2.1.7 .Các hình thức trả lương tại công ty
2.1.8. Các khoản thanh toán khác với người lao động tại công ty
Cơng ty Cổ phần Sở hữu Trí tuệ Davilaw cũng thực hiện các khoản trích theo lương theo Luật bảo hiểm xã hội về mức đóng, tỷ lệ trích, căn cứ đóng để đảm bảo quyền lợi và lợi ích của người lao động trong những trường họ bị giảm hoặc mất thu nhập do khó khăn tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…. Nó bao gồm: Bảo hiểm xã
Tiền lương quy định theo thỏa thuận Tiền lương ngày =
Số ngày làm việc trong tháng theo quy định (26 ngày)
Tiền lương ngày Tiền lương giờ =
hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, cịn kinh phí cơng đồn Công ty không tham gia
* Về Bảo hiểm xã hội:
+ Mức trích lập BHXH: Từ ngày 1/1/2012, mức trích lập BHXH là 24% trên quỹ tiền lương, tiền cơng đóng bảo hiểm xã hội, trong đó người lao động đóng góp 7% và người sử dụng lao động đóng góp 17%. Và theo quy định tỷ lệ này cứ 2 năm sẽ tăng thêm 2% (trong đó người lao động đóng thêm 1% và người sử dụng lao động đóng thêm 1%) cho đến khi đạt tỷ lệ trích lập là 26%, trong đó người lao động đóng 8% và người sử dụng lao động đóng 18%
+ Căn cứ đóng BHXH: Cơng ty Cổ phần Sở hữu Trí tuệ Davilaw đang đóng BHXH cho cán bộ Cơng nhân viên với các mức như sau
Ban lãnh đạo Công ty mức đống 5.000.000đ/tháng, Nhân viên kế tốn, trưởng các bộ phận phụ trách mức đóng 3.000.000đ/tháng, nhân viên mức đóng 2.500.000đ/tháng
+ Thanh tốn trợ cấp BHXH: Thanh tốn trợ cấp BHXH được tính theo quy định về ốm đau, thai sản…..
- Đối với trợ cấp ốm đau: Người lao động chỉ được nghỉ hưởng trợ cấp BHXH khi nghỉ ốm đau, tai nạn có xác nhận của cơ quan y tế. Số tiền trợ cấp được tính sau:
+ Đối với trợ cấp thai sản: Chỉ áp dụng cho lao động nữ có thai, sinh con khi nghỉ việc được hưởng trợ cấp thai sản phải tính đến điều kiện lao động của lao động nữ. +
+ Đối với trợ cấp thai sản: Chỉ áp dụng cho lao động nữ có thai, sinh con khi nghỉ việc được hưởng trợ cấp thai sản phải tính đến điều kiện lao động của Tiền lương làm căn cứ đóng
BHXH của tháng trước khi nghỉ
Số ngày
Trợ cấp ốm = x nghỉ được x 75% đau phải trả Số ngày làm việc trong tháng hưởng
lao động nữ. Mức trợ cấp thai sản trong thời gian nghỉ việc bằng 100% mức tiền đóng BHXH trợ cấp thai sản trong thời gian nghỉ việc bằng 100% mức tiền đóng
BHXH của sáu tháng liền kề trước khi nghỉ, số tiền trợ cấp được tính như sau: * Về Bảo hiểm y tế
+ Mức trích lập BHYT bằng 4,5% mức tiền lương, tiền cơng hằng tháng của người lao động, trong đó người sử dụng lao động đóng góp 3% và người lao động đóng góp 1,5%
+ Căn cứ đóng: Là tổng tiền lương tiền cơng đóng BHXH trong tháng * Về bảo hiểm thất nghiệp
+ Mức trích BHTN: Mức trích lập BHTN bằng 2% mức tiền công , tiền lương hằng tháng của người lao động, trong đó người sử dụng lao động đóng góp 1% và người lao động đóng góp 1%
2.2. Thực trạng kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương trong Cơng ty CP Sở Hữu Trí Tuệ Davilaw
2.2.1. Kế toán tiền lương tại cơng ty Cổ phần Sở hữu Trí Tuệ Davilaw
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng
Để tính cho người lao động về các khoản như tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, tiền làm thêm ngồi giờ…. bộ phận kế tốn Cơng ty sẽ tổ chức kiểm tra xử lý các chứng từ này. Do đó, khi thực hiện các nghiệp vụ phát sinh kế tốn Cơng ty sử dụng các chứng từ như (Giấy đề nghị tạm ứng – Biểu mẫu 2.1; Phiếu chi tạm ứng lương – Biểu mẫu 2.2; Bảng chấm công bộ phận KD &THCV – Biểu mẫu 2.3; Bảng chấm công bộ phận văn phòng – Biểu mẫu 2.4; Phiếu xác nhận doanh thu – Biểu mẫu 2.5; Bảng tính lương bộ phận KD &THCV – Biểu mẫu 2.6; Bảng tính lương bộ phận văn phịng – Biểu mẫu 2.7; Bảng thanh tốn tiền lương th chun gia ngồi – Biểu mẫu 2.8; Phiếu chi lương thuê ngoài – Biểu mẫu 2.9; Phiếu chi lương – Biểu mẫu 2.10)
Tiền lương làm căn cứ đóng
Trợ cấp BHXH khi = BHXH của tháng trước khi x Số tháng nghỉ nghỉ việc sinh con nghỉ sinh con sinh con
Ví dụ: Theo quy định của Công ty là đến cuối tháng mới thanh toán lương tháng này cho người lao động. Nên trong tháng, nếu người lao động nào có nhu cầu tạm ứng thì lập giấy đề nghị tạm ứng gửi cho cấp trên của mình xét duyệt. Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên, số tiền và lý do tạm ứng
Dẫn chứng minh họa: Trong tháng ba phát sinh nghiệp vụ kinh tế sau: Ngày 11/03/2012 anh Mai Bá Hùng làm đề xuất tạm ứng lương tháng 03/2012 số tiền tạm ứng là 1.500.000đ (Nguồn cung cấp: Phịng kế tốn)
Kế toán tiền hành như sau
Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng - Biểu mẫu 2.1(nguồn: Phịng kế tốn cơng ty)
Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển lên cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị thủ trưởng đơn vị duyệt chi. Căn cứ quyết định của thủ trưởng, kế toán lập phiếu chi trả tiền cho anh Hùng. Theo như nghiệp vụ trên thì kế tốn lập phiếu chi như sau (trang 15)
Mẫu Phiếu chi tạm ứng - Biểu mẫu 2.2 (nguồn: Phịng kế tốn cơng ty)
Phiếu chi sẽ được kế toán kẹp cùng chứng từ phát sinh là Giấy đề nghị tạm
ứng lương sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ để chi tiền cho Anh Hùng. Sau khi chi tiền tạm ứng kế toán sẽ lập bảng thanh tốn tạm ứng cho từng bộ phận, mục đích để làm căn cứ lấy số liệu để khi trả lương sẽ trừ đi số tiền đã tạm ứng lương đã chi.
Cuối tháng kế tốn căn cứ vào bảng chấm cơng, phiếu xác nhận doanh thu, kế tốn cập nhập vào bảng lương tồn Cơng ty, bảng lương th chun gia ngồi, Các mẫu cụ thể như sau
Dựa vào bảng thanh toán lương đã được Ban lãnh đạo ký duyệt kế toán lập phiếu chi lương cho cán bộ nhân viên và phiếu chi cho lao động th ngồi trong tháng. Phiếu chi được kế tốn lập như sau
Mẫu phiếu chi lương cho lao động thuê ngoài – Biểu mẫu 2.9
Mẫu phiếu chi lương cho nhân viên – Biểu mẫu 2.10 (nguồn: Phịng kế tốn công ty)
* Quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn: Các chứng từ của Công ty
được tập hợp theo quy định sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từLập hay Lập hay tiếp nhận chứng từ Kiểm tra Ghi sổ kế toán Lưu trữ và bảo quản
2.2.1.2. Phương pháp tính lương
Tại Cơng ty Cổ phần Sở hữu Trí tuệ Davilaw đang áp dụng phương pháp tính lương thời gian cho các cán bộ cơng nhân viên bộ phận văn phịng và áp dụng phương pháp tính lương lương thời gian có thưởng đối với các cán bộ nhân viên kinh doanh, cán bộ làm theo vụ việc. Tùy theo trình độ và chức vụ của mỗi cán bộ công nhân mà giám đốc quy định một mức lương cho từng người và được ghi cụ thể trên hợp đồng lao động
Ở mỗi bộ phận đều có người theo dõi ngày cơng làm việc của cán bộ công nhân viên trên Bảng chấm công. Hằng ngày, người được giao nhiệm vụ theo dõi ngày cơng của nhân viên căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm cơng cho từng người trong ngày, và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ. Bảng chấm cơng được lưu tại phịng kế toán cùng các chứng từ liên quan. Phương pháp chấm công mà Công ty thực hiện theo phương pháp chấm cơng ngày, nếu có trường hợp cán bộ cơng nhân viên chỉ làm một phần thời gian lao động theo quy định trong ngày vì lý do nào đó vắng mặt trong ngày thì người chấm cơng căn cứ vào thời gian làm việc của người đó để tính cơng cho người đó là 1 ngày hay 1/2 ngày hay là 0 ngày. Những trường hợp nghỉ phép thì phải báo trước thời gian nghỉ phép người chấm cơng căn cứ vào đó sẽ đánh phép (P) vào bảng chấm công
Dựa vào các yếu tố nêu trên cách tính lương của Cơng ty cho từng bộ phận được tính như sau: Bộ phận văn phịng
Tổng lương
theo ngày công =
Mức lương cơ bản * Số ngày làm việc thực tế trong tháng 26
Bộ phận nhân viên kinh doanh hoặc thực hiện theo vụ việc cách tính lương cũng như cách tính lương bộ phận văn phịng nhưng thêm một cột doanh thu đạt được theo quy định trong tháng. Căn cứ vào đặc điểm của Công ty lương định mức cho bộ phận văn phịng Cơng ty được quy định như sau:
Mẫu bảng lương định mức quy định - Biểu mẫu 2.11
STT Chức vụ Mức khoán
trên tháng (đồng)
1 Giám đốc 5.000.000
2 Phó giám đốc 4.000.000
3 Kế tốn trưởng và phó trưởng các bộ phận 4.000.000
4 Kế tốn viên, thủ quỹ 3.000.000
5 Nhân viên 3.000.000
Ngồi ra hàng tháng Cơng ty sẽ có khoản phụ cấp để hỗ trợ thêm cho cán bộ công nhân viên như ( điện thoại, xăng xe, đi lại, ca trưa…)
Mẫu bảng trợ cấp lương – Biểu mẫu 2.12
STT Chức vụ Số tiền trợ cấp
(đồng/ người)
1 Tổng Giám đốc, Phó Giám đốc 1.500.000
2 Kế tốn trưởng, trưởng các bộ phận 1.000.000
3 Nhân viên 800.000
Công ty lập cách tính tiền lương cho nhân viên các bộ phận như sau: (Cột 1): Số thứ tự
(Cột 2): Họ và tên (Cột 2): Chức vụ
(Cột 4): Ngày công làm việc thực tế trong tháng
(Cột 5): Mức lương cơ bản : theo bảng lương định mức
(Cột 7): Tổng phụ cấp: Căn cứ mực trợ cấp quy định trong đó Tổng Giám đốc, Phó Giám đốc: 1.500.000 đồng/tháng, kế tốn trưởng, trưởng các bộ phận 1.000.000 đ/tháng, nhân viên: 800.000 đồng/tháng
(Cột 8): Mức lương tháng = Mức lương ngày x Số ngày làm việc thực tế trong tháng)
(Cột 9): Lương đạt doanh số sẽ phụ thuộc vào mức khoán hoặc chỉ tiêu trong tháng của Ban lãnh đạo đề ra cho các bộ phận kinh doanh hoặc vụ việc
(Cột 10): Tổng lương = (Mức lương tháng + Phụ cấp + lương đạt doanh số) (Cột 11): Thu nhập tính thuế TNCN: Lấy tổng lương – giảm trừ gia cảnh của nhân viên
(Cột 12): Thuế TNCN phải nộp: Là phần chênh lệch sau khi trừ đi giảm trừ gia cảnh x biểu mức thuế suất lũy tiến của thuế TNCN
(Cột 13): Bảo hiểm xã hội = Mức lương cơ bản x 7% (Cột 14): Bảo hiểm y tế = Mức lương cơ bản x 1.5% (Cột 15): Bảo hiểm thất nghiệp = Mức lương cơ bản x 1%
(Cột 16): Tổng khoản khấu trừ lương = (Thuế TNCN + BHXH + BHYT +BHTN)
(Cột 17): Khoản tạm ứng lương đã chi cho CNV
(Cột 18): Tổng lương được nhận = (Tổng lương – Tổng khoản khấu trừ lương (nếu có) – tạm ứng đã chi)
Trích dẫn: Cơng ty tính tiền lương tháng 03/2012 cho bà Nguyễn Thị Vân Anh
thuộc bộ phận văn phòng như sau: (Cột 1): Số thứ tự: số 3
(Cột 2): Họ và tên: Nguyễn Thị Vân Anh (Cột 2): Chức vụ: Kế tốn trưởng
(Cột 4): Ngày cơng làm việc trong tháng: 26 ngày (Cột 5): Mức lương cơ bản: 4.000.000 đ
(Cột 6): (Cột 7): Phụ cấp: 1.000.000 đ/tháng (Cột 8): Mức lương tháng = 153.846 x 26 = 4.000.000 đ (Cột 9): Lương đạt doanh số: 0 đ (Cột 10): Tổng lương = 4.000.000 + 1.000.000 + 0 đồng = 5.000.000 đ (Cột 11): Thu nhập tính thuế = 5.000.000 – 4.000.000 = 1.000.000 đ (Cột 12): Mức nộp thuế TNCN = 1.000.000 x 5% = 50.000đ
(Cột 13): Bảo hiểm xã hội = 4.000.000 x 7% = 280.000 đ (Cột 14): Bảo hiểm y tế = 4.000.000 x 1,5% = 60.000 đ (Cột 15): Bảo hiểm thất nghiệp = 4.000.000 x 1% = 40.000 đ (Cột 16): Khoản tạm ứng lương đã chi cho CNV: 0 đ
(Cột 17): Tổng khoản trừ (50.000 + 280.000 + 60.000 + 40.000 = 430.000 đ (Cột 18): Tổng lương được nhận = 5.000.000 – 430.000 = 4.570.000 đ Tính lương cho Bộ phận kinh doanh hoặc theo vụ việc tương tự
2.2.1.3. Tài khoản sử dụng
- Để phản ánh tiền lương, tiền công hàng tháng trả cho cán bộ công nhân viên, Công ty sử dụng tài khoản Tài khoản 334- Phải trả cho người lao động. Tài khoản này dùng để phản ánh các tài khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động
- Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334: + Bên Nợ:
- Các khoản tiền lương, tiền cơng, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công cho người lao động 4.000.000
Mức lương ngày = = 153.846 đ 26
+ Bên Có:
- Các khoản tiền lương, tiền cơng, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động
+ Số dự bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả người lao động
+ Số dư bên Nợ: (có thể có) Số dư bên Nợ Tài khoản 334 rất cá biệt.
Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động
- Tài khoản 334 : “ Phải trả người lao động” có 2 tài khoản cấp 2: Tài khoản 3341 : Phải trả Công nhân viên : phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền cơng, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động. Tài khoản 3348 : Phải trả người lao động khác : Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho người lao động khác ngồi cơng nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng ( nếu có) có tính chất tiền cơng và các khoản phải trả khác thuộc thu nhập của người lao động
- Một số nghiệp vụ chủ yếu của kế toán tiền lương
+ Tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động các bộ phận, kế toán ghi
Nợ TK 1542: Tổng tiền lương Nợ TK 6422: Tổng tiền lương
Có TK 334 (TK 3341, TK 3348): Tổng tiền lương
+ Tính tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn….) phải trả cho công nhân viên các bộ phận, kế toán ghi
Nợ TK 338 (TK 3383): Số tiền cơ quan bảo hiểm chi trả Có TK 334 (3341): Số tiền cơ quan bảo hiểm chi trả
+ Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên các bộ phận như (BHXH, BHYT,BHTN), kế toán ghi
Nợ TK 334 (TK 3341)
Có TK 3383: Tổng số tiền trích BHXH Có TK 3384: Tổng số tiền trích BHYT Có TK 3389: Tổng số tiền trích BHTN
+ Tính tiền thuế TNCN của cơng nhân viên các bộ phận phải nộp, kế toán ghi Nợ TK 334 (TK 3341, TK 3348): Tiền thuế TNCN
Có TK 333 (TK 3335): Tiền thuế TNCN
+ Khi ứng trước hoặc thực trả lương, tiền công cho cán bộ công nhân viên, kế toán ghi
Nợ TK 334 (TK 3341): Số tiền thực trả lương Có TK 1111: Số tiền thực trả lương
- Quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn tiền lương
Căn cứ trên bảng chấm cơng bộ phận kế tốn sẽ tổng hợp lại để tính lương, lập bảng tính lương cho từng bộ phận. Chuyển cho các phịng ban liên quan và trình giám đốc duyệt. Sau đó chuyển kế tốn lập phiếu chi. Sau khi phiếu chi được lập kế toán chuyển lãnh đạo duyệt mới được phép chi lương. Căn cứ trên