Phần 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.2 Đánh giá, phân tích thực trạng cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa, vật tư tại Cơng
2.2.3 Phân tích thực trạng hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Cơng ty
Với sự phát triển của khoa học cơng nghệ nói chung và cơng nghệ thơng tin nói riêng thì tin học ngày càng được áp dụng nhiều trong thực tế và mang lại những hiệu quả to lớn. Áp dụng tin học vào bài tốn quản lý hàng hóa, vật tư đã giúp các doanh nghiệp giảm tải được khối lượng công việc đáng kể, đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác và doanh nghiệp hoàn toàn nắm thế chủ động trong việc mua bán, trao đổi hàng hóa.
Bài tốn quản lý hàng hóa, vật tư là một bài tốn khơng hề mới mẻ, trên thị trường có rất nhiều cơng ty đã xây dựng và nghiên cứu, đáp ứng các yêu cầu quản lý ở các cấp độ khác nhau và đã mang lại những hiệu quả nhất định.
Nhận thức được ý nghĩa, tầm quan trọng đó của CNTT, Cơng ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh đã tiến hành cải tạo, nâng cấp HTTTT tại doanh nghiệp của mình. Trong đó, Cơng ty đang có kế hoạch triển khai việc hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại đơn vị của mình.
Hiện tại Cơng ty đã xây dựng được cho mình hệ quản trị CSDL Access nhưng Cơng ty đang có nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất, phạm vi kinh doanh nên hệ
quản trị CSDL này dường như khơng cịn phù hợp nữa do khối lượng hàng hóa, vật tư của Công ty ngày càng lớn và khối lượng cũng như tốc độ giao dịch ngày càng tăng. Vì vậy, cơng việc này địi hỏi Ban Giám đốc của Cơng ty phải có sự quản lý thơng minh, sáng suốt để mang lại hiệu quả cao nhất trong kinh doanh cho Cơng ty của mình. Với nhu cầu nêu trên thì kế hoạch triển khai hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Cơng ty là hồn tồn hợp lý và đúng đắn. Chính vì lẽ đó, kế hoạch này đang dần được tiến hành và triển khai tại Công ty.
2.2.4 Đánh giá thực trạng hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Cơng ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh
Trong những năm vừa qua, Công ty đã ứng dụng hệ quản trị CSDL Access trong quản lý doanh nghiệp, trong đó có những chức năng phục vụ cho việc quản lý hàng hóa, vật tư. Tuy nhiên, các chức năng này vẫn còn khá đơn giản và hiệu quả mang lại khơng cao. Vì vậy, Cơng ty đã xây dựng cho mình một chiến lược mới là phải hồn thiện được việc hoạch định, nâng cấp CSDL trong tồn Cơng ty nói chung và hoạch định, nâng cấp CSDL quản lý hàng hóa, vật tư nói riêng. Mục tiêu, chiến lược đặt ra là vậy, nhưng Công ty vẫn chưa triển khai triệt để và hiệu quả chưa có. Cơng ty mới đang bắt đầu bắt tay vào việc triển khai hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư. Những dữ liệu hiện có của CSDL hàng hóa, vật tư chưa đầy đủ, chưa đáp ứng được nhu cầu khai thác và sử dụng của Cơng ty. Do đó, cơng tác hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Cơng ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Vì thế, muốn kế hoạch này đạt được thành cơng và hiệu quả thì Ban Giám đốc của Cơng ty phải có sự đầu tư cả về nhân lực và tài chính. Đồng thời, Ban Giám đốc cũng phải đưa ra các chiến lược phát triển lâu dài cho Công ty của mình trong tương lai.
Phần 3: HOẠCH ĐỊNH CSDL QUẢN LÝ HÀNG HĨA, VẬT TƯ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO & NỘI THẤT QUANG VINH
3.1. Hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Cơng ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh
3.1.1. Xác định mục tiêu, dự báo nhu cầu
a. Xác định mục tiêu
Mục tiêu là kết quả cuối cùng doanh nghiệp muốn đạt được, là những gì mà mỗi doanh nghiệp phải đặt ra để cụ thể hóa những mục đích kinh doanh của mình. Mục tiêu phải mang tính khả thi, phải đo lường được, phải được giới hạn về thời gian. Mục tiêu có thể chia thành mục tiêu dài hạn, ngắn hạn hay mục tiêu chiến lược tùy vào hoạt động của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh cũng vậy, cần phải đặt ra cho mình những mục tiêu cụ thể để xác định hướng đi cho mình. Cơng ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh cũng đã đề ra những mục tiêu dài hạn, là những mục tiêu mang tầm vĩ mơ. Nó phải được xác định rõ ràng, đúng đắn vì nó có ảnh hưởng rất lớn đến chiến lược kinh doanh của toàn doanh nghiệp. Mục tiêu cụ thể như sau:
- Mở rộng quy mô kinh doanh của Công ty bằng việc mở rộng thị trường kinh doanh và tập khách hàng trong nội thành Hà Nội.
- Hoàn thiên, nâng cấp cơ sở hạ tầng doanh nghiệp
- Tin học hóa đồng bộ hệ thống thơng tin của Cơng ty, hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư để dễ dàng trong việc quản lý, tìm kiếm và cập nhật thơng tin.
- Xây dựng một hệ thống chuyên nghiệp để thể hiện uy tín, phong cách làm việc hiện đại của Công ty.
Đánh giá mục tiêu
Đánh giá các yếu tố môi trường ảnh hưởng tới mục tiêu của Công ty:
Yếu tố vi mô:
- Nguồn nhân lực: nguồn nhân lực dồi dào có đầy đủ kinh nghiệm cũng như năng lực làm việc là một thế mạnh của Công ty. Nguồn nhân lực của Công ty phải không ngừng được đổi mới phù hợp với u cầu nâng cao trình độ cơng nghệ, hệ thống. Để thực hiện mục tiêu mở rộng quy mơ Cơng ty thì đồng thời quy mơ của nguồn nhân lực cũng phải được tăng lên, nhằm đáp ứng đủ số nhân viên có tay nghề, có chất lượng.
- Tài chính: Việc xây dựng thêm cơ sở hạ tầng cả về hệ thống thơng tin, và cơng trình tại Cơng ty địi hỏi một nguồn vốn khơng nhỏ mặc dù Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh được trang bị về nguồn vốn, nguồn tài chính tương đối ổn định. Bằng việc kinh doanh có hiệu quả, lợi nhuận thu về một phần
được tái đầu tư vào việc hoàn thiện, nâng cấp cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng và nâng cấp toàn bộ hệ thống, nhằm thực hiện mục tiêu dài hạn của Công ty.
Yếu tố vĩ mô:
- Thị trường quảng cáo, nội thất, in ấn ở Hà Nội:
Quảng cáo là một phương tiện rất hữu hiệu mà bất kể ngành nghề nào cũng cần sự trợ giúp của quảng cáo, để quảng bá sản phẩm, dịch vụ sao cho đạt hiệu quả kinh tế, uy tín cao trong thương trường. Sản phẩm “Biển hiệu quảng cáo” là sản phẩm được rất nhiều người biết đến và sử dụng như một thứ vũ khí cần thiết để quảng bá về công ty, cửa hàng, đơn vị mình. Sản phẩm ra đời đáp ứng nhu cầu thiết yếu của người sử dụng, mang một số tính năng nổi bật như: sử dụng đơn giản, phong cách ấn tượng, vận chuyển dễ dàng, lắp đặt tiện lợi ở mọi góc độ, vị trí, mọi điều kiện thời tiết cùng với nhiều màu sắc để khách hàng có thể lựa chọn. Cịn trang thiết bị, nội thất là sản phẩm khơng thể thiếu trong mọi gia đình, cơ quan, trường học nên Cơng ty Cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh luôn đáp ứng đầy đủ các hệ thống sản phẩm như quầy lễ tân, quầy giao dịch, bàn làm việc các loại – bàn họp, tủ tài liệu, vách ngăn văn phòng, vách ngăn di động, vách ngăn vệ sinh, tường ốp gỗ, vách ngăn thạch cao, sân khấu, cửa hàng, triển lãm, quầy ba, quầy lưu niệm, bàn, ghế, giường, tủ, tủ ti vi, tủ quần áo, tủ phòng khách, tủ bếp, bàn ăn,... Đối với các chương trình giải trí trên đài truyền hình thì khâu thiết kế, dàn dựng sân khấu là khơng thể thiếu. Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh cũng đang dần khẳng định mình trong lĩnh vực này thơng qua tính chun nghiệp của các sân khấu tại các chương trình truyền hình lớn.
Thị trường quảng cáo, nội thất ở Hà Nội là một thị trường rất có tiềm năng. Các sự kiện lớn diễn ra tại Hà Nội góp phần làm tăng doanh thu cho doanh nghiệp trong các lĩnh vực kinh doanh này. Cụ thể:
Bảng 3.1. Danh sách các hợp đồng kinh tế tiêu biểu đã thực hiện của Công ty
Dự án Hạng mục thi công Chủ đầu tư
văn hoá và nhà họp cụm dân cư 1,2...12 phường Phú Thượng
-Lắp đặt hệ thống bục, âm thanh ánh sáng, phông rèm hội trường
phường Phú Thượng
Nâng cấp phòng họp và phòng Giám đốc
Tại số 7 Nguyễn Chí Thanh
- Sơn sửa văn phịng, lắp đặt ván sàn gỗ, làm vách thạch cao - Cung cấp bàn ghế, máy chiếu
Công ty Cổ phần xây dựng cơng nghiệp
Sân khấu chương trình “Ai là triệu phú”
Thiết kế, thi công lắp đặt và sửa chữa hội trường sân khấu chương trình “ Ai là triệu phú”
TT kỹ thuật số Đài Truyền hình
Việt Nam Cơng ty CP XNK TM hợp tác
nhân lực Quốc tế Việt Nam Ốp nhôm mặt tiền tồ nhà.
Cơng ty CP XNK TM hợp tác nhân lực Quốc tế Việt Nam Dự án trụ sở, văn phòng chi nhánh khu vực miền Bắc
Ốp nhơm mặt tiền tồ nhà, sửa chữa cải tạo, cung cấp thiết bị văn phòng trụ sở và văn phòng chi nhánh tại Hà Nội, Thái Nguyên, Quảng Ninh, Nghệ An, Việt Trì, Hải Phịng, Thanh Hố.
Công ty Cổ phần Bảo hiểm Quân
đội - Mic
Tập đoàn Phú Thái
Sửa chữa cải tạo văn phòng tập đoàn Phú Thái, lắp đặt thiết bị nội thất văn phòng và biển quảng cáo Tập đồn ….
Cơng ty Cổ phần Tập đồn Phú
Cung cấp nội thất Cung cấp thiết bị nội thất văn phịng
Cơng ty CP tư vấn thiết kế Cầu
Đường Tập đoàn Mai Linh Sửa chữa văn phòng tại 370
Trần Khát Chân và lắp đặt hệ thống biển hiệu cơng ty
Cơng ty Cổ phần Tập đồn Mai
Linh ĐBB Cơng trình : “Ngân hàng đầu tư
– Phát triển Việt Nam – CN Gia Lâm”
Sửa chữa và nâng cấp văn phòng Ngân hàng – CN Gia Lâm
NH đầu tư – PT Việt Nam
Cục đăng kiểm Việt Nam
Tổ hợp vách kính, cửa sổ, cửa đi, tiêu chuẩn: Nhôm Tungkuang – Đài Loan, kính nổi VFG, kính an tồn do Vinaconex7
Cơng ty Vinaconex 1
Tồ nhà Viglacera – 667 Hồng Hoa Thám, Hà Nội
Tổ hợp vách kính, cửa sổ, cửa đi, tiêu chuẩn: Nhôm Vijanco – Việt Nhật, kính an tồn do Vinaconex7
Công ty đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera Thư viện điện tử lớn nhất Đông
Nam Á - Trường ĐH Bách Khoa, Hà Nội
Tổ hợp vách kính, cửa sổ, cửa đi, tiêu chuẩn: Nhơm Vijanco – Việt Nhật, kính an tồn do Vinaconex7 Công ty XD số 7 Vinaconex Nhà máy Canon – KCN Bắc Thăng Long Tổ hợp vách kính, cửa sổ, cửa đi, tiêu chuẩn: Nhơm Vijanco – Việt Nhật, kính nổi VFG, kính an tồn do Vinaconex7 Cơng ty cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Vinaconex 1 Dự án toà nhà Vincom Lắp đặt, dàn dựng gian hàng hội chợ triển lãm Ngân hàng ĐT – Phát triển Việt Nam (Nguồn: Công ty CP Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh)
Hiện nay, các chương trình, sự kiện lớn tại Hà Nội thường xuyên diễn ra. Với giá thành hợp lý, tính làm việc chuyên nghiệp Công ty Cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh chắc chắn sẽ cạnh tranh được trong mơi trường như thế này.
- Chính sách của Nhà nước về hoạt động sản xuất, kinh doanh:
Nhà nước luôn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động vì các doanh nghiệp khơng chỉ góp phần tạo ra cơng ăn việc làm cho người lao động mà các doanh nghiệp còn là nguồn thu thuế chủ yếu của Nhà nước. Doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả mang lại rất nhiều lợi ích như vậy nên ln ln được nhà nước khuyến khích phát triển, mở rộng quay mô, thị trường. Đây cũng là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
b. Dự báo nhu cầu của Công ty
Với việc đề ra các mục tiêu như: Mở rộng quy mơ kinh doanh; hồn thiện, nâng cấp cơ sở vật chất, hạ tầng; hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư; xây dựng một HTTT chun nghiệp tại Cơng ty thì nhu cầu về CSDL, nhu cầu về nguồn nhân lực và nhu cầu về nguồn tài chính của Cơng ty là rất lớn.
Căn cứ đưa ra dự báo
Nguồn dữ liệu thứ cấp
o Trải qua hơn 15 năm hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo, nội thất và in ấn, kết hợp với mục tiêu dài hạn của Công ty là mở rộng quy mô kinh doanh, đây là điều kiện tất yếu để tiến hành hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư nhằm quản lý tốt các nghiệp vụ phức tạp mang tính chất chuyên môn.
o Các báo cáo, quy định thông tư của Nhà nước về phát triển HTTT
- Quyết định số 214/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án phát triển thị trường hàng hóa, dịch vụ.
- Theo ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, từ ngày 1/10/2012, Văn phịng Chính phủ khơng tiếp nhận và xử lý những hồ sơ mang tính thủ cơng để trình Chính phủ. Điều này đồng nghĩa với việc muốn trình báo cáo hay thơng qua ý kiến của Chính phủ thì phải có file điện tử. Chính phủ đang muốn cơng nghệ hóa đất nước. Vì vậy, bắt buộc Cơng ty phải có các file báo cáo điện tử.
Nguồn dữ liệu sơ cấp:
o Nghiên cứu dữ liệu sơ cấp thu thập được từ cuộc điều tra chuyên sâu các nhân viên trong Công ty về việc mở rộng quy mô của Công ty và hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư.
o Kết quả thu thập được như sau:
Biểu đồ 3.1. Kết quả điều tra nhân viên về mở rộng quy mô
(Nguồn: Phiếu điều tra nhân viên tại Công ty CP Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh)
Biểu đồ 3.2. Kết quả điều tra nhân viên về hoạch định CSDL quản lý hàng
(Nguồn: Phiếu điều tra nhân viên tại Công ty CP Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh) Kết quả trên cho thấy đa số nhân viên đều đồng ý mở rộng quy mơ và hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Cơng ty.
- Từ các căn cứ nêu trên đi đến quyết định:
+ Công ty sẽ mở rộng quy mô trong 5 năm tới. Kế hoạch từ 2013 - 2017
+ Tiến hành hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư. Từ đó thì CSDL hiện tại cũng phải thay đổi để phù hợp với nhu cầu phát triển quy mô Công ty.
Dự báo nhu cầu của Công ty về CSDL, về nguồn nhân lực và về nguồn tài chính
Quy mơ hoạt đông của Công ty mở rộng đồng nghĩa với khối lượng hàng hóa, vật tư của Cơng ty tăng lên một cách đáng kể. Chính vì vậy, các nghiệp vụ quản lý trong Công ty cũng rất đa dạng và phức tạp, đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh, hiệu quả và chính xác. Điều đó đồng nghĩa với nhu cầu hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư của Cơng ty là tất yếu. Hơn nữa, với mục tiêu phát triển dài hạn của Cơng ty, cần có một hệ thống CSDL mạnh về mọi mặt. Cụ thể:
o Nhu cầu về CSDL:
Thông qua việc ước lượng số lượng dữ liệu sẽ phải lưu trữ trong nhiều tháng và nhiều năm tiếp theo để bảo đảm CSDL của Cơng ty sẽ duy trì làm việc hiệu quả thì cần phải:
- Tăng dung lượng lưu trữ của CSDL lên 2GB (hiện tại là 500MB)
- Nâng cấp phần cứng bằng việc bổ sung thêm các máy tính có cấu hình cao hơn.
o Nhu cầu về nguồn nhân lực:
- Cần có một đội ngũ nhân viên có kiến thức, hiểu biết cũng như kinh nghiệm về việc vận hành HTTT tại Công ty. Đội ngũ này bao gồm từ 5 – 7 người để tránh việc dư thừa, lãng phí nguồn nhân lực, tài chính tại Cơng ty.