3.3 Phân tích thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu trực tiếp
3.3.1 Hoạt động lập kế hoạch đàm phán
Đây là hoạt động đầu tiên trong quy trình đàm phán ký kết hợp đồng của cơng ty. Khi có đơn chào hàng thì cơng ty tiến hành thu thập thơng tin về đối tác trên cơ sở những yêu cầu của khách hàng về quy cách sản phẩm, độ phức tạp của sản phẩm, mẫu mã, chất lượng, số lượng...Khi đã có các thơng tin cần thiết, công ty sẽ xác định mục tiêu cho cuộc đàm phán với đối tác. Các mục tiêu đàm phán của công ty được dựa trên các hợp đồng đã ký kết trước đó với đối tác hoặc hàng hóa đó và dựa trên các hợp đồng của một số đối thủ cạnh tranh. Vì vậy, mục tiêu đàm phán là rõ ràng và phù hợp với công ty. Đối với hàng hóa may măc xuất khẩu sang thị trường Mỹ mục tiêu của cơng ty là duy trì mối quan hệ với các đối tác lâu năm và mở rộng các đơn đặt hàng. Như đối với sản phẩm mũ trẻ em số lượng đơn hàng tối thiểu
từ3tới 4 đơn hàng với mỗi đơn đặt hàng khoản khoảng 50000 sản phẩm, với mức giá xuất khẩu tối thiểu 3USD/sản phẩm. Số lượng và giá trị đơn hàng càng lớn cơng ty càng cần có cơng tác chuẩn bị kỹ càng. Công ty đã đề ra những phương án đàm phán cho từng mặt hàng phù hợp với tình hình của bản thân công ty và đối tác nên các đơn hàng tiếp theo công ty đã đàm phán thành công với số lượng tăng dần
Công ty sử dụng chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc để đàm phán với đối tác. Vì theo cơng ty đàm phán theo hình thức này có ưu việt hơn cả. Hai bên tách riêng vấn đề quan hệ và vấn đề cơng việc; vị thế và lợi ích; trong quan hệ thì mềm dẻo và hịa nhã nhưng trong cơng việc thì cứng rắn và kiên định. Trong các cuộc đàm phán với đối tác nước ngồi thì cơng ty thường xuyên chỉ có hai tới ba người tham gia chứ khơng có chiến lược nhân sự tùy theo từng đối tác.