Hồn thiện kế tốn bán hàng là yêu cầu cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp nhằm thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý. Trong thời gian thực tập, được tìm hiểu tình hình thực tế về cơng tác kế tốn bán hàng tại Công ty CP DV Ngoại Thương WCO, em nhận thấy về cơ bản công tác kế tốn của cơng ty đã tn thủ đúng chế độ kế toán của Nhà nước và Bộ tài chính ban hành. Tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực mà cơng ty đạt được, công tác tổ chức kế tốn bán hàng vẫn khơng tránh khỏi những mặt tồn tại còn chưa hợp lý. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn tại công ty, em xin đưa ra một số ý kiến và giải pháp
nhằm góp phần hồn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn bán hàng ở Công ty CP DV Ngoại Thương WCO như sau:
Ý kiến thứ nhất: Hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ kế toán:
Các chứng từ gốc khi được chuyển về văn phòng cần phải được phân loại, sắp xếp riêng theo từng nội dung để thuận tiện cho công tác theo dõi, đối chiếu số liệu để vào các hồ sơ, thẻ, bảng liên quan. Chẳng hạn có thể sắp xếp theo cách sau: các hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi…mỗi loại được lưu vào một tập khác nhau. Trong mỗi tập đó lại chia ra làm các tập nhỏ được phân loại theo từng tháng. Như vậy khi cần số liệu ở ngày tháng nào, kế tốn có thể dễ dàng có số liệu mình cần.
Ý kiến thứ hai: Hồn thiện kế tốn chi tiết hàng tồn kho:
Để đảm bảo quản lý hàng hóa được chặt chẽ, thống nhất phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và dễ phát hiện khi có sai xót giữa kho và phịng kế tốn, tạo điều kiện cho việc áp dụng tin học vào cơng tác kế tốn. Cơng ty cần phải xây dựng một danh mục hàng hóa, trong đó mỗi loại hàng hóa có một mã hàng riêng gắn liền với chủng loại, quy cách, kích cỡ của hàng hóa. Khi nhìn vào mã hàng của một loại hàng hóa nào đó có thể biết được tên cũng như đặc điểm của loại hàng đó. Hệ thống danh mục hàng hóa phải được sử dụng thống nhất trong tồn cơng ty.
Ý kiến thứ ba: Hoàn thiện kế tốn dự phịng khoản phải thu khó địi và kế tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho:
- Về lập dự phịng phải thu khó địi:
Trong thực tế hoạt động SXKD, có những khoản thu mà người nợ khó trả trước hoặc khơng trả nợ gọi là nợ phải thu khó địi. Doanh nghiệp dự kiến khoản phải thu khó địi tính trước vào chi phí gọi là khoản dự phịng phải thu khó địi.
Khoản dự phịng nợ phải thu khó địi được trích trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của DN. Giúp cho DN có nguồn Tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo đảm vốn kinh doanh.
Khi có nợ khó địi thì DN trích lập dự phịng, hạch tốn vào TK 139. Phương pháp kế tốn được tiến hành theo trình tự sau:
Cuối niên độ kế tốn căn cứ vào số nợ khó địi để xác định mức trích lập dự phịng tính vào chi phí. Kế tốn so sánh giữa số dự phịng cần trích lập với số dự phịng đã lập của năm trước:
Khóa luận tơt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán
Nếu số dự phịng phải trích lập cuối niên độ bằng số dư dự phịng năm trước cịn lại chưa sử dụng thì DN khơng phải trích lập.
Nếu có số dự phịng phải lập năm nay lớn hơn số dự phịng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải trích lập bổ sung, kế tốn bổ sung vào chi phí quản lý DN của năm kế tốn đồng thời ghi tăng số dự phịng nợ phải thu khó địi để kế tốn làm căn cứ lập BCTC theo định khoản: Ghi Nợ TK 642 và ghi Có TK 139.
Ngược lại, nếu số dự phịng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch kế tốn hồn nhập ghi giảm chi phí quản lý DN trong kỳ theo định khoản ngược lại: Nợ TK 139 và ghi Có TK 642
Những khoản nợ phải thu của niên độ trước, nay thực sự khơng thu hồi được, sau khi đã có quyết định cho phép xử lý xóa sổ khoản cơng nợ này thì kế toán phán ánh vào bên Nợ TK 139( dùng dự phịng để xóa nợ), Nợ TK 642( phần chênh lệch) và Ghi Có TK 131 hoặc TK 138. Đồng thời phải theo dõi khoản nợ đã xử lý trên TK 004” Nợ khó địi đã xử lý” trong thời hạn 5 năm theo bút toán đơn : Nợ TK 004
Các khoản nợ phải thu khó địi đã được xử lý xóa sổ nếu thu hồi được,thì kế tốn phản ảnh vào Nợ TK 111, 112 và Có TK 711, đồng thời phản ánh vào bên Có TK 004.
Các khoản nợ khó địi đã xử lý xóa sổ nếu sau 5 năm khơng thu hồi được thì kế tốn theo dõi bên Có TK 004.
- Lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xun, liên tục của hàng hố trong kho. Vì vậy, cơng ty nên dự tính khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào giá vốn hàng bán phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so gía ghi sổ của kế toán hàng tồn kho. Cuối kỳ nếu kế tốn nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế tốn tiến hành trích lập dự phịng. Việc lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh giá trị thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Cơng ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của cơng ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Trong thực tế để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra do các tác nhân khách quan như giá hàng hóa trên thị trường giảm xuống. Nhà nước cho phép các DN lập dự phòng để phần nào giảm bớt những rủi ro, do đó thực chất việc lập dự phịng là quyền lợi về mặt tài chính của DN.
Vào cuối niên độ kế tốn, kiểm kê hàng tồn kho nếu phát hiện thấy chênh lệch giữa giá trị của hàng tồn kho ghi trên sổ kế tốn với giá thực tế của hàng hóa đó trên thị trường, nếu giá tực tế trên thị trường nhỏ hơn giá trị ghi trên sổ kế tốn thì phải tiến hành lập dự phịng.
Cơng thức tính trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng giảm giá HTK = Số lượng HTK x ( Giá gốc HTK – Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK)
+ Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá trị có thể thu được từ giao dịch bán hàng sau khi loại trừ các chi phí phát sinh liên quan đến việc giao dịch.
Kế tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho sử dụng tài khoản 159 -Dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh việc trích lập và hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Phương pháp kế tốn được tiến hành theo trình tự sau:
Cuối kỳ kế tốn năm, khi lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi tăng dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng vật tư, hàng hoá và khả năng giảm giá của từng thứ vật tư, hàng hố để xác định mức trích lập dự phịng tính vào chi phí. Kế tốn so sánh giữa số dự phịng cần trích lập với số dự phịng đã lập của năm trước.
Nếu số dư phịng phải trích lập cuối niên độ bằng số dư dự phòng năm trước cịn lại chưa sử dụng thì DN khơng phải trích lập.
Nếu có số dự phịng phải lập năm nay lớn hơn số dự phịng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải trích lập bổ sung, kế tốn bổ sung vào chi phí giá vốn hàng bán của năm kế toán đồng thời ghi tăng số dự phịng giảm giá hàng tồn kho để kế tốn làm căn cứ lập BCTC về giá trị thuần của hàng tồn kho theo định khoản: Ghi Nợ TK 632 và ghi Có TK 159;
Khóa luận tơt nghiệp Khoa Kế tốn – Kiểm tốn
Ngược lại, nếu số dự phịng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch kế tốn hồn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ theo định khoản ngược lại: Nợ TK 159 và ghi Có TK 632.
Ý kiến thứ 4: Hồn thiện hệ thống sổ kế tốn
- Hồn thiện sổ kế tốn chi tiết
Công ty đã mở sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu. Nếu chỉ căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người mua và bảng tổng hợp phải thu của khách hàng như chế độ sổ kế tốn và hình thức kế tốn ban hành theo QĐ 15/2006/BTC sẽ khơng có đầy đủ thơng tin để bóc tách cơng nợ ngắn hạn và dài hạn để phản ánh vào các chỉ tiêu tương ứng.
Để có số liệu lập và trình bày trên báo cáo tài chính ,các sổ chi tiết thanh tốn với người mua phải mở thêm cột thời hạn thanh toán.
Khi ghi sổ khoản cơng nợ, kế tốn căn cứ vào hợp đồng đã ký về điều khoản thanh toán phản ánh thời hạn thanh tốn của từng hóa đơn.
Mẫu Sổ chi tiết thanh tốn với người mua (phụ lục 3.1)
Cuối niên độ kế toán trước khi lập BCTC, kế toán căn cứ vào số dư nợ của từng đối tượng và thời hạn thanh toán trên sổ chi tiết thanh toán với người mua lập Bảng tổng hợp công nợ cuối niên độ. Số liệu trên Bảng tổng hợp sẽ là cơ sở để lập và trình bày các chỉ tiêu cơng nợ ngắn hạn, cơng nợ dài hạn
Kế tốn cơng nợ có thể căn cứ vào Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng cuối niên độ, kinh nghiệm của mình ước tính tỷ lệ nợ phải thu khó địi để ước tính kế tốn về số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập cuối niên độ
Việc mở thêm cột thời hạn thanh toán như vậy sẽ giúp cho cơng ty nhìn thấy rõ những khoản nợ ngắn hạn và dài hạn, giúp cho cơng tác phân tích cơng nợ khó địi được dễ dàng thuận tiện hơn, giúp cho cơng tác quản trị được nhanh chóng, đáp ứng u cầu quản lý của cơng ty.
- Hồn thiện sổ kế tốn tổng hợp:
Hiện nay, cơng ty sử dụng hình thức ghi sổ theo Nhật ký chung. Việc ghi chép và phản ánh trên các sổ kế toán đã làm đúng nguyên tắc, quan hệ đối chiếu được thể hiện rõ ràng. Tuy nhiên công ty chưa mở các Nhật ký đặc biệt như: Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền…Mặc dù các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc bán chịu là khá
nhiều, theo em cơng ty nên mở thêm nhật ký bán hàng (phụ lục 3.2), và Nhật ký thu tiền ( Phụ lục 3.3) và Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng cuối niên độ (phụ
lục 3.4) để phục vụ cung cấp các thông tin cụ thể cho kế toán.
Sổ nhật ký bán hàng , theo em công ty nên mở thêm cột thuế giá trị gia tăng để có thể tiện theo dõi lượng hàng hàng bán ra và tiền thuế của mỗi đơn hàng.