5. Kết cấu của khóa luận gồm 3 chương :
2.2. Thực trạng kế tốn bán nhóm mặt hàng thang máy cho ngành xây
2.2.3. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán
Tài khoản sử dụng
Hệ thống Tài khoản sử dụng trong cơng tác bán nhóm mặt hàng thang máy tại Cơng ty
- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, trong đó chi tiết đến 2 Tài khoản cấp 2. TK 5111 “Doanh thu bán hàng”, TK 5112 “ Doanh thu bán thành phẩm”
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh giá trị hàng hóa đã tiêu thu trong kỳ, nhằm cuối kỳ để tính lợi nhuận từ hoạt động bán hàng mang lại.
- TK 156 “hàng hóa”: Dùng để theo dõi các loại mặt hàng trong Công ty. - TK 131 “Phải thu khách hàng”: Phản ánh các khoản phải thu của khách hàng, tình hình các khoản nợ, thanh tốn, chi tiết cho từng khách hàng.
- Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng các TK 111 “Tiền mặt”, 1121 “Tiền gửi ngân hàng” – chi tiết cho từng ngân hàng, TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”, TK 641 “Chi phí bán hàng” nếu có, TK 521 “Chiết khấu thương mại” nếu khách hàng mua với số lượng lớn, TK 1331 “Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ”,…
Phương pháp hạch toán
Sau khi lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT của hàng hóa, kế tốn căn cứ vào các chứng từ này để ghi tăng: Nợ các tài khoản 111, 112, 131 theo tổng giá thanh toán, ghi tăng doanh thu bán hàng: Có doanh thu bán hàng (5111) theo giá bán chưa thuế và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp (3331). Đồng thời kế toán ghi tăng giá vốn bán hàng. Nợ Tài khoản giá vốn bán hàng (632), có cho Tài khoản hàng hóa (156) theo trị giá xuất kho. Trị giá xuất kho của hàng hóa được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cho từng mặt hàng.
Ví dụ 1: Theo HĐ GTGT mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AA/11P số seri: 0000301, ngày 10/01/2013. Người mua hàng là Công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Số 9.2, địa chỉ: Lô 2, số 560 Nguyễn văn Cừ, Long Biên, Hà Nội. MST: 0104247879. Mua 3 thang máy loại MITSUBISH với giá bán chưa thuế 348.000.000 đ/chiếc,VAT 10%. Thặng số 20%. Khách hàng ký nhận nợ.
Khi đồng ý bán hàng cho khách, nhân viên kế tốn sẽ tiến hành viết hóa đơn GTGT số 01GTKT3/001 ký hiệu AA/11P số seri: 0000301cho khách – hóa đơn GTGT (biểu 2.3) được sử dụng theo mẫu chung của Bộ Tài chính
Sau đó kế tốn lập phiếu xuất kho số 0075(biểu 2.2), phiếu xuất kho được sử dụng theo mẫu quy định chung của Bộ Tài Chính. Phiếu này được viết làm 3 liên, đặt giấy than viết một lần: Liên 1 chuyển cho phịng kế tốn, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 giữ lại quyển. Phiếu xuất kho được chuyển xuống kho. Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo đúng quy định phiếu xuất.
Dựa vào 2 chứng từ là hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho kế toán tiến hành Định khoản:
- Kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131(chi tiết Công Ty CP ĐT XD số 9.2) : 1.148.400.000 Có TK 5111 : 1.044.000.000 Có TK 3331 : 104.400.000 - Đồng thời kế toán ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632 : 870.000.000 Có TK 156 : 870.000.000
Ngày 20/01/2013, khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản qua Ngân hàng Đơng Á, Cơng ty đã nhận được Giấy báo có số 306 từ Ngân hàng (biểu 2.4). Khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán 1% do trả sớm.
- Căn cứ vào Giấy báo có của Ngân Hàng, kế tốn ghi giảm các khoản nợ phải thu, ghi tăng tiền gửi Ngân hàng và ghi tăng chi phí tài chính.
Nợ TK 1121(chi tiết cho Ngân Hàng Đông Á) : 1.136.916.000
Nợ TK 635 : 11.484.000
Có TK 131(chi tiết cho Cơng Ty CP ĐT XD số 9.2) : 1.148.400.000 Sau khi Định khoản căn cứ vào chứng từ gốc là hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, giấy báo có của ngân hàng, kế toán cập nhật chứng từ vào phần mềm kế toán, hệ thống sẽ xử lý số liệu được cập nhật vào sổ chi tiết thanh toán cho người mua, sổ cái tiền gửi ngân hàng, đồng thời phản ánh vào sổ Nhật ký chung. Trên cơ sở Nhật ký chung máy tính sẽ tự cập nhật vào sổ cái 511, sổ cái 632 và các sổ cái có liên quan.
Kế tốn bán buôn vận chuyển thẳng
Trong trường hợp này Công ty cũng thực hiện giống bán bn qua kho.
Ví dụ 2: Ngày 16/01/2013, Công Ty CP ĐM HN sau khi mua hàng không nhập kho mà bán buôn vận chuyển thẳng giao tay ba ngay cho Công Ty Minh Thành 2 thang máy loại thang thực phẩm NT5 với giá bán 45.000.000 đồng/chiếc, thuế GTGT 10%. Giá vốn của loại thang máy này 42.900.000 đồng/chiếc (căn cứ theo hóa đơn GTGT số 0000450 do nhà cung cấp lập). Khách hàng chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt.
Khi đồng ý bán hàng cho khách kế tốn lập hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AA/11P, seri 000350 (biểu 2.5) cho khách hàng và căn cứ vào hóa đơn GTGT kế tốn lập phiếu xuất kho số 095 (biểu 2.6),. Kế toán lập phiếu thu số 076 (biểu 2.7) và chuyển cho thủ quỹ nhận tiền. Dựa vào 3 chứng từ là phiếu thu, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, kế tốn ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 1111 : 99.000.000 Có TK 5111 : 90.000.000
Đồng thời kế tốn dựa vào hóa đơn GTGT số 000450 nhà cung cấp lập, ghi nhận giá vốn.
Nợ TK 632 : 85.800.000
Có TK 156 : 85.800.000
Sau khi kế tốn tiến hành nhập số liệu vào máy tính, máy tính tự động cập nhập vào sổ cái tiền mặt, đồng thời phản ánh vào nhật ký chung. Trên cơ sở Nhật ký chung máy tính sẽ tự cập nhật vào sổ cái TK 5111, sổ cái TK 632, sổ cái 156.
Bán lẻ hàng hóa :
Ví dụ 3: Ngày 23/01/2013 Cơng ty xuất bán 1 thang máy loại thang máy gia đình MitShubishi Hanec 05, cho anh Nguyễn tuấn anh. Địa chỉ : số 235,Chợ Quang Trung, Thành Phố Thái Bình, số tài khoản tại Ngân Hàng Nông Nghiệp là 21510001023838, MST: 53.00140311, với giá bán chưa thuế 280.000.000 đồng, thuế VAT 10%. Giá xuất kho 250.000.000 đồng. Khách hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Khi bán hàng cho khách nhân viên kế tốn sẽ tiến hành viết hóa đơn GTGT số 01GTKT3/001 (biểu 2.8), ký hiệu AA/11P, số seri 0000370, giao liên 2 cho khách hàng – hóa đơn GTGT được sử dụng theo mẫu quy định chung của Bộ Tài Chính.
Sau đó kế tốn sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho được sử dụng theo mẫu chung của Bộ Tài Chính, phiếu xuất kho số 0115 (biểu 2.9). Phiếu xuất kho được chuyển xuống kho. Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo đúng phiếu xuất kho. Căn cứ vào giấy Báo Có của Ngân Hàng (biểu 2.10), hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, kế tốn ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nợ TK 112(chi tiết cho Ngân Hàng Nơng Nghiệp) : 308.000.000
Có TK 5111 : 280.000.000
Có TK 3331 : 28.000.000
Đồng thời ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632 : 250.000.000
Có TK 156 : 250.000.000
Các trường hợp phát sinh trong q trình bán hàng
- Kế tốn Chiết khấu thanh tốn: Cơng ty thực hiện chiết khấu thanh tốn cho khách hàng nào trả tiền trước thời hạn thanh tốn ghi trong hợp đồng.
Ví dụ 4: Ngày 28/01/2013, nhận giấy Báo có số 312 từ Ngân hàng Quân Đội
(biểu 2.11), Công ty TNHH Thiên Quang thanh toán tiền mua thang máy
ngày 02/01/2013. Với số tiền là 550.000.000 đồng, được hưởng chiết khấu thanh toán do trả sớm là 1%.
Khi nhận được giấy Báo có từ Ngân hàng, kèm theo các chứng từ kèm theo kế toán ghi tăng tiền gửi tại Ngân hàng Quân Đội, ghi tăng chi phí tài chính khách hàng được hưởng do trả sớm, đồng thời ghi giảm khoản phải thu của khách hàng, Kế toán ghi như sau:
Nợ TK 1121(chi tiết cho Ngân hàng Quân Đội) : 544.500.000
Nợ TK 635 : 5.500.000
Có TK 131(chi tiết cho Cơng ty ĐT và XD HN) : 550.000.000 Tương tự, kế toán cũng nhập số liệu vào phần mềm kế toán.
- Kế toán Chiết khấu thương mại: Công ty thực hiên chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua với số lượng lớn và mua thường xuyên. Tùy thuộc vào số lượng hàng mua và mức độ thường xuyên với Công ty mà Công ty bớt cho họ tỷ lệ phần trăm theo giá trị hàng mua (thường thì tỷ lệ từ 1% - 4%). Đối với Cơng ty CP ĐM HN thì Cơng ty sử dụng chiết khấu thương mại trên hóa đơn GTGT.
Ví dụ 5: Ngày 04/01/2013 Cổ Phần Đầu Tư Dầu Khí Tồn Cầu GP.Invest mua 10 thang máy Thyssen trọng tại 900 kg, để xây dựng cơng trình, theo hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT3/001,ký hiệu: AA/11P, số:0000250 giá của mỗi thang máy là 320 triệu đồng/chiếc. VAT 10%. Giá xuất kho 300 triệu đồng/chiếc, chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng là 4%. Chiết khấu thương mại trên hóa đơn GTGT.Khách hàng ký nhận nợ.
Khi đồng ý bán hàng cho khách, nhân viên kế tốn tiến hành viết hóa đơn GTGT số 01GTKT3/001, ký hiệu AA/11P số seri: 0000250 cho khách – hóa đơn GTGT (biểu 2.12) được sử dụng theo mẫu chung của Bộ Tài Chính sẽ phiếu xuất kho số 0025 (biểu 2.13.)
Sau đó kế tốn lập phiếu xuất kho được sử dụng theo mẫu quy định chung của Bộ Tài Chính. Phiếu này được viết làm 3 liên, đặt giấy than viết một lần: Liên 1 chuyển cho phịng kế tốn, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 giữ lại quyển. Phiếu xuất kho được chuyển xuống kho. Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo đúng quy định phiếu xuất. Dựa vào 2 chứng từ là hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho kế toán tiến hành Định khoản:
- Kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 (chi tiết cho CT CP ĐT DK GP.Invest) : 3.379.200.000
Có TK 5111 : 3.072.000.000
Có TK 3331 : 307.200.000
- Đồng thời kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 632 : 3.000.000.000
Có TK 156 : 3.000.000.000
Tương tự, Căn cứ vào chứng từ kế toán phát sinh (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho), kế tốn nhập số liệu, máy tính cập nhật số liệu vào nhật ký chung, sổ chi tiết 131, sổ cái TK 632, Sổ cái TK 5111
- Kế toán hàng bán bị trả lại: Hàng bán bị trả lại là những hàng bị sai quy cách, phẩm chất, mẫu mã nên bị khách hàng từ chối trả lại. Khi nhận được thơng báo trả lại, phịng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét lý do trả lại hàng của khách hàng. Nếu chấp nhận sẽ lập biên bản xác nhận hàng bán bị trả lại có xác nhận của hai bên. Trường hợp hàng bán bị trả lại một phần thì trị giá của số hàng bị trả lại đúng bằng số lượng (x) đơn giá ghi trên hóa đơn GTGT. Căn cứ vào hóa đơn mà bên mua lập, biên bản xác nhận hàng bán bị trả lại, kế toán tiến hành hạch toán khoản giá trị thang máy bị trả lại đó: Ghi Nợ 531 theo giá chưa có thuế GTGT, ghi Nợ TK thuế GTGT phải nộp của số hàng bán bị trả lại, đồng thời ghi có tiền hoặc giảm các khoản phải thu. Đối với riêng mặt hàng thang máy, do mặt hàng thang máy là mặt hàng có giá trị cao, quy trình, cơng nghệ, kỹ thuật địi hỏi u cầu, chất lượng cao, nó ảnh hưởng rất lớn đến tính mạng con người, năng suất làm việc…Vì vậy được Công ty kiểm tra nghiêm ngặt về chất lượng, quy cách, mẫu mã và hầu như công ty nhập khẩu 100% hàng về bán, nên số lượng hàng hóa có chất lượng
kém, khơng đúng quy cách là khơng có. Nên Cơng ty khơng sử dụng Tài khoản hàng bán bị trả lại (531) cho mặt hàng thang máy.
2.2.4. Sổ kế tốn
Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn “Nhật Ký chung”
Sổ kế toán phản ánh bán mặt hàng thang máy tại Công ty là - Sổ nhật ký chung: Ghi hàng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh. - Sổ cái TK 5111, 632,156, 131, 635, 642, 111, 1121
- Sổ chi tiết TK tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán, kế toán phải ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết, từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái.
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ phát sinh trên các sổ Nhật ký chung, các sổ cái, sổ chi tiết, tính tổng bên nợ, bên có, số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau đó đối chiếu khớp đúng với số liệu trên sổ cái, và các sổ chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ kiểm tra phải đảm bảo tổng phát sinh bên Nợ và tổng phát sinh bên có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối phải bằng nhau, và số dư của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TỐN BÁN NHĨM MẶT HÀNG THANG MÁY CHO NGÀNH XÂY DỰNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÀ NỘI.
3.1. Các kết luận, đánh giá thực trạng kế tốn bán nhóm mặt hàng thang máy cho ngành xây dụng tại Công ty Cổ Phần Điện Máy Hà Nội
3.1.1. Ưu điểm
Qua thời gian điều tra khảo sát thực trạng tại Công ty CP ĐM HN, em thấy kế tốn bán nhóm mặt hàng thang máy có những ưu điểm sau:
-Một là: Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế tốn của Cơng ty tương đối hồn
chỉnh, phản ánh đầy đủ nội dung hạch toán và đáp ứng yêu cầu quản lý. Độ ngũ kế tốn là nhũng người có nhiều kinh nghiệm, trình độ nghiệp vụ cao, nắm vững chế độ, tác phong làm việc khoa học. Lao động kế tốn được phân cơng hợp lý giúp cho cơng tác kế tốn được chuyên sâu, tạo điều kiện cho mỗi người có khả năng đi sâu tìm hiểu, nâng cao nghiệp vụ.
-Hai là: Chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ: Cơng ty đã sử
dụng các mẫu hóa đơn và chứng từ liên quan đến bán hàng do Bộ Tài Chính ban hành, được lập và đầy đủ tính pháp lý. Các chứng từ được quản lý chặt chẽ (để tập trung lưu trữ tại phòng kế tốn của Cơng ty, để đảm bảo an tồn của thông tin). Hầu hết các hàng hóa bán ra đều được phản ánh đầy đủ trên các hóa đơn GTGT và ghi chép hợp lý. Đồng thời, giá vốn hàng bán được phản ánh chính xác trên phiếu xuất kho theo quy định hiện hành. Lượng hàng hóa nhập xuất tồn được theo dõi một cách chặt chẽ để tránh trường hợp mất hàng.
-Ba là: Về Tài khoản sử dụng: Hệ thống TK của Công ty khá đầy đủ và phù
hợp với hệ thống TK do Nhà Nước quy định theo chế độ kế tốn của Cơng ty đã lựa chọn, phù hợp với đặc điểm kinh doanh, nhu cầu quản lý của Cơng ty. Bên cạnh đó việc chi tiết TK 131, TK 1121 trong bán nhóm hàng thang máy giúp Cơng ty có thể quản lý các khoản nợ phải thu, tiền gửi Ngân hàng một cách chặt chẽ, rõ ràng.
-Bốn là: Về trình tự hạch tốn: Các trình tự hạch tốn bán hàng thang máy
được Công ty áp dụng một cách linh hoạt đúng với quy định chung, từ đó hạn chế việc ghi chép trùng lặp, Kế tốn ln giải quyết được khối lượng công việc lớn, quản lý theo dõi được chặt chẽ q trình bán hàng, từ đó đưa ra các giải pháp kịp
thời cho Cơng ty giúp Cơng ty phát triển. Ngồi ra, việc Cơng ty hạch toán hàng tồn kho theo Phương Pháp Kê khai thường xuyên, giúp cho Kế tốn giám sát chặt chẽ tình hình biến động của hàng hóa, trên cơ sở đó bảo quản, quản lý hàng tồn kho được cả vể giá trị và chất lượng. Việc xác định giá vốn hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền từng mặt hàng, phương pháp này đơn giản, thuận tiện cho việc xác định giá vốn hàng bán, giúp cho việc hạch toán kế tốn được đơn giản, gọn nhẹ.
-Năm là: Về hình thức sổ kế tốn: Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung,
thơng qua sử dụng phần mềm kế tốn Simba. Hình thức này rất thuận lợi trong việc