2.1.1.5 .Tổ chức hệ thống sổ áp dụng tại công ty
2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn hàng tồn kho tại công ty
2.2.1.1. Kế toán chi tiết tại kho
Tại kho, thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định của BTC để thực hiện ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho của hàng tồn kho hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu, thành phẩm và được sắp xếp theo nhóm để thuận tiện trong việc ghi chép và kiểm tra, đối chiếu với kế toán.
Hàng ngày, khi nhận chứng từ kế toán về nhập – xuất kho NVL ( phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau đó, tiến hành thực nhập và thực xuất NVL, ghi số thực nhập – xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và thẻ kho.
Các chứng từ nhập – xuất kho, được thủ kho sắp xếp riêng theo từng loại vật liệu để định kỳ 5 – 10 ngày kế tốn xuống kho lấy về phịng kế tốn để hạch tốn.
Ví dụ: Từ phiếu nhập kho số 01/12 ( biểu 2.3) ngày 03/02/2012 và phiếu
thủ kho sẽ lập thẻ kho đối với loại vật liệu Nhựa hạt đục CR 828 như sau: (biểu 2.1
phần phụ lục)
2.2.1.2. Kế toán chi tiết tại phịng kế tốn
Tại phịng kế tốn, định kỳ 5 -10 ngày kế toán nhận chứng từ nhập – xuất từ thủ kho chuyển lên. Khi nhận được chứng từ, việc đầu tiên kế tốn làm đó là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau khi kiểm tra dựa vào các chứng từ đó, kế tốn nguyên vật liệu tiến hành phân loại chứng từ. Chứng từ được kế toán NVL phân loại như sau: phân loại theo từng nhóm, loại vật liệu, sau đó tiếp tục phân loại theo hình thức thanh tốn (đối với chứng từ nhập kho) hoặc theo đối tượng sử dụng ( đối với chứng từ xuất kho).
Căn cứ vào chứng từ nhập – xuất trên, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Phần mềm kế toán sẽ tự động vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán NVL sẽ in sổ ra và đóng thành quyển.
Trên sổ chi tiết, nguyên vật liệu được theo dõi cả về số lượng và giá trị. Định kỳ kế toán NVL và thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu sổ sách (sổ chi tiết với thẻ kho) để đảm bảo sự chính xác trong hạch tốn, ghi chép kịp thời phát hiện và xử lý sai sót ( nếu có).
Ví dụ: Với phiếu nhập kho số 01/12 (biểu 2.3) ngày 03/12/2012 và phiếu
xuất kho số 05/12 (biểu 2.5) ngày 05/12/2012 cùng với các chứng từ nhập xuất khác, kế toán nhập dữ liệu vào máy, hệ thống sẽ tự động lên sổ chi tiết loại vật liệu “ nhựa hạt đục CR 828” theo mẫu sau: (biểu 2.6 phụ lục)
Cuối tháng, từ số liệu kế toán chi tiết của các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, số liệu kế toán sẽ đươc tổng hợp để vào bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn của công ty theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu. Số liệu trên bảng kê này sẽ được dùng để đối chiếu với Sổ Cái (biểu 2.7). Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của công ty cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAS T có mẫu như sau: (biểu 2.8 phụ lục)
2.2.2. Kế tốn tổng hợp
2.2.2.1. Hạch toán ban đầu
Để theo dõi chi tiết tình hình hàng tồn kho, kế tốn thường sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
- Phiếu xuất kho (biểu 2.5) - Thẻ kho (sổ kho)(biểu 2.1)
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, thành phẩm (biểu 2.6)
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu, dụng cụ,…….(biểu 2.8) a) Chứng từ kế toán tăng hàng tồn kho
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST được khái quát theo sơ đồ sau: (sơ đồ 2.3)
b) Chứng từ kế toán giảm hàng tồn kho
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST được khái quát theo sơ đồ sau: (sơ đồ 2.4)
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
-TK152: Nguyên vật liệu, TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại NVL trong kho của doanh nghiệp. Căn cứ vào tình hình sử dụng và quản lý NVL, tài khoản này được công ty mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 152.1: Nguyên, vật liệu chính + TK 152.2: Nguyên, vật liệu phụ + TK 152.3: Nhiên liệu
+ TK 152.6: Phế liệu
-TK 153: Công cụ, dụng cụ; TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại CCDC trong kho của doanh nghiệp; TK có 2 tài khoản cấp 2:
+TK 153.1: Cơng cụ, dụng cụ +TK 153.2: Bao bì luân chuyển
-TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, dùng để tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành. Tài khoản này cũng được chi tiết thành các tài khoản cấp 2:
+ TK 154E: Chi phí sản xuất dở dang phân xưởng ép
+TK 154T: Chi phí sản phẩm dở dang phân xưởng thành phẩm
-TK 155: Thành phẩm, dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm doanh nghiệp
Để hạch tốn nhập, xuất hàng tồn kho kế tốn cịn sử dụng các tài khoản sau: TK 331, TK 133
-TK 141: Tạm ứng. Công ty cũng mở 2 tài khoản chi tiết gồm TK 141U và TK 141T dùng để thanh tốn với cơng nhân viên trong cơng ty. Trong đó:
+TK 141U: Theo dõi tạm ứng +TK 141T: Theo dõi mua hàng
Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 621, TK 622,TK 627, TK 641, TK 642, TK 632,….
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản
Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ là việc ghi chép phản ánh một cách tổng quát tình hình biến động của hàng tồn kho trên các tài khoản, sổ kế tốn và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu giá trị. Hiện nay công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.
a) Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập kho
Hàng này khi công ty nhập kho NVL, CCDC. Căn cứ vào chứng từ mua hàng và các chi phí phát sinh trong khâu mua, kế tốn ghi:
Vật tư và hóa đơn cùng về: Nợ 152, 153:
Nợ 133:
Có 111, 112: Thanh tốn ngay Có 331: Phải trả người bán
Vật tư về mà chưa có hóa đơn: Căn cứ vào giá thỏa thuận của cán bộ thu
mua vật tư hoặc đơn giá ghi trong hợp đồng, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho số hàng trên.
Hóa đơn về mà vật tư chưa về: Trong trường hợp này, khi nhận được hóa
đơn GTGT, kế toán lưu vào hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Trong tháng khi hàng về nhập kho, nhận được phiếu nhập kho thì rút hóa đơn trong hồ sơ để xử lý.
*Mua vật tư thanh toán bằng tạm ứng:
Đối với trường hợp tạm ứng cho cơng nhân viên trong cơng ty, thì khi tạm ứng số tiền để đi mua vật tư, kế tóan tiền mặt viết một phiếu chi và hạch tốn vào
TK 141U – Theo dõi tạm ứng. Để thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thanh toán viết một phiếu thu với nội dung là hoàn tạm ứng ( số tiền là số tiền tạm ứng) để tất toán số dư chi tiết trên TK 141U. Đồng thời, kế toán viết một phiéu chi tiền hàng với số tiền là số tiền đã thực chi để mua vật liệu. Phần này được hạch tốn như sau:
Nợ TK 152, 153: Phần giá chưa có thuế Có TK 141T
Sau đó, đồng thời kế tốn hạch tốn phần chi thanh toán như sau: Nợ TK 141T: Phần giá chưa có thuế
Nợ TK 133: Thuế GTGT
Có TK 111: Tổng giá thanh toán
Chênh lệch giữa phiếu thu và phiếu chi là số tiền mà cơng ty phải thanh tốn cho người được tạm ứng (nếu chi > thu) hoặc người được tạm ứng phải hoàn lại (nếu số chi < thu). Phần chênh lệch này được thể hiện trên “giấy thanh toán tiền tạm ứng”, đây là căn cứ để kế tốn theo dõi tình hình tạm ứng đối với từng đối tượng cụ thể.
Ví dụ: Nghiệp vụ tạm ứng ngày 01/12/2012 căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng
số 01/12, ngày 01/12, phiếu chi số 01/12, giấy thanh toán tạm ứng 01/12, ngày 03/12, phiếu chi số 02/12, hóa đơn GTGT số 0016511(biểu 2.2) và phiếu nhập kho 01/12(biểu 2.3), kế toán tiến hành định khoản như sau:
Căn cứ phiếu chi số 01/12:
Nợ TK 141U: 500.000
Có TK 111: 500.000
Khi viết phiếu thu hồn tạm ứng:
Nợ TK 111: 500.000
Có TK 141U: 500.000
Như vậy trên TK 141U được tất tốn hết. Nếu có chênh lệch sẽ thể hiện trên TK 141T, kế toán sẽ viết phiếu thu hoặc phiếu chi để thanh toán phần chênh lệch.
Sau đó căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế tốn vào máy bút tốn nhập kho bình thường:
Nợ TK 152.1: 490.000
Căn cứ phiếu chi mua hàng và phiếu chi thanh toán phần chi quá tạm ứng: Nợ TK 141T:490.000
Nợ TK 133: 49.000
Có TK 111: 539.000
*NVL khơng sử dụng hết nhập lại kho:
Căn cứ phiếu nhập kho của NVL thừa và phiếu xuất kho của NVL thừa đó để ghi theo định khoản:
Nợ TK 152.1, TK152.2, TK152.3:
Có TK 621: Theo đơn giá của NVL tồn kho đầu kỳ
*Nhập kho phế liệu:
Phế liệu nhập kho chủ yếu của công ty là nhựa cục bẩn, các phế phẩm bơm tiêm và phế phẩm khác. Phế phẩm được làm thủ tục nhập kho:
Nợ TK 152.6:
Có TK154E (hoặc TK154T):
Đơn giá nhập kho là đơn giá có thể bán được của phế liệu
b) Kế toán tổng hợp các trường hợp xuất kho
Hoạt động xuất kho chủ yếu của công ty CP Nhựa y tế MEDIPLAST là xuất NVL, CCDC kho cho sản xuất thành phẩm và phục vụ quản lý. Bởi vậy kế tốn cần phản ánh kịp thời, tính tốn phân bổ chính xác.
*Xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất:
Ví dụ: Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư (biểu 2.4) và theo phiếu xuất kho
số 05/12 ngày 05/12/2012(biểu 2.5), với nghiệp vụ xuất kho sau:
Xuất kho nhựa hạt đục CR 828 dùng cho phân xưởng ép nhựa kế toán tiến hành nhập nội dung của phiếu vào máy tính theo định khoản:
Nợ TK 621E: Số lượng 5 kg
Có TK 152.1: Số lượng 5 kg
Kế tốn sẽ tập hợp chi phí NVL trực tiếp theo từng phân xưởng, cuối tháng kế tốn sẽ tiến hành tính chi phí NVL cho từng loại sản phẩm hay từng bộ phận sản xuất, từ đó lập nên “ thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ”. Do đó, việc quản lý chặt chẽ NVL xuất ra có ý nghĩa quan trọng trong mục tiêu chung là hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận.
*Xuất kho CCDC cho quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 627, 642: Có TK 153:
*Mua NVL về xuất thẳng cho sản xuất:
Khi mua vật tư về xuất thẳng cho phân xưởng , phòng kinh doanh sẽ đồng thời viết cả phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cho số vật tư xuất thẳng. Do đó khi nhập liệu vào máy, trường hợp này, trình tự kế tốn và trình tự nhập liệu tương tự như các phiếu xuất và phiếu nhập vật tư qua kho.
Ví dụ: ngày 17/12/2012 Công ty mua của công ty Xăng dầu Quân đội 50 lít
dầu Diezen 0.25s giá mua chưa có thuế ghi trên hóa đơn GTGT là 510000 đồng, thuế GTGT là 51000 đồng, tổng giá thanh toán là 561000 đồng, số dầu này được dùng thẳng cho phân xưởng thành phẩm, phòng kinh doanh viết đồng thời cả phiếu nhập kho số 22/12 và phiếu xuất kho số 25/12 cho số hàng mua về dùng thẳng cho sản xuất. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152.3: 510000
Nợ TK 133: 51000
Có TK 331: 561000
Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho số 25/12 xuất dầu Diezen cho phân xưởng thành phẩm.
Nợ TK 621T: số lượng 50 lít
Có TK 152.3: Số lượng 50 lít
*Xuất bán phế liệu:
Trong q trình sản xuất thường sinh ra phế liệu, một số bị thải loại, một số vẫn có giá trị thu hồi và được nhập kho. Khi có điều kiện cơng ty có thể xuát bán các phế liệu trên.Về cơ bản các bước hạch toán vẫn như các trường hợp trên. Tuy nhiên điều khác biệt là khi xuất bán phế liệu thì hạch toán qua tài khoản 642.2
-Phần ghi nhận phế liệu xuất kho được hạch toán như sau: Nợ TK 642.2
-Phần thu từ bán phế liệu được cơng ty hạch tốn như sau: Nợ TK 111, 112:
Có TK 642.2: theo giá bán
Do vậy, phần chênh lệch giữa đơn giá xuất kho phế liệu bán và phần doanh thu bán phế liệu được hạch toán vào tài khoản 642.2
Như vậy phế liệu được xem là một khoản thiệt hại của công ty liên quan đến quản lý doanh nghiệp.Doanh nghiệp ln tìm cách giảm lượng phế liệu ở mức thấp nhất. Đồng thời mỗi khi sinh ra phế liệu phải hết sức tăng cường công tác thu hồi phế liệu để có thể bù đắp phần nào chi phí bỏ ra.
*Xuất kho thành phẩm:
Nợ TK 632:
Có TK 155: giá trị tính theo giá BQGQ cả kỳ Nợ TK 111,112,131:
Có TK 511: giá bán chưa thuế Có TK 3331: thuế GTGT
2.2.2.5. Sổ sách, báo cáo
Số liệu sau khi được nhập vào máy sẽ được lưu trong các tệp chương trình, khi cần kế tốn có thể in ra các sổ kế tốn chi tiết, sổ kế toán tổng hợp để phục vụ cho kế tốn qu trị và kế tốn tài chính cụ thể như: sổ chi tiết TK 152 (biểu 2.6), sổ
cái TK 152, sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hóa (biểu 2.7), sổ cái TK 331, sổ chi tiết TK 331, sổ nhật ký chung,….
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ VIỆC HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN HÀNG TỒN KHO TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NHỰA
Y TẾ MEDIPLAST
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu về cơng tác kế tốn hàng tồn khotại công ty cổ phần nhựa y tế Mediplast. tại công ty cổ phần nhựa y tế Mediplast.
3.1.1. Ưu điểm
- Về tổ chức sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán: được lập theo đúng quy định của nhà nước và phù hợp với chế độ kế tốn hiện hành, là cơng ty sản xuất mang tính đặc thù nên NVL ở cơng ty có rất nhiều chủng loại và quy cách khác nhau, việc quản lý hàng tồn kho đòi hỏi phải khoa học và hợp lý. Hiện nay, công tác quản lý hàng tồn kho ở công ty được tiến hành tương đối tốt.
Cuối kỳ kế tốn năm, cơng ty thành lập hội đồng kiểm kê gồm các thành phần theo quy định, tiến hành kiểm kê NVL, thành phẩm trong kho, và các bán thành phẩm, sản phẩm dở dang trong các phân xưởng. Quy trình kiểm kê chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện cho cơng tác kế tốn được thuận lợi và chính xác, cơng tác quản lý hàng tồn kho được tăng cường. Kết thúc kiểm kê kết quả được ghi trong “ Biên bản kiểm nghiệm hàng tồn kho”. Công tác kiểm kê nhằm xác định lượng tồn kho thực tế của từng vật tư, đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán, xác định số thừa thiếu và có những biện pháp xử lý kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán hàng tồn kho.
-Về tổ chức quản lý: NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, nên việc tổ chức hạch toán hàng tồn kho cũng như hạch tốn NVL tại cơng ty CP nhựa y tế MEDIPLAST đặc biệt quan tâm và tổ chức một cách khoa học, chấp hành theo đúng chế độ quy định.
Thứ nhất, NVL được phân chia một cách hợp lý.NVL ở cơng ty có số lượng
lớn, đa dạng về chủng loại, quy cách và mang những đặc điểm khác nhau. Dựa trên nội dung kinh tế, vai trò tác dụng của từng loại NVL đối với q trình sản xuất để chia thành NVL chính, NVL phụ, phế liệu thu hồi. Trong mỗi loại trên lại được cơng ty quản lý theo từng nhóm, cụ thể như trong NVL chính được chia thành nhóm nhựa, gioăng, kim,…. Sau đó từ các nhóm vật tư mới quản lý theo từng mã vật tư, tạo điều kiện cho công ty theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách dễ dàng hơn.