CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TỐN CHI PHÍ
2.2. Thực trạng của kế tốn tập hợp chi phí xây dựng cơng trình nhà xưởng sản
2.2.2 Kế toán nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu là một khoản mục chi phí trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành cơng trình xây dựng vì vậy việc hạch tốn chính xác và đầy đủ nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt. Nó giúp kế tốn xác định được mức tiêu hao thực tế trong q trình thi cơng và đảm bảo tính chính xác của giá thành cơng trình xây dựng. Cơng ty 19 đã tiến hành hạch toán trực tiếp vào từng đối tượng sử dụng ( các cơng trình, hạng mục cơng trình ) theo giá thực tế phát sinh của từng loại nguyên vật liệu đó. Nguyên vật liệu mua về sẽ được làm thủ tục nhập, xuất thẳng cho cơng trình cần dùng, không để lưu kho, nhu cầu dùng bao nhiêu sẽ nhập xuất thẳng bấy nhiêu.
a. Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng tại công ty 19
- Nguyên vật liệu sử dụng tại công ty gồm nhiều chủng loại như: sắt, thép, xi măng, que hàn, đá, cát, đinh, dây thép... Để quản lý vật liệu sử dụng cho các cơng trình xây dựng, kế tốn đặt mã vật tư cho từng loại vật liệu. Ví dụ Thép trịn trơn phi 6 được đặt mã là 4TTTP6, thép tròn trơn phi 8, 18, 20, 22 sẽ có mã 4TTTP8, 4TTTP18, 4TTTP20, TTTP22...trong đó 4 mã đầu của nguyên vật liệu nhóm Thép, bốn chữ cái đi kèm là tên viết tắt của vật liệu đó, 6-8-18-20-22 là đặc điểm nhận biết của từng nguyên vật liệu.
- Nguyên vật liệu có thể mang giá trị rất lớn như sắt, thép...; nhưng cũng có những nguyên vật liệu có giá trị nhỏ như que hàn, dây thép...
Tài khoản 6213 được chi tiết cho từng cơng trình của cơng ty. Cơng trình nào sử dụng bao nhiêu vật liệu trực tiếp thì nhập về bấy nhiêu vật liệu, nhập vật liệu đồng thời xuất thẳng cho cơng trình cần vật liệu đó. Ở phần diễn giải nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản 6213, kế tốn ghi rõ tên cơng trình sử dụng vật liệu đó và nhập vào “Ma_vv” (cịn gọi là mã cơng trình) cho từng cơng trình.
c. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT - Phiếu nhập xuất thẳng
- Hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu - Giấy đề nghị tạm ứng; phiếu chi
d. Sổ sách kế tốn
- Bảng kê
- Bảng tổng hợp chi phí sản xuất theo vụ việc - Nhật ký chứng từ
- Sổ chi tiết tài khoản 6213 - Sổ cái tài khoản 621
e. Quy trình hạch tốn
Phịng kế hoạch căn cứ vào các dự tốn và các phương án thi công của các cơng trình, hạng mục cơng trình cũng như tiến độ thi công...để lập ra kế hoạch cung cấp vật tư và giao nhiệm vụ thi công cho các tổ đội thi cơng. Các đội thi cơng cơng trình căn cứ vào nhiệm vụ thi để tính tốn lượng vật tư cần thiết sau đó lập phiếu yêu cầu cung cấp vật tư. Sau khi giám đốc và các phịng ban xem xét, ký duyệt thì nhân viên phịng kinh tế vật tư đi mua vật tư và đưa thẳng đến cơng trình.
Khi nguyên vật liệu được đưa đến cơng trình kế tốn cơng trình tiến hành kiểm tra, đối chiếu vật tư thực nhận với hóa đơn GTGT từ đơn vị bán. Sau đó, kế tốn cơng trình sẽ chuyển hóa đơn về cho kế tốn văn phịng. Tại văn phịng, kế tốn chi tiết kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của Hóa đơn rồi vào phần mềm kế tốn tiến hành nhập số liệu. Tại thẻ “các phân hệ nghiệp vụ”, kế toán chọn “kế toán hàng tồn kho”, kế toán tiếp tục chọn phiếu nhập xuất thẳng ở thẻ “cập nhật số liệu” phần mềm kế toán sẽ hiển thị phiếu nhập xuất thẳng. Để tập hợp chi phí ngun vật liệu cho từng cơng trình, kế tốn chi tiết đặt lệnh lọc từng cơng trình theo “ma_vv”
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán
Phiếu nhập – xuất thẳng cơng trình xây dựng nhà xưởng sản xuất hơi Hà Nam ( phụ lục số 1)
Căn cứ vào phiếu nhập xuất thẳng ngày 30/01/2012 kế toán định khoản a. Nợ TK 152 (thép): 13.112.800
Nợ TK 133: 1.311.280 Có TK 111, 112, 331: 14.424.080 b. Nợ TK 621( CT Lò hơi HN): 13.112.800 Có TK 152(thép) : 13.112.800
Sau khi định khoản những phiếu nhập xuất thẳng có đầy đủ chữ ký xác nhận, kế toán vật tư giữ lại một liên. Căn cứ vào hóa đơn chứng từ gốc kế tốn ghi vào sổ nhật ký chung.
Trong trường hợp tạm ứng cho nhân viên mua hàng bằng hóa đơn xăng dầu, tiếp khách cơng ty hạch tốn như sau:
Hoàn tạm ứng cho nhân viên Phan Xn Hịa bằng hóa đơn xăng dầu, tiếp khách cơng trình ngày 14/10/2011
Nợ TK 6213 : 1.705.909 Có TK 15213: 1.705.909
Trong công ty 19 các nguyên liệu, vật liệu phục vụ cho máy thi công được tính ln vào TK 621. Trong cơng trình xây dựng nhà xưởng sản xuất hơi Hà Nam thì nhiên liệu Dầu Diesel dùng cho máy thi công chiếm tỷ trọng khá lớn. Ngày 14/ 02 / 2012 khi mua dầu Diesel cho máy thi cơng, kế tốn hạch toán:
Nợ TK 6213 : 2.255.454 Có TK 15213 : 2.255.454
Với đặc điểm đặc trưng của công ty 19 là không sử dụng TK 623 để hạch tốn chi phí máy thi cơng vì vậy có những chi phí được hạch tốn vào TK 6213, có chi phí được hạch tốn vào TK 6273 như chi phí vận chuyển nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho máy thi cơng.
Sau mỗi q kế tốn kết chuyển chi phí NVL vào TK 1543 để quản lý, giám sát chặt chẽ sự biến động của nguyên vật liệu. Từ đó có sự điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu thực tế và đảm bảo chi phí xây dựng cơng trình theo dự tốn. Dưới đây
là ví dụ kết chuyển chi phí nguyên vật liệu quý II/2012 cơng trình xây dựng lị sản xuất hơi Hà Nam ngày 30/06/2012:
Nợ TK 1543 : 129.836.818 Có TK 6213: 129.836.818
Sau khi nhập số liệu trong một q, kế tốn máy sẽ có các bảng về nguyên vật liệu nhập trong quý. Bao gồm bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu, Sổ chi tiết tài khoản 6213, Sổ cái tài khoản 621
Tổng chi phí ngun vật liệu trực tiếp kế tốn tập hợp được của cơng trình xây dựng nhà xưởng sản xuất hơi Hà Nam đến ngày 31/12/2012 là 744.277.746