1.2 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nộ
1.2.4 Thông tin và truyền thông
Nhà quản lý doanh nghiệp cần phải nắm bắt được các thông tin liên quan và cần thiết đến các hoạt động, sự kiện bên trong và ngồi cơng ty. Các thông tin phải được truyền đạt đến cho nhân viên dưới mọi hình thức, mọi lúc và kịp thời chính xác để thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình. Hệ thống thông tin của DN tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thơng tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm sốt doanh nghiệp.
Thơng tin
Trong môi trường cạnh tranh gay gắt với nhiều sự thay đổi của thị trường cũng như nhu cầu của khách hàng, hệ thống thông tin cũng cần thay đổi phù hợp nhằm đáp ứng mục tiêu mới của doanh nghiệp. Một hệ thống thơng tin tốt cần có các đặc điểm sau đây:
- Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh: hệ thống thông tin phải là một phần của hoạt động kinh doanh, nó khơng chỉ thu thập thông tin cần thiết trong việc đưa ra các quyết định cho kiểm sốt mà cịn giúp đưa ra các chiến lược kinh doanh;
- Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược: thực tiễn cho
thấy thành cơng của nhiều tổ chức đều nhờ vào việc sử dụng hệ thống thơng tin một cách chiến lược;
- Tích hợp với hoạt động kinh doanh: hệ thống thông tin khơng cịn đơn thuần là thơng tin tài chính mà còn kết hợp với hệ thống thơng tin tồn cơng ty, nó giúp
nhà quản lý kiểm sốt tồn bộ quá trình kinh doanh, theo dõi và ghi nhận kịp thời nghiệp vụ.
- Phối hợp hệ thống thông tin mới và cũ: hệ thống thông tin mới ắt phải hỗ trợ nhà quản lý trong mục tiêu mới, chiến lược mới nhưng chưa chắc là tốt hơn hệ thống cũ. Bởi hệ thống thông tin cũ đã được kiểm nghiệm thơng qua q trình sử dụng, cịn hệ thống mới thì chưa nên khơng rõ về hiệu quả áp dụng. Vì thế cần phải xem xét và nghiên cứu kỹ khi sử dụng hệ thống mới cũng như đào tạo cho toàn nhân viên thành thạo cách sử dụng để tránh nhầm lẫn khi ghi nhận thông tin. - Chất lượng thông tin: dù thông tin được tạo ra bởi hệ thống nào thì cũng cần đảm bảo chất lượng, hỗ trợ nhà quản lý trong việc kiểm sốt doanh nghiệp. Vì thế thơng tin phải thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và dễ dàng truy cập.
Truyền thơng
Truyền thơng là thuộc tính vốn có của hệ thống thơng tin vì hệ thống thông tin phải cung cấp các thơng tin thích hợp để mọi người thực hiện chức năng tài chính, kinh doanh và tn thủ. Truyền thơng là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết đến các bên liên quan cả trong và ngoài doanh nghiệp.
- Bên trong: cần thiết lập kênh thông tin từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên cũng như kênh thông tin giữa các nhân viên, các bộ phận để đảm bảo thông tin được truyền đến tất cả mọi người. Bên cạnh đó, mọi người cần hiểu rõ cơng việc của mình cũng như ảnh hưởng của nó đến các nhân viên khác để mọi người cùng phối hợp trong cơng việc, hồn thành tốt nhiệm vụ được giao cũng như đạt được mục tiêu riêng và mục tiêu chung tồn cơng ty.
- Bên ngoài: giữa các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, các cơ quan chủ quản, nhà đầu tư và các đối tượng bên trong cơng ty ln có sự trao đổi thơng tin lẫn nhau. Các đối tượng bên ngoài như cơ quan thuế, kiểm toán Nhà nước khi thực hiện kiểm toán tuân thủ cũng có thể phát hiện ra các yếu kém quan
trọng của hệ thống KSNB. Hay nhà cung cấp, nhà đầu tư cần biết về tình hình kinh doanh, tài chính của cơng ty thơng qua báo cáo tài chính. Ngược lại, các nhân viên trong công ty như nhân viên bán hàng cần nắm được nhu cầu, sở thích của khách hàng, nhân viên mua hàng thì cần biết về khả năng cung cấp hàng của nhà cung cấp, hay các nhà quản lý phải biết yêu cầu của các cổ đông, nhà đầu tư để từ đó từng bước thực hiện kế hoạch đã đặt ra hay thiết lập mục tiêu cụ thể.
Thông tin và truyền thơng có thể xem là hai bộ phận không thể tách rời bởi sự kết hợp giữa chúng mới đem lại hiệu quả cao của hệ thống thơng tin. Để có được những thơng tin hữu ích, thích hợp và chính xác thì cần phải có kênh truyền thơng tốt và ngược lại một kênh truyền thơng tốt thì thơng tin mới phủ sóng đến từng cá nhân, bộ phận trong công ty và đến đối tượng bên ngoài.