2.1.1.5 .Tổ chức hệ thống sổ áp dụng tại công ty
2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn hàng tồn kho tại công ty
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản
Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ là việc ghi chép phản ánh một cách tổng quát tình hình biến động của hàng tồn kho trên các tài khoản, sổ kế tốn và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu giá trị. Hiện nay công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.
a) Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập kho
Hàng này khi công ty nhập kho NVL, CCDC. Căn cứ vào chứng từ mua hàng và các chi phí phát sinh trong khâu mua, kế toán ghi:
Vật tư và hóa đơn cùng về: Nợ 152, 153:
Nợ 133:
Có 111, 112: Thanh tốn ngay Có 331: Phải trả người bán
Vật tư về mà chưa có hóa đơn: Căn cứ vào giá thỏa thuận của cán bộ thu
mua vật tư hoặc đơn giá ghi trong hợp đồng, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho số hàng trên.
Hóa đơn về mà vật tư chưa về: Trong trường hợp này, khi nhận được hóa
đơn GTGT, kế toán lưu vào hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Trong tháng khi hàng về nhập kho, nhận được phiếu nhập kho thì rút hóa đơn trong hồ sơ để xử lý.
*Mua vật tư thanh toán bằng tạm ứng:
Đối với trường hợp tạm ứng cho công nhân viên trong cơng ty, thì khi tạm ứng số tiền để đi mua vật tư, kế tóan tiền mặt viết một phiếu chi và hạch toán vào
TK 141U – Theo dõi tạm ứng. Để thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thanh toán viết một phiếu thu với nội dung là hoàn tạm ứng ( số tiền là số tiền tạm ứng) để tất toán số dư chi tiết trên TK 141U. Đồng thời, kế toán viết một phiéu chi tiền hàng với số tiền là số tiền đã thực chi để mua vật liệu. Phần này được hạch toán như sau:
Nợ TK 152, 153: Phần giá chưa có thuế Có TK 141T
Sau đó, đồng thời kế tốn hạch tốn phần chi thanh toán như sau: Nợ TK 141T: Phần giá chưa có thuế
Nợ TK 133: Thuế GTGT
Có TK 111: Tổng giá thanh toán
Chênh lệch giữa phiếu thu và phiếu chi là số tiền mà cơng ty phải thanh tốn cho người được tạm ứng (nếu chi > thu) hoặc người được tạm ứng phải hoàn lại (nếu số chi < thu). Phần chênh lệch này được thể hiện trên “giấy thanh toán tiền tạm ứng”, đây là căn cứ để kế tốn theo dõi tình hình tạm ứng đối với từng đối tượng cụ thể.
Ví dụ: Nghiệp vụ tạm ứng ngày 01/12/2012 căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng
số 01/12, ngày 01/12, phiếu chi số 01/12, giấy thanh toán tạm ứng 01/12, ngày 03/12, phiếu chi số 02/12, hóa đơn GTGT số 0016511(biểu 2.2) và phiếu nhập kho 01/12(biểu 2.3), kế toán tiến hành định khoản như sau:
Căn cứ phiếu chi số 01/12:
Nợ TK 141U: 500.000
Có TK 111: 500.000
Khi viết phiếu thu hồn tạm ứng:
Nợ TK 111: 500.000
Có TK 141U: 500.000
Như vậy trên TK 141U được tất toán hết. Nếu có chênh lệch sẽ thể hiện trên TK 141T, kế tốn sẽ viết phiếu thu hoặc phiếu chi để thanh toán phần chênh lệch.
Sau đó căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán vào máy bút tốn nhập kho bình thường:
Nợ TK 152.1: 490.000
Căn cứ phiếu chi mua hàng và phiếu chi thanh toán phần chi quá tạm ứng: Nợ TK 141T:490.000
Nợ TK 133: 49.000
Có TK 111: 539.000
*NVL không sử dụng hết nhập lại kho:
Căn cứ phiếu nhập kho của NVL thừa và phiếu xuất kho của NVL thừa đó để ghi theo định khoản:
Nợ TK 152.1, TK152.2, TK152.3:
Có TK 621: Theo đơn giá của NVL tồn kho đầu kỳ
*Nhập kho phế liệu:
Phế liệu nhập kho chủ yếu của công ty là nhựa cục bẩn, các phế phẩm bơm tiêm và phế phẩm khác. Phế phẩm được làm thủ tục nhập kho:
Nợ TK 152.6:
Có TK154E (hoặc TK154T):
Đơn giá nhập kho là đơn giá có thể bán được của phế liệu
b) Kế toán tổng hợp các trường hợp xuất kho
Hoạt động xuất kho chủ yếu của công ty CP Nhựa y tế MEDIPLAST là xuất NVL, CCDC kho cho sản xuất thành phẩm và phục vụ quản lý. Bởi vậy kế tốn cần phản ánh kịp thời, tính tốn phân bổ chính xác.
*Xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất:
Ví dụ: Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư (biểu 2.4) và theo phiếu xuất kho
số 05/12 ngày 05/12/2012(biểu 2.5), với nghiệp vụ xuất kho sau:
Xuất kho nhựa hạt đục CR 828 dùng cho phân xưởng ép nhựa kế tốn tiến hành nhập nội dung của phiếu vào máy tính theo định khoản:
Nợ TK 621E: Số lượng 5 kg
Có TK 152.1: Số lượng 5 kg
Kế tốn sẽ tập hợp chi phí NVL trực tiếp theo từng phân xưởng, cuối tháng kế tốn sẽ tiến hành tính chi phí NVL cho từng loại sản phẩm hay từng bộ phận sản xuất, từ đó lập nên “ thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ”. Do đó, việc quản lý chặt chẽ NVL xuất ra có ý nghĩa quan trọng trong mục tiêu chung là hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận.
*Xuất kho CCDC cho quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 627, 642: Có TK 153:
*Mua NVL về xuất thẳng cho sản xuất:
Khi mua vật tư về xuất thẳng cho phân xưởng , phòng kinh doanh sẽ đồng thời viết cả phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cho số vật tư xuất thẳng. Do đó khi nhập liệu vào máy, trường hợp này, trình tự kế tốn và trình tự nhập liệu tương tự như các phiếu xuất và phiếu nhập vật tư qua kho.
Ví dụ: ngày 17/12/2012 Công ty mua của công ty Xăng dầu Quân đội 50 lít
dầu Diezen 0.25s giá mua chưa có thuế ghi trên hóa đơn GTGT là 510000 đồng, thuế GTGT là 51000 đồng, tổng giá thanh toán là 561000 đồng, số dầu này được dùng thẳng cho phân xưởng thành phẩm, phòng kinh doanh viết đồng thời cả phiếu nhập kho số 22/12 và phiếu xuất kho số 25/12 cho số hàng mua về dùng thẳng cho sản xuất. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152.3: 510000
Nợ TK 133: 51000
Có TK 331: 561000
Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho số 25/12 xuất dầu Diezen cho phân xưởng thành phẩm.
Nợ TK 621T: số lượng 50 lít
Có TK 152.3: Số lượng 50 lít
*Xuất bán phế liệu:
Trong quá trình sản xuất thường sinh ra phế liệu, một số bị thải loại, một số vẫn có giá trị thu hồi và được nhập kho. Khi có điều kiện cơng ty có thể xuát bán các phế liệu trên.Về cơ bản các bước hạch toán vẫn như các trường hợp trên. Tuy nhiên điều khác biệt là khi xuất bán phế liệu thì hạch tốn qua tài khoản 642.2
-Phần ghi nhận phế liệu xuất kho được hạch toán như sau: Nợ TK 642.2
-Phần thu từ bán phế liệu được cơng ty hạch tốn như sau: Nợ TK 111, 112:
Có TK 642.2: theo giá bán
Do vậy, phần chênh lệch giữa đơn giá xuất kho phế liệu bán và phần doanh thu bán phế liệu được hạch toán vào tài khoản 642.2
Như vậy phế liệu được xem là một khoản thiệt hại của công ty liên quan đến quản lý doanh nghiệp.Doanh nghiệp ln tìm cách giảm lượng phế liệu ở mức thấp nhất. Đồng thời mỗi khi sinh ra phế liệu phải hết sức tăng cường công tác thu hồi phế liệu để có thể bù đắp phần nào chi phí bỏ ra.
*Xuất kho thành phẩm:
Nợ TK 632:
Có TK 155: giá trị tính theo giá BQGQ cả kỳ Nợ TK 111,112,131:
Có TK 511: giá bán chưa thuế Có TK 3331: thuế GTGT