1 Hướng dẫn nhập số liệu
1.3.6 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.3.6.1 Ngày 31/01/2011 tính tiền lương và các khoản trích theo lương tháng 01/2011 cho cán bộ công nhân viên chi tiết theo bảng lương kèm theo.
1.3.6.2 Phiếu chi số 004 ngày 31/01/2011 chi lương tháng 1 cho cán bộ công nhân viên sau khi trừ đi các khoản giảm trừ.
Các bước thực hiện:
1. Khai báo phòng ban tính lương 2. Khai báo nhân viên tính lương 3. Chấm công tháng
4. Lập bảng lương tháng
5. Tự động lập chứng từ hạch toán và chi lương
Cách nhập:
1. Khai báo phòng ban tính lương: (chỉ nhập lần đầu khi sử dụng phần mềm) - Vào phân hệ <Chấm công tiền lương> chọn <Danh mục phòng ban>
- Khi thiết lập phòng ban, lưu ý thông tin <TK chi phí lương> cần nhập đúng tài khoản chi phí tiền lương của phòng ban đó để phần mềm tự động hạch toán chi phí tiền lương (ví dụ phòng ban phục vụ trực tiếp sản xuất là 622, phòng ban bán hàng là 641, phòng ban quản lý là 642)
2. Khai báo nhân viên tính lương: (chỉ nhập lần đầu khi sử dụng phần mềm)
B1: Vào phân hệ chấm công tiền lương chọn danh mục nhân viên tính lương ( để thiết lập nhân viên cần tính lương)
B2: Nhấn phím F2 hoặc nhấn chuột vào nút Thêm ( có biểu tượng dấu + trên góc trái màn hình). Khi nút Thêm mờ đi ta có thể nhập số liệu.
Xem màn hình đã nhập số liệu dưới đây
B3:
- Ở ô phòng ban nếu chưa có phòng ban để chọn có thể thiết lập phòng ban
- Nhập chức vụ, phụ cấp, ngày làm việc, hệ số lương, lương cơ bản, tính bảo hiểm, tính thuế TNCN, tiền giảm trừ gia cảnh (nếu có)
- Nhấn phím F12 hay dùng chuột chọn nút Lưu (có biểu tượng hình đĩa mềm) trên màn hình.
3. Chấm công nhân viên
- Vào phân hệ chấm công tiền lương chọn chức năng chấm công. - Chọn tháng cần chấm công ( tháng 1 ) và nhấn nút đồng ý.
- Nếu bảng lương tháng này mới lập lần đầu, danh sách sẽ xuất hiện toàn bộ nhân viên đang làm việc, cần thực hiện chấm công nhanh để chấm công.
- Nếu bảng lương tháng đã được lưu trữ trước đó, số liệu chấm công sẽ xuất hiện như màn hình dưới:
Chấm công nhanh:
- Chọn loại công cần chấm (công nhật, công tăng ca, công nửa ngày…) đã được thiết lập sẵn. Chọn chấm công ngày thứ 7 ( nếu làm).
- Nhấn nút chấm công phần mềm sẽ tự động chấm công.
- Sau khi chấm công nhanh, có thể điều chỉnh lại từng ngày công của nhân viên theo đúng thực tế (khi nhấp chuột vào 1 ngày công sẽ xổ xuống màn hình dưới đây để chọn loại công và nhập số công)
- Nhấn nút lưu trữ phần mềm sẽ tự động lưu trữ
4. Lập bảng lương tháng
- Vào phân hệ chấm công tiền lương chọn chức năng lập bảng lương
- Nhấn phím F2 hoặc nhấn chuột vào nút Thêm ( có biểu tượng dấu + trên góc trái màn hình).
- Sau khi thêm có được bảng tạo bảng lương, nhập tháng tính lương (tháng 1), nhập số ngày công làm trong tháng này (26 ngày)
- Nhấn nút tạo bảng lương
- Nhập thêm các thu nhập khác (nếu có), tiền tạm ứng trong tháng… - Kiểm tra tổng lương tháng và tổng tiền thực lĩnh trước khi lưu.
- Nhấn phím F12 hay dùng chuột chọn nút Lưu (có biểu tượng hình đĩa mềm) trên màn hình
5. Hạch toán tiền lương và chi lương a) Hạch toán tiền lương:
- Vào phân hệ chấm công tiền lương Chọn chức năng chứng từ hạch toán chi lương. - Sau khi vào chứng từ hạch toán chi lương sẽ cho chọn bảng lương cần xử lý
- Nhấn nút đồng ý phần mềm sẽ tự động hạch toán chi lương theo bảng lương tháng đã chọn - Kiểm tra tổng số tiền chi trước khi lưu.
- Nhấn phím F12 hay dùng chuột chọn nút Lưu (có biểu tượng hình đĩa mềm) trên màn hình
b) Chi lương:
Vào phân hệ chấm công tiền lương Chọn chức năng chi lương tiền mặt - Sau khi vào chi lương tiền mặt sẽ cho chọn bảng lương cần xử lý
- Nhấn nút đồng ý phần mềm sẽ tự động hạch toán vào phiếu chi lương.
- Nhập ngày chứng từ, nhập số chứng từ, nhập tài khoản có ( 1111) , nhập đối tượng hiện trên màng hình.
- Kiểm tra tổng tiền chi lương trước khi lưu.
- Nhấn phím F12 hay dùng chuột chọn nút Lưu (có biểu tượng hình đĩa mềm) trên màn hình