3.1.1. Chu trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty TNHHThép DongBang
Nhân viên trong cơng ty sẽ được nhân viên phịng nhân sự cập nhật thông tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên. Trong khi làm việc tại công ty nhân viên sẽ ký hợp đồng với công ty, hợp đồng giữa nhân viên và cơng ty sẽ được phịng nhân sự lưu giữ và quản lý. Hợp đồng của nhân viên sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Nhân viên nhân sự cũng có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thơng tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng.
Đồng thời, nhân viên nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) các thơng tin về q trình cơng tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỷ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại cơng ty.
Nhân viên kế tốn sẽ lập bảng lương và tính lương cho nhân viên theo hệ số lương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân viên. Nhân viên phịng kế tốn dựa trên việc mức độ khen thưởng và kỷ luật theo hình thức và lý do để tính lương cho nhân viên .
Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống phải cho phép nhân viên phòng nhân sự và ban Ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thơng tin về nhân viên một cách thuận tiện nhất.
Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phịng nhân sự và nhân viên kế tốn. Báo cáo sẽ gửi đến cho Ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn.
Hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty đăng nhập vào tài khoản thông qua mã nhân viên để xem chi tiết hồ sơ nhân viên và bảng lương của mình.
Các yêu cầu chức năng của hệ thống
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của cơng ty sẽ có hồ sơ nhân viên. Các thơng tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên. Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau tùy vào trình độ và năng lực của mình. Tùy theo năng lực, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phịng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên.
+ Cập nhật phịng ban: nhân viên nhân sự có nhiệm vụ nhập dữ liệu liên quan tới phịng ban khi có sự thay đổi về các phịng ban trong cơng ty: Khi cơng ty có quyết định thành lập thêm phịng ban mới thì nhân viên sẽ cập nhật vào hệ thống thêm phịng ban. Xóa bớt các phịng ban khi có sự sát nhập các phịng ban thu gọn bộ máy nhân sự của công ty.
+ Cập nhật thơng tin nhân viên: khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự thì hệ thống cũng phải cập nhật cho phù hợp và có thể xem thơng tin chi tiết về nhân viên, thông tin nhân viên bao gồm các thông tin chi tiết về nhân viên : họ tên , ngày sinh, địa chỉ số điện thoại , phòng ban , chức vụ hệ số lương …. Hệ thống cũng hỗ trợ thêm :
Thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng .
Xóa thơng tin nhân viên khi cơng ty có nhân viên thơi việc
Sửa thơng tin nhân viên khi có sự luân chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ.
+ Cập nhật danh mục công việc: nhân viên nhân sự sẽ tiến hành cập nhật danh mục các công việc trong công ty.
+ Cập nhật chức vụ: khi trong cơng ty có thay đổi về các chức vụ của nhân viên, nhân viên nhân sự cập nhật lại cho các nhân viên được biết.Việc cập nhật chức vụ là một điều cần thiết. Cập nhật thêm chức vụ vào danh sách chức vụ thể hiện sự công bằng cho các nhân viên.
- Quản lý khen thưởng kỷ luật: khen thưởng kỷ luật là một trong những cách đánh giá mức độ làm việc của nhân viên. Nhân viên phịng nhân sự sẽ cập nhật thơng tin khen thưởng kỷ luật.
+ Quản lý hình thức khen thưởng kỷ luật: nhân viên được khen thưởng (kỷ luật) bằng hình thức nào sẽ được cập nhật vào hệ thống. Khi muốn thay đổi cũng được cập nhật sửa xóa một cách thuận lợi .
+ Quản lý lí do khen thưởng (kỷ luật): nhân viên bị kỷ luật vì lý do gì cũng được cập nhật vào hệ thống.
- Quản lý q trình cơng tác: q trình nhân viên làm việc tại các phịng ban, chức vụ khác nhau, tình hình thuyên chuyển nhân viên giữa các bộ phận sẽ được cập nhật vào hệ thống.
- Quản lý quá trình đào tạo: học vấn, hệ đào tạo của nhân viên sẽ được cập nhật vào hệ thống.
- Quản lý hợp đồng lao động: Khi nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty, hợp đồng lao động sẽ được cập nhật vào hệ thống gồm: hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn, hợp đồng chính thức khơng thời hạn.
+ Theo dõi, thông báo gia hạn hợp đồng.
+ Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng. - Quản lý lương cho nhân viên: Cập nhật bảng hệ số lương cho các nhân viên trong công ty bao gồm các thông số như: mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước, lương hưởng khi tham gia học tập, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, hệ số lương, hệ số phụ cấp…Cập nhật bảng chấm công theo từng tháng cho nhân viên.
Thực hiện tính lương : Dựa vào hệ số lương để tính lương cho nhân viên. Cơng thức tính lương của cơng ty :
Tiền lương = Hệ số lương * Lương cơ bản Bảo hiểm y tế = 6% * Tiền lương
Tiền lương thực lĩnh = Tiền lương – BHYT – BHXH + Trợ cấp + Thưởng – Phạt - Tìm kiếm: tìm kiếm thơng tin liên quan đến nhân viên và thông tin lương một cách dễ dàng.
- Thống kê báo cáo: Là công việc thường niên của bất cứ doanh nghiệp nào, và trong HTTT quản lý nhân sự người ta cũng thống kê báo cáo theo:
+ Báo cáo thông tin nhân sự bao gồm báo cáo thông tin về hồ sơ, về hợp đồng lao động, quá trình khen thưởng kỷ luật, q trình cơng tác, đào tạo của nhân viên.
+ Báo cáo thơng tin lương theo từng phịng ban và báo cáo thông tin lương chi tiết của nhân viên công ty
3.1.2. Yêu cầu phi chức năng
Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống
- Thực hiện hiệu quả các chức năng của hệ thống
- Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi thình hình quản lý nhân sự
- Cài đặt dễ dàng, giá thành hợp lý, chất lượng hồn thành cơng việc cao, có độ chính xác cao.
- Có khả năng bảo trì hay cập nhật các chức năng nâng cấp và làm mới hệ thống
Yêu cầu về giao diện của hệ thống
- Đối với người sử dụng là nhân viên phòng nhân sự - kế toán : Yêu cầu giao diện phải thân thiện, rõ ràng, dễ hiểu; có tính kết dính ca: Các chức năng Quản lý nhân viên – phòng ban, quản lý lương, quản lý khen thưởng kỷ luật , … phải rõ ràng dễ hiểu, dễ quản lý . Tìm kiếm nhân viên phịng ban thơng qua tên hoặc mã nhân viên.
- Giao diện thuận tiện dễ sử dụng, bố trí hợp lý, phù hợp với thao tác người sử dụng, đảm bảo giúp người sử dụng thao tác nhanh và chính xác .
Yêu cầu về thời gian sử dụng: Thời gian phản hồi thông tin nhanh của các chức năng hệ thống
Ứng dụng và chuyển giao phần mềm
- Đào tạo và phát triển phần mềm
- Bảo hành cho các cá nhân tập thể, tổ chức biết kỹ thuật cách thức sử dụng phần mềm
Yêu cầu ngoài
- Khả năng tương thích trong doanh nghiệp có khả năng kết nối với các modul khác của hệ thống và với phần mềm của nhà cung cấp : kết nối phần mềm quản lý kho với phần mềm kế tốn…
- Có khả năng mở rộng trong tương lai , phát triển phần mềm cao hơn , nâng cấp phần mềm , cải tiến phần mềm .
Khả năng tương thích
- Có khả năng tương thích trên hệ điều hành windows XP/7 của Microsoft.
- Hệ thống cho phép người sử dụng tương tác với hệ thống qua giao diện phần mềm, thân thiện và dễ dùng. Người sử dụng có thể tra cứu thơng tin nhân viên và tình hình nhân sự trong các phịng ban. Ngồi ra hệ thống còn cung cấp khả năng bảo mật cao.