Bảng 2.3 : Tổng hợp mức độ hữu hiệu thành phần môi trường kiểm soát
3.2 Giải pháp nâng cao mức độ hữu hiệu các thành phần hệ thống KSNB
3.2.3.2 Kiểm soát ứng dụng
Các kiểm soát ứng dụng chủ yếu hỗ trợ kiểm soát nội bộ BCTC hữu hiệu gồm: Kiểm soát nhập liệu bao gồm: kiểm tra chứng từ trước khi nhập vào hệ thống máy tính, đảm bảo chứng từ hợp lệ, được ký duyệt đầy đủ, đánh dấu các chứng từ đã nhập liêu tránh việc nhập trùng dữ liệu
Kiểm tra tính tuần tự khi nhập dữ liệu đảm bảo những nội dung quan trọng khơng được bỏ qua, đảm bảo tính đầy đủ các dữ liệu kế tốn
Đảm bảo dữ liệu được nhập đúng với kiểu dữ liệu đã được khai báo trước. Ví dụ, mặc định số tiền phải là dữ liệu kiểu số đảm bảo cho dữ liệu được xử lý chính xác.
Kiểm tra về dấu của các dữ liệu là số khi giá trị của nó ln ln âm hoặc ln ln dương. Ví dụ, đơn giá là một số ln dương. Kiểm sốt này đảm bảo số liệu được cập nhật đúng giá trị.
Kiểm tra tính hợp lý của dữ liệu. ví dụ số hóa đơn bán hàng không được trùng lắp với các nghiệp vụ bán hàng khác nhau, ngày bán hàng phải trước hay bằng ngày nhập liệu,…
Thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi: phần mềm hỗ trợ hữu hiệu khi nó cung cấp đầy đủ các thông báo lỗi và hướng dẫn sửa lỗi. Hệ thống phải dự kiến những lỗi mà người dùng thường gặp và hướng dẫn sửa lỗi đầy đủ. Các thông báo phải rõ ràng, chính xác và hướng dẫn phải rõ ràng và dễ thực hiện.
Báo cáo các yếu tố bất thường: hệ thống phải kiểm tra và cung cấp các thông tin bất thường trong quá trình xử lý dữ liệu như hàng tồn kho âm, tiền mặt tồn quỹ âm,…
Đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống: dữ liệu trên cơ sở dữ liệu trên phần mềm phải được định kỳ đối chiếu với các dữ liệu ngoài hệ thống như: đối chiếu công nợ khách hàng, đối chiếu với ngân hàng,…
Đối chiếu tổng hợp với chi tiết: hệ thống phải đối chiếu tự động giữa tổng hợp và chi tiết nhằm phát hiện và ngăn chặn việc chỉnh sữa bất hợp pháp sau khi đã chuyển sổ cái.
Kiểm sốt thơng tin đầu ra: có các chính sách và các bước thực hiện nhằm đảm bảo sự chính xác và tin cậy của thông tin bao gồm: bản thảo các báo cáo được in ra và được sự kiểm tra soát xét của người có thẩm quyển, có thể sử dụng chương trình excel để kiểm tra tính cân đối của các dữ liệu. Báo cáo phải được sự xem xét, ký duyệt của nhà quản lý trước khi phát hành.
Khi đánh giá và lựa chọn ứng dụng, chuyển đổi phần mềm kế toán các DN nên chú trọng vào những thủ tục kiểm sốt được tích hợp trên phần mềm, để đảm bảo hỗ trợ hữu hiệu KSNB đối với tính tin cậy của BCTC.