Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG
2.1. Tổng quan về tình hình và ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến kế tốn bán
2.1.2. Ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến kế tốn bán phụ tùng ôtô tại Công ty
ty TM&DAV Việt An
2.1.2.1 Ảnh hưởng của môi trường bên trong
Môi trường bên trong ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức cơng tác kế tốn. Việc phân tích rõ mơi trường bên trong giúp cho việc phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn được rõ nét hơn. Ảnh hưởng đến kế tốn bán hàng tại cơng ty bao gồm các nhân tố đó là:
♣ Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty gọn nhẹ, linh hoạt, hiệu quả. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi kế toán viên được giao theo đúng khả năng chun mơn của mình.
♣ Chính sách kế tốn được áp dụng rõ ràng thuận lợi cho kế toán bán hàng dễ dàng áp dụng trong cơng tác kế tốn bán hàng của cơng ty.
♣ Nhân tố con người: Trong mọi hoạt động con người ln giữ vai trị chủ đạo, là nhân tố thúc đẩy mọi HĐKD phát triển. Cơng ty có một đội ngũ kế tốn bán hàng trẻ và năng động vì vậy rất thuận lợi trong việc sử dụng những trang thiết bị, phần mềm kế tốn hiện đại vào cơng việc. Tuy nhiên đội ngũ kế toán trẻ và năng động nhưng kinh nghiệm chưa nhiều vì vậy vẫn gặp khó khăn trong việc nắm bắt các nghiệp vụ bán hàng tại Công ty khiến việc giải quyết các nghiệp vụ phát sinh đôi khi không tránh khỏi sai sót.
♣ Cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp: Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty chưa được trang bị đầy đủ. Như việc trang bị máy tính đầy đủ cho các phịng ban, làm việc trên máy vi tính có kết quả nhanh chóng, chính xác và kịp thời, tiết kiệm thời gian và chi phí cho DN. Vừa qua DN đã tổ chức thay một số thiết bị phục vụ cho kinh doanh mà chủ yếu là cho bộ phận kế tốn như 1 máy tính chủ và 3 máy tính cá nhân để tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên làm việc. Điều kiện cơ sở vật chất tuy ổn định nhưng còn nhiều hạn chế, tuy đã trang bị máy tính cho các phịng ban nhưng Cơng ty
vẫn chưa áp dụng các phần mềm kế toán hiện đại trong kế toán bán hàng nên chưa đạt được hiệu quả cao nhất.
2.1.2.2. Ảnh hưởng của mơi trường bên ngồi
Gồm: Các thông tư, nghị định, chế độ, chuẩn mực kế tốn, chính sách kinh tế do nhà nước ban hành, sự phát triển của các doanh nghiệp cùng ngành, sự phát triển kinh tế của thế giới… được coi là các yếu tố của mơi trường bên ngồi tác động đến sự phát triển của DN:
♣ Chính sách thuế - các sắc luật thuế: ảnh hưởng đến doanh thu của Công ty. Hiện nay ở Việt Nam thì giữa chế độ kế tốn và luật thuế đang còn nhiều khác biệt, cụ thể như:
♦ Khi xuất hóa đơn bán hàng nhưng hàng chưa chuyển giao cho người mua thì theo Chuẩn mực kế tốn trường hợp này chưa xác định doanh thu, nhưng theo Luật thuế thì đã được gọi là doanh thu.
♦ Hay khi công ty thực hiện Chiết khấu Thương mại cho khách hàng mua với khối lượng lớn, nhưng khách hàng này lại không tiếp tục mua hàng nữa, mà khoản CKTM khách hàng được hưởng lớn hơn giá trị của hóa đơn cuối cùng khách hàng mua. Như vậy theo chuẩn mực kế tốn thì khoản tiền mà công ty chi thêm để trả cho khách hàng đó sẽ được cho vào TK 5211 (Chiết khấu thương mại) và làm giảm trừ doanh thu. Nhưng theo Luật thuế thì khoản tiền đó khơng làm giảm trừ doanh thu mà được cho vào chi phí bán hàng.
♣ Tác động của khủng hoảng kinh tế: Sự suy giảm kinh tế đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Như những bất ổn về chính trị tại Trung Đông và Bắc phi đẩy giá dầu thế giới lên cao hay thảm họa động đất, sóng thần, hạt nhân liên tiếp ở Nhật Bản đã kéo theo hàng loạt các quốc gia trên thế giới bị ảnh hưởng nặng nề. Nền kinh tế tăng trưởng thấp, kim ngạch xuất nhập khẩu cũng giảm đi. Công ty TNHH TM&DV Việt An cũng gặp một vài khó khăn trong giai đoạn này như: việc tăng giá các mặt hàng phụ tùng ô tô do nguồn cung ứng bị gián đoạn, một số đơn hàng bị hủy bỏ, quy mô kinh doanh cũng bị thu hẹp.
Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán Kiểm Tốn
2.2. Thực trạng kế tốn bán hàng phụ tùng ơ tô tại Công ty TNHH TM&DVVIỆT AN VIỆT AN
2.2.1. Đặc điểm kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH TM&DV VIỆT AN
Mặt hàng của công ty hiện nay gồm các hãng: Honda, ToYota
► Phương thức bán hàng: Do đặc điểm và quy mô của công ty là nhỏ và vừa
nên công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng: Bán buôn qua kho và bán lẻ.
♦ Phương thức bán bn qua kho: Hàng hóa xuất bán được lấy từ kho của cơng
ty, hình thức vận chuyển như thế nào và chi phí vận chuyển do bên nào chịu sẽ được quy định rõ trong hợp đồng mua bán hàng hóa giữa cơng ty và khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng được chuyển bằng fax hoặc qua điện thoại. Căn cứ vào nhu cầu thực tế khách hàng đặt hàng qua phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ lên đơn hàng chuyển qua cho bộ phận kế toán làm thủ tục xuất hàng và xuất hoá đơn cho các khách hàng. Và nhân viên phòng kinh doanh sẽ trực tiếp nhận hàng và đi giao hàng cho khách.
♦ Phương thức bán lẻ: Đây là phương thức bán chủ yếu của cơng ty, là hình
thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Cơng ty đã sử dụng hình thức bán lẻ thu tiền tập trung, nghĩa là việc thu tiền ở người mua và giao hàng cho người mua tách rời nhau.Theo hình thức này, có 1 nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng rồi viết hóa đơn, giao cho khách hàng để họ đến nhận hàng ở quầy hàng do mậu dịch viên bán hàng giao. Hết ngày bán hàng thì nhân viên căn cứ vào hóa đơn bán lẻ và kết quả kiểm kê hàng tồn quầy, xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, là cơ sở cho việc lập báo cáo bán hàng. Nhân viên nộp giấy thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ.
Do có sự tách rời giữa việc giao hàng và thu tiền hàng nên sẽ tránh được những sai sót, mất mát hàng hóa và tiền, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phân bổ trách nhiệm đến từng cá nhân cụ thể.
► Phương thức thanh toán: Cơng ty sử dụng hai phương thức thanh tốn: ♦ Phương thức thanh toán trực tiếp: Đây là phương thức chủ yếu của cơng ty. Thanh tốn trực tiếp chủ yếu là tiền mặt, khi khách hàng nhận được hàng hóa thì đồng thời cũng thanh tốn tiền cho công ty luôn. Phương thức này được sử dụng trong cả bán buôn và bán lẻ.
♦ Phương thức thanh toán trả chậm: Tức là sau khi mua hàng một khoảng thời gian thì khách hàng mới thanh tốn tiền, do đó hình thành khoản cơng nợ phải thu của khách hàng. Công ty sẽ đặt điều kiện cho khách hàng trong đó quy định thời hạn thanh tốn cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu thanh tốn. Hình thức này được cơng ty sử dụng trong bán bn.
► Hình thức thanh tốn: Khách hàng có thể thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
► Chính sách bán hàng: Để khuyến khích khách hàng mua hàng tại cơng ty, cơng ty đưa ra các mức giá ưu đãi và chấp nhận thanh toán chậm sau 1-3 tháng, áp dụng cho các khách hàng quen thuộc. Đối với các khách hàng mua lẻ, công ty thu tiền ngay sau khi giao hàng.
2.2.2. Các quy định về kế toán ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán tại công tyTNHH TM&DV Việt An. TNHH TM&DV Việt An.
Nguyên tắc cơ bản để ghi nhận doanh thu bán hàng tại công ty là doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi hàng xuất ra được khách hàng thanh tốn hoặc chấp nhận thanh tốn.
Giá vốn tính theo phương pháp: Bình quân sau mỗi lần nhập
2.2.3. Kế tốn nghiệp vụ bán hàng phụ tùng ơ tơ tại công ty TNHH TM&DV ViệtAn An
2.2.3.1. Hạch toán ban đầu
► Chứng từ kế tốn: Kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH TM&DV Việt An sử
dụng các chứng từ sau:
♦ Phiếu xuất kho (Mẫu số: 02- VT): Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất
hàng và lập hóa đơn GTGT. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng hóa trên phiếu xuất kho phải trùng với số lượng hàng hóa trên hóa đơn GTGT để kế tốn dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
♦ Hóa đơn GTGT (Mẫu số: 01 GTKT-3LT) : Khi bán hàng phịng kinh doanh
lập Hóa đơn GTGT căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hợp đồng kinh tế. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu và số tiền thuế phải nộp Nhà nước. Hóa đơn GTGT được chia làm 3 liên: Liên 1(màu tím) được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT, Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, Liên 3(màu xanh) được dùng để hạch toán.
Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán Kiểm Toán
♦ Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT/BB): kế toán lập nhằm xác định số tiền thực tế để
thủ quỹ thu tiền và ghi sổ.
♦ Giấy báo có của Ngân hàng: Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận
khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của cơng ty.
► Trình tự luân chuyển chứng từ: Bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ kế toán
và sau khi kiêm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ đó để ghi sổ kế tốn. Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được hủy.
Các bước luân chuyển chứng từ:
♦ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
♦ Kế toán kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình giám đốc ký duyệt. ♦ Phân loại sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. ♦ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
2.2.3.2. Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng tại công ty TNHH TM&DV Việt An áp dụng theo quyết định 48 của Bộ tài chính nên sử dụng các tài khoản sau:
► TK 5111“Doanh thu bán hàng hóa”: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán
hàng của các mặt hàng trong công ty và công ty không chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể.
► TK 521“Các khoản giảm trừ doanh thu”: ♦ TK 5211“Chiết khấu thương mại”
♦ TK 5212“Hàng bán bị trả lại” ♦ TK 5213“Giảm giá hàng bán”
► TK 632“Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kì. Tài khoản 632 cũng khơng được chi tiết theo từng mặt hàng.
► TK 131“Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Công ty không mở chi tiết cho từng khách hàng.
► TK 111,112“Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng.
► TK 3331“Thuế GTGT đầu ra”: phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho nhà nước.
► TK 642“Chi phí quản lý kinh doanh”: phản ánh chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm:
♦ TK 6421“Chi phí bán hàng”
♦ TK 6422“Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.2.3.3. Trình tự hạch tốn
► Kế tốn nghiệp vụ bán bn:
Sau khi lập phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT của hàng bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ này ghi tăng doanh thu hàng bán (Có TK 511), ghi tăng thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước (Có TK 3331), đồng thời ghi tăng giá vốn hàng bán (Nợ TK 632) và giảm giá trị hàng hóa tồn kho (Có TK 156). Giá vốn hàng bán được ghi theo trị giá thực tế nhập của hàng hóa. Trong trường hợp có các chi phí phát sinh liên quan đến q trình bán hàng mà cơng ty phải chịu như chi phí vận chuyển, chi phí gửi hàng hay các chi phí khác liên quan thì căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ hợp pháp khác, kế tốn ghi tăng chi phí bán hàng (Nợ TK 6421), tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (Nợ TK 1331) và tăng khoản tiền phải trả nếu cơng ty chưa thanh tốn, hoặc giảm tiền mặt trong quỹ nếu thanh toán bằng tiền mặt hay giảm tiền gửi ngân hàng nếu thanh tốn bằng chuyển khoản.
Ví dụ1: Ngày 05/03/2012 Cơng ty TNHH TM&DV Việt An xuất bán 2 bộ phụ tùng ô tô hãng Honda cho Công ty cổ phần TM và SX Hợp Phát với giá bán 7.980.000/bộ bao gồm cả thuế GTGT 10% . Giá vốn là 6.550.000/bộ.
Kế toán viết phiếu xuất kho số XK00008 (Phụ lục07- Biểu 2.1). Căn cứ vào PXK kế tốn ghi Hóa đơn GTGT số 01707 (Phụ lục08- Biểu 2.2) liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng. Chi phí vận chuyển 200.000 do Cơng ty chịu kế tốn lập phiếu chi số 160 (Phụ lục09- biểu 2.3). Dựa vào các chứng từ trên kế toán tiến hành định khoản: - Kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 15.960.000
Có TK 511: 14.509.090 Có TK 3331: 1.450.909 - Đồng thời ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: 13.100.000 Có TK 156: 13.100.000
- Chi phí vận chuyển tính vào chi phí bán hàng: Nợ TK 6421: 200.000
Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán Kiểm Toán
Có TK 111: 200.000
Ngày 07/03 khách hàng thanh tốn tiền hàng, Thủ quỹ lập phiếu thu số 78 (Phụ lục10-
Biểu 2.4)
Nợ TK 111: 15.960.000 Có TK 131: 15.960.000
► Kế tốn nghiệp vụ bán lẻ: Công ty bán hàng cho các cá nhân tiêu dùng trình tự hạch tốn cũng như bán bn.
Ví dụ 2: Ngày 10/03 xuất bán cho chị Thảo – Khâm Thiên với giá bán lẻ 6.930.000đ/bộ, giá thanh toán đã bao gồm thuế GTGT thuế suất thuế GTGT là 10%, giá vốn là: 5.420.000, chi phí vận chuyển bên mua chịu thanh tốn bằng tiền mặt. Thủ kho cũng tiến hành viết phiếu xuất kho số XK00013 (Phụ lục11- Biểu 2.5), hóa đơn GTGT số 01710 (Phụ lục12- Biểu 2.6)
Kế toán tiến hành định khoản: - Phản ánh doanh thu: Nợ TK 111: 6.9300.000 Có TK 511: 6.300.000 Có TK 3331: 630.000 - Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 5.420.000 Có TK 156: 5.420.000
►Các trường hợp phát sinh trong q trình bán hàng:
♦ Kế tốn chiết khấu thanh tốn: Cơng ty thực hiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng nào trả tiền trước thời hạn ghi trong hợp đồng. Tuy nhiên, Công ty chỉ thực hiện chiết khấu thanh tốn đối với các lĩnh vực kinh doanh khác, cịn kinh doanh mặt hàng phụ tùng ơ tơ thì ít khi thực hiện chiết khấu thanh tốn cho khách hàng.
♦ Kế tốn chiết khấu thương mại.: Cơng ty thực hiện chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua với số lượng lớn. Tuy nhiên trong năm 2012 cơng ty khơng có hợp đồng nào mua với số lượng lớn.
♦ Kế tốn giảm giá hàng bán: Cơng ty là doanh nghiệp nhỏ nên không thực hiện nghiệp vụ giảm giá hàng bán cho khách hàng.
♦ Kế toán hàng bán bị trả lại: Hàng bán bị trả lại là những hàng bị sai quy cách, phẩm chất, mẫu mã nên bị khách hàng từ chối trả lại. Khi có thơng báo về hàng kém chất lượng, thì cơng ty tiến hành đổi hàng mới cho khách hàng mà không ghi giảm doanh thu bán hàng, nên kế tốn khơng hạch tốn hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, thì bộ phận kho tiến hành lập phiếu xuất kho mới, đúng bằng số lượng và quy cách hàng đã đổi để trả lại cho khách hàng. Và toàn bộ hàng trả lại được cơng ty chuyển về nhập kho.
Ví dụ 3: Ngày 21/03 khách hàng là chị Xuân – Thụy Khê trả lại 1 bộ do chất lượng kém với giá bán 8.850.000, theo hóa đơn bán hàng số 01715. Cơng ty đã chấp nhận và kế toán lập phiếu nhập kho nhập lại số hàng trả lại (Phụ lục13- Biểu 2.7:
PNK số 20). Đồng thời xuất hóa đơn bán hàng khác cho khách hàng, phiếu xuất kho.
Kế toán ghi tăng giá trị hàng hóa trong kho: Nợ TK 156: 7.685.455
Có TK 632: 7.685.455
Cuối tháng kết chuyển các TK để xác định kết quả kinh doanh 2.2.2.4. Sổ kế tốn
Cơng ty sử dụng hình thức ghi sổ Nhật Ký chung bao gồm các sổ sách sau đây:
Sổ Nhật ký chung: Căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu Xuất Kho, Hóa đơn