2.1.7 .Các hình thức trả lương tại công ty
2.2. Thực trạng kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương trong Công
2.2.2. Kế tốn các khoản trích theo lương tại Cơng ty Cổ phần Sở hữu Trí tuệ
Davilaw
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng:
Tại Công ty Cổ phần Sở hữu Trí tuệ Davilaw, để phản ánh các khoản trích theo lương kế tốn sử dụng các chứng từ
* Về Bảo hiểm xã hội
Hàng tháng Công ty tiến hành trích BHXH 24% trên mức lương cơ bản của cán bộ cơng nhân viên. Trong đó, 17% tính vào chi phí của Cơng ty,7% tính trừ vào lương của cán bộ cơng nhân viên. Tồn bộ khoản trích này cuối tháng Công ty nộp vào kho bạc cho cơ quan BHXH quận Ba Đình
Cụ thể: ngày 31/03/2012 dựa trên bảng thanh tốn lương của Cơng ty, kế tốn lập bảng trích BHXH như sau
Mẫu Bảng trích lập BHXH của bộ phận Văn phịng - Biểu mẫu: 2. 17
Mẫu Bảng trích lập BHXH của bộ phận KD&THCV- Biểu mẫu: 2.18
Trích dẫn: Trong tháng tại bộ phận kinh doanh có hai nhân viên Phạm Thị Thúy Hồng xin nghỉ ốm 7 ngày và có giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH của bác sĩ. Nguyễn Tuấn Hòa nghỉ chế độ thai sản. Khi nhận được giấy hưởng chế độ BHXH của 2 nhân viên trên kế toán căn cứ vào các chứng từ yêu cầu đề làm thủ tục hưởng các chế độ bảo hiểm cho nhân viên. Các chứng từ cần thiết bao gồm (Giấy ra viện, Giấy khai sinh của con (chế độ thai sản), danh sách đề nghị hưởng chế độ ốm đau, danh sách đề nghị hưởng chế độ thai sản, bảng thanh toán BHXH, BHYT). Các biểu mẫu cụ thể như sau
Kế tốn tính trợ cấp BHXH cho cán bộ nhân viên theo quy đinh + Đối với Ơm đau cách tính trợ cấp là
Mức lương tháng tính
BHXH liền kế trước Số ngày
Mức trợ cấp BHXH = x nghỉ hưởng x 75% Khi nghỉ ốm đau 26 ngày BHXH
3.000.000
= x 7 x 75% = 504.808 đồng 26
+ Đối với trường hợp thai sản cách tính trợ cấp là
= 3.000.000 x 4 tháng = 12.000.000 đồng
Ngoài ra, được hưởng trợ cấp một lần bằng 2 tháng lương tối thiểu chung cho mỗi con: 1.050.000đ x 2 tháng = 2.100.000 đồng
Tổng số tiền được nhận: 12.000.000đ + 2.100.000đ = 14.100.000 đồng
Mẫu Danh sách đề nghị hưởng chế độ thai sản – Biễu mẫu 2.22
Tiền lương làm căn cứ đóng
Trợ cấp BHXH khi = BHXH của tháng trước khi x Số tháng nghỉ việc sinh con nghỉ sinh con nghỉ sinh con
Căn cứ vào danh sách nghỉ hưởng BHXH, kế toán lập bảng thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán BHXH cho người lao động và làm cơ sở lập báo cáo quyết toán với cơ BHXH
Mẫu Bảng thanh toán BHXH – Biểu mẫu 2.23
(Nguồn cung cấp: Số liệu từ phịng kế tốn)
- Từ Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội kế toán lập và đã gửi lên Cơ quản BHXH, sau khi cơ quan BHXH kiểm tra và đối chiếu đúng đề nghị mà cơng ty làm, Phía kế tốn cơ quan BHXH sẽ tiến hành thanh toán số tiền ốm đau , thai sản cho nhân viên bằng hình thức nhận tiền mặt từ cơ quan BHXH. Khi nhận được tiền từ Cơ quan BHXH kế toán tiến hành lập phiếu thu và giao tiền để nhập quỹ.
Mẫu Phiếu thu tiền BHXH – Biểu mẫu 2.24
(Nguồn cung cấp: phịng kế tốn)
Mẫu Phiếu chi tiền BHXH – Biểu mẫu 2.25
(Nguồn cung cấp: phịng kế tốn)
* Bảo hiểm y tế:
Hàng tháng Cơng ty trích 4,5% trên tiền lương tháng của cán bộ công nhân viên để lập quỹ bảo hiểm y tế. Trong đó người lao động góp 1,5% và Cơng ty góp 3%. Mức tiền lương làm căn cứ tính bảo hiểm y tế cũng chính là mức tiền lương làm căn cứ tính BHXH. Kế tốn lập bảng trích BHYT cho bộ phận văn phịng và bộ phận Kinh doanh và thực hiện cơng việc. Cách tính BHYT để hạch tốn vào chi phí
+ Bộ phận văn phịng
34.000.000 x 3% + 34.000.000 x 1,5% = 1.530.000 đồng + Bộ phận Kinh doanh và thực hiện công việc
70.500.000 x 3% + 70.500.000 x 1,5% = 3.172.500 đồng
Cụ thể: ngày 31/03/2012 dựa trên bảng thanh tốn lương của Cơng ty, kế tốn lập bảng trích BHYT như sau
Mẫu bảng trích BHYT bộ phận văn phịng – Biểu số 2.26
Mẫu bảng trích BHYT KD và thực hiện cơng việc – Biểu mẫu 2.27
* Bảo hiểm thất nghiệp:
Cơng ty thực hiện trích 2% trên tiền lương vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp. Trong đó người lao động đóng góp 1% trên tiền lương tiền cơng đóng BHXH hàng tháng, Cơng ty đóng góp 1% đưa vào chi phí. Ngày 31/03/2012 dựa trên bảng thanh toán lương của bộ phận văn phòng và bộ phận Kinh doanh và thực hiện cơng việc, kế tốn thực hiện trích BHTN cho từng bộ phận trong tháng. Cách tính BHTN để hạch tốn vào chi phí cụ thể như sau
+ Bộ phận văn phòng
(34.000.000 x 1%) + (34.000.000 x 1%) = 680.000 đồng + Bộ phận Kinh doanh và thực hiện công việc
(70.500.000 x 1%) + (70.500.000 x 1%) = 1.410.000 đồng
Mẫu Bảng trích BHTN bộ phận KD&THCV - Biểu mẫu: 2.29
Tại Cơng ty Cổ phần Sở hữu Trí tuệ Davilaw khơng tiến hành trích kinh phí cơng đồn
Kế tốn căn cứ vào các bảng kê trích nộp các khoản theo lương đã lập và đồng thời nộp tiền cho cơ quan BHXH để thực hiện đóng BHXH, BHYT, BHTN
Mẫu Bảng kê trích nộp các khoản theo lương – Biểu mẫu 2.30
Căn cứ vào bảng trích nộp các khoản theo lương tháng 03/2012 kế toán làm đề xuất và lập phiếu chi để nhận tiền nộp cho cơ quan Bảo hiểm
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
- Để phản ánh các khoản trích theo lương Công ty sử dụng là TK 338 – Phải trả phải nộp khác, tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, BHTN của Công ty
- Kết cấu, nội dung phản ánh của tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác + Bên Nợ: - BHXH phải trả cho người lao
- KPCĐ chi tại đơn vị
- Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
+ Bên Có: - Trích BHXH, BHYT,BHTN vào chi phí sản xuất KD
- Trích BHXH, BHYT,BHTN khấu trừ vào lương của CBCNV - KPCĐ vượt chi được cấp bù
- Số BHXH đã chi trả cho CBCNV khi được cơ quan BHXH thanh tốn
+ Dư có: BHXH, BHYT, BHTN đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý + Dư Nợ (có thể có): Phản ánh số tiền đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp
Mặt khác Công ty sử dụng TK 3383- Bảo hiểm xã hội, tài khoản này phản ánh tình hình tăng giảm, biến động trong kỳ về các khoản BHXH. TK 3384 – Bảo hiểm Y tế, tài khoản này phản ánh tình hình biến động về lao động tham gia bảo hiểm Y tế trong kỳ của Công ty. TK 3389 - Bảo hiểm thất nghiệp, tài khoản này phản ánh tình hình biến động, tăng giảm lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp tại Công ty trong kỳ
Ngồi ra, Cơng ty cịn sử dụng các tài khoản liên quan như TK 112 - Tiền gửi ngân hàng; TK 1542 - Chi phí lương; TK 334: Phải trả cán bộ cơng nhân viên; TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Một số nghiệp vụ chủ yếu của kế tốn các khoản trích theo lương
+ Cơ quản quản lý (BHXH quận) thanh toán tiền chế độ BHXH cho cán bộ cơng nhân viên, kế tốn định khoản
Nợ TK 1111: Số tiền cơ quan bảo hiểm chi trả Có TK 3383: Số tiền cơ quan bảo hiểm chi trả
+ Khi chi trả tiền chế độ BHXH cho cán bộ nhân viên, kế toán định khoản Nợ TK 3383: Số tiền được hưởng theo BHXH
Có TK 1111: Số tiền được hưởng theo BHXH
+ Cuối tháng trích các khoản theo lương vào chi phí cho từng bộ phận, kế tốn căn cứ vào bảng trích nộp BHXH, BHYT, BHTN đã được lập, kế toán định khoản: Nợ TK 1542: Tổng quỹ lương x tỷ lệ % trích nộp (21%)
Nợ TK 6422: Tổng quỹ lương x tỷ lệ % trích nộp (21%) Có TK 338: Tổng quỹ lương x tỷ lệ % trích nộp (21%) Có TK 3383: Tổng quỹ lương x tỷ lệ % trích nộp (17%) Có TK 3384 : Tổng quỹ lương x tỷ lệ % trích nộp (3%) Có TK 3389: Tổng quỹ lương x tỷ lệ % trích nộp (1%)
+ Hoạch tốn các khoản trừ vào lương của các bộ phận, kế toán định khoản Nợ TK 3341: Tổng quỹ lương x tỷ lệ % trích nộp (9,5%)
Có TK 338: Tổng quỹ lương x tỷ lệ % trích nộp (9,5%) Có TK 3383: Tổng quỹ lương x tỷ lệ % trích nộp (7%) Có TK 3384: Tổng quỹ lương x tỷ lệ % trích nộp (1,5%) Có TK 3389: Tổng quỹ lương x tỷ lệ % trích nộp (1%)
+ Nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan quản lý, kế toán định khoản Nợ TK 338: Số tiền phải nộp cho cơ quan bảo hiểm
Có TK 111: Số tiền phải nộp cho cơ quan bảo hiểm
- Quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn các khoản trích theo lương: Căn cứ và các chứng từ gốc như giấy xuất viện, phiếu nghỉ hưởng BHXH kế toán lập danh sách được hưởng theo biểu mẫu quy định chuyển sang cho các bộ phận kiểm tra và trình Tổng giám đốc ký duyệt, sau đó gửi lên cơ quan BHXH quận để làm thủ tục hưởng chế độ BHXH. Khi cơ quan BHXH quận xét duyệt các thủ tục đầy đủ khơng sai sót sẽ thanh tốn tiền BHXH cho cán bộ. Từ các phiếu thu,
ký chung, sổ cái TK 334.Sau đó lên báo cáo tài chính khi cần thiết. Cụ thể quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn các khoản trích theo lương được thể hiện theo sơ đồ sau
Sơ đồ 2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn các khoản trích theo lương
2.2.2.3. Kế tốn chi tiết các khoản trích theo lương
Để phản ánh q trình ghi sổ chi tiết các khoản trích theo lương Cơng ty Cổ phần Sở hữu Trí tuệ Davilaw sử dụng các chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế tốn như (Bảng trích BHXH –Biểu mẫu 2.17 và biểu mẫu 2.18, Giấy ra viện – Biểu mẫu 2.19, Giấy khai sinh – biểu mẫu 2.20. Bảng thanh toán BHXH – Biểu mẫu 2.23, Phiếu thu, phiếu chi – biểu mẫu 2.24 và 2.25, Bảng trích BHYT – Biểu mẫu 2.26 và 2.27......) Kế tốn thực hiện q trình này bằng thao tác trên phần mềm kế tốn sau đó phần mềm sẽ tập hợp vào sổ chi tiết TK 3383, sổ chi tiết TK 3384 và sổ chi tiết TK 3389, và các tài khoản liên quan và vào chi phí các bộ phận. Cụ thể quy trình ghi sổ chi tiết các khoản trích theo lương được em trích dẫn mẫu sổ dưới đây
Giấy xuất viện, phiếu nghỉ hưởng BHXH… Bảng thanh toán BHXH Sổ chi tiết TK 338 Sổ Nhật ký Chung Sổ Cái TK 338
Trích dẫn: Mẫu sổ chi tiết TK 3383 tháng 03/2012 – Biểu mẫu 2.32 Các lập tương tự như sổ chi tiết TK 334
Tên cơng ty :Cơng ty Cổ phần sở hữu trí tuệ Davilaw Mẫu số S20- DNN
Địa chỉ: 59 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Tài khoản: 3383
Đối tượng: Bảo hiểm xã hội Loại tiền: VNĐ
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải đối ứngTK
Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D H 1 2 3 4 Dư đầu kỳ xxx Số phát sinh trong tháng 27/3/2012 PT52 27/3/2012
Cơ quan bảo hiểm xã hội trả tiền BHXH tháng 3/2012 về ốm đau
thai sản 111 14.604.808
31/3/2012 PC83 31/3/2012 Chi trả tiền BHXH cho nhân viên 111 14.604.808 31/3/2012 BK 31/3/2012
Hoạch toán BHXH bộ phận KD và thực hiện vụ việc tháng
3/2012
31/3/2012 BK 31/3/2012
Hoạch tốn BHXH bộ phận văn
phịng tháng 3/2012 6422 5.780.000 31/3/2012 BK 31/3/2012 Trích BHXH trừ vào lương CBCNV bộ phận KD và thực hiện vụ việc tháng 3/2012 3341 4.935.000 31/3/2012 BK 31/3/2012 Trích BHXH trừ vào lương CBCNV bộ phận văn phòng tháng 3/2012 3341 2.380.000 31/3/2012 PC84 31/3/2012 Chi nộp tiền BHXH tháng 3/2012 111 25.080.000 Cộng số phát sinh 39.684.808 39.684.808 Số dư cuối kỳ xxx (Nguồn cung cấp: Phịng kế tốn) Hà Nội, ngày 31 tháng 03 năm 2012
Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trích dẫn: Mẫu sổ chi tiết TK 3384 tháng 03/2012 – Biểu mẫu 2.33
Tên công ty :Cơng ty Cổ phần sở hữu trí tuệ Davilaw Mẫu số S20- DNN
Địa chỉ: 59 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Tài khoản: 3384 Đối tượng: Bảo hiểm Y Tế
Loại tiền: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D H 1 2 3 4 Dư đầu kỳ xxx Số phát sinh trong tháng 31/3/2012 BK 31/3/2012
Hoạch toán BHYT bộ phận KD và vụ việc tháng
3/2012 1542 2.115.000 31/3/2012 BK 31/3/2012 Hoạch tốn BHYT bộ phận văn phịng tháng 3/2012 6422 1.020.000 31/3/2012 BK 31/3/2012
Trích BHYT trừ vào lương CBCNV bộ phận KD và
thực hiện vụ việc tháng 3/2012 3341 1.057.500 31/3/2012 BK 31/3/2012
Trích BHYT trừ vào lương CBCNV bộ phận văn
phòng tháng 3/2012 3341 510.000 31/3/2012 PC84 31/3/2012 Chi nộp tiền BHYT tháng 3/2012 111 4.702.500
Cộng phát sinh 4.702.500 4.702.500
Số dư cuối kỳ xxx
(Nguồn cung cấp: Phịng kế tốn)
Hà Nội, ngày 31 tháng 03 năm 2012 Người ghi sổ Kế tốn trưởng
Trích dẫn: Mẫu sổ chi tiết TK 3389 tháng 03/2012 – Biểu mẫu 2.34
Tên cơng
ty :Cơng ty Cổ phần sở hữu trí tuệ Davilaw Mẫu số S20- DNN
Địa chỉ: 59 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Tài khoản: 3389 Đối tượng: Bảo hiểm thất nghiệp
Loại tiền: VNĐ Ngày
tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải đối ứngTK
Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D H 1 2 3 4 Dư đầu kỳ xxx Số phát sinh trong tháng
31/3/2012 BK 31/3/2012 Hoạch toán BHTN bộ phận KD và vụ việc tháng 3/2012 1542 705.000 31/3/2012 BK 31/3/2012 Hoạch tốn BHTN bộ phận văn phịng tháng 3/2012 6422 340.000 31/3/2012 BK 31/3/2012
Trích BHTN trừ vào lương CBCNV bộ phận KD và thực
hiện vụ việc tháng 3/2012 3341 705.000 31/3/2012 BK 31/3/2012
Trích BHTN trừ vào lương CBCNV bộ phận văn phịng
tháng 3/2012 3341 340.000 31/3/2012 PC84 31/3/2012 Chi nộp tiền BHTN tháng 3/2012 111 2.090.000
Cộng phát sinh 2.090.000 2.090.000
Số dư cuối kỳ xxx
(Nguồn cung cấp: Phịng kế tốn)
Hà Nội, ngày 31 tháng 03 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng
2.2.2.4. Kế tốn tổng hợp các khoản trích theo lương
Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh về các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, phiếu thu, phiếu chi của các bộ phận, kế toán vào sổ nhật chung và sau đó lên sổ cái TK 338. Em xin trích dẫn mẫu sổ cái được sử dụng để phán ánh tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cơng ty Cổ phần Sở hữu Trí tuệ Davila
Trích dẫn: Mẫu sổ Nhật ký chung của TK 338 – Biểu mẫu 2.35(Nguồn cung cấp: Phịng kế tốn (Nguồn cung cấp: Phịng kế tốn
Tên cơng ty: Cơng ty cổ phần sở hữu trí tuệ Davilaw Mẫu số S03a- DNN
Địa chỉ: 59 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm:2012 Đơn vị tính :đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Đã ghi
sổ cái Số TT dòng Số hiệu TKĐỨ Số phát sinh Mã khách Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Số lũy kế kỳ trước chuyển sang xxx xxx
27/3/2012 PT52 27/3/2012
Cơ quan BHXH trả tiền BHXH