Biểu 3.4: Mẫu biên bản kiểm kê vật tư của Cơng ty
CƠNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST
Địa chỉ: 89 Lương Định Của – Hà Nội
BIÊN BẢN KIỂM KÊ
Vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Ngày tháng năm
Số: …… Ban kiểm kê gồm:
+ Ông/Bà:………………… – Chức vụ – Trưởng ban + Ông/Bà:………………….– Chức vụ - Ủy viên + Ông/Bà:…………………. - Chức vụ - Ủy viên Đã kiểm kê các loại:
Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Phương thức kiểm kê Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm kê
Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất 1
2
Ý kiến của Ban kiểm kê: Đại diện kỹ thuật
( ký tên)
Thủ kho
(ký tên)
Trưởng ban
(ký tên)
Bước 3: Tiến hành điều chỉnh
Sau quá trình kiểm kê cần xem xét và đưa ra những điều chỉnh cần thiết cần được thực hiện tức thời dựa trên cơ sở kết quả kiểm kê thực tế.
Sự khác nhau giữa số lượng thực tế và số liệu sổ sách được xác định sau kiểm kê được xử lý như sau:
- Điều chỉnh vào thu nhập và chi phí bất thường nếu chênh lệch và lý do khách quan.
- Thực hiện bồi thường bằng vật chất trường hợp do nguyên nhân chủ quan bằng cách khấu trừ dần vào tiền lương hàng tháng của người vi phạm. Nhưng không quá 30% lương tháng được nhận của người lao động.
d)Hồn thiện cơng tác tổ chức và hạch toán hàng tồn kho
Để đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho tại công ty không cao hơn so với giá cả thị trường và giúp các báo cáo tài chính của cơng ty phản ánh chính xác hơn. Mặt khác, trong điều kiện giá cả không ổn định và chủng loại nguyên vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng, tăng cường sản xuất. Việc lập dự phòng cho hàng tồn kho tại công ty cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST là cần thiết. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp cơng ty bình ổn giá NVL trong kho. Mặt khác, xét về phương diện tài chính, dự phịng giảm giá NVL cịn có tác dụng làm giảm lãi của cơng ty trong niên độ kế tốn, nên cơng ty tích lũy được một nguồn tài chính mà đáng lẽ nó đã được phân chia.
Mức dự phịng giảm giá hàng tồn kho được xác định như sau: Mức dự
phòng giảm =
Số lượng hàng tồn kho tại thời
X Giá gốc hàng tồn - Giá trị thuần có thể thực hiện
Việc hạch tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện thông qua TK 159 như sau:
Cuối kỳ kế tốn năm (hoặc q), khi lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 159 : Dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
+ Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế tốn năm nay lớn hơn khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phịng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi:
Nợ TK 159 : Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 : Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
Cuối cùng kế toán sẽ tiến hành lập bảng kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo mẫu sau:
Bảng 3.5: Bảng kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Mã Vật tư Tên Vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá thực tế Mức chênh lệch Mức dự phịng Cộng
e)Hồn thiện về sử dụng tài khoản và phương pháp tính giá
Về tài khoản, Công ty nên sử dụng một tài khoản tạm ứng là 141 thay vì sử dụng hai tài khoản 141U và 141T như hiện nay. Như vậy khi tạmứng cho nhân viên đi mua vật tư, kế toán tiến hành ghi Nợ TK 141 số tiền tạmứng. Khi về thanh
toán, kế tốn căn cứ vào giấy thanh tốn tạmứng và hóađơn, phiếu nhập kho để hạch tốn thẳng thơng qua TK 141 mà khơng phải thơng qua TK 141U. Q trình cụ thể như sau:
Khi tạm ứng cho cán bộ công nhân đi mua vật tư, căn cứ vào phiếu chi, kế tốn tiến hànhđịnh khoản:
Nợ TK 141:
Có TK 111:
Khi vật tư về nhập kho, căn cứ vào hóađơn và PNK kế tốn tiến hành định khoản:
Nợ TK 152: Nợ TK 133:
Có TK 141:
Phần chênh lệch kế toán sẽ viết phiếu thu hoặc phiếu chi để thanh toán. Như vậy khi hạc tốn tạmứng chỉ cần thơng qua TK 141 mà vẫnđảm bảo yêu cầu của thơng tin kế tốn mà vẫn phù hợp với chế độ kế tốn hiện hành.
Về tính giá xuất kho, trong điều kiện kế tốn trên máy vi tính, cơng ty nên sử dụng đơn giá xuất kho theo phương pháp bình qn gia quyền liên hồn. Tức là đơn giá bình qn được tính bình qn gia quyền sau mỗi lần nhập.