Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG
2.1. Tổng quan về tình hình và ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến kế tốn bán
2.1.1. Tổng quan về công ty TNHH TM&DV Việt An
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty TNHH TM&DV Việt An
Công ty TNHH TM&DV Việt An được thành lập vào ngày 20/04/2008 theo Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế Công ty TNHH số 0102028752 do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp theo nội dung chính sau:
Tên Cơng ty: CƠNG TY TNHH TM&DV TỔNG HỢP VIỆT AN Tên giao dịch: VIỆT AN COMPANY ECONOMY LIMITED Địa chỉ: Số 43- Minh Khai- Từ Liêm- Hà Nội
Ngành nghề đăng ký kinh doanh: 09 ngành nghề. Ngành nghề kinh doanh chính:
Kinh doanh bán bn, bán lẻ săm lốp ôtô các loại, phụ tùng ôtô. Sửa chữa ôtô.
Các hoạt động tư vấn và dịch vụ ôtô du lịch. Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng.
Cơng ty có 15 lao động gồm: giám đốc, kế toán, thủ quỹ, trưởng bộ phận và nhân viên.
Cơng ty có tư cách pháp nhân và tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh. Công ty được sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản riêng tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam. Công ty tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh bảo toàn và phát triển vốn theo quy định của nhà nước. Công ty thực hiện chức năng kinh doanh theo điều lệ pháp luật Việt Nam và thông lệ quốc tế hiện hành.
Sau gần 5 năm trưởng thành và phát triển, hiện nay công ty đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường và khơng ngừng mở rộng quy mô và lĩnh vực hoạt động. Công ty đã sử dụng và khai thác các nguồn lực về vốn, lao động, tài sản…có hiệu quả. Đồng thời công ty cũng mở rộng quan hệ với các đơn vị bạn các tổ chức kinh tế trong nước và đã tạo được lòng tin đối với khách hàng. Bên cạnh đó cơng ty khơng ngừng
hồn thiện và nâng cao chất lượng, số lượng đội ngũ công nhân viên, phương tiện, trang bị kĩ thuật phục vụ hoạt động sửa chữa kinh doanh và kết quả đạt được là lợi nhuận của cơng ty khơng ngừng tăng lên hàng năm điều đó đã đảm bảo đời sống cho cán bộ cơng nhân viên trong công ty và giúp cơng ty phục vụ tái sản xuất. Qua đó cho thấy sự phát triển mạnh mẽ, vượt bậc của công ty trong thời gian qua và giúp công ty khẳng địng được vị thế, đứng vững trên thị trường.
2.1.1.2. Đặc điểm hoạt động của công ty TNHH TM&DV Việt An
Theo giấy phép kinh doanh, Công ty đăng ký 09 ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh. Song trên thực tế, do điều kiện kinh tế, chuyên ngành hoạt động, hiện nay Công ty đang hoạt động các lĩnh vực ngành nghề chính sau:
♣ Kinh doanh bán bn, bán lẻ thiết bị nội ngoại thất ôtô, xe máy. ♣ Sửa chữa, thay thế phụ tùng xe ôtô, xe máy.
♣ Tư vấn, cung cấp đồ dùng nội thất ôtô.
♣ Cung cấp dịch vụ kỹ thuật, lắp đặt, bảo trì, bảo hành xe ơtơ, xe máy. ♣ Dịch vụ xe du lịch.
2.1.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty TNHH TM&DV Việt An
Trải qua quá trình hình thành và phát triển, cùng với sự biến đổi không ngừng khẳng định Công ty TNHH TM&DV VIỆT AN đã tổ chức bộ máy quản lí, gọn nhẹ, phù hợp như sau (Phụ lục 01-Sơ đồ 1.1):
♣ Giám đốc: là người trực tiếp quản lý cao nhất của công ty, là người đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước nhà nước về các hoạt động của công ty và đại diện cho các quyền lợi của toàn bộ nhân viên trong cơng ty.Giám đốc đưa ra các đường lối, chính sách, phương hướng hoạt động của cơng ty.
♣ Phó giám đốc: Dưới quyền giám đốc là phó giám đốc kỹ thuật và phó giám đốc hành chính, chịu trách nhiệm điều hành cơng ty theo phân cơng và uỷ quyền của giám đốc. Phó giám đốc hành chính chịu trách nhiệm điều hành bộ phận hành chính và tài chính- kế tốn của cơng ty.
♣ Phịng Kinh tế - Hành chính: Nghiên cứu lập kế hoạch hoạt động chung cho tồn cơng ty. Quản lý và tổ chức nhân sự trong công ty và thực hiện các công tác lao động tiền lương, BHXH, BHYT.
Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Tốn Kiểm Tốn
♣ Phịng tài chính kế tốn: Tổ chức cơng tác tài chính- kế tốn trong cơng ty. Tập hợp và huy động các nguồn tài chính, quản lý quỹ.
♣ Phịng kỹ thuật: Quản lý mảng kỹ thuật thiết bị của Công ty. Thiết lập và thực hiện mơ hình dịch vụ kỹ thuật theo định hướng của Cơng ty. Trang bị cho đội ngũ nhân viên đầy đủ kiến thức về kỹ thuật, đảm bảo uy tín chất lượng dịch vụ thơng qua việc đáp ứng nhanh nhất, tốt nhất các yêu cầu hợp lý của khách hàng. Giải quyết các vấn đề phản hồi của khách hàng liên quan đến kỹ thuật. Chịu trách nhiệm báo cáo công việc trực tiếp trước giám đốc.
♣ Phòng kinh doanh: Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện; thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối; thực hiện hoạt động bán hàng tới khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho Doanh nghiệp; phối hợp với các bộ phận liên quan như kế toán, sản xuất, phân phối, … nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
2.1.1.4. Tổ chức cơng tác kế tốn tại công ty TNHH TM&DV Việt An
► Tổ chức bộ máy kế tốn: Bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức theo (Phụ
lục 02- Sơ đồ 1.2). Theo mơ hình này, phịng kế tốn của cơng ty bao gồm:
♦ 01 Kế toán trưởng ♦ 01 Kế toán thuế ♦ 01 Kế toán kho ♦ 01 Kế tốn cơng nợ ♦ 01 Thủ quỹ
Chức năng nhiệm vụ của các thành viên trong bộ máy kế tốn của Cơng ty được phân công như sau:
♦ Kế toán trưởng: tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế tốn và bộ máy kế
toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng. Thực hiện các quy định của pháp luật về kế tốn, tài chính trong cơng ty. Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế tốn và phù hợp với hoạt động của cơng ty. Lập Báo cáo tài chính.
♦ Kế tốn thuế: Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh. Kiểm tra
thuế GTGT đầu vào, đầu ra của tồn cơng ty, phân loại theo thuế suất. Theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng Ngân sách, hồn thuế. Cùng phối hợp với kế toán trưởng đối chiếu số liệu Báo cáo thuế của công ty với số liệu thực tế. Lập kế hoạch thuế GTGT, thu nhập doanh nghiệp và nộp Ngân sách.
♦ Kế toán kho: Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động sản
phẩm, hàng hóa tại đơn vị. Phản ánh số lượng, ngun giá và trị giá hao mịn của TSCĐ hiện có và tình hình biến động của TSCĐ, cơng tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị. Hàng năm kết hợp với phòng Quản trị thiết bị thực hiện công tác kiểm kê và đánh giá lại tài sản của đơn vị. Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán liên quan theo đúng qui định hiện hành.
♦ Thủ quỹ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền
của đơn vị gồm tiền mặt và các chứng chỉ có giá trị tại quỹ của đơn vị. Chịu trách nhiệm bảo quản tốt và an toàn tiền mặt tại quỹ của đơn vị.
♦ Kế tốn cơng nợ: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản phải thu, phải trả phí,
lệ phí, sự nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và các khoản phải thu, phải trả khác phát sinh tại đơn vị.
► Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty
♦ Chế độ kế tốn: Cơng ty áp dụng chế độ Kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính ban hành theo chế độ kế tốn cho các doanh nghiệp.
♦ Hình thức sổ kế tốn: hình thức Nhật ký chung.
♦ Kỳ kế tốn, kỳ báo cáo, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán.
♦ Kỳ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N. ♦ Kỳ báo cáo: Cơng ty lập báo cáo tài chính theo năm.
♦ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng.
♦ Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
♦ Phương pháp khấu hao TSCĐ: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng.
Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán Kiểm Toán
♦ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị tồn đầu kỳ + giá nhập trong kỳ - giá trị xuất trong kỳ.
♦ Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. ♦ Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Bình qn sau mỗi lần nhập.
2.1.2. Ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến kế tốn bán phụ tùng ô tô tại Côngty TM&DAV Việt An ty TM&DAV Việt An
2.1.2.1 Ảnh hưởng của môi trường bên trong
Môi trường bên trong ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức cơng tác kế tốn. Việc phân tích rõ mơi trường bên trong giúp cho việc phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn được rõ nét hơn. Ảnh hưởng đến kế toán bán hàng tại cơng ty bao gồm các nhân tố đó là:
♣ Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty gọn nhẹ, linh hoạt, hiệu quả. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi kế toán viên được giao theo đúng khả năng chun mơn của mình.
♣ Chính sách kế tốn được áp dụng rõ ràng thuận lợi cho kế toán bán hàng dễ dàng áp dụng trong cơng tác kế tốn bán hàng của cơng ty.
♣ Nhân tố con người: Trong mọi hoạt động con người ln giữ vai trị chủ đạo, là nhân tố thúc đẩy mọi HĐKD phát triển. Cơng ty có một đội ngũ kế tốn bán hàng trẻ và năng động vì vậy rất thuận lợi trong việc sử dụng những trang thiết bị, phần mềm kế tốn hiện đại vào cơng việc. Tuy nhiên đội ngũ kế toán trẻ và năng động nhưng kinh nghiệm chưa nhiều vì vậy vẫn gặp khó khăn trong việc nắm bắt các nghiệp vụ bán hàng tại Công ty khiến việc giải quyết các nghiệp vụ phát sinh đôi khi không tránh khỏi sai sót.
♣ Cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp: Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty chưa được trang bị đầy đủ. Như việc trang bị máy tính đầy đủ cho các phịng ban, làm việc trên máy vi tính có kết quả nhanh chóng, chính xác và kịp thời, tiết kiệm thời gian và chi phí cho DN. Vừa qua DN đã tổ chức thay một số thiết bị phục vụ cho kinh doanh mà chủ yếu là cho bộ phận kế tốn như 1 máy tính chủ và 3 máy tính cá nhân để tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên làm việc. Điều kiện cơ sở vật chất tuy ổn định nhưng còn nhiều hạn chế, tuy đã trang bị máy tính cho các phịng ban nhưng Cơng ty
vẫn chưa áp dụng các phần mềm kế toán hiện đại trong kế toán bán hàng nên chưa đạt được hiệu quả cao nhất.
2.1.2.2. Ảnh hưởng của mơi trường bên ngồi
Gồm: Các thông tư, nghị định, chế độ, chuẩn mực kế tốn, chính sách kinh tế do nhà nước ban hành, sự phát triển của các doanh nghiệp cùng ngành, sự phát triển kinh tế của thế giới… được coi là các yếu tố của mơi trường bên ngồi tác động đến sự phát triển của DN:
♣ Chính sách thuế - các sắc luật thuế: ảnh hưởng đến doanh thu của Công ty. Hiện nay ở Việt Nam thì giữa chế độ kế tốn và luật thuế đang còn nhiều khác biệt, cụ thể như:
♦ Khi xuất hóa đơn bán hàng nhưng hàng chưa chuyển giao cho người mua thì theo Chuẩn mực kế tốn trường hợp này chưa xác định doanh thu, nhưng theo Luật thuế thì đã được gọi là doanh thu.
♦ Hay khi cơng ty thực hiện Chiết khấu Thương mại cho khách hàng mua với khối lượng lớn, nhưng khách hàng này lại không tiếp tục mua hàng nữa, mà khoản CKTM khách hàng được hưởng lớn hơn giá trị của hóa đơn cuối cùng khách hàng mua. Như vậy theo chuẩn mực kế tốn thì khoản tiền mà công ty chi thêm để trả cho khách hàng đó sẽ được cho vào TK 5211 (Chiết khấu thương mại) và làm giảm trừ doanh thu. Nhưng theo Luật thuế thì khoản tiền đó khơng làm giảm trừ doanh thu mà được cho vào chi phí bán hàng.
♣ Tác động của khủng hoảng kinh tế: Sự suy giảm kinh tế đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Như những bất ổn về chính trị tại Trung Đông và Bắc phi đẩy giá dầu thế giới lên cao hay thảm họa động đất, sóng thần, hạt nhân liên tiếp ở Nhật Bản đã kéo theo hàng loạt các quốc gia trên thế giới bị ảnh hưởng nặng nề. Nền kinh tế tăng trưởng thấp, kim ngạch xuất nhập khẩu cũng giảm đi. Công ty TNHH TM&DV Việt An cũng gặp một vài khó khăn trong giai đoạn này như: việc tăng giá các mặt hàng phụ tùng ô tô do nguồn cung ứng bị gián đoạn, một số đơn hàng bị hủy bỏ, quy mô kinh doanh cũng bị thu hẹp.
Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán Kiểm Toán
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng phụ tùng ô tô tại Công ty TNHH TM&DVVIỆT AN VIỆT AN
2.2.1. Đặc điểm kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH TM&DV VIỆT AN
Mặt hàng của công ty hiện nay gồm các hãng: Honda, ToYota
► Phương thức bán hàng: Do đặc điểm và quy mô của công ty là nhỏ và vừa
nên công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng: Bán buôn qua kho và bán lẻ.
♦ Phương thức bán bn qua kho: Hàng hóa xuất bán được lấy từ kho của cơng
ty, hình thức vận chuyển như thế nào và chi phí vận chuyển do bên nào chịu sẽ được quy định rõ trong hợp đồng mua bán hàng hóa giữa công ty và khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng được chuyển bằng fax hoặc qua điện thoại. Căn cứ vào nhu cầu thực tế khách hàng đặt hàng qua phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ lên đơn hàng chuyển qua cho bộ phận kế toán làm thủ tục xuất hàng và xuất hoá đơn cho các khách hàng. Và nhân viên phòng kinh doanh sẽ trực tiếp nhận hàng và đi giao hàng cho khách.
♦ Phương thức bán lẻ: Đây là phương thức bán chủ yếu của cơng ty, là hình
thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Cơng ty đã sử dụng hình thức bán lẻ thu tiền tập trung, nghĩa là việc thu tiền ở người mua và giao hàng cho người mua tách rời nhau.Theo hình thức này, có 1 nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng rồi viết hóa đơn, giao cho khách hàng để họ đến nhận hàng ở quầy hàng do mậu dịch viên bán hàng giao. Hết ngày bán hàng thì nhân viên căn cứ vào hóa đơn bán lẻ và kết quả kiểm kê hàng tồn quầy, xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, là cơ sở cho việc lập báo cáo bán hàng. Nhân viên nộp giấy thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ.
Do có sự tách rời giữa việc giao hàng và thu tiền hàng nên sẽ tránh được những sai sót, mất mát hàng hóa và tiền, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phân bổ trách nhiệm đến từng cá nhân cụ thể.
► Phương thức thanh toán: Cơng ty sử dụng hai phương thức thanh tốn: ♦ Phương thức thanh toán trực tiếp: Đây là phương thức chủ yếu của công ty.