b) Phương pháp kiểm kê định kỳ *Phương pháp kiểm kê định kỳ
2.1.1. Tổng quan tình hình cơng ty
2.1.1.1. Khái quát về công ty
- Tên công ty: Công ty cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST
- Tên giao dịch quốc tế: Medical Plastics Joint Stock Company. - Tên viết tắt: MEDIPLAST
- Địa chỉ trụ sở chính: 89 Lương Định Của, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam.
- Điện thoại: (84-4) 576 0770 - Email: mediplast@fpt.com - MST:0100108688
- Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0103015262 do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 29/12/2006
- Vốn điều lệ: 16,5 tỷ vnđ
- Quy mơ lao động: tồn cơng ty có 146 cán bộ và nhân viên trong đó có trên 30 cán bộ có trình độ đại học và trên đại học, số cịn lại là cán bộ có trình độ cao đẳng và trung cấp, cơng nhân kỹ thuật có tay nghề cao.
Đến nay công ty đã từng bước khẳng định chỗ đứng của mình trên thị trường.Sản phẩm của cơng ty được sử dụng rộng rãi cả ở thị trường trong nước và thị trường quốc tế. Các bệnh viện lớn như bệnh viện Bạch Mai, bệnh viện Nhi Thụy Điển, bệnh viện Việt Đức,…. là các khách hàng thường xuyên của công ty. Các sản phẩm này còn được xuất khẩu sang Nigiêria, Lào, Ucraina,…
2.1.1.2.Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty cổ phần nhựa y tế Mediplast.
Hiện nay bộ máy quản lý của cơng ty đã tương đối hồn thiện, gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả. Bộ máy tổ chức quản lý của Cơng ty theo mơ hình trực tuyến - chức năng. Với cơ cấu này, Công ty được tổ chức thành các bộ phận chức năng, phịng ban.
Điều này cũng góp phần giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành thuận lợi hơn.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty (sơ đồ 2.1 phần phụ lục)
Chức năng của các phòng ban: Hội đồng quản trị
HĐQT là cơ quan lãnh đạo cấp cao của cơng ty, có quyền nhân danh công ty quyết định cấc vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty (ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đơng).
HĐQT của cơng ty có nhiệm vụ và chức năng sau:
- Định hướng hoạt động của công ty trong dài hạn dựa trên cơ sở các mục tiêu đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua.
- Quyết định triệu tập, chỉ đạo chuẩn bị nội dung và chương trình cho các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
- Kiến nghị sửa đổi bổ sung điều lệ cơng ty.
- Trình Đại hội đồng cổ đơng các báo cáo thường niên của công ty như báo cáo tài chính, quyết tốn hàng năm, phương án sử dụng, phân phối lợi nhuận, phương hướng chiến lược và định hướng phát triển, kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty.
- Một số quyền hạn và trách nhiệm khác được quy định tại điều lệ của công ty.
Ban giám đốc
BGĐ chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý hoạt động của doanh nghiệp. BGĐ của công ty Nhựa y tế MEDIPLAST gồm có 01 Tổng Giám đốc và 3 Phó tổng giám đốc, ngồi ra, do tính đặc thù của hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng ty cịn có thêm 01 điều phối viên chất lượng.
BGĐ của cơng ty có chức năng và nhiệm vụ sau:
- Tổ chức triển khai và chịu mọi trách nhiệm thực hiện các quyết định của HĐQT.
- Điều hành và theo dõi tình hình thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty và báo cáo với HĐQT.
- Các quyền hạn và nghĩa vụ khác quy định trong điều lệ của công ty.
Tổng giám đốc của công ty do HĐQT bầu ra, chịu trách nhiệm cao nhất về tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT, thay mặt công ty chịu trách nhiệm trước Nhà nước và HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao, về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Trách nhiệm và quyền hạn của các Phó tổng giám đốc và điều phối viên chất lượng của cơng ty.
Cơng ty có ba phó tổng giám đốc, là người giúp việc cho ban giám đốc, thực hiện những nhiệm vụ do Tổng giám đốc ủy quyền và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về việc tổ chức thực hiện các cơng việc đó.
Điều phối viên chất lượng của công ty là người chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về kiểm sốt quy trình sản xuất từ đầu vào ngun vật liệu đến sản xuất và đầu ra của sản phẩm tồn cơng ty.
Các phòng ban chức năng - Phân xưởng sản xuất
Phòng Tổ chức - Hành chính: Chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề mang
tính hành chính thủ tục, bố trí, sắp xếp và theo dõi nhân lực cơng ty...
Phịng Tài chính - Kế tốn: Có nhiệm vụ đảm bảo vốn hoạt động cho sản
xuất kinh doanh, tham mưu cho Tổng giám đốc về tài chính, thực hiện các nghiệp vụ giao dịch, thanh toán và phân phối lợi nhuận, tổ chức kế hoạch hạch tốn kế tốn, lập Báo cáo, phân tích tình hình tài chính, báo cáo thuế và tư vấn cho nhà quản trị đưa ra các quyết định đúng đắn.
Phòng Kế hoạch - Kinh doanh: Có chức năng lập kế hoạch tổ chức sản xuất
kinh doanh (ngắn hạn và dài hạn), cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất và chỉ đạo kế hoạch cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thu mua vật tư thiết bị, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, lập phương án phát triển cơng ty.
Phịng kỹ thuật: có chức năng kiểm tra theo dõi việc thực hiện các quy trình
cơng nghệ đảm bảo chất lượng sản phẩm, xác định tiêu chuẩn định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, nghiên cứu cải tiến chất lượng sản phẩm và phát triển sản phẩm mới.
Phân xưởng ép nhựa - cơ điện: Tiến hành sản xuất theo kế hoạch của phòng
Phân xưởng thành phẩm: hoàn thiện các bán thành phẩm của phân xưởng ép
nhựa - cơ điện chuyển sang.
2.1.1.3.Tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty đã tổ chức cơng tác kế tốn theo hình thức tập trung.Tồn bộ cơng việc kế tốn từ khâu thu nhận,xử lý,luân chuyển chứng từ ,ghi sổ kế toán,lập báo cáo kế tốn,phân tích hoạt động kinh doanh đều được tập hợp tại phịng kế tốn của doanh nghiệp. Tồn Cơng ty có 5 nhân viên kế tốn bao gồm 1 kế toán trưởng, 3 kế toán viên và 1 thủ quỹ.
Sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty (xem phụ lục sơ đồ 2.2)
Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
-Kế toán trưởng: phụ trách tồn bộ cơng tác kế tốn của cơng ty, chỉ đạo hoạt động từng nhân viên đồng thời đảm nhận cơng tác kế tốn tổng hợp.
-Kế toán nguyên vật liệu: theo dõi quá trình nhập xuất tồn hàng tồn kho của đơn vị, hạch tốn vật tư cơng cụ dụng cụ xuất kho cho các phân xưởng.
-Kế toán thanh tốn và thuế: theo dõi tính tốn đối chiếu thực hiện các khoản cơng nợ, các khoản thanh tốn ngân hàng, thuế và các khoản thanh toán bằng tiền mặt khác.
- Kế tốn chi phí, giá thành và tscđ: tập hợp chi phí và tính giá thành từng loại sản phẩm, theo dõi số hiện có, tình hình biến động tscđ trong cơng ty.
-Thủ quỹ: theo dõi quản lí tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ của cơng ty
2.1.1.4.Chính sách kế tốn áp dụng
Chế độ kế tốn: Cơng ty áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch, kỳ
kế toán theo tháng.
Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam.
Hình thức kế tốn: Hình thức Nhật ký chung, áp dụng phần mềm kế toán KTSYS. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp
kê khai thường xuyên. Trị giá hàng xuất kho tính theo phương pháp bình qn gia quyền cố định cả kì.
Phương pháp tính thuế: Phương pháp khấu trừ
2.1.1.5.Tổ chức hệ thống sổ áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng sổ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán KTSYS. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Hệ thống sổ bao gồm: - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Nhật ký đặc biệt: Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng
- Sổ cái các Tài khoản sử dụng
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết: sổ chi tiết chi phí quản lý – kinh doanh, sổ chi tiết doanhthu, sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ thu, sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết cơng cụ dụng cụ, sổ kho, thẻ tính giá thành….…
Sơ đổ ghi sổ
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày:
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: Kiểm tra, đối chiếu:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế tốn để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu. Theo quy trình của
phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ Nhật ký chung và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Sau khi vào sổ Nhật ký chung, số liệu sẽ được xử lý vào Sổ cái các tài khoản. Căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết cuối kỳ máy sẽ lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết. Cuối kỳ kế toán thực hiện các bút tốn khóa sổ, kiểm tra đối chiếu và lập báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.