3.3 Phân tích thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu trực tiếp
3.3.2 Hoạt động tổ chức đàm phán
Chuẩn bịđàm phán
Chuẩn bị thông tin đàm phán
Trong quá trình đàm phán, thơng tin được coi là vũ khí quan trọng để giành thắng lợi. Đặc biệt là thị trường Mỹ, một trong những thị trường có nền kinh tế phát triển bậc nhất thế giới thì thơng tin càng trở nên quan trọng. Do đó, cơng việc chuẩn bị thơng tin trước khi đàm phán là một khâu màcông ty Kangaroo-TB, chi nhánh công ty TNHH may mặc Vina Kangaroo tại Thái Bình ln thực hiện khi tiến hành đàm phán cho dù đó là khách hàng quen biết lâu năm. Đối với khách hàng quen thì cơng ty chỉ tìm hiểu thơng tin về sản phẩm như nguyên liệu chính, phụ liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chất lượng...thị trường Mỹ là một thị trường lớn nên đòi hỏi yêu cầu về hàng hóa rất cao nên cơng ty chú trọng đến các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng, những tiêu chuẩn cần đáp ứng mà đối tác đặt ra, để từ đó chuẩn bị những thông tin về công ty để thuyết phục đối tác trong quá trình đàm phán sau này. Về yếu tố giá, công ty tham khảo giá xuất khẩu trực tiếp của các cơng ty trong nước có hàng hóa tương tự như May 10, May Việt Tiến, May Nhà Bè...cũng đối với khách hàng mới, ngoài những thơng tin về hàng hóa cơng ty cịn tiến hành thu thập thơng tin về bản thân đối tác như tên công ty, địa chỉ cơng ty, mặt hành kinh doanh, u cầu về hàng hóa của đối tác... Nguồn thơng tin chủ yếu của công ty là qua các
tổ chức chuyên ngành trong nước và quốc tế, thông tin lưu trữ nội bộ và các thơng tin từ cơng ty mơi giới.
Tuy nhiên, việc tìm kiếm thơng tin của công ty chỉ mới tập tập trung vào thơng tin về hàng hóa là chính, thơng tin về đối tác cịn ít và chưa đầy đủ. Thơng tin về đối tác được cung cấp từ công ty môi giời như tên, địa chỉ, mặt hàng kinh doanh; cịn các thơng tin khác công ty không thu thập thêm mà chỉ được đối tác cung cấp thêm trong quá trình trao đổi đàm phán. Các thông tin về thị trường, luật pháp, tập quán kinh doanh không được đề cập tới trong q trình thu thập thơng tin. Chính vì vậy thơng tin cịn nhiều thiếu xót dễ dẫn tới rủi ro trong đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu.
Chuẩn bị nội dung đàm phán
Đây là bước vô cùng quan trọng quyết định tới các điều khoản của hợp đồng. Khi đàm phán với đối tác nước ngồi đã có quan hệ làm ăn lâu dài với cơng ty thì nội dung đàm phán chỉ xoay quanh các nội dung giá xuất khẩu, thời gian giao hàng, số lượng; còn các nội dung khác được thực hiện như các đơn hàng ký kết trước đó. Khi việc đàm phán được diễn ra nhanh chóng. Cịn với đối tác mới thiết lập quan hệ với cơng ty thì nội dung cần đàm phán sẽ nhiều hơn bao gồm mục đích hợp đồng, tên hàng hóa, số lượng, giá xuất khẩu, thời gian giao nguyên liệu và thời gian giao hàng, cách thức thanh toán, địa điểm giao hàng, thanh toán...
Hiện nay, hầu hết các đối tác ở thị trường Mỹ của công ty đều là khách hàng quen biết lâu năm, đã tiến hành kinh doanh với công ty trong thời gian dài, do đó q trình chuẩn bị nội dung đàm phán diễn ra rất nhanh chóng do có các mẫu sẵn đã ký kết trước đó.
Chuẩn bị nhân sự đàm phán
Các cuộc đàm phán của công ty Kangaroo-TB, chi nhánh cơng ty TNHH may mặc Vina Kangaroo tại Thái Bìnhvới đối tác chủ yếu được diễn ra tại công ty. Cuộc đàm phán giữa hai bên do phịng xuất nhập khẩu của cơng ty bố trí và bàn bạc. Đồn đàm phán của công ty gồm từ2 đến 3 người. Với những đối tác là khách quen thì đồn đàm phán của cơng ty gồm phó giám đốc-trưởng đồn và trưởng phịng xuất nhập khẩu. Còn đối với những khách hàng mới và những hợp đồng quan trọng thì có thêm nhân viên của phịng xuất nhập khẩu hoặc nhân viên phòng kỹ thuật
tham gia vào đàm phán. Hiện nay, công ty khơng sử dụng phiên dịch vì trong đồn đàm phán đều thơng thạo tiếng anh. Nếu đối tác sử dụng ngơn ngữ khác thì khơng ty khơng có phiên dịch mà sử dụng phiên dịch của đối tác. Chuyên gia pháp lý thì cơng ty chỉ th khi thực hiện những hợp đồng quan trọng, với giá trị lớn cịn những hơp đồng bình thường, giá trị nhỏ thì đồn đàm phán của cơng ty khơng có chun gia pháp lý.
Hiện nay, nguồn nhân lực để tham gia đàm phán của cơng ty cịn hạn chế, phòng xuất nhập khẩu của cơng ty mới có 5 người đều là những người trẻ tuổi, trong khi những người đó đủ khả năng và kinh nghiệm để tham gia thì khơng ít nên dẫn tới hiệu quả hoạt động chưa cao. Cơng ty đang nỗ lực tìm kiếm cũng như đào tạo một đội ngũ nhân lực đáp ứng cả yêu cầu về số lượng cũng như chất lượng để phục vụ cho quá trình đàm phán, giúp nâng cap hiệu quả đàm phán.
Chuẩn bị địa điểm đàm phán
Hiện nay, các cuộc đàm phán của công ty đều diễn ra ở Việt Nam nên công ty Kangaroo-TB, chi nhánh công ty TNHH may mặc Vina Kangaroo tại Thái Bình có thể chủ động lựa chọn thời điểm cho cuộc đàm phán. Thời gian đàm phán chính thức được diễn ra trong giờ hành chính, chủ yếu trong phịng họp của công ty. Công ty chủ động lên lịch sau đó bàn bạc với đối tác để xác định thời gian hợp lý. Việc chuẩn bị địa điểm và thời gian của công ty khá được coi trọng, cơng ty đã đầu tư xây dựng một phịng hợp với diện tích 72m2, các trang thiết bị kỹ thuật được trang bị trong phòng họp khá tiên tiến, đáp ứng được yêu cầu cơ bản cần có, điều đó gây thiện cảm trong lịng các đối tác góp phần nhỏ cho sự thành cơng của một cuộc đàm phán.
Chuẩn bị chương trình làm việc
Chương trình đàm phán của cơng ty thực hiện theo các buổi đàm phán, mỗi chương chình đều được lên sẵn theo kế hoạch và bạn bạc với đối tác. Với đối tác là thị trường Mỹ, các khách hàng quen đàm phán với công ty bằng phương pháp gián tiếp qua email, qua điện thoại hoặc qua fax. Chỉ với những đối với đối tác mới hoặc với những hợp đồng lớn thì khách hàng mới đến cơng ty để đàm phán trực tiếp. Khi đó chương trình đàm phán của cơng ty sẽ kéo dài có thể đến hai ngày. Cụ thể:
- Ngay đầu tiên khi đối tác tới công ty sẽ tham quan nhà xưởng, tay nghề công nhân, dây chuyền kỹ thuật, điều kiện làm việc, nguyên phụ liệu. Hiện nay, tổng diện tích đất cơng ty đang quản lý 95.189,5 m2. Trong đó có: diện tích đất nhà xưởng sử dụng 66.632,5 m2; diện tích cơng trình phục vụ và kho tàng 15.919,8 m2; diện tích đất phục vụ văn hóa thể thao 12637,2 m2. Công ty tổ chức thành các bộ phận, mỗi bộ phận có chức năng riêng, 4 phân xưởng là phân xưởng sợi, phân xưởng dệt, phân xưởng cơ khí, phân xưởng dệt bạt. Các trang thiết bị của công ty được nhập khẩu theo công nghệ Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan và đang được nội địa hóa dần bằng máy móc sản xuất trong nước. Sau đó hai bên cung cấp cho nhau những thơng tin cơ bản về nhau.Thường thì đối tác sẽ cung cấp thêm cho công ty thông tin về đối tác và công ty hỏi đối tác những vấn đề cịn chưa rõ ràng để củng cố thêm thơng tin.
- Buổi thứ hai thì hai bên sẽ tiến hành đàm phán tới những nội dung chính. Sau đó tổng hợp các nội dung đã được thống nhất và tiến tới ký kết hơp đồng.
Vì cơng ty chỉ lập chương trình đàm phán khi đối tác trực tiếp sang Việt Nam hoặc với những hợp đồng lớn trong khi số lượng các hợp đồng như vậy là chưa nhiều nên việc lập chương trình đàm phán của cơng ty cịn chưa cụ thể. Chương trình đàm phán của cơng ty chỉ mới dừng lại ở lịch làm việc như gặp mặt lúc 8h, tham quan cơng ty sau đó đàm phán hợp đồng tại phịng họp...điều đó gây hạn chế cơng ty về việc tìm hiểu thơng tin về đối phương ảnh hưởng tới hiệu quả đàm phán.
Tiến hành đàm phán
Giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin
Đối với đối tác là thị trường Mỹ, đây là một thị trường có nền kinh tế phát triển đứng đầu thế giời, với tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh chóng, nhu cầu may mặc cao Những người Mỹ thường là những người ra quyết định nhanh nhất thế giời nên giai đoạn tiếp cận diễn ra rất nhanh chóng. Họ đi thẳng vào vấn đề và rất q trọng thời gian chính vì thế trong giai đoạn này, cả cơng ty lẫn đối tác đều đưa ra nhữngthông tin cho nhau. Đối tác cung cấp những thông tin cho công ty mà công ty chưa trực tiếp thu thập được. Bên cạnh đó, cơng ty cũng giải đáp làm rõ những điều thắc mắc của đối tác vì cán bộ của cơng ty có khả năng ngoại ngữ tốt nên việc tiếp cận và trao đổi thông tin khá là dễ dàng. Mọi việc chỉ diễn ra trong thời gian ngắn nhưng hiệu quả vô cùng cao.
Giai đoạn thuyết phục, nhượng bộ
Sau khi đã có những thơng tin cần thiết, hai bên tiến tới đàm phán những nội dung chính của hợp đồng như tên hàng hóa, giá xuất khẩu, ngày giao nguyên liệu,chất lượng, số lượng mẫu mã, các thông số kỹ thuật, ngày giao thành phẩm, địa điểm giao và hình thức thanh tốn...Trong giai đoạn này cả hai bên đều cố gắng thuyết phục đối phương đồng ý với phương án của mình. Nội dung được quan tâm nhất chính là giá và các thơng số kỹ thuật (chất lượng, mẫu mã). Vấn đề giá công ty luôn cố gắng giữ vững lập trường để có giá xuất khẩu phù hợp với cơng ty đồng thời cũng đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật mà đối tác đề ra. Trong khi đàm phán, có sự bất đồng giữa hai bên về giá cả hàng hóa, cơng ty sẽ tiến hành xem xét cũng như xác định lại mức giá cả cho hợp lý với hai bên. Việc xác định lại giá phải phù hợp từng loại sản phẩm, giá thị trường cũng như giá của các đối thủ cạnh tranh. Nếu đối tác nhập khẩu với số lượng lớn hàng hóa, cơng ty thường có chính sách giảm giá hoặc trích phần trăm hoa hồng tùy số lượng cũng như giá trị của hợp đồng. Cụ thể như trong khi đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu trực tiếp mũ trẻ em của công ty Kangaroo-TB, chi nhánh công ty TNHH may mặc Vina Kangaroo tại Thái Bình với đối tác đến từ thị trường Mỹ, bên đối tác đưa ra mức giá 2,6 USD/ sản phẩm, giá này bao gồm cả cơng hồn thiện, đóng gói sản phẩm và thùng carton.Với mức giá này, công ty không thể đồng ý được, cơng ty chỉ đồng ý với mức giá 3USD/sản phẩm cịn thêm chi phí khác nữa thì khơng được. Nếu tính các chi phí mà đối tác yêu cầu thi mức giá công ty đưa ra sẽ là 3,15USD/ sản phẩm. Do chênh lệch giá giữa hai bên không lớn nên hai bên đã dễ đi đến thỏa thuận với mức giá xuất khẩu là 3USD/sản phẩm bao gồm cả cơng hồn thiện đóng gói sản phẩm, thùng carton. Ngồi giá xuất khẩu, hai bên cũng đàm phán về các nội dung như ngày giao thành phẩm, chất lượng, nguồn nguyên liệu và quy cách hàng hóa, thơng số kỹ thuật...tuy nhiên cơng ty cịn khá yếu trong việc thuyết phục đối tác nên công ty thường nhượng bộnhiều hơn.
Kết thúc đàm phán
Cả hai bên đối tác và công ty Kangaroo-TB, chi nhánh công ty TNHH may mặc Vina Kangaroo tại Thái Bình đều có thiện chí để ký kết hợp đồng nên sau khi đã đồng ý được những nội dung, cả hai bên đi tới ký kết hợp đồng. Sau khi nghe thư
ký của đối tác đọc các nội dung đã thỏa thuận hai bên tiến hành ký kết hợp đồng. Hợp đồng có thể do đối tác hoặc do cơng ty soạn thảo. Hợp đồng chủ yếu đã được soạn thảo theo mẫu từ trước, sau khi hai bên đồng ý, các nội dung của hợp đồng sẽ được hoàn chỉnh và đưa cho hai bên ký kết. Chỉ đối với các hợp đồng lớn thì thường do đối tác soạn thảo đưa ra cho công ty kiểm tra rồi ký kết hợp đồng.