I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ KHOA HỌC – KỸ THUẬT THUẬT
1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp dịch vụ khoa học – kỹ thuật.
Xí nghiệp dịch vụ – khoa học – kỹ thuật là một doanh nghiệp Nhà nƣớc, đƣợc thành lập ngày 11/01/1989 theo quyết định số 28 NL/TCCB – LĐ của Bộ Năng lƣợng (nay là Bộ cơng nghiệp)
Xí nghiệp là một đơn vị kinh tế và là thành viên thuộc Công ty khảo sát thiết kế điện I (nay là Công ty là vốn xây dựng Điện I)
Tổng Công ty Điện lực Việt Nam – Bộ công nghiệp.
Khi mới thành lập xí nghiệp có nhiệm vụ kinh doanh, bn bán những mặt hàng tiêu dùng nhƣ: gạo, đƣờng, bia, rƣợu... và sản xuất vật liệu xây dựng. Trong hai năm đầu (1989 1990) xí nghiệp gặp rất nhiều khó khăn, vì vậy việc sản xuất kinh doanh của xí nghiệp khơng những khơng đạt hiệu quả mà cịn là thua lỗ rất nhiều. Đứng trƣớc nguy cơ của sự phá sản, toàn bộ cán bộ cơng nhân viên của xí nghiệp đã quyết định nghiên cứu tìm ra hƣớng đi mới chói nghiệp. Trong quá trình nghiên cứu, cán bộ cơng nhân viên của xí nghiệp nhận thấy rằng: việc xây lắp điện là công việc phù hợp với cán bộ cơng nhân viên của xí nghiệp. Hơn nữa nhu cầu xây lắp điện trên cả nƣớc slúc này là rất lớn. Chính vì vậy xí nghiệp đã làm đơn trình lên Bộ năng lƣợng xin giấy phép hành nghề xây lắp điện.
Sau khi xem xét, nghiên cứu khả năng của xí nghiệp, ngày 26/04/1993 Bộ trƣởng Bộ năng lƣợng đã ký quyết định số 1169 Nhà nƣớc – TCCB – LĐ về việc thành lập lại xí nghiệp dịch vụ khoa học – kỹ thuật.
Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật (có trụ sở chính số 599 đƣờng Nguyễn Trãi – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội), là một doanh nghiệp Nhà nƣớc có tƣ cách pháp nhân, đƣợc tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp và điều lệ phân cấp quản lýcủa Công ty tƣ vấn xây dựng điện I. Xí nghiệp hoạt động theo chế độ hạch tốn kinh tế độc lập, có quyền sử dụng tài sản và vốn do Công ty vốn xây dựng điện I gia có tài khoản, có quan hệ với Ngân hàng, có con dấu riêng. Tài sản của xí nghiệp bao gồm tất cả các tài sản bằng hiện vật, tiền mặt của các đơn vị sản xuất trực thuộc xí nghiệp. Tài sản của xí nghiệp nằm trong khối tài sản chung của Công ty, do Công ty giao để thực hiện nhiệm vụ.
Vốn điều lệ của xí nghiệp đƣợc xác định trong quyết định duyệt vốn sản xuất kinh doanh số 47 DVN/ KSTKĐi – P4 ngày 30/03/1996 của Công ty tƣ vấn xây dựng điện I.
Tổng số vốn: 42.017.017.352 Vốn cố định: 1.155.152.000 Vốn lƣu động: 40.861.979.352
2. Chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của xí nghiệp
Theo quyết định ngày 26/04/1993 Bộ trƣởng Bộ năng lƣợng đã ký, thì xí nghiệp có một nhiệm vụ và chức năng sau:
- Xây lắp các cơng trình điện, thuộc lƣới điện 35 KV trở xuống.ƣ
- Gia công, chế tạo các cột điện và xà, tiếp địa, phục vụ xây lắp đƣờng dây và trạm.
- Sửa chữa các cơng trình điện vừa và nhỏ san nền và làm đƣờng thi công
- Các dịch vụ phục vụ công tác khảo sát, thiết kế. - Sản xuất vật liệu xây dựng
- Tổ chức và thực hiện các dịch vụ xã hội, đời sống
3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
a. Giám đốc: giám đốc là ngƣời đứng đầu và chịu trách nhiệm trƣớc
Nhà nƣớc, trƣớc cán bộ cơng nhân viên xí nghiệp, trƣớc Cơng ty về mọi hoạt động của xí nghiệp.
b. Phó giám đốc 1:
Giúp giám đốc phụ trách mảng kỹ thuật, chất lƣợng sản phẩm, phụ trách và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của các đội xây lắp 1,2,3. Thay giám đốc giải quyết công việc mỗi khi giám đốc đi cơng tác.
c. Phó giám đốc.
Giúp giám đốc phụ trách việc điều hành công việc kinh doanh, tài chính, phụ trách và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của các đội xây lắp 4,5,6. Thay Giám đốc giải quyết các công việc mới khi giám đốc đi công tác.
d. Phịng tổ chức hành chính
* Chức năng: thực hiện cơng tác pháp chế hành chính quản trị và đời sống, công tác tổ chức cán bộ đào tạo, lao động tiền lƣơng, công tác bảo vệ thanh tra, kiểm tra và quốc phòng tồn dân, cơng tác in ấn tài liệu.
* Nhiệm vụ:
Hành chính: quản lý và thực hiện cơng tác văn thƣ, lƣu trữ pháp chế hành chính, quản lý con dấu của xí nghiệp, quản lý và thực hiện công tác lễ tân, sắp xếp các cuộc hội họp của xí nghiệp, lập và điều độ lịch cơng tác của giám đốc, in ấn công văn giấy tờ, đồ án thực hiện quan hê giao dịch với các địa phƣơng nơi xí nghiệp đặt trụ sở.
Quản trị: Quản lý mặt hàng, đất đai, nhà xƣởng, hệ thống điện nƣớc, thơng tin liên lạc, trang thiết bị hành chính, quản lý đời sống cơng cộng của xí nghiệp, vệ sinh mơi trƣờng, trật tƣ an ninh, bố trí điều độ xe phục vụ lãnh đạo, thực hiện cải tạo sửa chữa tu bổ, bảo dƣỡng, xây dựng mới các cơng trình hạ tầng của xí nghiệp.
Tổ chức lao động – tiền lƣơng: thực hiện các chế độ với ngƣời lao động, công tác quản lý cán bộ, quản lý lao động trong xí nghiệp, lƣu hồ sơ nhân sự theo phân cấp, lập kế hoạch bồi dƣỡng đào tạo cán bộ quản lý, cán bộ công nhân kỹ thuật. Tham gia soạn thảo quy chế khoán, chi trả lƣơng và hƣớng dẫn áp dụng trực tiếp trích lƣơng cho các đơn vị quản lý. Tổ chức tham gia giải quyết các vụ việc vi phạm chế đọ chính sách nội quy, quy chế của xí nghiệp (do giám đốc yêu cầu) và tuyên truyền phổ biến pháp luật, chế độ cho các cán bọ cơng nhân viên trong xí nghiệp. Tổng hợp báo cáo số liệu về lao động tiền lƣơng định kỳ lên cơng ty.
c. Phịng kế hoạch kỹ thuật.
*Chức năng: giúp giám đốc quản lý và điều hành công việc trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và quản lý vật tƣ thiết bị thi công.
* Nhiệm vụ: giúp giám đốc làm các thủ tục hợp đồng kinh doanh ban hành các nhiệm vụ, giao nhiệm vụ kế hoạch, giao khoán cho các đơn vị trong xí nghiệp. Nghiên cứu giúp giám đốc điều hồ cơng việc cho các đơn vị sản xuất, tổng hợp kế hoạch củacác dịch vụ trong xí nghiệp kể cả liên doanh. Thực hiện chế đọ báo cáo định kỳ về kế hoạch tài chính, chủ trì việc nghiệm thu thanh tốn các hợp đồng kinh tế. Tham gia kiểm tra quyết toán sản xuất ở các đơn vị sản xuất, soạn thảo (kể cả bổ sung hoàn chỉnh) các quy chế tìm việc giao khốn cho đơn vị trực thuộc. Chịu trách nhiệm hồn chỉnh chứng từ sổ sách để bảo vệ quyết tốn (gia hạn, quyết tốn cơng trình) với các cơ quan cấp trên và các cơ quan chức năng khác.
g. Phịng tài chính kế tốn.
* Chức năng giúp giám đốc quản lý và điều hành công việc trong lĩnh vực tài chính – kế tốn
* Nhiệm vụ: xác định quản lý cung cấp, sử dụng các loại vốn quỹ của xí nghiệp, cân đối kế tốn thu chi, thƣờng xun có biện pháp tăng thu giảm chi để tiết kiệm, sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bảo toànvốn và phát triển
quản lý tài chính, kế tốn ở các đơn vị trực thuộc xí nghiệp và tính giá thành sản phẩm.
f. Phịng khảo sát thiết kế.
* Chức năng quản lý kỹ thuật khảo sát thiết kế thi công xây lắp kỹ thuật, an tồn vệ sinh cơng nghiệp, chất lƣợng sản phẩm, trực tiếp khảo sát những cơng trính do giám đốc giao.
* Nhiệm vụ: giúp giám đốc xem xét phê duyệt các đề cƣơng đồ án khảo sát thiết kế và biện pháp thi công xây lắp. Tham gia cơng tác tiếp thị tìm việc cho xí nghiệp, tổ chức nghiên cứu điều tra để tiến hành lập báo cáo khả thi và đồ án khảo sát thiết kế các cơng trình xí nghiệp giao, quản lý hồ sơ thiết kế.
i. Các đội xây lắp điện.
* Chức năng: các đội xây lắp điện là đơn vị sản xuất trực thuộc xí nghiệp theo chế độ hạch tốn nội bộ, thực hiện chế độ khốn của xí nghiệp. Thực hiện thi cơng lắp đặt các cơng trình lƣới điện do giám đốc giao.
* Nhiệm vụ: Căn cứ kế hoạch chỉ thị công tác đƣợc giao, các đội tiến hành lập phƣơng án và tiến độ thi công, lập dự án thi công (nội bộ) nêu cao về vấn đề thiết bị lao động, lập dự án và các yêu cầu khác cùng với phòng kế hoạch kỹ thuật và khảo sát thiết kế giải quyết các u cầu, cơng trình đảm bảo đúng tiến độ và chất lƣợng.
Tổ chức quản lý lao động, chăm lo đời sống, an tồn lao động cho cơng nhân viên, thực hiện hạch toán sản xuất theo các chỉ tiêu đƣợc trên giao khoán, quản lý khai thác tốt lƣu lƣợng sản xuất theo đúng chế độ và điềulệ của xí nghiệp, hàng tháng phải báo cáo quyết tốn với xí nghiệp.
k. Xưởng cơ khí:
* Chức năng: Là đơn vị sản xuất trực thuộc xí nghiệp theo chế độ hạch tốn phân xƣởng. Thực hiện gia cơng chế tạo các sản phẩm cơ khí và tổ chức xây lắp.
* Nhiệm vụ: gia công chế tạo các loại cột thép, xã đỡ, tiếp địa, tổ chức thi công xây dựng những cơng trình xí nghiệp giao. Tổ chức cung ứng và quản lý vật tƣ để phục vụ gia công chế tạo và xây lắp các cơng trình nhà xƣởng đƣợc giao. Quản lý vận hành máy Diezel, cung cấp điện cho xí nghiệp.
4. Nhận xét về cơ cấu tổ chức của xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật.
Mơ hình cơ cấu tổ chức của xí nghiệp bao gồm 12 đơn vị trong đó có: 4 đơn vị quản lý
8 đơn vị sản xuất
Do đó trong q trình tổ chức cịn có những ƣu và nhƣợc điểm sau. * Ƣu điểm: Các đơn vị chia nhỏ tạo điều kiện cho việc tìm kiếm việc làm. Từ đó làm cho hiệu quả doanh thu của xí nghiệp tăng và đời sống của cán bộ công nhân viên ổn định.
- Việc chia nhỏ các đơn vị tạo điều kiện cho việc quản lý nhân viên chặt chẽ và có sự quan tâm của thủ trƣởng đến từng cá nhân.
* Nhƣợc điểm: Mơ hình sản xuất chia nhỏ, khi có cơng trình lớn thì việc huy động công nhân trong đơn vị mất thời gian dài. Công tác quản lý kiểm tra và công tác tiền lƣơng gặp nhiều khó khăn với mơ hình sản xuất nhƣ trên nếu xí nghiệp có việc làm ổn định thì khơng những sử dụng triệt để sức lao động trong nội bộ mà cịn có thể sử dụng rất nhiều ngƣời lao động bên ngoài và ngƣợc lại.
5. Cơ cấu sản xuất.
Các đơn vị sản xuất đánh trong xí nghiệp là các đội xây lắp và xƣởng cơ khí hoạt động căn cứ vào tình hình thực tế của xí nghiệp và khả năng của mỗi đơn vị. Các đơn vị đều có quy mơ, tính hình thức tổ chức giống nhau.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất (trang sau)
trƣớc giám đốc xí nghiệp về hoạt động của đội và thực hiện các điều khoản hợp đồng kinh tế mà các bên đã ký.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC SẢN XUẤT
* Giám đốc kỹ thuật: Là các cán bộ kỹ thuật chuyên ngành có trình độ chun mơn tốt. Nhiệm vụ chính là theo dõi và xử lý kỹ thuật. Ngoài ra các kỹ thuật viên có thể khảo sát thiết kế một số cơng trình và điều chỉnh thiết kế trong q trình thi cơng xây lắp cho phù hợp với thực tế khi đội trƣởng và giám đốc đồng ý.
- Kế toán đội: tập hợp chứng từ gốc, theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong q trình thi cơng. Lập các bảng phân tích chứng từ gốc bảng chi phí sản xuất và giá thành theo định kỳ tập hợp và nộp nên phịng tài chính- kế tốn xí nghiệp.
*Tổ thi cơng: thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao, mỗ tổ thi cơng có một tổ trƣởng làm nhiệm vụ đôn đốc, quản lý và chấm công các nhân viên trong tổ, thƣờng xuyên báo cáo tiến độ sản xuất với đội trƣởng.
4. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn
Đội trưởng
Các giám sát kỹ thuật Kế toán
4.1. Sơ đồ bộ máy kế tốn của xí nghiệp dịch vụ khoa học – kỹ thuật.
4.2. Chức năng nhiệm vụ:
4.2.1. Kế tốn trưởng: có nhiệm vụ chấp hành các chế độ về quản lý và
sử dụng tài sản, chấp hành về kỷ luận chế đọ lao động về sử dụng quỹ tiền lƣơng, quỹ phúc lợi cũng nhƣ việc chấp hành các kỷ luật tài chính tín dụng thanh tốn, tập hợp các số iệu về kinh tế thúc đẩy thực hiện các chế độ hạch toán đảm bảo cho hoạt động của xí nghiệp thu đƣợc hiệu quả cao.
4.2.2. Phó phịng kế tốn: có nhiệm vụ đơn đốc các nhân viên và sử lý
các cơng việc. Khác của kế tốn trƣởng. Lập các kế hoạch tài chính, huy động nguồn vốn nhằm đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn đƣợc hợp lý và tiết kiệm. Phó phịng cịn theo dõi mảng TSCĐ và việc trích khấu hao TSCĐ.
4.2.3. Kế tốn vật liệu, cơng cụ dụng cụ và thanh toán.
* Về vật liệu, cơng cụ dụng cụ: căn cứ vào hố đơn các chứng từ cần htiết khi đã thấy đầy đủ chữ ký hợp lý, hợp lệ, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán, lập bảng kê chi tiết để báo cáo.
* Về thanh tốn: thanh tốn mọi khoản chi phí của khối quản lý thanh toán lƣơng, bảo hiểm khi phòng lao động tiền lƣơng xác định số liệu. Các khoản mục nhƣ thanh toán với A, với nhà cung cấp, kế toán phải phản ánh
Kế toán trưởng Phó phịng kế tốn Kế tốn TSCĐ vật tư, DCDC kiêm kế toán thanh toán Kế toán hàng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán giá thành và theo dõi nội
bộ
Thủ quỹ
đầy đủ, chính xác. Việc thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi, ngân hàng, ngoại tệ kế toán phải giám sát chặt chẽ, sổ tài khoản liên quan cũng phải đƣợc cập nhật thƣờng xuyên. Định kỳ kế toán tập hợp bảng kê chi tiết để báo cáo, đồng thời có nhiệm vụ ghi chép hợp tình hình phát sinh của các phần hành kế tốn và lập báo cáo định kỳ, bảo vệ báo cáo trƣớc cơ quan có thẩm quyền.
4.2.4. Kế tốn tập hợp chi phí và tính gía thành (kiêm theo dõi nội bộ)
Thƣờng xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kỳ phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp, chi phí chung, chi phí quản lý xí nghiệp. Có thể đề xuất các biện pháp tăng cƣờng quản lý và tiết kiệm chi phí sản xuất. Định kỳ báo cáo sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ và thời hạn, tổ chức kiểm tra đánh giá sản phẩm dở dang và tính gía thành sản phẩm.
4.2.5. Thủ quỹ: có nhiệm vụ giữ tiền mặt, ngoại tệ của xí nghiệp, căn cứ
vào các phiếu thu, phiếu chi kèm theo các chứng từ gốc có chữ kỹ đầy đủ để nhập hoặc suất tiền và vào sổ quý một cách kịp thời.
4.2.6. Kế toán tại các đội sản xuất: mỗi đội sản xuất đều có các cán bộ
kế tốn chịu trách nhiệm hạch tốn tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đội trong q trình thi cơng. Định kỳ lập bảng kê chứng từ gốc, bảng kê chi phí sản xuất và giá thành gửi về phịng kế tốn của xí nghiệp.
5. Tổ chức hạch tốn kế tốn
5.1. Chứng từ kế tốn
Xí nghiệp dịch vụ khoa học – kỹ thuật là xí nghiệp xây lắp cho nên chứng từ tƣơng đối lớn, để hạch tốn đầy đủ và chính xác việc ln chuyển chứng từ phải đƣợc quan tâm chú ý.
- Phần mua hàng: có các hố đơn bán hàng, hố đơn GTGT... - Phần hàng tồn kho: có phiếu nhập xuất thẳng, thẻ kho.
- Phần lao động tiền lƣơng: Bảng chấm công, bảng thanh tốn tiền lƣơng, hợp đồng th ngồi và hợp đồng thời vụ....