2.1.1.5 .Tổ chức hệ thống sổ áp dụng tại công ty
2.1.2.1. Nhân tố bên trong
a) Đặc điểm hoạt động sản xuất của doanh nghiệp
Công Ty Cổ Phần Nhựa y tế MEDIPLAST là công ty hạch toán kinh tế độc lập, chuyên cung cấp các loại thiết bị y tế như bơm tiêm dùng 1 lần, bơm tiêm tự khóa K1, dây chuyền dịch, kim chuyền cánh bướm, nhựa y tế, nhựa cơng nghiệp thực phẩm
→ Hạch tốn kinh tế độc lập giúp doanh nghiệp chủ động và linh hoạt trong việc tổ chức cơng tác kế tốn hàng tồn kho.
b) Đặc điểm công tác tổ chức quản lý của doanh nghiệp
Bộ máy tổ chức quản lý của Cơng ty theo mơ hình trực tuyến - chức năng. Mơ hình trực tuyến – chức năng là sự kết hợp của các quan hệ điều khiển – phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mưu – hướng dẫn ở mỗi cấp. Cơ cấu này tạo ra một khung hành chính vững chắc đồng thời thống nhất và linh hoạt được cơng tác chỉ huy và thực hiện. Nhờ đó, cơng tác kế tốn hàng tồn kho cũng có tính thống nhất, đồng thời có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu.Tuy nhiên, mơ hình tổ chức này tạo ra sự cồng kềnh trong bộ máy tổ chức nên có phần làm cơng tác kế tốn hàng tồn kho với các khâu về q trình ln chuyển cịn chậm chạp, nhiều thủ tục rườm rà.
2.1.2.2. Nhân tố bên ngồi
a) Nhân tố chính trị, pháp luật
Tình hình chính trị, pháp luật ổn định cùng với chính sách chủ động hội nhập quốc tế trong nước là một điều kiện thuận lợi cho việc bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tất cả các doanh nghiệp trong việc đầu tư. Sự ổn định về chính trị trong nước là một ưu thế trong việc tạo lập và triển khai các chiến lược dài hạn cuả các công ty.Việt Nam được đánh giá là nước có nền chính trị ổn định trong khu vực Châu Á,
đặc biệt trong khối ASEAN. Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất làm nền tảng cho sự tăng trưởng của kinh tế Việt Nam và tạo lợi thế trong việc thu hút đầu tư nước ngoài trong những thập niên qua và trong tương lai. Vì thế, các cơng ty trong nước có điều kiện phát triển ổn định, bền vững và có cơ hội tiếp xúc, tạo lập mối quan hệ với các đối tác nước ngoài.
→ Điều này cũng tạo nền tảng bền vững, ổn định cho cơng tác kế tốn hàng tồn kho.Nhờ chính trị, pháp luật ổn định vấn đề mua vào bán ra cũng được tạo những điều kiện nhất định, công tác dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhờ thế được tính tốn kĩ lưỡng và đem lại hiệu quả cao.
Tuy nhiên, khi được Nhà nước ngày càng khuyến khích đầu tư ở mọi thành phần kinh tế thì hầu như cơng ty cũng bị cạnh tranh mạnh mẽ từ các công ty cùng kinh doanh cùng ngành nghề cả trong và nước ngoài dẫn đến giảm sản lượng đáng kể, địi hỏi cơng ty nhựa phải có một chiến lược đúng đắn để phát triển, giữ vững năng lực cạnh tranh của mình trước các đối thủ cạnh tranh khác khi mà nhà nước ngày càng khuyến khích các thành phần kinh tế phát triển.Vì có cạnh tranh nên việc tính tốn cơng tác hàng tồn kho trong khâu dữ trữ, giảm giá phải thật chính xác.
b) Nhân tố cơng nghệ
Nhân tố cơng nghệ có tác động to lớn đến sự phát triển của công tác kế toán hàng tồn kho. Khoa học cơng nghệ phát triển đã giúp phần mềm kế tốn tiện ích ra đời. Đây cũng là cơng cụ giúp tương tác xử lý các hóa đơn chứng từ, cũng như tính tốn về mặt chi phí, giá trị chính xác và đơn giản hơn nhiều. Đồng thời, phổ cập mạng internet toàn cầu cũng là cầu nối quan trọng cho việc cập nhật thường xuyên các thông tin về giá cả, lãi suất, tình hình chính trị cũng như phương thức thanh tốn, vận chuyển hiệuquả nhất. Nhờ cơng nghệ phát triền, cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn hàng tồn kho nói riêng dễ dàng thực hiện và gọn nhẹ hơn so với phương pháp thủ công thông thường.
2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn hàng tồn kho tại cơng ty
2.2.1. Đặc điểm hàng tồn kho tại công ty
Công ty CP nhựa y tế Mediplast là công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các loại bơm tiêm, dây chuyền dịch và các sản phẩm nhựa y tế khác do đó hàng tồn
kho của cơng ty bao gồm chủ yếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang và thành phẩm.
Sản phẩm có nhiều chi tiết với quy cách kích cỡ khác nhau nên nguyên vật liệu để sản xuât rất đa dạng.Hơn nữa vì là doanh nghiệp sản xuất nên nguyên vật liệu khá quan trọng đối với cơng tác kế tốn. C ơng tác phân loại NVL liên quan đến kế tốn chi tiết, kế tốn tổng hợp và cơng tác quản lý hàng tồn kho. Do đó cơng ty rất chú trọng đến việc phân loại NVL một cách hợp lý nhất. NVL ở công ty Cổ phần Nhựa y té MEDIPLAST được chia thành các loại sau:
-Ngun vật liệu chính: để hình thành nên các sản phẩm; công ty phải sử dụng một lượng lớn các NVL chính, phần làm nên thực thể của các sản phẩm gọi chung là NVL chính và được hạch tốn vào tài khoản 152.1. Việc quản lý NVL được tiến hành trên phần mềm kế toán KTSYS cụ thể như sau:
+ Nhựa hạt (PP760J, PVC Huy Hiếu, RC 828,…) +Kim (kim HQuốc 2535, kim Nhật 25G*1,……)
+Gioăng (Gioăng 1ml TQuốc, Gioăng 3 ml TQuốc,……)
-Vật liệu phụ: là những NVL có tác dụng trong q trình SX, được sử dụng kết hợp với NVL chính để hồn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của các sản phẩm, được hạch toán vào TK 152.2.
+Hộp đựng nhỏ duplex (hộp đựng 100 bơm tiêm) +Thùng đựng lớn carton (thùng đựng 100 hộp duplex) +Mực in (dùng để in vạch)
+Film đóng gói
+Vật liệu phụ khác như băng keo, đề can,….
-Nhiên liệu:là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: dầu Diezen, ga, EOGAS,… dùng để tiệt trùng bơm tiêm. Nhiên liệu được cơng ty hạch tốn vào tài khoản 152.3
-Phế liệu: phế liệu sau quá trình SX như nhựa cục bẩn, các phế phẩm từ bán thành phẩm hoặc phế phẩm từ thành phẩm. Phế liệu được công ty theo dõi trên TK 152.6
Công cụ dụng cụ (CCDC) là những tư liệu lao động, sản xuất. CCDC trong công ty bao gồm nhiều loại, cụ thể là quần áo bảo hộ lao động, giẻ lau may, bơm
thủy lực, xe nâng hàng, giấy ráp, dao tiện, đá mài, dũa kim cương, túi PE đựng BTP,….
Các thành phẩm khi nhập kho bao gồm
+ Bơm tiêm 1cc (kim Nhật, kim HQuốc,….) hạch toán vào TK 155.B1 + Bơm tiêm 20cc kim Nhật 23G*1 hạch toán vào TK 155.B2
+Bơm tiêm 5cc (kim 23G*1, kim 18G*1,…..) hạch toán vào TK 155.B3 +Hộp đựng thuốc cả bộ, hộp thuốc trịn hạch tốn vào TK 155.HT
2.2.1. Kế toán chi tiết hàng tồn kho
Hiện nay, cơng ty đang hạch tốn chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này giúp kế tốn dễ dàng thực hiện các cơng việc kiểm tra, đối chiếu từ đó dễ dàng phát hiện ra các sai sót trong q trình ghi chép, hạch tốn, nhập dữ liệu. Bên cạnh đó, phương pháp này cịn giúp giám sát chặt chẽ tình hình nhâp – xuất – tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị. Theo phương pháp này, kế toán hạch toán chi tiết trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,….Trình tự hạch tốn chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song được khái quát theo sơ đồ sau (sơ đồ 1.1 phần phụ lục).
2.2.1.1. Kế toán chi tiết tại kho
Tại kho, thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định của BTC để thực hiện ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho của hàng tồn kho hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu, thành phẩm và được sắp xếp theo nhóm để thuận tiện trong việc ghi chép và kiểm tra, đối chiếu với kế toán.
Hàng ngày, khi nhận chứng từ kế toán về nhập – xuất kho NVL ( phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau đó, tiến hành thực nhập và thực xuất NVL, ghi số thực nhập – xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và thẻ kho.
Các chứng từ nhập – xuất kho, được thủ kho sắp xếp riêng theo từng loại vật liệu để định kỳ 5 – 10 ngày kế tốn xuống kho lấy về phịng kế tốn để hạch tốn.
Ví dụ: Từ phiếu nhập kho số 01/12 ( biểu 2.3) ngày 03/02/2012 và phiếu
thủ kho sẽ lập thẻ kho đối với loại vật liệu Nhựa hạt đục CR 828 như sau: (biểu 2.1
phần phụ lục)
2.2.1.2. Kế toán chi tiết tại phịng kế tốn
Tại phịng kế tốn, định kỳ 5 -10 ngày kế toán nhận chứng từ nhập – xuất từ thủ kho chuyển lên. Khi nhận được chứng từ, việc đầu tiên kế tốn làm đó là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau khi kiểm tra dựa vào các chứng từ đó, kế tốn nguyên vật liệu tiến hành phân loại chứng từ. Chứng từ được kế toán NVL phân loại như sau: phân loại theo từng nhóm, loại vật liệu, sau đó tiếp tục phân loại theo hình thức thanh tốn (đối với chứng từ nhập kho) hoặc theo đối tượng sử dụng ( đối với chứng từ xuất kho).
Căn cứ vào chứng từ nhập – xuất trên, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Phần mềm kế toán sẽ tự động vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế tốn NVL sẽ in sổ ra và đóng thành quyển.
Trên sổ chi tiết, nguyên vật liệu được theo dõi cả về số lượng và giá trị. Định kỳ kế toán NVL và thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu sổ sách (sổ chi tiết với thẻ kho) để đảm bảo sự chính xác trong hạch tốn, ghi chép kịp thời phát hiện và xử lý sai sót ( nếu có).
Ví dụ: Với phiếu nhập kho số 01/12 (biểu 2.3) ngày 03/12/2012 và phiếu
xuất kho số 05/12 (biểu 2.5) ngày 05/12/2012 cùng với các chứng từ nhập xuất khác, kế toán nhập dữ liệu vào máy, hệ thống sẽ tự động lên sổ chi tiết loại vật liệu “ nhựa hạt đục CR 828” theo mẫu sau: (biểu 2.6 phụ lục)
Cuối tháng, từ số liệu kế toán chi tiết của các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, số liệu kế toán sẽ đươc tổng hợp để vào bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn của cơng ty theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu. Số liệu trên bảng kê này sẽ được dùng để đối chiếu với Sổ Cái (biểu 2.7). Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của công ty cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAS T có mẫu như sau: (biểu 2.8 phụ lục)
2.2.2. Kế toán tổng hợp
2.2.2.1. Hạch tốn ban đầu
Để theo dõi chi tiết tình hình hàng tồn kho, kế tốn thường sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
- Phiếu xuất kho (biểu 2.5) - Thẻ kho (sổ kho)(biểu 2.1)
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, thành phẩm (biểu 2.6)
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu, dụng cụ,…….(biểu 2.8) a) Chứng từ kế toán tăng hàng tồn kho
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST được khái quát theo sơ đồ sau: (sơ đồ 2.3)
b) Chứng từ kế toán giảm hàng tồn kho
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST được khái quát theo sơ đồ sau: (sơ đồ 2.4)
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
-TK152: Nguyên vật liệu, TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại NVL trong kho của doanh nghiệp. Căn cứ vào tình hình sử dụng và quản lý NVL, tài khoản này được công ty mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 152.1: Nguyên, vật liệu chính + TK 152.2: Nguyên, vật liệu phụ + TK 152.3: Nhiên liệu
+ TK 152.6: Phế liệu
-TK 153: Công cụ, dụng cụ; TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại CCDC trong kho của doanh nghiệp; TK có 2 tài khoản cấp 2:
+TK 153.1: Cơng cụ, dụng cụ +TK 153.2: Bao bì ln chuyển
-TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, dùng để tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành. Tài khoản này cũng được chi tiết thành các tài khoản cấp 2:
+ TK 154E: Chi phí sản xuất dở dang phân xưởng ép
+TK 154T: Chi phí sản phẩm dở dang phân xưởng thành phẩm
-TK 155: Thành phẩm, dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm doanh nghiệp
Để hạch tốn nhập, xuất hàng tồn kho kế tốn cịn sử dụng các tài khoản sau: TK 331, TK 133
-TK 141: Tạm ứng. Công ty cũng mở 2 tài khoản chi tiết gồm TK 141U và TK 141T dùng để thanh tốn với cơng nhân viên trong cơng ty. Trong đó:
+TK 141U: Theo dõi tạm ứng +TK 141T: Theo dõi mua hàng
Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 621, TK 622,TK 627, TK 641, TK 642, TK 632,….
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản
Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ là việc ghi chép phản ánh một cách tổng quát tình hình biến động của hàng tồn kho trên các tài khoản, sổ kế tốn và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu giá trị. Hiện nay công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.
a) Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập kho
Hàng này khi công ty nhập kho NVL, CCDC. Căn cứ vào chứng từ mua hàng và các chi phí phát sinh trong khâu mua, kế tốn ghi:
Vật tư và hóa đơn cùng về: Nợ 152, 153:
Nợ 133:
Có 111, 112: Thanh tốn ngay Có 331: Phải trả người bán
Vật tư về mà chưa có hóa đơn: Căn cứ vào giá thỏa thuận của cán bộ thu
mua vật tư hoặc đơn giá ghi trong hợp đồng, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho số hàng trên.
Hóa đơn về mà vật tư chưa về: Trong trường hợp này, khi nhận được hóa
đơn GTGT, kế tốn lưu vào hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Trong tháng khi hàng về nhập kho, nhận được phiếu nhập kho thì rút hóa đơn trong hồ sơ để xử lý.
*Mua vật tư thanh toán bằng tạm ứng:
Đối với trường hợp tạm ứng cho cơng nhân viên trong cơng ty, thì khi tạm ứng số tiền để đi mua vật tư, kế tóan tiền mặt viết một phiếu chi và hạch toán vào
TK 141U – Theo dõi tạm ứng. Để thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thanh toán viết một phiếu thu với nội dung là hoàn tạm ứng ( số tiền là số tiền tạm ứng) để tất toán số dư chi tiết trên TK 141U. Đồng thời, kế toán viết một phiéu chi tiền hàng với số tiền là số tiền đã thực chi để mua vật liệu. Phần này được hạch toán như sau:
Nợ TK 152, 153: Phần giá chưa có thuế Có TK 141T
Sau đó, đồng thời kế tốn hạch tốn phần chi thanh tốn như sau: Nợ TK 141T: Phần giá chưa có thuế
Nợ TK 133: Thuế GTGT
Có TK 111: Tổng giá thanh toán
Chênh lệch giữa phiếu thu và phiếu chi là số tiền mà cơng ty phải thanh tốn cho người được tạm ứng (nếu chi > thu) hoặc người được tạm ứng phải hoàn lại (nếu số chi < thu). Phần chênh lệch này được thể hiện trên “giấy thanh toán tiền tạm ứng”, đây là căn cứ để kế tốn theo dõi tình hình tạm ứng đối với từng đối tượng cụ thể.
Ví dụ: Nghiệp vụ tạm ứng ngày 01/12/2012 căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng
số 01/12, ngày 01/12, phiếu chi số 01/12, giấy thanh toán tạm ứng 01/12, ngày 03/12, phiếu chi số 02/12, hóa đơn GTGT số 0016511(biểu 2.2) và phiếu nhập kho 01/12(biểu 2.3), kế toán tiến hành định khoản như sau:
Căn cứ phiếu chi số 01/12:
Nợ TK 141U: 500.000
Có TK 111: 500.000
Khi viết phiếu thu hoàn tạm ứng:
Nợ TK 111: 500.000
Có TK 141U: 500.000
Như vậy trên TK 141U được tất tốn hết. Nếu có chênh lệch sẽ thể hiện trên TK 141T, kế toán sẽ viết phiếu thu hoặc phiếu chi để thanh tốn phần chênh lệch.
Sau đó căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế tốn vào máy bút tốn nhập kho bình thường:
Nợ TK 152.1: 490.000
Căn cứ phiếu chi mua hàng và phiếu chi thanh toán phần chi quá tạm ứng: