5. Kết cấu khoá luận
2.1 Tổng quan về công ty
2.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
* Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty
Cơng ty cổ phần Atanic có tên nước ngồi là Atanic joint stock company, tên viết tắt là ATANIC JSC. Công ty là thành viên của tập đồn ATA có trụ sở chính tại Tầng 1, Số nhà 33, phố Nguyễn Viết Xuân, Phường Khương Mai, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam. Công ty được sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0105362744 ngày 15/6/2011
với ngành nghề kinh doanh chính của công ty là bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng, ngồi ra cịn kinh doanh các ngành nghề khác như: Lắp đặt hệ thống xây dựng khác; Hồn thiện cơng trình xây dựng; Chuẩn bị mặt bằng; Hoạt động thiết kế chuyên dụng (hoạt động trang trí nội thất); Phá dỡ; Bán buôn kim loại và quặng kim loại; Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác; Cho th xe có động cơ; Bán bn hố chất cơng nghiệp, keo hoá học, chất màu, nhựa tổng hợp, chất dẻo dạng nguyên sinh (trừ loại nhà nước cấm), vận tải hàng hố bằng xe ơ tơ, đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá.
Trong những năm qua dù kinh tế khó khăn việc kinh doanh cũng khơng dễ dàng nhưng công ty vẫn khơng ngừng phát triển mặc dù đã có lúc cơng ty gặp phải những vấn đề mà khơng ít doanh nghiệp gặp phải đặc biệt là trong vấn đề quản lý điều hành việc kinh doanh của công ty, tuy vậy công ty cũng đã biết tháo gỡ và dần hồi phục.
* Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Công ty cung cấp vật liệu, các thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng cho nhiều công ty xây dựng, các nhà bán lẻ trên toàn miền bắc; Tham gia vào một số khâu trong các cơng trình xây dựng lớn như lắp đặt, hồn thiện, chuẩn bị mặt bằng, trang trí nội thất...
Công ty kinh doanh đúng các ngành nghề đã đăng ký; Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách; Đảm bảo hạch toán kinh tế đầy đủ phù hợp với chế độ kế tốn nhà nước; Tn thủ chính sách, chế độ quản lý vốn, tài sản, lao động tiền lương.... Làm công tác tổ chức phân phối theo lao động, đảm bảo công bằng xã hội,
đào tạo bồi dưỡng cán bộ để khơng ngừng nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên công ty.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty
Cơng ty có quy mơ vừa nên tổ chức quản lý của công ty cũng đơn giản, gọn nhưng hợp lý và đem lại hiệu quả trong kinh doanh mặc dù bộ máy quản lý đã phải thay đổi một lần.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty (Phụ lục 2.1) Bộ phận và chức năng của từng bộ phận:
- Giám đốc: Cơng ty quản lý theo hình thức tập trung, mọi hoạt động kinh doanh của công ty chịu sự chỉ đạo của giám đốc. Do quy mô của công ty nhỏ nên giám đốc lãnh đạo hầu hết và trực tiếp đến từng bộ phận.
- Phịng kế tốn: Có nhiệm vụ thu thập xử lý và cung cấp đầy đủ thông tin kế tốn tài chính cho ban giám đốc, cho cục thuế….Thực hiện chế độ thanh toán quyết toán theo đúng quy định của nhà nước, quản lý chặt chẽ tài sản nguồn vốn của cơng ty.
- Phịng kinh doanh: Làm nhiệm vụ bán hàng, tìm hiểu và phân tích nhu cầu thị trường. Đồng thời cung cấp đầy đủ chính xác những thơng tin về thị trường để từ đó đặt kế hoạch nhập mặt hàng gì, số lượng là bao nhiêu…..Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hay dài hạn thông qua sự chỉ đạo của giám đốc.
- Phòng tổ chức hành chính: Phụ trách các vấn đề liên quan đến nhân sự như: tuyển chọn, bố trí nhân sự theo yêu cầu hoạt động kinh doanh, lập kế hoạch về đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, giải quyết về cơng tác thủ tục hành chính, chính sách chế độ người lao động và chăm lo phục vụ đời sống cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
- Phịng kỹ thuật: Kiểm tra chất lượng hàng hoá, chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng thiết kế chuyên dụng (trang trí nội thất), lắp đặt, hồn thiện cơng trình xây dựng.
2.1.2 Đặc điểm bán hàng vật liệu xây dựng tại công ty
2.1.2.1 Phương thức bán hàng:
Công ty đăng ký ngành nghề kinh doanh là bán bn vật liệu xây dựng vì vậy phương thức bán hàng mà công ty lựa chọn là phương thức bán buôn, do khách hàng chủ yếu của công ty là những công ty xây dựng, các nhà bán lẻ trên tồn miền bắc trong khi hàng hố kinh doanh phải lấy từ nhiều nhà sản xuất khác nhau. Mà
thấy rằng khoảng cách giữa nhà cung cấp và khách hàng là rất xa, nếu mỗi lần công ty đi lấy hàng rồi chở thẳng cho khách hàng như vậy chi phí vận chuyển rất tốn kém, hạch toán tất vào giá bán của hàng hố thì giá hàng cơng ty bán ra sẽ cao hơn ở ngồi thị trường, nếu chi phí khách hàng chịu với chi phí cao như vậy khách hàng sẽ tìm tới những nhà cung cấp khác mà chi phí khách hàng bỏ ra là thấp hơn, dựa trên những điều đó cùng với một số đặc điểm hàng hố cũng như điều kiện của mình đồng thời thuận tiện cho việc quản lý hàng hố cơng ty đã lựa chọn phương thức bán bn qua kho nhằm đem lại lợi ích lớn nhất cho cơng ty.
2.1.2.2 Phương thức thanh toán
Cũng giống như các doanh nghiệp khác cùng với sự nhìn nhận về thị trường kinh tế Việt Nam trong những năm gần đây công ty đã quyết định áp dụng cả hai phương thức thanh toán là phương thức thanh toán trực tiếp và phương thức thanh toán trả chậm nhằm mở rộng thị phần của công ty, tuy nhiên để quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng thì đối với phương thức thanh tốn trực tiếp cơng ty chỉ chấp nhận thanh toán bằng chuyển khoản nếu như thanh toán bằng tiền mặt thủ tục sẽ rất phức tạp, đối với phương thức trả chậm để quản lý công nợ chặt chẽ tránh sự rắc rối phức tạp cơng ty chỉ trợ cấp tín dụng cho khách hàng không quá mùng 10 tháng sau và kèm theo là những điều kiện về hạn mức tín dụng rõ ràng.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn
* Tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty có quy mơ vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn, đồng thời để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, đảm bảo kiểm tra xử lý và cung cấp thông tin giúp cho lãnh đạo công ty nắm được kịp thời tình hình hoạt động của cơng ty, cơng ty đã áp dụng hình thức kế tốn tập trung. theo hình thức này tồn bộ cơng việc kế tốn được thực hiện tại phịng kế tốn của cơng ty.
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế tốn tại cơng ty cổ phần Atanic (Phụ lục 2.2)
Với điều kiện giới hạn, cơng ty mới thành lập khơng lâu vì vậy phịng kế tốn của cơng ty chỉ có 4 người mỗi người phải đảm nhiệm nhiều công việc:
- Kế tốn trưởng: Phụ trách chung về cơng tác kế tốn của cơng ty, điều hành mọi nghiệp vụ trong phịng kế tốn, hướng dẫn chun mơn và kiểm tra tồn bộ các nghiệp vụ kế tốn của cơng ty đồng thời kiêm kế toán tổng hợp, kế tốn thuế và
theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ. Chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính định kỳ gửi ban giám đốc và cơ quan chức năng về hoạt động của phịng kế tốn.
- Kế toán bán hàng và xác định KQKD: Kế tốn phải mở sổ theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hố; Kiểm tra tình hình bán hàng của cơng ty về chủng loại, số lượng, giá cả của hàng hố; Tính tốn chính xác các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp; Tính tốn chính xác doanh thu bán hàng, doanh thu thuần và kết quả bán hàng trên cơ sở đó đưa ra biện pháp nhằm hồn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tiết kiệm chi phí.
- Kế tốn thanh tốn cơng nợ, lương và BHXH: Căn cứ vào các phiếu xin tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, các khoản nợ phải thu, phải trả và giấy báo nợ, báo có của ngân hàng có xác nhận đầy đủ của người có thẩm quyền, kế toán thực hiện việc thu chi theo đúng chức năng của mình đồng thời cuối tháng trên cơ sở các bảng chấm cơng kế tốn tính và phân bổ tiền lương các khoản trích theo lương.
- Thủ quỹ: Thu tiền bán hàng, phát lương, bảo hiểm, tạm ứng cho người cung cấp khi có đầy đủ những chứng từ hợp lệ, theo dõi mọi biến động của tiền mặt tại quỹ. Cuối tháng khoá sổ đối chiếu với sổ sách kế tốn thu chi.
* Chính sách kế tốn áp dụng
Hiện nay cơng ty đang áp dụng chế độ kế tốn Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 và các chuẩn mực kế tốn do bộ tài chính ban hành.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng (VNĐ)
- Kỳ kế toán: Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 của năm đó.
- Các chính sách áp dụng:
+ Hình thức kế tốn: Cơng ty áp dụng hình thức “chứng từ ghi sổ” + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
• Hàng tồn kho được tính theo giá gốc.
• Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xun.
• Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: phương pháp thực tế đích danh. Cơng thức xác định giá trị hàng tồn kho:
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ - Trị giá hàng xuất trong kỳ • Phương pháp lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng + Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính...
+ Phương pháp tính thuế: Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, áp dụng luật thuế GTGT theo đúng quy định củ Bộ Tài Chính.
+ Các nguyên tắc và phương pháp kế toán khác.