2 .Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài
2.2.2.2.Thực trạng tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá dự trữ trong công ty
2.2.1.2 .Thực trạng thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ
2.2.2.2.Thực trạng tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá dự trữ trong công ty
Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá dự trữ đủ về số lượng và giữ nguyên chất lượng hàng hoá. Bà Bùi Thị Hồng Hạnh- PGĐ thường trực cho biết: Ộ Do tắnh chất mặt hàng là đồ thực phẩm nên q trình bảo quản hàng hố phải được tuân thủ nghiêm ngặt ngay từ khâu chất xếp hàng hố, tránh đổ vỡ, tới cơng tác vệ sinh kho và duy trì độ ẩm ở mức thắch hợp. Tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM, công tác tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá được tiến hành theo hai khâu: phân bố và chất xếp hàng hố vào kho; chăm sóc và giữ gìn hàng hố trong khoỢ.
Phân bố và chất xếp hàng hoá vào kho : Hàng hoá sau khi nhập vào kho được phân bố
và sắp xếp theo sơ đồ quy định. Mỗi mặt hàng được xếp theo khu vực cụ thể, và được sơ đồ hoá trên giấy để các nhân viên tiện theo dõi và quản lý. Cụ thể phân làm hai loại hàng hoá: hàng hoá dễ dập nát (hoa quả sấy) và hàng hố dễ vỡ (chai rượu). Để giữ gìn phẩm chất hàng hố, cơng ty cũng đã đầu tư hệ thống bục, kệ để đỡ hàng hoá, tuy nhiên số lượng kệ, bục là
chưa đủ nên nhiều mặt hàng vẫn phải xếp chồng lên nhau trên mặt sàn.
Về chất xếp hàng hố: Hiện tại cơng ty đang sử dụng phương pháp xếp hàng hố thành
chồng. Áp dụng phương pháp này cơng ty đã tiết kiệm được diện tắch nhà kho, thuận tiện cho việc xuất nhập hàng hoá, cơng tác kiểm kê và bảo quản hàng hố. Khi sử dụng phương pháp này các nhân viên tránh để hàng hoá bị rơi đổ vào người và hỏng hàng hoá khi đưa lên cao.
Chăm sóc và giữ gìn hàng hố: Hàng hố trong thời gian bảo quản tại kho dưới ảnh
hưởng của các yếu tố bên ngồi có thể bị suy giảm chất lượng, phẩm cấp. Do vậy trong quá trình bảo quản cần quan tâm đến vấn đề chăm sóc và giữ gìn hàng hố. Tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM, vấn đề này đã được các nhà quản trị chú trọng. Công ty đã đầu tư hệ thống quản lý độ ẩm, vệ sinh, sát trùng kho, phòng cháy chữa cháy.
Về quản lý độ ẩm: Do tắnh chất mặt hàng đồ ăn, thực phẩm nên việc duy trì độ ẩm ở mức thắch hợp là điều cần thiết. Tại công ty đã thực hiện tốt các biện pháp để duy trì độ ẩm, tránh hàng hoá tiếp xúc với mặt sàn. Phương pháp bịt kắn cũng được áp dụng khá hiệu quả, tránh tình trạng độ ẩm cao làm giảm chất lượng hàng hoá. Việc quản lý độ ẩm tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM khá hiệu quả khi hàng hoá bảo quản chủ yếu là mặt hàng đã được đóng bao gói kĩ càng.
Về vệ sinh sát trùng kho: Tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM, vệ sinh, sát trùng kho là công việc được tiến hành thường xuyên như đảm bảo vệ sinh trong và ngoài kho, tránh việc tạo điều kiện cho các sinh vật gặm nhấm làm tổ, trước khi nhập hàng vào kho thì phải sát trùng kho.
Về phịng cháy chữa cháy: Cháy là hiện tượng dễ xảy ra do sơ xuất trong sản xuất kinh doanh, như hút thuốc lá không đúng nơi quy định, mang xách những vật dễ gây cháy nổ. Tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM, đề phịng cháy nổ cơng ty đã có những quy định cấm hút thuốc trong công ty, nghiêm cấm nhân viên không sử dụng, mang vác vật dễ cháy nổ, thường xuyên kiểm tra hệ thống đèn điện. Cơng ty cũng đã đầu tư bình chữa cháy gồm 12 bình ở kho thu mua tổng và 2 bình ở kho phân phối tại Hà Nội.
2.2.2.2. Thực trạng tổ chức giao xuất hàng hố
Tại cơng ty cổ phần thực phẩm SANNAM, hoạt động giao xuất hàng hoá được tiến hành như sau:
Chuẩn bị trước khi giao hàng: Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho chuẩn bị hàng hoá
theo đúng số lượng, chất lượng và chủng loại ghi trong phiếu xuất kho. Thủ kho kiểm tra các thơng số trong phiếu xuất kho, sau đó vào kho kiểm tra hàng hố tương ứng với các thơng số trên phiếu, nếu hàng hố đủ và chuẩn quy cách thì tiến hành giao xuất hàng hoá, nếu hàng hoá trong kho khơng đủ hoặc chất lượng khơng đạt thì thủ kho yêu cầu người nhận hàng làm lại phiếu xuất kho cho phù hợp và đúng với các thủ tục giao nhận.
Tiến hành giao xuất hàng hố: Sau khi kiểm tra và hồn thành các thủ tục giao nhận,
thủ kho cho nhân viên lấy hàng và giao cho người nhận ở nơi cụ thể đã ghi trong phiếu xuất kho. Vì hàng hố là hoa quả sấy khơ có hạn sử dụng trong thời gian nhất định nên cần xuất nhưng lô hàng nào mà đã nhập trước, lô sau xuất sau. Công ty Sannam luôn giao hàng đúng theo hợp đồng mua bán, đảm bảo phẩm chất hàng hố xuất ra. Trong trường hợp có xảy ra hư hỏng, sai khác chất lượng có thể thoả thuận thêm với khách, cố gắng bớt giá hoặc đền bù trên cơ sở hai bên cùng có lợi để họ nhận hàng.
2.2.2.4. Thực trạng tổ chức kiểm kê hàng hố
Tại cơng ty cổ phần thực phẩm SANNAM, hoạt động kiểm kê được tiến hành định kỳ theo tháng. Cuối mỗi tháng, thủ kho thu nhập đầy đủ các dữ liệu hàng hố dự trữ thơng qua các hoá đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ kế toán để xác định lượng hàng hố tồn kho. Sau đó cử nhân viên vào kho đếm hàng theo từng chủng loại, xác định số lượng hàng thừa thiếu, nguyên nhân để tìm ra biện pháp giải quyết. ngồi ra cơng ty cũng chú ý kiểm tra cả về chất lượng của hàng hố, nếu xảy ra hư hỏng cịn kịp thời điều chỉnh điều kiện kho bãi cho phù hợp.
2.2.3 Thực trạng cơng tác theo dõi và quản lý hàng hố về mặt giá trị của công ty cổ phần thực phẩm SANNAM.
Hiện nay công ty cổ phần thực phẩm SANNAM đang kinh doanh nhiều loại mặt hàng thực phẩm gồm các loại hoa quả sấy khô và rượu mơ. Vì vậy cơng ty áp dụng phương pháp hạch tốn hàng dự trữ theo phương pháp bình qn gia quyền để đơn giản hố cách hạch toán giá trị hàng tồn kho:
Phương pháp này tương đối dễ thực hiện và tốn ắt chi phắ vì dựa vào sổ sách nhập kho ta dễ dàng tắnh được giá mua bình quân gia quyền và giá trị hàng dự trữ theo phương pháp này có giá trị gần đúng với giá trị hàng tồn kho. Với mặt hàng chủ yếu là hoa quả sấy khô và rượu mơ, thời gian lưu kho khá ngắn, công ty chưa cần cân nhắc sử dụng các phương pháp "nhập trước - xuất trước" hay "nhập sau - xuất trước", bởi vì nó khơng giúp được việc tăng đáng kể lợi nhuận, mà cịn có thể gây rắc rối trong quản lý.
Đối với phương pháp " nhập trước- xuất trước" - FIFO thì người ta giả định các lơ
hàng được bán theo trình tự lơ nào nhập trước sẽ được bán trước, hết lô nọ sẽ đến lô tiếp theo. Như vậy hàng hố dự trữ sẽ thuộc lơ nhập sau cùng và được tắnh theo giá mua vào của những lơ đó.
Đối với phương pháp " nhập sau xuất trước" - LIFO là phương pháp ngược lại với
cùng dần cho đến lô nhập vào đầu tiên. Như vậy hàng hoá dự trữ thuộc những lô nhập đầu tiên và phải được hạch tốn theo giá của những lơ đó.
Trong q trình thực tập tại cơng ty, qua tìm hiểu em đã thu thập được bảng so sánh về các phương pháp hạch tốn hàng hố dự trữ của cơng ty khi công ty thực hiện cơng tác chọn quản lý hàng hố dự trữ về mặt giá trị. Trong tháng 9 năm 2013 về tình hình kịnh doanh mặt hàng là rượu mơ Núi Tản của công ty cổ phần thực phẩm SANNAM như sau:
Bảng 2.3: So sánh các phương pháp hạch toán hàng hoá dự trữ về mặt giá trị của mặt hàng rượu mơ Núi Tản trong công ty cổ phần thực phẩm SANNAM trong tháng 9 năm 2013.
Tình hình nhập hàng: Lơ Số lượng ( chai) Đơn giá ( nghìn đồng) Giá trị mua (nghìn đồng) 1 200 100.000 20.000.000 2 150 120.000 18.000.000 3 250 140.000 35.000.000 Tổng cộng 600 73.000.000 Tình hình bán ra: Tổng số hàng bán ra ( chai) Đơn giá (nghìn đồng) Thành tiền ( nghìn đồng) 500 150.000 75.000.000
Tồn kho: 600(chai)-500(chai) = 100(chai)
Hạch tốn bằng các phương pháp khác nhau sẽ có kết quả như sau:
Đơn vị: nghìn đồng Phương pháp hạch tốn Giá hạch tốn hàng tồn kho Trị giá hàng tồn kho
Trị giá mua vào của hàng bán ra Lãi gộp Giá bình quân gia quyền 121.666,7 12.166.666,7 60.833.340 14.166.660 FIFO 140.000 14.000.000 59.000.000 16.000.000 LIFO 100.000 10.000.000 63.000.000 12.000.000 Nguồn:( Phịng tài chắnh kế tốn)
Thông qua bảng trên ta thấy khi sử dụng các phương pháp hạch tốn khác nhau thì sẽ cho các giá trị hàng hố dự trữ khơng giống nhau và các giá trị mua vào của hàng bán ra khác nhau, dẫn đến lãi gộp không giống nhau, trong ba phương pháp hạch tốn trên thì phương pháp FIFO là cho lãi gộp cao nhất. Thực tại thì cơng ty cũng đã nắm rõ được điều ấy, theo chia sẻ của bà Trần Thu Hà- Chủ tịch hội đồng quản trị thì "quy mơ của cơng ty là chưa lớn nên công ty vẫn đang sử dụng phương pháp tắnh theo giá mua bình quân gia quyền để tiết kiệm chi phắ và phương pháp này cũng khá đơn giản thực hiện".
2.3. Các kết luận về thực trạng về thực trạng công tác tổ chức dự trữ tại công ty cổ phầnthực phẩm SANNAM. thực phẩm SANNAM.
2.3.1. Những ưu điểm và nguyên nhân
Những ưu điểm
Cùng với sự phát triển của cơng ty, hoạt động dự trữ hàng hố cũng có những chuyển biến đáng kể, cơng tác tổ chức dự trữ ngày càng được nâng cao, hoàn thành kế hoạch đặt ra, góp phần vào hiệu quả kinh doanh chung của cơng ty.
Trước hết phải kể đến đó là việc đầu tư trang thiết bị cơ sở hạ tầng cho hệ thống nhà kho. Tuy hệ thống kho bãi của công ty là còn khá nhỏ nhưng đã đảm bảo tương đối đầy đủ trang thiết bị để bảo quản cũng như giữ gìn hàng hố dự trữ.
Tiếp đó có thể kể đến ở đây đó là sự sắp xếp hợp lý và khoa học hàng hoá trong kho. Việc phân bố và sắp xếp hàng hoá khoa học hàng hoá trong kho. Việc phân bố và sắp xếp hàng hoá khoa học làm giảm diện tắch nhà kho, giúp cho việc chăm sóc và bảo quản hàng hoá dễ dàng, giúp cho cơng việc quản lý và kiểm kê hàng hố được chắnh xác, giảm chi phắ quản lý.
Bên cạnh đó cũng phải nói đến hoạt động tổ chức và theo dõi hàng hoá được thực hiện khá hiệu quả. Hàng hoá trong kho được bảo quản và giữ gìn ở điều kiện thắch hợp, chống cơn trùng và đã có hệ thống phịng cháy nổ. Việc sắp xếp hàng hố khoa học cũng giúp cho cơng việc bảo quản hàng hố được tốt hơn.
Khơng chỉ vậy, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhanh nhẹn, linh hoạt và có trách nhiệm giúp tiết kiệm chi phắ nhân viên, chi phắ kiểm tra cũng như giảm thiểu những sai hỏng trong quá tŕnh dự trữ. Bên cạnh đó, nhà quản lý giàu kinh nghiệm đã nhận thấy cơ hội kinh doanh và dự đoán được chắnh xác nhu cầu dự trữ làm giảm chi phắ dự trữ và làm giảm thiểu lượng hàng tồn kho.
Cuối cùng là việc áp dụng tin học vào quản trị dự trữ giúp cho công việc được dễ dàng hơn, chắnh xác hơn và tiết kiệm chi phắ cho cơng ty.
Ngun nhân
Thứ nhất, đó là việc đầu tư có hiệu quả vào cơ sở vật chất, trang thiết bị nhằm bảo quản tốt hàng hoá dự trữ.
Thứ hai, cán bộ quản lý và nhân viên trong công ty giàu kinh nghiệm, có trình độ và được huấn luyện kỹ càng trước khi làm việc.
2.3.2. Những nhược điểm và nguyên nhân
Những nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm mà công tác tổ chức quản trị dự trữ mà công ty cổ phần thực phẩm SANNAM đã đạt được thì vẫn cịn những tồn tại một số vấn đề cần giải quyết.
SANNAM, diện tắch kho băi dự trữ là tương đối nhỏ, đây là vấn đề cấp bách mà công ty cần giải quyết. Diện tắch nhỏ làm cho công ty mất đi nhiều cơ hội trong kinh doanh như nhận được chiết khấu cao khi nhập lô hàng lớn, không mua được lô hàng lớn khi giá thấp, giảm cơ hội đầu tư và lợi nhuận. Diện tắch nhỏ cũng làm cho công ty không đủ không gian dự trữ, vẫn còn phải gửi hàng ở nhà cung cấp.
Sau đó cần đề cập tới cơng tác kiểm kê hàng hố chưa hiệu quả. Hoạt động kiểm kê cần phải mang tắnh chắnh xác cao nhằm phản ánh đúng tình trạng hàng hoá dự trữ trong kho, tránh để đến lúc xuất hàng mới phát hiện và cơng tác xử lý chậm khi tình huống xấu xảy ra.
Ngun nhân
Những khó khăn tồn tại trong hoạt động tổ chức dự trữ hàng hố trước hết là do nguồn vốn kinh doanh của cơng ty còn hạn chế, chưa mở rộng được mạng lưới kinh doanh cũng như mở rộng được kho dự trữ.
Thứ hai, do q trình quản lý nhân lực cịn yếu kém, chưa có sự thống nhất trong cơng việc và trách nhiệm giữa cán bộ quản lý với nhân viên, cán bộ giữa các bộ phận.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM SANNAM
3.1. Phương hướng hoạt động của công ty thời gian tới.
3.1.1. Mục tiêu của công ty cổ phần thực phẩm SANNAM.
Xây dựng cơng ty trở thành đơn vị mạnh tồn diện, đa dạng hoá nghành nghề, đa dạng hoá sản phẩm sản xuất kinh doanh và chuyên mơn hố từng bộ phận quản lý, trong đó lấy hoạt động kinh doanh dự án làm hoạt động then chốt. Phấn đấu tốc độ tăng trưởng giá trị sản xuất kinh doanh năm 2014 là 15%, mức tăng trưởng thị phần là 3%.
Huy động vốn các cổ đông, tạo điều kiện để người lao động, những người có cổ phần và các nhà đầu tư thực sự là người làm chủ công ty, thay đổi cơ chế quản lý, phương thức làm việc tạo động lực thúc đẩy công ty phát triển.
Tiếp tục nâng cao đời sống đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên, xây dựng văn hố cơng ty trong giai đoạn mới, phù hợp với mục tiêu kinh tế của công ty.
3.1.2. Phương hướng hoạt động của công ty cổ phần thực phẩm SANNAM trong thời gian tới.
Là một công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh nên ngay từ khi hoạch định chiến lược, công ty đã xác định từng hướng đi cụ thể cho mỗi hoạt động của mình.
Hoạt động kinh doanh dự án: Ban giám đốc công ty xác định đây là lĩnh vực hoạt
động then chốt của công ty cổ phần thực phẩm SANNAM trong giai đoạn hiện nay và cả chiến lược lâu dài của công ty. Lãnh đạo công ty đã xác định kinh doanh dự án là hoạt động thực tế mang lại thành công cả về tài chắnh và uy tắn cho công ty. Với phương trâm Ộtạo ra lợi ắch tối ưu cho khách hàngỢ tồn bộ dự án cơng ty tham gia đều được khảo sát, tư vấn cho khách hàng nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho người tiêu dùng. Bên cạnh đó, việc chun mơn hố cơng tác đào tạo quản lý đã đem lại hiệu quả dự án cho phắa công ty cũng như phắa dự án.
Hoạt động kinh doanh phân phối: Ra đời năm 2003- ngày nay công ty cổ phần thực
phẩm SANNAM đã chiếm một vị trắ khá quan trọng trong thị trường bán phân phối các sản phẩm về thực phẩm cho các đại lý, nhà hàng trên phạm vi thị trýờng HÀ NỘI để các đõn vị này bán lại cho ngýời tiêu dùng. Với phýõng trâm Ộgiữ vững thị trýờng mục tiêu, tìm kiếm