Chứng từ và luân chuyển chứng từ

CHƯƠNG 1 : MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VẦ KẾ TOÁN

2.2. Thực trạng công tác kế tốn xác định kết quả kinh doanh tại Cơng Ty Cổ

2.2.2.1. Chứng từ và luân chuyển chứng từ

Chứng từ

Kế tốn kết quả kinh doanh khơng sử dụng trực tiếp những chứng từ gốc mà tổng hợp số liệu từ các sổ cái Tk 511, 515,632, 635, 642, 821, 811…Cuối kỳ thực hiện các bút toán kết chuyển, kế toán tiến hành lập các chứng từ ghi sổ để phản ánh các bút toán này.

Kế toán hạch toán dựa trên các ghiệp vụ kinh tế phát sinh trước đó, nên chứng từ chủ yếu là tự lập và một số chứng từ liên quan:

- Phiếu nhập kho (phụ lục 2.2): Mẫu số 01- VT - Phiếu xuất kho (phụ lục 2.3): Mẫu số 02 – VT

- Hóa đơn giá trị gia tăng (phụ lục 2.4): Mẫu số 02- GTGT3-001 - Phiếu thu (phụ lục 2.5): Mẫu số 01-TT

- Phiếu chi (phụ lục 2.6): Mẫu số 02-TT - Phiếu kế toán(phụ lục 2.7):Chứng từ tự lập

- Tờ khai hải quan(phụ luc số 2.8): Mẫu số HQ/2009-TKDTNK - Hợp đồng trông giữ phương tiện(phụ lục số 2.9)

- Giấy bào Nợ, báo Có do ngân hàng chuyển đến, giấy ủy nhiệm chi chi và ủy nhiệm thu.

Sơ đồ luân chuyển chứng từ

Công ty sử dụng hình thức sổ Nhật Ký chung và có trình tự luân chuyển chứng từ như sau:

2.2.2.2 Tài khoản sử dụng

Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thương mại Vật Tư Cơng Nghiệp Long Khánh hạch tốn theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006. Nên sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

 TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản này phản ánh kết quả

hoạt động kinh doanh và các hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của công ty trong một kỳ kinh kế toán năm bao gồm: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính, và kết quả hoạt động khác

Nội dung kết cấu Tk 911:

Bên Nợ:

Giá vốn của sản phẩm hang hoá dịch vụ đã bán Chi phí hoạt động kinh doanh

Chi phí hoạt động khác Kết chuyển lãi

Bên Có:

Doanh thu thuần về số sản phẩm hang hoá dịch vụ Doanh thu sử dụng nội bộ

Doanh thu hoạt động tài chính Các khoản thu nhập khác Kết chuyển lỗ.

TK911 Khơng có số dư cuối kỳ.

 TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Công ty đã mở chi tiết

tài khoản cấp 2 của Tk 511 để thuận tiện cho việc theo dõi hiệu quả cũng như hạch toán các hoạt động tạo ra doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp

TK 5111- Doanh thu bán hàng

TK 5112- Doanh thu cung cấp dịch vụ

 TK 632- Giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán của cơng ty là trị giá của hàng mua theo hố đơn không bao gồm thuế (công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ)

Trường Đại học Thương Mại Khoa: Kê Toán – Kiểm toán

 TK 635- Chi phí tài chính. Tài khoản này phản ánh các khoản chi phí hoạt

động tài chính: các khoản chi phí hoặc các khoản lỗ liên quan đến các hoạt động chi phí đi vay vốn, chênh lệch tỷ giá hối đoái vào thời điểm cuối kỳ kế toán.

 Tk 642- Chi phí kinh doanh. Cơng ty thực hiện hạch tốn đồng thời tổng

chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và cả chi phí quản lý.

 TK 711- Thu nhập khác

 TK 811- Chi phí khác

 Tk 821- Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành

 TK 421 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.

2.2.2.3Trình tự hạch tốn

Cuối kỳ kế tốn tiến hành tổng hợp doanh thu, chi phí, thu nhập để xác định kết quả kinh doanh tháng 12 năm 2012 căn cứ vào số liệu sổ cái các TK 511,632,635,642,911.. Cuối kỳ kế toán tiến hành kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.

 Kết chuyển doanh thu và thu nhập sang bên Có TK 911

Cuối kỳ Doanh nghiệp không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu, căn cứ vào sổ cái TK 511(phụ lục số2.11). Kế toán kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ vào bên Có của TK 911 số tiền là 707,904,200 VNĐ

Nợ TK 511: 707,904,200 Có TK 911: 707,904,200

Cuối kỳ căn cứ vào sổ cái TK 515(phụ lục 2.12)công ty kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính sang bên có Tk 911 số tiền là: 90,393 VNĐ

Nợ Tk 515 : 90,393 Có TK 911: : 90,393

- Ngoài doanh thu từ hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ doanh còn phát sinh thêm các khoản thu nhập khác theo các năm trước kết chuyển sang bên Có TK 911. Nhưn năm nay khơng phát sinh thêm nên không phải kết chuyển.

 Kết chuyển giá vốn, và các khoản chi phí sang bên Nợ Tk 911

Nợ Tk 911: 607,831,357 Có TK 632: 607,831,357

Căn cứ vào số liệu trên sổ cái TK 635 (phụ lục số 2.14) kết chuyển chi phí tài chính từ bên Có TK 635 sang bên Nợ TK 911 với số tiền là 16,298,719 VNĐ.

Nợ TK 911: 16,298,719 Có TK 635: 16,298,719

- Căn cứ vào số liệu trên sổ cái TK 642 (phụ lục2.15 ) Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ TK 911 với số tiền là: 123,169,189 VNĐ

Nợ Tk 911: 123,169,189 Có Tk 642: 123,169,189

Lợi nhuận kế tốn trước thuế TNDN = Số dư bên Có TK 911- Số Dư TK 911 = 39,304,672 VNĐ.

- Do doanh nghiệp lỗ nên không phải nộp thuế TNDN căn cứ vào sổ cái Tk 911 (phụ lục số 2.16)từ đó ta kết chuyển lỗ từ bên Có TK 911 sang bên Nợ TK 421

Nợ Tk 421: 39,304,672 Có TK911: 39,304,672

2.2.2.4 Hệ thống sổ kế tốn

Cơng Ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Vật Tư Thiết Bị Cơng Nghiệp Long Khánh sử dụng hình thức sổ Nhật kí chung.

Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên sổ nhật ký chung. Trong hình thức Nhật ký chung có sổ nhật ký tổng hợp và chi tiết:

- Sổ tổng hợp bao gôm:

Sổ Nhật ký chung (phụ lục số2.17)

Sổ cái các tài khoản 511(phụ lục số 2.11), Sổ cái Tk 515(phụ lục số 2.12) sổ cái Tk 632(phụ lục số 2.13) sổ cái Tk 635(phụ lục số 2.14) Sổ cái Tk 642(phụ lục số 2.15) Sổ cái Tk 911(phụ lục số 2.16) Sổ cái TK 421(phụ lục số 2.18)

Trường Đại học Thương Mại Khoa: Kê Toán – Kiểm toán

- Sổ chi tiết: theo dõi các tài khoản trên theo yêu cầu quản trị của doanh

nghiệp(sổ chi tiết XĐKQKD, sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ phải thu, sổ thanh toán theo dõi nội bộ).

- Trình tự ghi sổ: căn cứ vào các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh vào sổ nhật ký chung. Sau đó từ sổ Nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản.

Cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh kết toán căn cứ vào số phát sinh trên từng sổ cái Tk 511, 515, 711,632,642,635,811 Để kết chuyển sang Tk 911 đồng thời ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ cái Tk 911.

Cuối kỳ cộng số liệu trên sổ cái và đối chiếu với sổ chi tiết, các bảng tổng hợp chi tiết lên BCĐPS và các BCTC Khác.

 Từ trình tự kế tốn trên ta có được BCKQKD tháng 12 năm Đơn vị:VNĐ

STT Chỉ tiêu KQKD T12

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 707,904,200

2 Giá vốn 607,831,357

2 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 100,072,843

3 Doanh thu tài chính 90,393

4 Chi phí tài chính 16,298,719

5 Chi phí quản lý 123,169,189

6 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (39,304,672)

7 Lợi nhuận kế toán trước thuế (39,304,672)

 Từ việc xác định được kế toán kết quả kinh doanh của từng tháng như trên doanh nghiệp tổng hợp các tháng lại với nhau ta có được kết quả kinh doanh năm 2012.

CHƯƠNG 3 : CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.

3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu

Trong những năm qua có thể nói hoạt động kinh doanh của Cơng Ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Vật Tư TBCN Long Khánh có nhiều chuyển biến từ một doanh nghiệp nhỏ dần dần mở rộng được quy mô sản xuất kinh doanh, năm 2010 doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ chỉ đạt 6.785.587.420 VNĐ đến năm 2012 đạt 11.762.477.345 VNĐ. Có được sự thành cơng đó cơng tác kế tốn giữ một vị trí vơ cùng quan trọng, đặc biệt là kế tốn kết quả kinh doanh là cơng cụ đắc lực hữu hiệu, cho các nhà quản trị cơng ty. Bộ máy kế tốn đã không ngừng cải tổ năng cao hiệu quả lao động, cố gắng đưa ra những số liệu chính xác đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp giúp các nhà quản trị có những quyết định, những chiến lược kinh doanh hợp lý, hiệu quả. Tuy nhiên bên cạch đó cịn có rất nhiều hạn chế mà cơng ty đang gặp phải trong công tác xác định kết quả kinh doanh.

Qua thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Vật Tư Thiết Bị Công Nghiệp Long Khánh. Em xin đưa một số nhận xét cụ thể về mặt đạt được và chưa đạt được của công tác xác định kết quả kinh doanh tại công ty như sau:

3.1.1 Những ưu điểm đạt được

- Về tổ chức bộ máy kế toán:

Muốn đánh giá được thực trạng cơng tác kế tốn tại một cơng ty trước hết phải quan tâm đến việc tổ chức bộ máy nhân viên làm cơng tác kế tốn-tài chính của doanh nghiệp đó. Cơng Ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Vật Tư Thiết Bị Công Nghiệp Long Khánh thực hiện tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung, hình thức này rất phù hợp với quy mô hoạt động thực tế của cơng ty trong đó các nhân viên kế tốn được phân cơng cơng việc một cách khoa học theo năng lực trình độ cũng như khả năng chun mơn của từng người. Mặc dù khối lượng công việc tương đối lớn số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kỳ nhiều nhưng nhân viên kế tốn ln tận tình, cố gắng hồn thành cơng việc, tổ chức cung cấp các thơng tin kế tốn kịp thời, chính xác đầy đủ cho ban giám đốc ra quyết định phù hợp. Đồng thời trong bộ máy kế toán, việc phân công công việc là khá hợp lý.

Trường Đại học Thương Mại Khoa: Kê Toán – Kiểm toán

- Về hệ thống chứng từ kế tốn:

Cơng ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán đầy đủ, chặt chẽ theo quy điịnh của chế độ kế tốn, đảm bảo tính chính xác, hợp lý khi phản ánh mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trình tự luân chuyển và bảo quản lưu giữ chứng từ đều tuân theo đúng chế độ quy định, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính tốn các chỉ tiêu kinh tế và các bộ phận liên quan. Các chứng từ doanh nghiệp sử dụng trong kế toán xác định kết quả kinh doanh đảm bảo theo mẫu quy định của BTC, được lập một cách đầy đủ chính xác làm căn cứ hợp lệ hợp pháp cho cơng tác hạch tốn.

- Về hệ thống tài khoản

Kế toán kết quả kinh doanh tại công ty thực hiện việc sử dụng đầy đủ tất cả các tài khoản liên quan, đồng thời vận dụng đúng, hợp lý theo nguyên tắc của chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của BTC). Các tài khoản của công ty sử dụng thống nhất trong nhiều kỳ kế toán tuân thủ nguyên tắc nhất quán (VAS 01 –Chuẩn mực kế toán Việt Nam) và các chuẩn mực khác có liên quan. Mặt khác cơng ty mở các tài khoản chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty, đảm bảo chế độ hiện hành.

- Về hình thức sổ kế tốn

Cơng ty sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Đây là hình thức sổ đơn giản dễ

làm, đảm bảo chứng từ sổ sách được cập nhật ngay khi nghiệp vụ kế toán phát sinh và cung cấp thơng tin kịp thời.

- Phương pháp kế tốn:

Kế tốn tại cơng ty đã vận dụng các nguyên tắc kế toán như: nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc cơ sở dồn tích, ngun tắc thận trọng… trong hạch tốn kế tốn nói chung và trong ghi nhận doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh.

Phương pháp hạch tốn: cơng ty đã thực hiện tương đối phù hợp với chế độ kế toán cũng như đặc điểm của doanh nghiệp;hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp thường xun, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ..

- Về đội ngũ nhân viên

Nhân viên kế tốn của cơng ty là những người trẻ tuổi, năng động nhiệt tình trong cơng việc, có khả năng chịu áp lực tốt. Nắm bắt được sự thay đổi của bên

Bên cạnh những ưu điểm mà Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Vật Tư Thiết Bị Cơng nghiệp Long Khánh đạt được trong kế tốn xác định kết quả kinh doanh còn tồn tại một số hạn chế cần có sự thay đổi hồn thiện nhằm phát huy hết vai trị của mình, giúp cơng ty nâng cao hiệu quả kinh doanh và có hướng đi hợp lý hơn nữa trong tương lai.

3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân gây nên hạn chế của cơng ty

Qua tìm hiểu thực tế tại công ty, mặc dù 2 năm gần đây quy mô của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Vật Tư Thiết Bị Công nghiệp Long Khánh tăng lên gấp đôi. Nhưng vẫn bị thua lỗ Năm 2011 lỗ 137.868.242 VNĐ, năm 2012 tiếp tục lỗ 338.704.177 VNĐ

Có rất nhiền lý do khiến cho doanh nghiệp bị thua lỗ, có thể là công tác quản lý chưa tốt, công tác bán hàng chưa hiệu quả làm cho doanh thu thấp. Trong đó một phần là do cơng tác kế tốn xác định kết quả kinh doanh chưa thực sự tốt.

Những hạn chết nêu ra sau đây là vấn đề hết sức cấp bách cần được xem xét, hồn thiện khơng ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.

- Thứ nhất: Về nội dung chi phí cơng ty chưa thực sự rõ ràng

Các khoản chi phí liên quan đến chi phí bán hàng: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí quảng cáo tiếp thị cơng ty cho tất vào chi phí quản lý doanh nghiệp nên khó có thể kiểm sốt được khoản mục chi phí, khoản nào phát sinh nhiều, khoản nào phát sinh ít. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

- Thứ Hai: Thời điểm ghi nhận doanh thu chi phí.

Thời điểm ghi nhận doanh thu chi phí của cơng ty nhiều lúc cũng chưa phù hợp nhau.

Trong thực tế các mặt hàng của công ty khi đã chuyển giao cho khách nhưng theo quy định trong hợp đồng thì vẫn phát sinh nhiều khoản chi phí: chi phí bảo hành, bảo dưỡng sản phẩm… Đây là những chi phí cần được xác định chắc chắn khi ghi nhận doanh thu nhưng công ty lại không ghi nhận các khoản mục này tại thời điểm ghi nhận doanh thu. Điều này vi phạm nguyên tắc phủ hợp trong VAS 01.

Trường Đại học Thương Mại Khoa: Kê Toán – Kiểm toán - Thứ ba: Bộ máy tổ chức kế toán chưa hợp lý:

Một cơng ty có tổng số lượng cán bộ nhân viên là 36 người trong đó bộ máy kế tốn lại chiếm tới 7 người làm cho thông tin đến ban quản trị chậm đi rất nhiều, chi phí trả cho nhân cơng sẽ cao điều này là bất hợp lý.Nên công ty cần xem xét cắt giảm cho phù hợp.

- Thứ tư; Về tài khoản sử dụng

Nhóm Tk giảm trừ doanh thu: Thực tế công ty không sử dụng các tài khoản này cũng như việc áp dụng các chính sách thương mại chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán để thúc đẩy doanh thu. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại thì cơng ty nên đưa ra những chính sách bán hàng để thu hút được nhiều khách hàng hơn góp phần tăng doanh thu.

Tài khoản chi phí kinh doanh: Hiện nay cơng ty phản ánh tất cả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đều hạch toán vào tài khoản 642. Cơng ty khơng hạch tốn theo chi phí bộ phận: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Do việc hạch tốn khơng được rõ ràng, khơng tách riêng các khoản