Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ðýợc lập khi giá trị thuần có thể thực hiện ðýợc của hàng tồn kho nhỏ hõn giá gốc và ðýợc ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng các quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” và quy định của chế độ tài chính hiện hành. Đối với các doanh nghiệp phải lập và công khai báo cáo tài chính giữa niên độ như cơng ty niêm yết thì khi lập báo cáo tài chính giữa niên độ (báo cáo q) có thể xem xét và điều chỉnh số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập cho phù hợp với tình hình thực tế theo nguyên tắc giá trị hàng tồn kho phản ánh trên Bảng Cân đối kế tốn theo giá trị thuần có thể thực hiện được (Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc) của hàng tồn kho.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính theo từng thứ vật tư, hàng hóa, sản phẩm tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự
phòng giảm giá hàng tồn kho phải được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
Cuối niên độ kế tốn căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng thứ vật tư, hàng hoá, từng loại dịch vụ cung cấp dở dang, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho niên độ kế tốn tiếp theo:
Trường hợp khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán.
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế tốn năm nay nhỏ hơn khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế tốn thì số chênh lệch nhỏ hơn được hồn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm giá vốn hàng bán.
Kết cấu TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Bên Nợ:
Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ.
Bên Có:
Giá trị dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
Số dư bên Có:
Giá trị dự phịng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ.
Phương pháp hạch tốn.
Cuối kỳ kế tốn năm (hoặc q), khi lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán
Có TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
- Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phịng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi:
Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632- Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
3.2.6. Hồn thiện sở kế tốn.
Việc công ty không mở sổ chi tiết 511, 632 gây khó khăn cho cơng tác quản lý. Để tiện cho việc theo dõi , kế tốn có thể phân loại hàng hóa thành một số hàng nhất định với từng đặc tính cụ thể như: đá, xi măng,, ; phân loại dịch vụ cung cấp dịch vụ thành một nhóm như: vận tải, san lấp mặt bằng, tư vấn thiết kế…. khi đó kế tốn nên mở sổ chi tiết TK 511, 632 theo từng hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ. Như vậy , số lượng sổ kế tốn chi tiết sẽ khơng q lơn, mà việc theo dõi hàng hóa mua bán, dịch vụ cung cấp cũng sẽ thuận tiện hơn, thỏa mãn tốt yêu cầu của cơng tác quản lý.
Cơng ty có thể mở các sổ chi tiết như sau: + TK 5111 – Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 51111 – Doanh thu vận tải TK 51112 – Doanh thu bán xi măng TK 51113 – Doanh thu thiết k ………….
+ TK 632 – giá vốn hàng bán.
TK 6321 – giá vốn vận chuyển TK 6322 – giá vốn xi măng ………..
Mở sổ chi tiết theo cách này khơng những quản lý được nhanh chóng chính xác hàng bán và dịch vụ cung cấp trong kỳ mà còn giúp cho các nhà quản trị biết những mặt hàng hay dịch vụ nào đã tạo ra doanh thu chủ yếu cho cơng ty để từ đó có phương hướng đầu tư, phát triển cho hợp lý.
Bên cạnh đó để tiện cho việc theo dõi kết quả kinh doanh, công ty nên mở sổ chi tiết TK 911 chi tiết theo từng hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh tại cơng ty. Qua đó cũng giúp cơng ty có thể tính lợi nhuận gộp theo hoạt động một cách thuận tiện nhất.