CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TỐN CHI PHÍ
3.1. Nhận xét về công tác kế tốn chi phí xây dựng cơng trình tại cơng ty 19
a. Những ưu điểm
Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán được tổ chức khá gọn nhẹ, quy trình làm việc phù hợp. Mỗi vị trí kế tốn có nhiệm vụ, chức năng riêng, được bố trí phù hợp với trình độ và khả năng của mỗi người. Mơ hình quản lý tập trung được áp dụng nhằm phát huy tối đa tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất. Chính vì vậy cơng tác quản lý cũng dễ dàng và chính xác hơn.
Về hệ thống tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng: Các Tài khoản sử dụng tương đối hợp lý và chi tiết cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình trong q trình sản xuất kinh doanh.
Về cơng tác luân chuyển chứng từ
Hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức tương đối tốt, đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp và đầy đủ theo quy định của Bộ Tài chính. Cơng tác luân chuyển chứng từ tuân thủ theo đúng chuẩn mực kế tốn quy định kiểm tra tính đúng đắn, trung thực hợp lệ,...Các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tốn. Sau đó kế tốn có tiến hành kiểm tra đối chiếu, phân loại chứng từ với phiếu nhập tại cơng trình rồi mới tiến hành định khoản và nhập số liệu.
Phương pháp hạch toán
- Cơng ty hạch tốn theo phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với đặc
điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu cung cấp các thông tin thường xuyên, kịp thời cho công tác quản lý của cơng ty. Cơng ty tiến hành hạch tốn chi phí đích danh theo cơng trình, chi tiết cho cơng trình tới mức tối đa, hầu như TK 627 đã chi tiết cho từng cơng trình giúp hạn chế việc phân bổ đảm bảo công tác quản trị tốt hơn.
- Nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung được tính riêng cho từng hạng mục của từng cơng trình, khi nhập các số liệu kế tốn trong phần mềm kế toán, kế toán đã phân loại từng cơng trình theo mã cơng trình, giúp kế tốn khơng phải sử dụng các phương pháp phân bổ chi phí phức tạp, đảm bảo các chi phí sản xuất được theo dõi thường xuyên, liên tục và hợp lý.
Sổ kế tốn
Hình thức sổ được áp dụng hiện nay ở Cơng ty là Nhật ký chung. Đây là hình thức ghi chép đơn giản, thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính và dễ dàng ghi chép tổng hợp. Đồng thời, việc ứng dụng máy vi tính vào cơng tác hạch tốn đã tiết kiệm được đáng kể thời gian và cơng sức cho các nhân viên kế tốn mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin cho kế tốn tài chính, kế tốn quản trị và kịp thời đưa ra các thông tin hữu dụng đối với yêu cầu quản lý chi phí xây dựng cơng trình.
Về kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Cơng ty 19 hoạt động trong nội thành, không dễ thuê một kho bãi đủ rộng để chứa lượng vật tư lớn vì vậy nguyên vật liệu trực tiếp hầu như khơng có tồn kho ( thường là nhập bao nhiêu xuất bấy nhiêu) giúp công ty khơng phải bỏ chi phí lớn để th kho bãi. Nhập nguyên vật liệu rồi xuất thẳng ra công trường cũng giúp giảm bớt chi phí thuê cán bộ quản lý kho, không phải trang bị những thiết bị bảo quản vật tư, tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư từ kho ra công trường, vật tư cũng bớt bị mất mát hư hỏng vì điều kiện thời tiết, tự nhiên.
Đối với hạch tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
- Cách tính lương cho cán bộ quản lý cơng ty được thực hiện khá nghiêm túc, đúng theo quy định của pháp luật. Công ty trả lương theo thời gian làm việc 8 tiếng/ ngày, 1 tháng làm 26 ngày. Ngoài thời gian làm được pháp luật cho phép, khi người lao động làm thêm giờ đều được tính nhân tỷ lệ tương ứng với quy định Luật lao động.
- Về thuê công nhân trực tiếp ngồi cơng trường: cơng ty khốn gọn một hạng mục cơng trình cho người tổ trưởng tổ cơng nhân. Việc này giúp cho công ty 19 quản lý công việc hiệu quả hơn, tập trung hơn, dễ dàng trao đổi công việc.
- Cơng ty 19 có số lượng nhân cơng trực tiếp để xây dựng một cơng trình là khá lớn, trong khi số lượng nhân viên quản lý của công ty ít. Cơng ty ký các hợp đồng lao động theo mùa vụ với nhân công trực tiếp, và ký hợp đồng xác định thời hạn với nhân viên quản lý. Nó giúp cho việc quản lý nhân sự được đơn giản, vẫn bảo đảm quyền lợi cho từng người lao động.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm tốn
- Cơng tác lập dự tốn cho cơng trình ln được cơng ty thực hiện một cách cẩn thận, nghiêm túc. Việc lập dự tốn của cơng ty 19 được thực hiện theo quy trình: Sau khi trúng thầu và ký hợp đồng xây dựng với đối tác bộ phận kỹ thuật sẽ cung cấp cơ cấu cơng trình cho bộ phận kế tốn. Dựa trên những thơng tin, số liệu được cung cấp như chi phí làm móng, chi phí bê tơng, chi phí cột dầm....mà kế tốn cơng trình dự tốn chi phí từng hạng mục đó sao cho phù hợp nhất.
b. Những tồn tại
Mặc dù đã có nhiều cố gắng và ưu điểm nhất định song cơng tác kế tốn của đơn vị vẫn còn một số tồn tại
Về hệ thống tài khoản sử dụng
- Hệ thống tài khoản của cơng ty sử dụng có trường hợp bị trùng lặp ví dụ tài khoản 711, 7113 và 811, 8113 cùng mang một nội dung thu nhập khác, chi phí khác. Số tài khoản đăng ký trên kế toán máy nhiều, mỗi tài khoản cấp 1 lại đăng ký thêm 1 tài khoản cấp 2 dành riêng cho công ty 19, trong khi đó sổ sách kế tốn (sổ cái tài khoản) lại ghi số hiệu tài khoản cấp 1. Như vậy việc lập thêm một số tài khoản cấp 2 đôi khi làm cho kế tốn sử dụng phần mềm gặp khó lựa chọn tài khoản hạch toán. Việc sử dụng tài khoản mẹ và tài khoản con khơng thống nhất sẽ gây khó khăn cho công ty khi tiến hành hợp nhất Báo cáo tài chính với cơng ty mẹ.
Về cơng tác luân chuyển chứng từ
- Công tác luân chuyển chứng từ giữa các đơn vị trực thuộc phịng tài chính kế tốn cơng ty cịn chậm trễ. Thơng thường các chứng từ phát sinh sẽ được kế toán đơn vị tập hợp và chỉ đến cuối tháng mới chuyển về phịng tài chính của cơng ty để vào sổ nhưng có nhiều chứng từ phát sinh ở trong tháng này, kỳ sau mới được gửi lên. Chính sự chậm trễ này làm cho cơng tác kế tốn gặp khó khăn, làm cho cơng việc kế tốn khơng hồn thành đúng thời hạn và đồng bộ vì khối lượng cơng việc q lớn vào cuối kỳ.
- Các chứng từ thu – chi cơ bản đã đầy đủ các chỉ tiêu theo mẫu qui định. Tuy nhiên khi tiến hành ghi sổ kế toán, kế tốn đơn vị khơng đánh số liên tục chứng từ đầu kỳ đến cuối kỳ kế toán mà được đánh theo từng tháng.
Cơng ty 19 khơng sử dụng TK 623 để hạch tốn riêng chi phí máy thi cơng. Chi phí nhiên liệu, vật liệu phục vụ máy được công ty hạch tốn vào TK621, chi phí nhân cơng điều khiển máy được hạch tốn vào TK622, chi phí khấu hao và chi phí liên quan khác được hạch toán vào TK627. Việc hạch tốn như vậy là khơng vi phạm quy định của chế độ kế toán hiện hành vì máy móc thi cơng chủ yếu là tài sản mà công ty mua để sử dụng lâu dài cho nhiều cơng trình khác nhau. Tuy nhiên nó cũng làm cho các tài khoản 621, 622, 627 giá trị tăng lên rất nhiều. Kế tốn cơng trình khó quản lý, kiểm sốt sự biến động của các khoản mục này, đôi khi những nghiệp vụ được hạch tốn khơng đúng bản chất, khơng phản ánh đúng sự việc.
Về cơng tác kế tốn ngun vật liệu trực tiếp
- Công ty áp dụng hình thức Nhập xuất thẳng NVL, CCDC mà chứng từ mua bán của khách hàng đôi khi gồm nhiều nội dung nên khi nhập số liệu đòi hỏi kế tốn phải tách chứng từ dẫn tới khó khăn trong cập nhật, buộc kế toán phải lưu trữ chứng từ theo từng tệp mà khơng thể lưu trữ theo cơng trình.
- Cơng ty không tổ chức dự trữ NVL trong kho do đó khi cơng trình có nhu cầu sử dụng mà lúc đó thị trường có những bất động về giá cả, số lượng thì sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thi cơng của cơng trình.
- Quản lý theo hình thức tổ chức tập trung nhưng do số lượng nhân viên quản lý tại đơn vị ít dẫn đến nhiều khi thiếu chặt chẽ, thất thoát NVL....
- Việc tổ chức quản lý chi phí cịn chưa chặt chẽ nên giá thành cơng trình chưa phản ánh được đúng bản chất của nó. Trong các cơng trình thi cơng của cơng ty thì nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên việc tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những giải pháp chính để hạ giá thành sản phẩm.
Đối với hạch tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
- Về việc trích trước tiền lương nghỉ phép: Cơng ty hiện nay khơng trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân. Đây là một điểm bất hợp lý trong vấn đề hạch tốn chi phí nhân cơng của Cơng ty. Nếu trong một tháng nào đó số lượng cơng nhân nghỉ phép tăng cao, phần lương nghỉ phép này khơng được trích trước nên đưa thẳng vào chi phí nhân cơng tháng đó làm cho giá thành sản phẩm của tháng đó tăng lên, vì thế khơng phản ánh chi phí thực tế phát sinh.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán
Đối với các doanh nghiệp xây lắp TK 627 có thêm khoản mục chi phí máy thi cơng. Đây là khoản mục chi phí phát sinh trực tiếp đối với từng cơng trình, hạng mục cơng trình. Cơng ty 19 khơng sử dụng TK 623 để hạch tốn chi phí máy thi cơng mà đẩy sang TK 627. Bên cạnh đó, Chi phí nhiên liệu, vật liệu phục vụ máy được cơng ty hạch tốn vào TK621, chi phí nhân cơng điều khiển máy được hạch tốn vào TK622. Chính vì vậy TK 621, 622, 627 có số phát sinh rất lớn với nhiều nghiệp vụ phức tạp. Điều này gây khó khăn lớn cho cơng tác quản lý chi phí và tính giá thành xây dựng cơng trình.
Đối với cơng tác dự tốn cơng trình
Cơng ty 19 có bộ phận dự tốn cơng trình nhưng hoạt động chưa thực sự hiệu quả vì vậy nhiều cơng trình chưa được dự tốn một cách hợp lý, chính xác về các khoản mục chi phí. Việc phân tích ảnh hưởng của giá cả, quy luật kinh tế thị trường cũng như tác động của các nhân tố môi trường đến chi phí thực hiện cơng trình chưa sâu sắc dẫn đến nhiều cơng trình bị thua lỗ, khơng có lãi.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hồn thiện kế tốn chi phí xây dựng cơng trình tại cơng ty 19
Về hệ thống tài khoản sử dụng
Danh sách tài khoản mà công ty đăng ký trên kế tốn máy nhiều đơi khi có những tài khoản sẽ khơng dùng đến hoặc trùng lặp nội dung. Kế tốn cơng ty nên bỏ đi những tài khoản này để việc tra cứu tài khoản khi định khoản trên máy tính nhanh chóng, đơn giản và chính xác hơn.
Công tác luân chuyển chứng từ
- Việc đánh số khơng liên tục chứng từ sẽ gây khó khăn cho cơng tác truy tìm dữ liệu từ số liệu chi tiết đến chứng từ gốc. Do đó kế tốn cần sắp xếp và lưu giữ liệu chứng từ, sổ kế tốn sao cho đạt mục đích dễ tìm, dễ lấy khơng chỉ phục vụ cho quản trị nội bộ mà còn phục vụ cho cơng tác kiểm tra, kiểm sốt của đơn vị cấp trên và cơ quan chức năng.
Về phương pháp hạch tốn chi phí
Hạch tốn máy móc thi cơng nên tách ra đưa vào tài khoản 623. Điều đó giúp kế tốn dễ theo dõi, quản lý, đảm bảo phù hợp với quy định kế toán trong doanh nghiệp xây lắp. Đồng thời tính được tỷ lệ chi phí hợp lý của chi phí máy móc so với
tổng chi phí sản xuất chung, từ đó có thể điều chỉnh chi phí máy thi cơng phù hợp với tình hình xây lắp của đơn vị.
Đối với việc hạch tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
- Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành của cơng trình xây dựng. Vì thế việc tiết kiệm vật tư luôn được coi trọng hàng đầu. Tuy nhiên, tiết kiệm khơng có nghĩa là cắt xén vật tư. Vấn đề tiết kiệm luôn được quán triệt với nguyên tắc chất lượng cơng trình phải được đảm bảo cả về thẩm mỹ và giá trị. Để thực hiện được mục tiêu này Công ty nên :
+ Mở rộng mạng lưới nhà cung cấp
+ Công ty phải thường xuyên nghiên cứu tìm hiểu thị trường hơn nữa nhằm lựa chọn các nhà cung cấp mới gần các cơng trình thi cơng, giá vật liệu thấp hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, thực hiện được quá trình cung cấp một cách thường xuyên, đảm bảo khơng những cung cấp đủ mà cịn kịp thời khơng làm gián đoạn q trình thi cơng
+ Cơng ty nên trực tiếp liên hệ và tìm kiếm các nhà cung cấp nguyên vật liệu. Sau đó xét theo u cầu thực tế của từng cơng trình về việc sử dụng nguyên vật liệu, từ đó tiến hành mua rồi chuyển thẳng tới chân cơng trình hoặc xuất kho (nếu có).
Đối với hạch tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Về việc trích trước tiền lương nghỉ phép: Để phản ánh chi phí thực tế phát sinh cơng ty nên hàng tháng Cơng ty cần phải trích trước tiền lương nghỉ phép của cơng nhân sản xuất. Khi công nhân trực tiếp sản xuất nghỉ phép , kế toán phản ánh số tiền lương phải trả của CN nghỉ phép. Trong trường hợp nếu chi phí này lớn hơn chi phí kế hoạch, kế tốn tiến hành điều chỉnh tăng số chi phí chênh lệch cịn khi trích thừa, kế tốn ghi giảm số chi phí chênh lệch.
Đối với cơng tác kế tốn chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều đối tượng không tập hợp trực tiếp cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình thì kế tốn tiến hành phân bổ cho các cơng trình, hạng mục cơng trình thì kế tốn tiến hành phân bổ cho các cơng trình, hạng mục cơng trình theo tiêu thức chi phí NVL trực tiếp. Tiêu thức phân bổ này không phải phù hợp với tất cả các cơng trình. Cơng ty nên xây dựng quy chế phân bổ chi phí gián tiếp phù hợp với mỗi cơng trình, hạng mục cơng trình riêng. Đối với
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế tốn – Kiểm tốn
các cơng trình có tính chất gia cơng thì phân bổ theo tiêu thức chi phí nhân cơng trực tiếp. Cịn các cơng trình, hạng mục cơng trình xây lắp có chi phí ngun vật liệu chiếm tỷ trọng lớn thì phân bổ theo tiêu thức chi phí ngun vật liệu trực tiếp.
Về cơng tác dự tốn chi phí xây dựng cơng trình
Để xây dựng dự tốn cơng trình một cách chính xác, đúng đắn và hợp lý thì cơng ty cần phải tăng cường cơng tác quản lý kinh tế nói chung, quản lý chi phí giá thành nói riêng đảm bảo phát huy tối đa tác dụng của cơng cụ kế tốn. Các cơng tác quản lý đó cần bao gồm những nội dung sau:
- Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí vật tư, chi phí nhân cơng, chi phí sử dụng máy thi cơng và các chi phí dự tốn khác, phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch so với định mức, các chi phí khác ngồi kế hoạch, các khoản thiệt hại, mất mát, hư hỏng... trong sản xuất để đề xuất những biện pháp ngăn chặn kịp