Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng phụ tùng ôtô tại Công ty TNHH TM&DV VIỆT AN
2.2.3. Kế tốn nghiệp vụ bán hàng phụ tùn gơ tơ tại công ty TNHH TM&DV Việt An
gian thì khách hàng mới thanh tốn tiền, do đó hình thành khoản cơng nợ phải thu của khách hàng. Cơng ty sẽ đặt điều kiện cho khách hàng trong đó quy định thời hạn thanh toán cho phép, thời hạn thanh tốn được hưởng chiết khấu thanh tốn. Hình thức này được cơng ty sử dụng trong bán bn.
► Hình thức thanh tốn: Khách hàng có thể thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
► Chính sách bán hàng: Để khuyến khích khách hàng mua hàng tại công ty, công ty đưa ra các mức giá ưu đãi và chấp nhận thanh toán chậm sau 1-3 tháng, áp dụng cho các khách hàng quen thuộc. Đối với các khách hàng mua lẻ, công ty thu tiền ngay sau khi giao hàng.
2.2.2. Các quy định về kế toán ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán tại công tyTNHH TM&DV Việt An. TNHH TM&DV Việt An.
Nguyên tắc cơ bản để ghi nhận doanh thu bán hàng tại công ty là doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi hàng xuất ra được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh tốn.
Giá vốn tính theo phương pháp: Bình qn sau mỗi lần nhập
2.2.3. Kế tốn nghiệp vụ bán hàng phụ tùng ơ tơ tại công ty TNHH TM&DV ViệtAn An
2.2.3.1. Hạch toán ban đầu
► Chứng từ kế toán: Kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH TM&DV Việt An sử
dụng các chứng từ sau:
♦ Phiếu xuất kho (Mẫu số: 02- VT): Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất
hàng và lập hóa đơn GTGT. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng hóa trên phiếu xuất kho phải trùng với số lượng hàng hóa trên hóa đơn GTGT để kế tốn dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
♦ Hóa đơn GTGT (Mẫu số: 01 GTKT-3LT) : Khi bán hàng phịng kinh doanh
lập Hóa đơn GTGT căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hợp đồng kinh tế. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu và số tiền thuế phải nộp Nhà nước. Hóa đơn GTGT được chia làm 3 liên: Liên 1(màu tím) được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT, Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, Liên 3(màu xanh) được dùng để hạch toán.
Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán Kiểm Toán
♦ Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT/BB): kế toán lập nhằm xác định số tiền thực tế để
thủ quỹ thu tiền và ghi sổ.
♦ Giấy báo có của Ngân hàng: Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận
khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của cơng ty.
► Trình tự ln chuyển chứng từ: Bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ kế tốn
và sau khi kiêm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ đó để ghi sổ kế tốn. Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được hủy.
Các bước luân chuyển chứng từ:
♦ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
♦ Kế toán kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình giám đốc ký duyệt. ♦ Phân loại sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. ♦ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
2.2.3.2. Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế tốn bán hàng
Kế tốn bán hàng tại cơng ty TNHH TM&DV Việt An áp dụng theo quyết định 48 của Bộ tài chính nên sử dụng các tài khoản sau:
► TK 5111“Doanh thu bán hàng hóa”: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán
hàng của các mặt hàng trong công ty và công ty không chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể.
► TK 521“Các khoản giảm trừ doanh thu”: ♦ TK 5211“Chiết khấu thương mại”
♦ TK 5212“Hàng bán bị trả lại” ♦ TK 5213“Giảm giá hàng bán”
► TK 632“Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kì. Tài khoản 632 cũng không được chi tiết theo từng mặt hàng.
► TK 131“Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Công ty không mở chi tiết cho từng khách hàng.
► TK 111,112“Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng.
► TK 3331“Thuế GTGT đầu ra”: phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho nhà nước.
► TK 642“Chi phí quản lý kinh doanh”: phản ánh chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm:
♦ TK 6421“Chi phí bán hàng”
♦ TK 6422“Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.2.3.3. Trình tự hạch tốn
► Kế tốn nghiệp vụ bán bn:
Sau khi lập phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT của hàng bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ này ghi tăng doanh thu hàng bán (Có TK 511), ghi tăng thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước (Có TK 3331), đồng thời ghi tăng giá vốn hàng bán (Nợ TK 632) và giảm giá trị hàng hóa tồn kho (Có TK 156). Giá vốn hàng bán được ghi theo trị giá thực tế nhập của hàng hóa. Trong trường hợp có các chi phí phát sinh liên quan đến q trình bán hàng mà cơng ty phải chịu như chi phí vận chuyển, chi phí gửi hàng hay các chi phí khác liên quan thì căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ hợp pháp khác, kế toán ghi tăng chi phí bán hàng (Nợ TK 6421), tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (Nợ TK 1331) và tăng khoản tiền phải trả nếu cơng ty chưa thanh tốn, hoặc giảm tiền mặt trong quỹ nếu thanh toán bằng tiền mặt hay giảm tiền gửi ngân hàng nếu thanh tốn bằng chuyển khoản.
Ví dụ1: Ngày 05/03/2012 Cơng ty TNHH TM&DV Việt An xuất bán 2 bộ phụ tùng ô tô hãng Honda cho Công ty cổ phần TM và SX Hợp Phát với giá bán 7.980.000/bộ bao gồm cả thuế GTGT 10% . Giá vốn là 6.550.000/bộ.
Kế toán viết phiếu xuất kho số XK00008 (Phụ lục07- Biểu 2.1). Căn cứ vào PXK kế tốn ghi Hóa đơn GTGT số 01707 (Phụ lục08- Biểu 2.2) liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng. Chi phí vận chuyển 200.000 do Cơng ty chịu kế tốn lập phiếu chi số 160 (Phụ lục09- biểu 2.3). Dựa vào các chứng từ trên kế toán tiến hành định khoản: - Kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 15.960.000
Có TK 511: 14.509.090 Có TK 3331: 1.450.909 - Đồng thời ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: 13.100.000 Có TK 156: 13.100.000
- Chi phí vận chuyển tính vào chi phí bán hàng: Nợ TK 6421: 200.000
Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán Kiểm Tốn
Có TK 111: 200.000
Ngày 07/03 khách hàng thanh toán tiền hàng, Thủ quỹ lập phiếu thu số 78 (Phụ lục10-
Biểu 2.4)
Nợ TK 111: 15.960.000 Có TK 131: 15.960.000
► Kế tốn nghiệp vụ bán lẻ: Cơng ty bán hàng cho các cá nhân tiêu dùng trình tự hạch tốn cũng như bán bn.
Ví dụ 2: Ngày 10/03 xuất bán cho chị Thảo – Khâm Thiên với giá bán lẻ 6.930.000đ/bộ, giá thanh toán đã bao gồm thuế GTGT thuế suất thuế GTGT là 10%, giá vốn là: 5.420.000, chi phí vận chuyển bên mua chịu thanh toán bằng tiền mặt. Thủ kho cũng tiến hành viết phiếu xuất kho số XK00013 (Phụ lục11- Biểu 2.5), hóa đơn GTGT số 01710 (Phụ lục12- Biểu 2.6)
Kế toán tiến hành định khoản: - Phản ánh doanh thu: Nợ TK 111: 6.9300.000 Có TK 511: 6.300.000 Có TK 3331: 630.000 - Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 5.420.000 Có TK 156: 5.420.000
►Các trường hợp phát sinh trong quá trình bán hàng:
♦ Kế toán chiết khấu thanh tốn: Cơng ty thực hiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng nào trả tiền trước thời hạn ghi trong hợp đồng. Tuy nhiên, Công ty chỉ thực hiện chiết khấu thanh toán đối với các lĩnh vực kinh doanh khác, còn kinh doanh mặt hàng phụ tùng ơ tơ thì ít khi thực hiện chiết khấu thanh tốn cho khách hàng.
♦ Kế toán chiết khấu thương mại.: Công ty thực hiện chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua với số lượng lớn. Tuy nhiên trong năm 2012 cơng ty khơng có hợp đồng nào mua với số lượng lớn.
♦ Kế toán giảm giá hàng bán: Công ty là doanh nghiệp nhỏ nên không thực hiện nghiệp vụ giảm giá hàng bán cho khách hàng.
♦ Kế toán hàng bán bị trả lại: Hàng bán bị trả lại là những hàng bị sai quy cách, phẩm chất, mẫu mã nên bị khách hàng từ chối trả lại. Khi có thơng báo về hàng kém chất lượng, thì cơng ty tiến hành đổi hàng mới cho khách hàng mà không ghi giảm doanh thu bán hàng, nên kế tốn khơng hạch tốn hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, thì bộ phận kho tiến hành lập phiếu xuất kho mới, đúng bằng số lượng và quy cách hàng đã đổi để trả lại cho khách hàng. Và tồn bộ hàng trả lại được cơng ty chuyển về nhập kho.
Ví dụ 3: Ngày 21/03 khách hàng là chị Xuân – Thụy Khê trả lại 1 bộ do chất lượng kém với giá bán 8.850.000, theo hóa đơn bán hàng số 01715. Cơng ty đã chấp nhận và kế tốn lập phiếu nhập kho nhập lại số hàng trả lại (Phụ lục13- Biểu 2.7:
PNK số 20). Đồng thời xuất hóa đơn bán hàng khác cho khách hàng, phiếu xuất kho.
Kế tốn ghi tăng giá trị hàng hóa trong kho: Nợ TK 156: 7.685.455
Có TK 632: 7.685.455
Cuối tháng kết chuyển các TK để xác định kết quả kinh doanh 2.2.2.4. Sổ kế tốn
Cơng ty sử dụng hình thức ghi sổ Nhật Ký chung bao gồm các sổ sách sau đây:
Sổ Nhật ký chung: Căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu Xuất Kho, Hóa đơn GTGT, Phiếu Thu, Phiếu Chi, Phiếu Nhập Kho, GBC của Ngân hàng… kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung. Tại Công ty TNHH TM&DV Việt An không mở các sổ nhật ký đặc biệt nên tất cả các nghiệp vụ đều được ghi vào sổ Nhật ký chung.
Sổ cái: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào sổ nhật ký chung để vào sổ cái các TK như: TK 111,112, 131, 333, 511, 632. Cuối mỗi trang cộng số tiền theo từng cột và chuyển số dư sang đầu trang sau. Cuối tháng kế tốn khóa sổ, cộng số phát sinh nợ, phát sinh có, số dư căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán Kiểm Toán
Chương 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG PHỤ TÙNG Ô TÔ TẠI CÔNG TY TNHH
TM&DV VIỆT AN
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng tại công ty TNHHTM&DV Việt An TM&DV Việt An
3.1.1. Những kết quả đã đạt được
♣ Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn: Vì được tổ chức theo mơ hình trực tuyến
nên có sự quản lý và trao đổi trực tiếp giữa kế toán trưởng và các kế tốn phần hành, thơng tin được cung cấp và tổng hợp một cách nhanh chóng, cẩn thận và kịp thời, chính sách tài chính kế tốn của nhà nước đều được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời. Thêm vào đó kế tốn trưởng có thể tham mưu trực tiếp cho các Kế toán phần hành. Tổ chức bộ máy kế toán của Cơng ty phù hợp với loại hình Cơng ty: gọn nhẹ, linh hoạt, hiệu quả. Chức năng và nhiệm vụ của mỗi kế tốn viên trong Cơng ty được giao theo đúng khả năng chun mơn của mình.
♣ Về hình thức sổ: Cơng ty sử dụng hình thức sổ nhật ký chung, đây là hình thức sổ khoa học, chặt chẽ, hạn chế ghi chép trùng lặp, phù hợp với quy mơ của Cơng ty. Việc sử dụng hình thức sổ này đảm bảo tính chun mơn hố và phân công lao động kế tốn tại Cơng ty.
♣ Về phân cơng lao động kế tốn: Việc bố trí số lượng kế toán như hiện nay là tương ứng với các phần hành kế tốn là tương đối hợp lý. Bên cạnh đó, đội ngũ kế toán đa phần là những người trẻ tuổi, có trình độ chun mơn, nhiệt tình với cơng việc, ln có ý thức giúp đỡ lẫn nhau tạo ra mơi trường làm việc tốt giúp cho mọi công việc đều được hoàn thành đúng thời gian quy định. Việc chun mơn hóa trong kế tốn là cần thiết và có nhiều ưu điểm tuy nhiên đơi khi cũng gây khó khăn cho người phụ trách các phần hành vì một lý do nào đấy phải nghỉ làm thì người làm thay phải mất một thời gian để làm quen với công việc, hơn nữa do đặc trưng của ngành kế toán là nhân viên kế tốn đa phần là nữ. Vì vậy cũng khơng thể tránh khỏi những mặt hạn chế trong công việc như: tốc độ trong công việc, thời gian nghỉ ốm, nghỉ đẻ, nghỉ khám thai... là khó tránh khỏi vì vậy nên năng suất làm việc cũng giảm. Công việc dồn lên những người cịn lại nên đơi khi sai sót là điều khó tránh khỏi.
♣ Về trang thiết bị: Công ty đã trang bị khá đầy đủ về máy móc thiết bị cho bộ máy kế toán, phần đa mỗi người đều được sử dụng riêng một máy, máy in giúp cho cơng việc kế tốn song chất lượng máy chưa đáp ứng đủ yêu cầu. Do đã được trang thiết bị từ lâu nên đã giảm chất lượng, phần lớn là máy có cấu hình thấp làm giảm bớt năng suất lao động của cán bộ nhân viên trong phòng.
3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
♣ Mặc dù Cơng ty đã áp dụng phần mềm kế tốn nhưng nhiều nghiệp vụ kế toán vẫn phải thực hiện thủ công rồi mới nhập vào phần mềm như các nghiệp vụ phân bổ khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ. Các nghiệp vụ này lại được thực hiện tập trung vào cuối tháng khiến khối lượng cơng việc kế tốn nhiều hơn gây áp lực cho bộ phận kế tốn.
♣ Cơng ty áp dụng hình thức bán hàng thanh tốn chậm cho khách hàng mà chưa có biện pháp phịng ngừa rủi ro như trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán. Khách hàng thanh toán quá chậm sẽ làm giảm khả năng quay vịng vốn của Cơng ty.
♣ Công ty chưa mở TK 151 (hàng mua đang đi đường) để phản ánh giá trị hàng hố mua ngồi đã thuộc quyền sở hữu của Cơng ty nhưng cịn đang trên đường vận chuyển mà hạch toán ln vào TK 156 (hàng hố) là chưa hợp lý.
3.2. Một số ý kiến đề xuất hồn thiện kế tốn bán hàng tại Công ty TNHHTM&DV Việt An TM&DV Việt An
3.2.1.Yêu cầu của việc hoàn thiện
Để đưa ra những giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức kế tốn tiêu thụ và xác định phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
♣ Hồn thiện phải dựa trên cơ sở tơn trọng các quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp và cơ chế tài chính hiện hành. Mỗi quốc gia đều có các cơ chế quản lý kinh tế nhất định và hệ thống chế độ kế toán được ban hành phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế của quốc gia đó. Do vậy, mỗi đơn vị kinh tế cụ thể phải chấp hành đúng chế độ và vận dụng sao cho phù hợp với đơn vị mình, có thể cải tiến một cách linh hoạt không trái với các quy định, thể lệ của nhà nước.
♣ Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vận dụng, sửa đổi trong phạm vi nhất định của hệ
Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán Kiểm Toán
thống kế toán sao cho thích ứng với đặc điểm yêu cầu riêng của doanh nghiệp và mang hiệu quả kinh tế cao nhất.
♣ Phải đảm bảo đáp ứng được những thơng tin chính xác, kịp thời với yêu cầu quản lý, bảo đảm tiết kiệm chi phí làm sao mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho doanh nghiệp.
3.2.2. Những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện
Trên cơ sở thực tế đi sâu tìm hiểu nghiên cứu cơng tác kế tốn các nghiệp vụ bán hàng taị công ty, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hồn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn bán hàng tại cơng ty.
► Thứ nhất: Trong thời gian tới kế tốn cơng ty cần mở thêm tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể, để tiện theo dõi và phản ánh doanh thu cũng như giá vốn hàng bán.
♦ Đối với TK 511: Doanh thu bán hàng công ty nên mở chi tiết cho từng loại hàng hóa.Cụ thể:
Doanh thu của nhóm hàng Honda sẽ theo dõi riêng so với nhóm hàng của Toyota để có thể lên kế hoạch với nhóm hàng nào chưa tạo ra doanh thu cao hơn.
♦ Đối với TK 632: Giá vốn hàng bán cũng nên mở chi tiết 63211, 63212: