1.2.2.3 .Vận dụng tài khoản kế toán
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng Xe máy tạicông ty TNHH Thương Mại và Dịch
và Dịch Vụ Tú Khởi
2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng Xe máy tại công ty TNHH Thương Mạivà Dịch Vụ Tú Khởi và Dịch Vụ Tú Khởi
* Đặc điểm về mặt hàng Xe máy
Sản phẩm kinh doanh của công ty thuộc nhóm các sản phẩm cơng nghệ, lượng hàng hóa tồn kho lớn, giá bán đơn vị sản phẩm cao so với mức thu nhập của dân cư. Hiện nay các mặt hàng Xe máy tiêu thụ tại công ty được nhập chủ yếu từ Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam. Bao gồm các loại xe máy sau: Sirius, Lexam,Taurus, Jupiter, Gravita, Exciter, Nozza, Novo.
*Các chính sách bán hàng :
Cơng ty khơng thực hiện chính sách chiết khấu thương mại giành cho khách hàng.Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Tú Khởi bán hàng theo phương thức Bán lẻ, khách hàng thường mua với lượng hàng nhỏ để phục vụ tiêu dùng chính vì vậy Cơng ty khơng có chính sách Chiết khấu thương mại giành cho khách hàng.
Cơng ty có thực hiện chính sách hàng bán bị trả lại.Ngồi ra cịn có chính sách bảo hành sản phẩm sau bán hàng. Khi mua Xe máy tại cửa hàng của cơng ty nếu khơng ưng ý, khách hàng có thể đổi lại xe khác trong thời hạn 30 ngày.Nếu gặp những hỏng hóc, sai sót về kỹ thuật khách hàng có thể mang xe tới bộ phận Bảo hành-Sửa chữa thay thế phụ tùng miễn phí.
Cơng ty khơng có chính sách giảm giá hàng bán.
* Các phương thức bán hàng Xe máy
Hiện nay công ty áp dụng phương thức bán lẻ hàng hóa
Cơng ty bán trực tiếp hàng hóa đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Theo hình thức này khách hàng đến mua hàng tại các cửa hàng của công ty, nhân viên bán hàng, kế toán trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng, phương thức bán hàng này chủ yếu thanh toán bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản qua Ngân hàng.
* Các phương thức thanh toán
Sau khi khách hàng chấp nhận thanh tốn, cơng ty nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau. Hiện nay công ty áp dụng các phương thức thanh toán sau:
- Thanh toán ngay: Với phương thức này, việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm
hàng hóa cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời nên cịn gọi là thanh tốn trực tiếp. Doanh thu được ghi nhận ngay sau khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng., thường là thanh tốn bằng tiền mặt. hoặc chuyển khoản.
- Thanh toán trả chậm: Với phương thức này, việc chuyển quyền sở hữu sản
phẩm, hàng hóa được thực hiện nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán, chưa trả tiền ngay. Tuy vậy, đơn vị vẫn ghi nhận doanh thu bán hàng, nói cách khác doanh thu được ghi nhận trước khi thu tiền.
Với các khách hàng thanh tốn trả chậm, cơng ty ln quy định rõ thời hạn thanh tốn. Trong thanh tốn trả chậm, khi thanh tốn tiền hàng khách hàng có thể thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
*Phương pháp xác định giá vốn hàng bán tại Công ty
Công ty kinh doanh mặt hàng Xe máy là 1 mặt hàng ổn định, tồn kho với giá trị lớn nên phương pháp tính giá được sử dụng là phương pháp thực tế đích danh tức là khi xuất hàng căn cứ vào giá thực tế của chính hàng đó (giá của lơ đó) làm giá vốn.
được kế tốn ghi trên phiếu xuất kho(Phụ lục số 07) chính là giá của loại Xe Sirius- Vành nan hoa phanh cơ trong lô hàng TK 125/NK01/KD ngày 04/10/2012 nhập của Công ty TNHH Yamaha Mortor Việt Nam, bao gồm giá mua thực tế cộng với cước phí vận chuyển.
(15,100,000 + 387,261 = 15,487,261 )
*Phương pháp xác định giá bán tại Công ty
Được xác định trên nguyên tắc đảm bảo được giá vốn, chi phí đã bỏ ra và một khoản lợi nhuận định mức.Với mỗi loại Xe máy lại có một cách xác định giá bán khác nhau, do chúng có mức chênh lệnh lợi nhuận định mức khác nhau, ngoài ra cơng ty định giá bán cịn tùy thuộc vào thị hiếu của người tiêu dùng.
Ví dụ : giá bán một chiếc Xe Sirius-Vành nan hoa phanh cơ (16,181,818đ) ghi trên Hóa đơn GTGT(Phụ lục số 06).Trong đó :
Giá bán Xe Sirius-Vành nan hoa phanh cơ = Giá vốn + chi phí ước tính+ khoản lợi nhuận định mức
Chi phí ước tính và khoản lợi nhuận định mức tính cho một chiếc xe Sirius- Vành nan hoa phanh cơ được xác định bằng tỷ lệ phần trăm ước tính nhân với giá vốn của loại xe đó.Tỷ lệ phần trăm ước tính này được đưa ra dựa trên cơng thức tài chính khá phức tạp. đặc trưng riêng biệt cho nghành hàng xe máy.
(15,487,261 + 2,484699% x 15,487,261 + 2% x 15,487,261 = 16,181,818)
2.2.2 Thực trạng kế toán bán hàng Xe máy tại công ty TNHH Thương Mạivà Dịch Vụ Tú Khởi. và Dịch Vụ Tú Khởi.
2.2.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng
1)Hóa đơn giá trị gia tăng – mẫu số 01GTKT-3LL
-Hố đơn giá trị gia tăng là chứng từ của đơn vị xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán hàng cho người mua.Hoá đơn là căn cứ để Kế toán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho người vận chuyển hàng trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền hàng ghi sổ kế toán.
- Khi bán hàng cho khách người bán hàng viết hố đơn GTGT. Hóa đơn lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại phịng Tài chính-kế tốn của cơng ty (màu tím) ,liên 2 giao cho khách hàng (màu đỏ), liên 3 dùng nội bộ trong đơn vị (màu xanh) để xuất kho hàng hoá và làm thủ tục thanh toán. Nghiệp vụ bán lẻ tại cửa hàng của cơng ty,
do mặt hàng Xe máy có giá trị lớn nên khi bán xe cho khách hàng, kế toán lập HĐ GTGT giao ngay cho khách.( phụ lục số 03)
- Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng, bưu điện, hoặc chuyển khoản bằng ATM... công ty tiến hành giao hàng và Hóa đơn GTGT trước cho khách hàng, khách hàng phải ký nhận nợ với các điều khoản đảm bảo độ tin cậy về khả năng thanh tốn của mình. Khi đã nhận được giấy báo Có của ngân hàng hay giấy báo nhận tiền của bưu điện Kế toán ghi giảm khoản Nợ của khách hàng.
2)Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)
-PXK có mục đích theo dõi chặt chẽ số lượng Xe máy xuất kho cho khách hàng. PXK là căn cứ để Thủ kho xuất kho và ghi thẻ kho, Kế tốn ghi sổ kế tốn vật tư, hàng hóa.
-PXK được sử dụng tại công ty gồm 2 liên: một liên để lưu , một liên dùng để ghi sổ kế toán (phụ lục số 4)
- Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất do kế toán chuyển xuống để xuất kho hàng hố về số lượng sau đó chuyển phiếu xuất kho lên phịng kế toán để cuối kỳ nhân viên kế toán ghi vào cột đơn giá(ghi theo đơn giá thực tế đích danh). Cịn lại các cột khác ghi bình thường. Cột số lượng yêu cầu do kế toán ghi, cột thực xuất do thủ kho ghi.
3)Một số chứng từ khác như phiếu thu (mẫu số 01-TT ):
-Phiếu thu được sử dụng với mục đích để quản lý tình hình thu tiền của đơn vị, thu của ai về khoản gì, thu với số tiền bao nhiêu…và cũng là bằng chứng chứng minh khoản đã thu nếu xảy ra tranh chấp
-Phiếu thu được sử dụng tại công ty cũng gồm 2 liên, một liên lưu và một liên đưa cho khách hàng.(phụ lục số 05)
-Phiếu thu do Thủ quỹ ghi khi nhập quỹ tiền mặt.
Giấy báo có: do ngân hàng gửi đến khi khách hàng của cơng ty thanh tốn
bằng chuyển khoản.(phụ lục số 10)
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản của công ty được áp dụng thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006.
Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế bán hàng Xe máy phát sinh, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511“ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng của mặt hàng Xe máy trong công ty và công ty không chi tiết cho từng loại Xe máy cụ thể
- TK 5212 “ Hàng bán bị trả lại” Phản ánh trị giá Xe máy bị trả lại.
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của Xe máy đã tiêu thụ trong kì. Tài khoản 632 cũng khơng được chi tiết theo từng loại xe.
- TK 131 “ Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Công ty không mở chi tiết cho từng khách hàng.
- TK 1111,1121“ Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng Xe máy
- TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra”: phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho nhà nước.
- Tài khoản 156 “Hàng hóa”: Phản ánh giá trị Xe máy trong kho
2.2.2.3. Trình tự hạch tốn
a) Kế tốn doanh thu bán hàng Xe máy
Vì áp dụng phương pháp khấu trừ trong việc tính thuế giá trị gia tăng nên doanh thu bán hàng Xe máy của công ty không bao gồm thuế giá trị gia tăng.
Khi hàng đã xác định bán, căn cứ vào HĐ GTGT kế tốn ghi tăng doanh thu bán hàng hóa, tăng thuế GTGT phải nộp, tăng tiền hoặc khoản phải thu.
-Theo hình thức thanh tốn trực tiếp bằng tiền mặt :
+Căn cứ vào HĐ GTGT, phiếu thu kế toán phản ánh doanh thu :
Nợ TK 1111 : Giá thanh toán của hàng hóa( giá bán đã có thuế GTGT) Có TK 511 : Doanh thu bán hàng chưa có thuế
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
+Căn cứ vào Phiếu xuất kho kế toán phản ánh giá vốn Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 156 : Trị giá thực tế hàng xuất kho để bán
Ví dụ 1: Ngày 03 tháng 12 năm 2012, công ty xuất bán 1 chiếc Xe máy Sirius-
Sông Mã, Sơn La.Đơn giá bán 17,800,000 VNĐ đồng/chiếc (giá đã bao gồm VAT) , đơn giá xuất kho 15,478,261 VNĐ.Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt
Căn cứ vào thơng tin mua Xe của khách hàng, kế tốn viết hoá đơn GTGT
(Phụ lục số 03),phiếu thu (Phụ lục số 27)theo nội dung xuất hàng. Kế toán định
khoản như sau:
Nợ TK 1111: 17,800,000 Có TK 511: 16,181,818 Có TK 3331: 1,618,182
Căn cứ vào phiếu xuất kho(Phụ lục số 04) kế toán ghi tăng giá vốn hàng xuất bán, ghi giảm hàng hóa theo định khoản :
Nợ TK 632 :15,478,261 Có TK 156 : 15,478,261
-Theo hình thức thanh tốn trực tiếp bằng tiền mặt và Nợ lại một phần tiền hàng +Kế toán phản ánh doanh thu
Nợ TK 1111 : Số tiền khách hàng thanh toán ngay Nợ TK 131 : Số tiền còn phải thu của khách hàng Có TK 511 : Doanh thu bán hàng chưa có thuế Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
+Kế toán phản ánh giá vốn : Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 156 : Trị giá thực tế hàng xuất kho để bán
Ví dụ 2: Ngày 04/12/2012 Xuất bán 1 xe Sirius-Vành nan hoa phanh cơ cho
Ông Nguyễn Quang Tuyên, nhân viên công ty TNHH Xuân Phát.Đơn giá bán 17,800,000 VNĐ (Cả thuế VAT 10%), đơn giá xuất kho : 15,478,261 VNĐ. Khách hàng trả trước 10,000,000 đ bằng tiền mặt (cùng ngày), ký nhận nợ số tiền còn lại 7,800,000.
Khi nhận tiền kế toán viết phiếu thu (Phụ lục số 05), kế toán viết HĐ GTGT(Phụ lục số 06) và tiến hành định khoản theo bút toán:
Nợ TK 1111: 10,000,000 Nợ TK 131: 7,800,000
Có TK 511: 16,181,818 Có TK 3331: 1,618,182
-Căn cứ vào phiếu xuất kho(Phụ lục số 07) phán ánh giá vốn : Nợ TK 632 : 15,478,261
Có TK 156 : 15,478,261
-Theo hình thức thanh tốn trực tiếp bằng tiền gửi ngân hàng +Khi giao hàng và Hóa đơn GTGT cho khách hàng kế tốn ghi :
Nợ TK 131 : Tổng số tiền phải thu của khách hàng( bao gồm cả khoản thu về thuế) Có TK 511 : Doanh thu bán hàng chưa có thuế
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
+Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi nhận giá vốn của hàng xuất bán : Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 156 : Trị giá thực tế hàng xuất kho để bán
+Khi nhận báo Có của Ngân hàng về khoản tiền khách hàng thanh toán, kế toán ghi :
Nợ TK 1121 : Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 : Tổng số tiền phải thu của khách hàng
Ví dụ 3 Ngày 05/12/2012 xuất bán 1 xe Sirius-Vành nan hoa phanh cơ cho Bà
Lê Ngọc Mai-Huyện Ủy huyện Sông Mã, Sơn La. Giá bán 17,800,000(giá cả thuế GTGT), đơn giá xuất kho : 15,478,261 VNĐ.Khách hàng nhận xe tại cửa hàng và hẹn ngày 12/12/2012 thanh toán qua Tài khoản của Ngân Hàng Agribank-Chi nhánh Sông Mã, Sơn La.
-Căn cứ vào Hóa đơn GTGT (Phụ lục số 08)kế toán ghi nhận doanh thu theo định khoản:
Nợ TK 131: 17,800,000 Có TK 511: 16,181,818 Có TK 33311: 1,618,182
-Căn cứ vào phiếu xuất kho(Phụ lục số 09) kế toán phản ánh giá vốn : Nợ TK 632 : 15,478,261
Có TK 156 : 15,478,261
Ngày 12/12/2012 khi nhận được giấy báo Có của Ngân hàng(Phụ lục số 10) về khoản tiền khách hàng thanh toán. Kế toán ghi nhận số tiền hàng thu được như sau :
Nợ TK 1121 : 17,800,000 Có TK 131 : 17,800,000
b, Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu *Kế toán hàng bán bị trả lại
Khi nhận được thông báo của khách hàng về việc hàng hố bị trả lại, phịng Kế hoạch- Kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét lý do trả lại hàng của khách hàng. Nếu chấp nhận sẽ lập biên bản xác nhận hàng bán bị trả lại có xác nhận của hai bên. Căn cứ vào HĐ mà Công ty đã xuất trước đó khi bán hàng cho khách hàng, biên bản xác nhận hàng bán bị trả lại kế toán tiến hành hạch toán khoản giá trị xe máy bị trả lại đó: ghi tăng giá trị hàng bán bị trả lại( TK 5212) theo giá bán chưa có thuế GTGT; ghi giảm thuế GTGT phải nộp của số hàng bán bị trả lại; giảm tiền hoặc giảm khoản phải thu:
Nợ TK 5212: Giá trị hàng bán bị trả lại
Nợ TK 3331: Thuế GTGT tương ứng của hàng bán bị trả lại Có TK 1111, 1121, 131.
-Căn cứ vào Phiếu nhập kho hàng bị trả lại, kế toán đinh khoản : Nợ TK 156 : Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho
Có TK 632 : Giá vốn hàng bán bị trả lại
Ví dụ 4: Ngày 14/12/2012, Ông Trương Bá Binh trả lại 1 xe Sirius-Vành nan
hoa phanh cơ mà công ty đã bán ngày ngày 22 tháng 11 năm 2012. Đơn giá bán 17,800,000(giá cả thuế GTGT), Giá vốn : 15,478,261 VNĐ.
Căn cứ vào HĐ GTGT(Phụ lục số 11) doanh nghiệp đã xuất ngày 22/11/2012, biên bản xác nhận hàng bán bị trả lại có xác nhận của hai bên(Phụ lục số 12), kế toán phản ánh khoản hàng bán bị trả lại:
Nợ TK 5212: 16,181,818 Nợ TK 3331: 1,618,182
Có TK 131: 17,800,000
-Căn cứ vào Phiếu nhập kho(Phụ lục số 13) kế toán phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại :
Nợ TK 156 : 15,478,261 Có TK 632 : 15,478,261
2.2.2.4. Sổ kế tốn:
- Sổ sổ nhật ký chung(Phụ lục số 14)
- Sổ cái các tài khoản: TK 511(Phụ lục số 15), TK 1111(Phụ lục số 16), TK 1121(Phụ lục số 17), TK 131(Phụ lục số 18), TK 5212(Phụ lục số 19), TK 632(Phụ
lục 20), TK 156(Phụ lục số 21), TK 3331(Phụ lục 22)
- Sổ chi tiết: sổ chi tiết bán hàng(Phụ lục số 23),Sổ chi tiết phải thu của khách hàng
(Phụ lục số 25), Sổ chi tiết các TK 5212(Phụ lục số 24),TK 632(Phụ lục số 26)
* Trình tự ghi sổ:
-Cơng ty sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010
-Mỗi nghiệp vụ phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc : Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, giấy báo có. kế tốn định khoản đồng thời nhập nội dung vào máy vi tính, trên máy đã được lập trình sẵn mặc nhận và phản ánh vào sổ nhật ký chung, sổ cái (TK 511, TK 1111, TK 1121, TK 131, TK 5212,TK 156,TK 632), sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, sổ chi tiết các TK 5212, TK 632.
Khi xuất kho để bán hoặc nhập kho hàng bán bị trả lại, kế toán sẽ viết phiếu xuất kho, nhập kho giao cho thủ kho xuất hoặc nhập hàng. Gần cuối ngày căn cứ vào phiếu xuất kho, nhập kho, HĐ GTGT, phiếu thu và các chứng từ liên quan, kế toán định khoản và nhập số liệu vào máy tính như sau:
+Trường hợp bán hàng thu tiền ngay : Kế toán cập nhật số phát sinh như sau: vào phân hệ kế toán bán hàng /bán hàng thu tiền ngay, chọn phương thức thanh toán là tiền mặt, chọn “Khơng kiêm phiếu xuất kho”.Giao diện trên màn hình máy tính được thể hiện : (giao diện minh họa cho ví dụ 1)