b) Phương pháp kiểm kê định kỳ *Phương pháp kiểm kê định kỳ
2.2.2. Kế toán tổng hợp
2.2.2.1. Hạch tốn ban đầu
Để theo dõi chi tiết tình hình hàng tồn kho, kế tốn thường sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
- Phiếu nhập kho (biểu 2.3) - Phiếu xuất kho (biểu 2.5) - Thẻ kho (sổ kho)(biểu 2.1)
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, thành phẩm (biểu 2.6)
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu, dụng cụ,…….(biểu 2.7) a) Chứng từ kế toán tăng hàng tồn kho
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nhựa y tế MEDIPLASTđược khái quát theo sơ đồ sau: (sơ đồ 2.3)
Đối với nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu, kế tốn tại cơng ty cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST sử dụng các chứng từ như: hóa đơn bán hàng (của nhà cung cấp), biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho,…)
Bộ phận cung ứng vật tư dựa trên kế hoạch sản xuất, tình hình tồn kho và tiêu thụ sản phẩm của cơng ty từ đó để tính ra số ngun vật liệu cần mua và lựa chọn nhà cung cấp vật liệu. Sau đó sẽ cử cán bộ cung tiêu đi mua nguyên vật liệu và vận chuyển về cơng ty kèm theo hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất thì trước khi nhập kho nguyên vật liệu sẽ được kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách thực tế của vật liệu.
Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kế hoạch sản xuất, thủ kho vật tư và người giao hàng. Cơ sở để kiểm nhận là hóa đơn của người cung cấp và hợp đồng mua hàng ( trường hợp chưa có hóa đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng và phiếu xuất kho của bên giao hàng để kiểm nhận). Trong quá trình vật liệu nhập kho nếu phát hiện thiếu, thừa vật liệu hoặc vật liệu sai
quy cách, kém phẩm chất thì phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân. Nếu nguyên nhân là từ phía nhà cung cấp, cơng ty có thể u cầu nhà cung cấp giảm giá hoặc từ chối khơng nhận số vật liệu đó.
b) Chứng từ kế toán giảm hàng tồn kho
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST được khái quát theo sơ đồ sau: (sơ đồ 2.4)
Tại công ty cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST , hàng tháng hay khi có nhu cầu về vật liệu, bộ phận sử dụng lập giấy đề nghị xuất vật tư. Giấy đề nghị xuất vật tư được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu sản xuất từng bộ phận. Nếu giấy đề nghị này được kế tốn trưởng hoặc giám đốc sản xuất ký duyệt thì sẽ trở thành một chứng từ mệnh lệnh để lập phiếu xuất kho.
Dựa trên giấy đề nghị xuất vật tư đã được duyệt, bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho và ghi số lượng yêu cầu. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất vật tư và ghi số lượng thực xuất vào phiếu. Cũng như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ở công ty cũng được lập thành ba liên:
Liên1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế tốn Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
-TK152: Nguyên vật liệu, TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại NVL trong kho của doanh nghiệp. Căn cứ vào tình hình sử dụng và quản lý NVL, tài khoản này được công ty mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 152.1: Nguyên, vật liệu chính + TK 152.2: Nguyên, vật liệu phụ + TK 152.3: Nhiên liệu
+ TK 152.6: Phế liệu
-TK 153: Công cụ, dụng cụ; TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại CCDC trong kho của doanh nghiệp; TK có 2 tài khoản cấp 2:
+TK 153.1: Cơng cụ, dụng cụ +TK 153.2: Bao bì ln chuyển
-TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, dùng để tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành. Tài khoản này cũng được chi tiết thành các tài khoản cấp 2:
+ TK 154E: Chi phí sản xuất dở dang phân xưởng ép
+TK 154T: Chi phí sản phẩm dở dang phân xưởng thành phẩm
-TK 155: Thành phẩm, dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm doanh nghiệp
-TK 157: Hàng gửi đi bán
Để hạch toán nhập, xuất hàng tồn kho kế tốn cịn sử dụng các tài khoản sau: TK 331, TK 133
-TK 141: Tạm ứng. Công ty cũng mở 2 tài khoản chi tiết gồm TK 141U và TK 141T dùng để thanh tốn với cơng nhân viên trong cơng ty. Trong đó:
+TK 141U: Theo dõi tạm ứng +TK 141T: Theo dõi mua hàng
Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 621, TK 622,TK 627, TK 641, TK 642, TK 632,….
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản
Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ là việc ghi chép phản ánh một cách tổng quát tình hình biến động của hàng tồn kho trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu giá trị. Hiện nay cơng ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.
a) Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập kho
Hàng này khi công ty nhập kho NVL, CCDC. Căn cứ vào chứng từ mua hàng và các chi phí phát sinh trong khâu mua, kế tốn ghi:
Vật tư và hóa đơn cùng về: Nợ 152, 153:
Nợ 133: Thuế GTGT
Có 111, 112: Thanh tốn ngay Có 331: Phải trả người bán
Vật tư về mà chưa có hóa đơn: Căn cứ vào giá thỏa thuận của cán bộ thu mua vật tư hoặc đơn giá ghi trong hợp đồng, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho số hàng trên.
Hóa đơn về mà vật tư chưa về: Trong trường hợp này, khi nhận được hóa đơn GTGT, kế tốn lưu vào hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Trong tháng khi hàng về nhập kho, nhận được phiếu nhập kho thì rút hóa đơn trong hồ sơ để xử lý.
*Mua vật tư thanh toán bằng tạm ứng:
Đối với trường hợp tạm ứng cho cơng nhân viên trong cơng ty, thì khi tạm ứng số tiền để đi mua vật tư, kế tóan tiền mặt viết một phiếu chi và hạch toán vàoTK 141U – Theo dõi tạm ứng. Để thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thanh tốn viết một phiếu thu với nội dung là hồn tạm ứng ( số tiền là số tiền tạm ứng) để tất toán số dư chi tiết trên TK 141U. Đồng thời, kế toán viết một phiéu chi tiền hàng với số tiền là số tiền đã thực chi để mua vật liệu. Phần này được hạch toán như sau:
Nợ TK 152, 153: Phần giá chưa có thuế Có TK 141T
Sau đó, đồng thời kế tốn hạch tốn phần chi thanh toán như sau: Nợ TK 141T: Phần giá chưa có thuế
Nợ TK 133: Thuế GTGT
Có TK 111: Tổng giá thanh tốn
Chênh lệch giữa phiếu thu và phiếu chi là số tiền mà cơng ty phải thanh tốn cho người được tạm ứng (nếu chi > thu) hoặc người được tạm ứng phải hoàn lại (nếu số chi < thu). Phần chênh lệch này được thể hiện trên “giấy thanh toán tiền tạm ứng”, đây là căn cứ để kế tốn theo dõi tình hình tạm ứng đối với từng đối tượng cụ thể.
Ví dụ: Nghiệp vụ tạm ứng ngày 01/12/2012 căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng
số 01/12, ngày 01/12, phiếu chi số 01/12, giấy thanh tốn tạm ứng 01/12, ngày 03/12, phiếu chi số 02/12, hóa đơn GTGT số 0016511(biểu 2.2) và phiếu nhập kho 01/12(biểu 2.3), kế toán tiến hành định khoản như sau:
Căn cứ phiếu chi số 01/12: Nợ TK 141U: 500.000
Có TK 111: 500.000 Khi viết phiếu thu hồn tạm ứng: Nợ TK 111: 500.000
Có TK 141U: 500.000
Như vậy trên TK 141U được tất tốn hết. Nếu có chênh lệch sẽ thể hiện trên TK 141T, kế toán sẽ viết phiếu thu hoặc phiếu chi để thanh tốn phần chênh lệch.
Sau đó căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế tốn vào máy bút tốn nhập kho bình thường:
Nợ TK 152.1: 490.000 Có TK 141T: 490.000
Căn cứ phiếu chi mua hàng và phiếu chi thanh toán phần chi quá tạm ứng: Nợ TK 141T:490.000
Nợ TK 133: 49.000
Có TK 111: 539.000
*NVL khơng sử dụng hết nhập lại kho:
Căn cứ phiếu nhập kho của NVL thừa và phiếu xuất kho của NVL thừa đó để ghi theo định khoản:
Nợ TK 152.1, TK152.2, TK152.3:
Có TK 621: Theo đơn giá của NVL tồn kho đầu kỳ
*Nhập kho phế liệu:
Phế liệu nhập kho chủ yếu của công ty là nhựa cục bẩn, các phế phẩm bơm tiêm và phế phẩm khác. Phế phẩm được làm thủ tục nhập kho:
Nợ TK 152.6:
Có TK154E (hoặc TK154T):
Đơn giá nhập kho là đơn giá có thể bán được của phế liệu
b) Kế tốn tổng hợp các trường hợp xuất kho
Hoạt động xuất kho chủ yếu của công ty CP Nhựa y tế MEDIPLAST là xuất NVL, CCDC kho cho sản xuất thành phẩm và phục vụ quản lý. Bởi vậy kế toán cần phản ánh kịp thời, tính tốn phân bổ chính xác.
*Xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất:
Ví dụ: Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư (biểu 2.4) và theo phiếu xuất kho
số 05/12 ngày 05/12/2012(biểu 2.5), với nghiệp vụ xuất kho sau:
Xuất kho nhựa hạtđục CR 828 dùng cho phân xưởng ép nhựa kế toán tiến hành nhập nội dung của phiếu vào máy tính theo định khoản:
Nợ TK 621E: 490.000 Có TK 152.1: 490.000
Kế tốn sẽ tập hợp chi phí NVL trực tiếp theo từng phân xưởng, cuối tháng kế tốn sẽ tiến hành tính chi phí NVL cho từng loại sản phẩm hay từng bộ phận sản xuất, từ đó lập nên “ thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ”. Do đó, việc quản lý chặt chẽ NVL xuất ra có ý nghĩa quan trọng trong mục tiêu chung là hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận.
*Xuất kho CCDC cho quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 627, 642: Có TK 153:
*Mua NVL về xuất thẳng cho sản xuất:
Khi mua vật tư về xuất thẳng cho phân xưởng , phòng kinh doanh sẽ đồng thời viết cả phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cho số vật tư xuất thẳng. Do đó khi nhập liệu vào máy, trường hợp này, trình tự kế tốn và trình tự nhập liệu tương tự như các phiếu xuất và phiếu nhập vật tư qua kho.
Ví dụ: ngày 17/12/2012 Cơng ty mua của cơng ty Xăng dầu Qn đội 50 lít
dầu Diezen 0.25s giá mua chưa có thuế ghi trên hóa đơn GTGT là 510000 đồng, thuế GTGT là 51000 đồng, tổng giá thanh toán là 561000 đồng, số dầu này được dùng thẳng cho phân xưởng thành phẩm, phòng kinh doanh viết đồng thời cả phiếu nhập kho số 22/12 và phiếu xuất kho số 25/12 cho số hàng mua về dùng thẳng cho sản xuất. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152.3: 510000 Nợ TK 133: 51000
Có TK 331: 561000
Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho số 25/12 xuất dầu Diezen cho phân xưởng thành phẩm.
Nợ TK 621T: số lượng 50 lít
Có TK 152.3: Số lượng 50 lít
*Xuất bán phế liệu:
Trong q trình sản xuất thường sinh ra phế liệu, một số bị thải loại, một số vẫn có giá trị thu hồi và được nhập kho. Khi có điều kiện cơng ty có thể xt bán các phế liệu trên.Về cơ bản các bước hạch toán vẫn như các trường hợp trên. Tuy nhiên điều khác biệt là khi xuất bán phế liệu thì hạch tốn qua tài khoản 642.2
-Phần ghi nhận phế liệu xuất kho được hạch toán như sau: Nợ TK 642.2
-Phần thu từ bán phế liệu được cơng ty hạch tốn như sau: Nợ TK 111, 112:
Có TK 642.2: theo giá bán
Do vậy, phần chênh lệch giữa đơn giá xuất kho phế liệu bán và phần doanh thu bán phế liệu được hạch toán vào tài khoản 642.2
Như vậy phế liệu được xem là một khoản thiệt hại của công ty liên quan đến quản lý doanh nghiệp.Doanh nghiệp ln tìm cách giảm lượng phế liệu ở mức thấp nhất. Đồng thời mỗi khi sinh ra phế liệu phải hết sức tăng cường cơng tác thu hồi phế liệu để có thể bù đắp phần nào chi phí bỏ ra.
*Xuất kho thành phẩm:
Nợ TK 632:
Có TK 155: giá trị tính theo giá BQGQ cả kỳ Nợ TK 111,112,131:
Có TK 511: giá bán chưa thuế Có TK 3331: thuế GTGT
*Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Hiện nay công ty vẫn chưa quan tâm đến việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
2.2.2.5. Sổ sách, báo cáo
Số liệu sau khi được nhập vào máy sẽ được lưu trong các tệp chương trình, khi cần kế tốn có thể in ra các sổ kế tốn chi tiết, sổ kế toán tổng hợp để phục vụ cho kế tốn qu trị và kế tốn tài chính cụ thể như: sổ chi tiết TK 152 (biểu 2.6), sổ cái TK 152, sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hóa (biểu 2.7), sổ cái TK 331, sổ chi tiết TK 331, sổ nhật ký chung,….
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ VIỆC HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN HÀNG TỒN KHO TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ
MEDIPLAST
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu về cơng tác kế tốn hàng tồn khotại công ty cổ phần nhựa y tế Mediplast.