b) Phương pháp kiểm kê định kỳ *Phương pháp kiểm kê định kỳ
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu về cơng tác kếtốn hàng tồn kho tại công ty cổ phần nhựa y tế Mediplast.
3.1.1. Ưu điểm
- Về tổ chức sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán: được lập theo đúng quy định của nhà nước và phù hợp với chế độ kế tốn hiện hành, là cơng ty sản xuất mang tính đặc thù nên NVL ở cơng ty có rất nhiều chủng loại và quy cách khác nhau, việc quản lý hàng tồn kho đòi hỏi phải khoa học và hợp lý. Hiện nay, công tác quản lý hàng tồn kho ở công ty được tiến hành tương đối tốt.
Cuối kỳ kế tốn năm, cơng ty thành lập hội đồng kiểm kê gồm các thành phần theo quy định, tiến hành kiểm kê NVL, thành phẩm trong kho, và các bán thành phẩm, sản phẩm dở dang trong các phân xưởng. Quy trình kiểm kê chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện cho cơng tác kế tốn được thuận lợi và chính xác, cơng tác quản lý hàng tồn kho được tăng cường. Kết thúc kiểm kê kết quả được ghi trong “ Biên bản kiểm nghiệm hàng tồn kho”. Công tác kiểm kê nhằm xác định lượng tồn kho thực tế của từng vật tư, đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán, xác định số thừa thiếu và có những biện pháp xử lý kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kế tốn hàng tồn kho.
-Về tổ chức quản lý: NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, nên việc tổ chức hạch toán hàng tồn kho cũng như hạch tốn NVL tại cơng ty CP nhựa y tế MEDIPLAST đặc biệt quan tâm và tổ chức một cách khoa học, chấp hành theo đúng chế độ quy định.
Thứ nhất, NVL được phân chia một cách hợp lý.NVL ở cơng ty có số lượng
lớn, đa dạng về chủng loại, quy cách và mang những đặc điểm khác nhau. Dựa trên nội dung kinh tế, vai trò tác dụng của từng loại NVL đối với quá trình sản xuất để chia thành NVL chính, NVL phụ, phế liệu thu hồi. Trong mỗi loại trên lại được công ty quản lý theo từng nhóm, cụ thể như trong NVL chính được chia thành nhóm nhựa, gioăng, kim,…. Sau đó từ các nhóm vật tư mới quản lý theo từng mã vật tư,
tạo điều kiện cho công ty theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách dễ dàng hơn. Đặc biệt trong điều kiện kế tốn trên máy vi tính, việc phân loại hàng tồn kho theo từng nhóm và mã vật tư giúp cho công tác quản lý hàng tồn kho có hệ thống hơn.
Thứ hai, tình hình quản lý hàng tồn kho được tiến hành khá tốt, công ty sản
xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng là chủ yếu, khi nhận được đơn đặt hàng, phòng kế hoạch sản xuất căn cứ yêu cầu sản xuất để xác định lượng vật liệu cần thiết và tiến hành thu mua. Đồng thời công tác dự trữ, bảo quản hàng tồn kho được công ty thực hiện một cách hiệu quả.Công ty thường xuyên phải dự trữ một lượng NVL nhất định để cung cấp kịp thời cho sản xuất, lượng dự trữ trong kho được xác định một cách hợp lý để không gây ra tình trạng ứ đọng vốn.Cơng ty chỉ có một kho để lưu giữ tất cả các NVL, CCDC, thành phẩm và hàng hóa.Tuy nhiên trang thiết bị và điều kiện bảo quản được trang bị rất tốt. Trong kho được chia thành nhiều khu vực khác nhau để lưư trữ các laọi vật tư khác nhau theo công dụng kinh tế, sắp xếp một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việ nhập xuất vật tư khi cần thiết.
Thứ ba, về phương pháp tính trị giá xuất hàng tồn kho. Hiện nay cơng ty
đánh giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ, trong điều kiện áp dụng kế tốn máy thì hình thức này phù hợp và tương đối đơn giản.
Thứ tư, về kế toán tổng hợp và kế tốn chi tiết hàng tồn kho, cơng ty hạch
toán theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này cho phép dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu, cho phép kế toán biết được số lượng tồn kho theo từng kho tại thời điểm bất kỳ, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Trong công tác quản lý nhập -xuất- tồn kho, hàng tồn kho không những được đối chiếu giữa kế tốn và kho mà cịn được đối chiếu giữa kế toán hàng tồn kho với thống kê phân xưởng. Cơng ty hạch tốn tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xun. Nhờ đó, tình hình nhập -xuất hàng tồn kho được phản ánh thường xuyên, liên tục.Bất kỳ thời điểm nào nhà quản lý cũng có thể có được thơng tin cụ thể, chi tiết và chính xác về hàng tồn kho.
3.1.2. Hạn chế
-Về chứng từ và luân chuyển chứng từ:Hệ thống chứng từ kế toán nguyên vật liệu ở công ty được sử dụng khá đầy đủ, công tác luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, việc luân chuyển chứng từ vật liệu tại cơng ty
chưa được nhanh chóng, kế tốn 5-10 ngày mới xuống kho lấy chứng từ về phịng kế tốn, với nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra liên tục của công ty thời gian như vậy là quá dài, dẫn đến việc thơng tin kế tốn được phản ánh, xử lý chậm.
-Về kế toán chi tiết hàng tồn kho:Kế tốn chi tiết ngun vật liệu tại cơng ty cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Theo như em thấy phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện hiện tại của cơng ty vì phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Tuy nhiên sử dụng phương pháp này cũng vẫn có nhược điểm là việc ghi chép giữa kho và kế tốn vẫn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa công tác đối chiếu lại được tiến hành vào cuối quý nên hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế tốn.
-Về cơng tác kiểm kê hàng tồn kho: Trong quá trình SXKD, hàng tồn kho đặc biệt NVL thường xuyên biến động. Công tác quản lý hàng tồn kho đã được coi trọng, tuy nhiên trong quản lý và bảo quản không thể tránh khỏi nhầm lẫn, mất mát, thừa, thiếu với nhiều nguyên nhân khác nhau. Vì vậy cơng tác kiểm kê hàng tồn kho hàng năm được thực hiện nghiêm túc để phát hiện những chênh lệch giữa sổ sách và thực tế. Tuy nhiên, công tác kiểm kê được thực hiện mỗi năm 1 lần vào ngày 31/12 và khi kiểm kê sẽ báo trước cho thủ kho 1 ngày. Việc này không hiệu quả cho công ty, thủ kho có thể chuẩn bị trước làm thay đổi thực trạng hàng tồn kho, khiến cho việc kiểm kê không phát hiện ra sai sót, chênh lệch. Hơn nữa việc kiểm kê chỉ diễn ra một lần trong năm sẽ hạn chế không xử lý kịp thời những mất mát, hư hỏng, hay ứ đọng NVL kém phẩm chất từ các quý I, II, III. Cuối mỗi tháng, quý công ty chỉ biết được số lượng và giá trị NVL tồn trên sổ sách mà khơng nắm được tình hình thực tế tại kho.
-Về tổ chức quản lý và hạch toán: Mặc dù hiện nay công ty đã xây dựng được hệ thống định mức tương đối đầy đủ, từ định mức dự trữ vật tư, định mức hao hụt của vật tư, dự trữ đến định mức sử dụng vật tư cho sản xuất. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống định mức trên thực tế vẫn cịn nhiều điểm chưa chặt chẽ. Hơn nữa cơng ty vẫn chưa quan tâm nhiều đến việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Với sự biến động về giá cả và chủng loại NVL như vậy mà cho đến nay cơng ty vẫn chưa xây dựng quy trình cụ thể về trích dự phịng đối với hàng tồn kho, do đó việc
phản ánh giá trị NVL có thể cao hơn giá thị trường, ảnh hưởng đến việc đưa ra các chính sách thu mua và dự trữ NVL của đơn vị.
-Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá : Hiện nay, với công tác kế tốn hàng tồn kho số tài khoản cơng ty sử dụng là khá hợp lý. Tuy nhiên, quy trình thanh tốn tạm ứng của cơng ty vẫn cịn hơi phức tạp khi sử dụng hai tài khoản 141U và 141T.
Công ty đánh giá NVL theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ, tuy nhiên phương pháp này chưa đáp ứng được u cầu kịp thời của thơng tin kế tốn. Nhà quản lý chưa nắm được thông tin về giá trị xuất kho và tồn kho tại mọi thời điểm. Trong kỳ, kế toán chỉ theo dõi NVL xuất kho về mặt số lượng. Chỉ khi đến cuối tháng, sau khi tiến hành chạy đơn giá xuất kho, lúc đó, thơng tin về giá trị NVL xuât kho và tồn kho mới được xác định, do đó, chưa đáp ứng được yêu cầu về quản lý và sử dụng NVL.
3.2. Các kiến nghị, đề xuất về việc hồn thiện cơng tác kế tốn hàng tồn kho tạicông ty cổ phần nhựa y tế MEDIPLAST.