Ngoài cách kê khai thuế trực tiếp vào phần mềm, NNT có thể kê khai thuế trên các file excel, sau đó tải dữ liệu từ file excel vào phần mềm. Với cách này sẽ hỗ trợ đắc lực cho NNT trong việc kê khai, bởi việc nhập liệu trực tiếp vào phần mềm gây ra khơng ít khó khăn cho NNT nếu dữ liệu q nhiều.
Tuy nhiên NNT cần lưu ý: Muốn tải dữ liệu từ excel vào phần mềm thì file excel đó phải theo mẫu tiêu chuẩn của phần mềm HTKK chứ không phải là biểu mẫu excel thông thường.
Cách tải dữ liệu từ file excel vào phần mềm được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Cách lấy file excel theo tiêu chuẩn của phần mềm HTKK
- Cách 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK Trợ giúp Chọn bảng kê cần tải (bấm chuột trái vào đó là xong), cụ thể theo hình bên dưới
- Cách 2: Vào ổ đĩa C Program Files HTKK 320 Interface
Templates Excel Chọn bảng kê muốn kê khai rồi copy vào vị trí muốn sao lưu như: Bảng kê mua vào, bán ra…
Lưu ý: Thông thường những file excel khi copy về vẫn ở dạng “Read only”,
cần “Save as” lại thành file mới để sử dụng và sao lưu bình thường trước khi tải vào phần mềm.
Bước 2: Tải bảng kê từ Excel vào phần mềm HTKK
Trước khi tiến hành tải bảng kê từ excel vào phần mềm cần lưu ý những vấn đề sau:
- Đóng tất cả các file Excel cần tải lại.
- Khi lưu tên file Excel đó thì khơng có dấu hoặc ký tự đặc biệt.
Cách tải cụ thể được minh hoạ bằng bảng kê bán ra như sau:
- Nhập dữ liệu cần kê khai vào Bảng kê Đóng file dữ liệu
- Đăng nhập vào phần mềm HTKK Chọn tờ khai thuế Chọn kỳ tính thuế Chọn phụ lục theo quy định (cụ thể PL 01-1/GTGT)
- Trên bảng kê cần chọn (bảng kê bán ra) Chọn mục “Tải bảng kê” Chọn đường link dẫn đến file để nhận dữ liệu Chọn file cần tải dữ liệu vào (bảng kê bán ra) Chọn “Open” Chọn “Tải dữ liệu”. Quá trình tải dữ liệu từ file excel vào phần mềm của các bảng kê khác cũng thực hiện thao tác tương tự.