệp vụ mua hàng trong sổ nhật ký mua hàng, sổ chi tiết PTNB đối chiếu với các chứng từ chứng minh: Hóa đơn, phiếu nhập vật tư hàng hóa, báo cáo nhận hàng…
Sau đó KTV thực hiện các thử nghiệm kiểm soát:
Thủ tục mua hàng của chu kỳ mua hàng - thanh toán phải bao gồm đầy đủ các yếu tố sau: Hợp đồng kinh tế, phiếu cầu mua hàng đã được phê duyệt, HĐMH, phiếu nhập kho, biên bản thanh lý hợp đồng…
Để kiểm tra việc thực hiện các thủ tục trong chu kỳ mua hàng - thanh toán, KTV lựa chọn mẫu 20 nghiệp vụ mua hàng đối chiếu với chứng từ liên quan và thu thập được kết quả như sau:
Bảng2.6: Bảng kết quả thực hiện các thủ tục trong chu kỳ mua hàng - thanh tốn tại cơng ty ABC
Số hóa
đơn Nội dung
Tài khoản Số tiền Ghi chú PN 15/1 0 Cơng cụ, dụng cụ 153 133 39.243.152 3.924.315 HĐMH, HĐTM, PNK, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu yêu cầu mua hàng PN 22/1 2 Mua hóa chất 152 133 55.178.253 5.517.825
Phiếu yêu cầu mua hàng, HĐKT, HĐMH, PNK, biên bản nghiệm thu hàng hóa PN 50/6 Mua bột màu 152 133 10.164.728 1.016.472
Phiếu yêu cầu mua hàng, HĐKT, HĐMH, PNK, biên bản nghiệm thu hàng hóa, biên bản thanh lý hơp đồng
….. ….. ….. …... …..
Nhận xét: Qua xem xét quá trình KTV đánh giá lại HTKSNB đối với chu kỳ mua hàng- thanh toán, nhận thấy KTV thực hiện ít các thủ tục kiểm sốt, mà chủ yếu KTV thực hiện phỏng vấn nhân viên có liên quan, KTV
chọn mẫu phi thống kê dựa trên xét đốn nghề nghiệp của mình. Điều này có thể dẫn đến việc đánh giá lại khơng đúng rủi ro kiểm sốt, HTKSNB của đơn vị, từ đó ảnh hưởng đến việc thực hiện các thử nghiệm cơ bản.
Từ kết quả thu được của việc thực hiện thủ tục kiểm soát, KTV tổng hợp lại kết quả, đánh giả rủi ro kiểm soát, và điều chỉnh chương trình Kiểm tốn, có thể mở rộng hoặc thu hẹp các thử nghiệm cơ bản.
Bảng 2.7: Kết quả đánh giá tính hoạt động hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát nội bộ của chu kỳ mua hàng - thanh tốn tại cơng ty ABC
Có kiểm tra khơng Có hài lịng với kết quả kiểm tra khơng Tham chiếu Ý kiến hoặc phát hiện
KTV có tin tưởng vào HTKSNB chu kỳ mua hàng - thanh tốn có thể phát hiện, ngăn ngừa kịp thời các sai sót trọng yếu
Có Có Thực hiện
kiểm tra cơ bản ở mức độ trung bình
Kết luận: Đánh giá KTKSNB được KTV thực hiện chủ yếu dựa vào khả năng xét đoán nghề nghiệp.
2.2.2.2 Thực hiện thủ tục phân tích giai đoạn Kiểm tốn chu kỳ mua hàng - thanh toán
Đối với chu kỳ mua hàng và thanh tốn, các thủ tục phân tích thường được áp dụng để tìm ra các sai sót là:
+ (1) So sánh chi phí mua hàng của năm nay so với năm trước;
+ (2) Rà soát lại danh sách khách hàng phải trả bất thường và những khách hàng không phải nhà cung cấp;
+ (3) So sánh các khoản phải trả năm nay so với năm trước.
Tuy nhiên tại CPA VIETNAM, KTV chỉ áp dụng thủ tục phân tích thứ (3) để kiểm tra những biến động bất thường.
- Đối với công ty ABC, chỉ tiêu trả trước cho người bán giảm là do trong năm 2015, cung về máy tính, đồ điện tử lớn hơn cầu nên cơng ty thay đổi nội dung thanh tốn trong hợp đồng, thực hiện trả tiền hàng khi nhận đủ hàng. Số dư PTNB và hàng hóa năm 2015 giảm so với năm 2014 là do trong năm cơng ty đẩy mạnh chính sách tiêu thụ hàng hóa, mở rộng thị trường tiêu thụ nên bán được nhiều hàng, thu tiền nhanh và thực hiện thanh tốn ln cho nhà cung cấp.
Trên đây là một số thủ tục phân tích mà KTV của Công ty CPA VIETNAM áp dụng trong q trình Kiểm tốn chu kỳ mua hàng - thanh tốn tại cơng ty ABC, việc phân tích được áp dụng nhằm xác định các vùng rủi ro, sau đó tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết với các khoản mục đã được khoanh vùng.
2.2.2.3 Thủ tục kiểm tra chi tiết đối với chu kỳ mua hàng - thanh toán
a) KTV thu thập bảng tổng hợp các khoản chi tiết nợ phải trả người bán, đối chiếu với sổ cái, tìm hiểu bản chất số dư các khoản phải trả lớn:
Công ty ABC là công ty chuyên về hoạt động sản xuất kinh doanh nên các khoản cơng nợ chiếm tỷ trọng lớn trong đó có các khoản phải trả người bán. KTV tại CPA VIETNAM thực hiện Kiểm toán các khoản cơng nợ theo đúng các chương trình Kiểm tốn mẫu phù hợp với chuẩn mực kế toán và Kiểm toán Việt Nam cũng như các quy định đã được áp dụng. Để tiến hành Kiểm toán, KTV yêu cầu kế tốn cung cấp các thơng tin cụ thể sau:
- Các BCTC của năm 2014
- Bảng tổng hợp thanh toán với người bán - Các sổ chi tiết thanh toán với người bán.
- Bảng kê số phát sinh tài khoản phải trả người bán - Sổ nhật ký mua hàng, báo cáo nhận hàng.
- Sổ cái tài khoản phải trả người bán, tài khoản hàng tồn kho. - Biên bản đối chiếu công nợ.
- Báo cáo Kiểm toán năm trước.
- Sổ cái và sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiền mặt. - Các chứng từ và tài liệu liên quan khác…
Các kết quả Kiểm tốn được trình bày trên giấy tờ làm việc của KTV như sau:
KTV đối chiếu số dư đầu năm với số dư cuối năm trước, đối chiếu số dư đầu năm, cuối năm giữa sổ cái và sổ chi tiết. Ban đầu KTV cộng tổng số phát sinh trên sổ cái TK 331 và đối chiếu với sổ chi tiết công nợ. Sau đó so sánh số dư cuối kỳ của các khoản PTNB trên báo cáo với số tổng cộng trên sổ tổng hợp nhằm xác minh việc cộng sổ là chính xác.
Bảng 2.8: Bảng số liệu tổng hợp phải trả người bán ngắn hạn, dài hạn của công ty ABC
Tờ E210: Bảng số liệu tổng hợp PTNB
CƠNG TY KIỂM TỐN CPA VIETNAM E210 Tên Ngày
Tên khách hàng: CÔNG TY ABC Người thực hiện N.Q.Hùng 1/20/2016
Ngày khóa sổ: 31/12/2015 Người sốt xét 1 N.H.Vinh 1/20/2016
Nội dung: BẢNG SỐ LIỆU TỔNG HỢP PTNB NGẮN HẠN, DÀI HẠN Người soát xét 2 T.T.Đức 1/20/2016
TK Diến giải 31/12/2015 Điều chỉnh thuần 31/12/2015 31/12/2015 Chênh lệch Tỷ lệ
Trước KT Sau KT Sau KT
331
(Có) Phải trả người bán 4.796.634.308 - 4.796.634.308
11.833.897.21
9 -7.037.262.911 -59,47%
331
(Nợ) Trả trước cho người bán 261.224.988 - 261.224.988 1.034.466.877 -773,241,889 73,6%
Tổng cộng 4.535.409.320 - 4.535.409.320 10.799.430.342 -6.264.021.022 -58%
TB,GL vvv xxx PY c/c
Ghi chú:
TB,GL: Khớp với số liệu trên bảng CĐPS và Sổ Cái vvv: Tham chiếu đến bảng tổng hợp điều chỉnh Kiểm toán
PY: Khớp với BCKT năm trước xxx: Tham chiếu đến số liệu trên BCTC đã được Kiểm toán
b) Gửi thư xác nhận số dư và thủ tục thay thế
Để chứng minh các khoản nợ của cơng ty là có thật và chính xác KTV phải tiến hành gửi thư xác nhận đối với các nhà cung cấp. Điều này để kiểm tra tính đúng đắn của số dư tài khoản phải trả người bán, thơng qua đó giúp phát hiện những khoản phải trả chưa được ghi sổ hay ghi nhận không đúng thực tế. Để thực hiện gửi thư xác nhận KTV và Ban giám đốc khách hàng phải thống nhất về phạm vi và quy mô mẫu chọn. Tại CPA VIETNAM, KTV tiến hành chọn những nhà cung cấp có số phát sinh lớn và có số biến động bất thường trong năm để tiến hành gửi thư xác nhận (theo giấy làm việc).
Việc gửi thư xác nhận được tiến hành càng sớm càng tốt (thường vào ngày đầu tiên đến khách hàng) vì nếu để rời khách hàng mà vẫn không nhận được phúc đáp từ phía nhà cung cấp của khách hàng (kể cả sau khi đã gửi lần thứ hai), KTV không thể quay trở lại khách hàng để thực hiện các thủ tục thay thế nhằm có được bằng chứng hợp lý đảm bảo cho ý kiến của mình về khoản phải trả người bán. Thư xác nhận cũng như thư phúc đáp đều được gửi vànhận trực tiếp giữa KTV và người bán để tránh sự can thiệp của khách hàng. Vì sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và làm giảm thiểu rất nhiều cơng việc kiểm tra chi tiết.
Đối với công ty ABC: Các khoản công nợ được đối chiếu với thư xác nhận được tổng hợp trong bảng sau:
Bảng 2.9: Bảng số liệu tổng hợp phải trả người bán ngắn hạn, dài hạn của công ty ABC (trang sau)
Gửi thư xác nhận lần 2 nếu không được hồi đáp: Ở công ty ABC, các thư xác nhận gửi đi đều được hồi đáp.Trường hợp không trả lời, KTV áp dụng các thủ tục thay thế như: Kiểm tra các khoản thanh toán sau ngày kết thúc năm, kiểm tra chứng từ chứng minh tính hiện hữu của nghiệp vụ mua hàng.
Mẫu thư xác nhận
Hà Nội ngày 14 tháng 02 năm 2015
THƯ XÁC NHẬN SỐ DƯ
Kính gửi: cơng ty cổ phần thương mại vận tải Hà Lào. Địa chỉ: 370 đường Khánh Yên - P.Phố Mới - TP Lào Cai.
Tel: 020.835754 Fax: 020.252896
Để phục vụ cho yêu cầu Kiểm tốn hàng năm, xin q vị vui lịng xác nhận các thông tin dưới đây tại thời điểm 31/12/2015 (nếu có sự chênh lệch xin điền số liệu mà quý vị đang theo dõi vào bên cạnh). Sau đó quý vị ký đóng dấu (nếu có) và gửi trực tiếp cho KTV của chúng tôi theo địa chỉ dưới đây trước ngày 20/02/2015.
Kiểm toán viên: Phan Trọng Tuấn
Cơng ty TNHH Kiểm tốn CPA VIETNAM
Địa chỉ: Lầu 8, cao ốc văn phòng VG Building, số 235 Nguyễn Trãi, Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội
ĐT: 84-4-8689566 - Fax: 84.4-8686248
Xin lưu ý rằng việc xác nhận này để phục vụ cho việc đối chiếu số liệu của Kiểm tốn chứ khơng phải u cầu thanh toán. Cũng xin lưu ý rằng các khoản thanh tốn phát sinh sau ngày 31/12/2015 khơng bao gồm trong số liệu này. Xin trân trọng cảm ơn!
Công ty ABC (Ký tên, đóng dấu) T/L Giám đốc
Trưởng phịng tài chính kế tốn
Chúng tôi xác nhận rằng khoản công nợ của chúng tôi với công ty cổ phần ABC tại thời điểm 31 tháng 12 năm 2015 như sau:
Chúng tôi phải thu công ty ABC Số tiền là : 723.237.200
(Bảy trăm hai mươi ba triệu hai trăm ba mươi bảy ngàn hai tram đồng)
Chúng tơi phải trả cơng ty ABC
Ký tên, đóng dấu Giám đốc
Bảng 2.10: Bảng số liệu tổng hợp phải trả người bán ngắn hạn, dài hạn của công ty ABC
- Số liệu được lấy trên số dư cuối kỳ sổ chi tiết đối tượng công nợ phải trả người bán. - Số liệu đối chiếu được lấy trên thư xác nhận (nếu có), đối chiếu số dư do KH cung cấp.
III. Thực hiện
Chi tiết đối tượng Chênh lệch nguyên nhân
(Thư xác nhận) 1 Công ty CPTM Việt Á 55,000,000 1,345,000,000 55,000,000 1,345,000,000 - 2 Công ty CP DTL 43,000,000 43,000,000 - - 3 Công ty TNHH Vạn An 2,269,900,000 - 2,269,900,000 - 4 Công ty cổ phần GT 22,560,000 - 22,560,000 - - 5 Công ty CP Nam An 11,890,000 55,670,000 11,890,000 55,670,000 - Cộng 132,450,000 3,670,570,000 132,450,000 3,670,570,000 - Check Nợ tk 331 132,450,000 --> Khớp đúng 51 % Có tk 331 3,670,570,000 --> Khớp đúng 77 % IV. Kết luận
Theo ý kiến của tôi,trên cơ sở thu thập các bằng chứng kiểm toán,mục tiêu kiểm toán ở phần đầu giấy tờ làm việc đã đạt được. Số phải trả người bán đã đối chiếu khớp 77% trên tổng số phải trả người bán cuối kì
Số tiền trả trước cho người bán đối chiếu khớp 51% trên tổng số tiền trả trước cho người bán cuối kì
Số dư nợ tại
31/12/2015 Số dư có tại 31/12/2015
Số liệu đối chiếu tại 31/12/2015
(Nợ)
Số liệu đối chiếu
d) Kiểm tra chi tiết PTNB
Kiểm tra giá trị và phản ánh trên tài khoản phải trả người bán.
KTV sẽ thực hiện chọn mẫu theo đối tượng có số phát sinh và số dư cuối kỳ lớn. Cụ thể tại công ty ABC KTV chọn ra một số nghiệp vụ được thể hiện trên giấy làm việc như sau:
Bảng 2.11: Bảng kiểm tra chi tiết PTNB đối với công ty ABC
CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN CPA VIETNAM
Tên khách hàng: Cơng ty ABC E245 Tên Ngày
Ngày khóa sổ: 31/12/2015 Người thực
hiện N.Q.Hùng 1/20/2016
Nội dung: Kiểm tra các khoản PTNB Người soát xét
1 N.H.Vinh 1/20/2016 Người soát xét 2 T.T.Đức 1/20/2016 Người soát xét 3 1/20/2016 I. Mục tiêu
- Đảm bảo các khoản phải trả người bán thuộc nghĩa vụ của Công ty, đã được hạch toán đầy đủ.
II.Nguồn gốc số liệu
- Số liệu kiểm tra được chọn mẫu trên sổ chi tiết theo đối tượng tài khoản phải nhà cung cấp.
III. Thực hiện
Đơn vị: VNĐ
CHỨNG TỪ
NỘI DUNG TKĐƯ SỐ TIỀN CHÚGHI
SH NT NỢ CÓ PN-NK14 14/02/2015 Nhập kho phụ kiện máy tính 1561 12.858.000 (1) PN-NK27 26/03/2015 Nhập kho phụ kiện máy tính 1561 535.492.582 (1) PN-NK34 12/04/2015 Nhập kho phụ kiện