Phần 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.1.2. Xác định, phân tích CSDL hiện tại
Đặc tả chức năng của hệ thống tại Công ty
Trong q trình tìm hiểu về Cơng ty CP Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh nói chung và hệ thống quản hàng hóa, vật tư nói riêng, hệ thống gồm 4 chức năng chính là:
- Chức năng quản lý mua hàng hóa, nguyên vật liệu: Khi Cơng ty có nhu
cầu mua hàng hóa, vật tư, bộ phận kho có nhiệm vụ tìm hiểu thơng tin về nhà cung cấp và chịu trách nhiệm chính trong việc mua hàng hóa, ngun vật liệu về nhập kho.
- Chức năng quản lý nhập hàng hóa, nguyên vật liệu: Sau khi nhà cung
cấp lập hóa đơn cho bộ phận kho, bộ phận kho nhận hàng. Tại kho, bộ phận kho kiểm tra lại số lượng, chất lượng sản phẩm, đồng thời cùng với bộ phận kế toán viết phiếu nhập kho và thực hiện nghĩa vụ thanh tốn với nhà cung cấp, nếu Cơng ty chưa thanh toán hết được số tiền hàng thì bộ phận kế tốn phải ghi sổ nợ với nhà cung cấp.
- Chức năng quản lý xuất hàng hóa, nguyên vật liệu: Khi khách hàng có
nhu cầu đặt mua hàng hóa, ngun vật liệu của Cơng ty thì bộ phận kế tốn tiến hành viết phiếu xuất kho, lập hóa đơn bán cho khách hàng, tiến hành thanh tốn với khách hàng. Nếu hình thức thanh tốn là trả chậm thì phải ghi sổ nợ để theo dõi nợ của khách hàng. Ngoài ra, định kỳ bộ phận kế toán cùng với bộ phận kho phải kiểm kê hàng hóa, vật tư trong kho.
- Chức năng báo cáo: Định kỳ hàng tháng, theo yêu cầu của Ban Giám đốc
Công ty, bộ phận kế toán tiến hành lập báo cáo về hàng tồn kho, về hàng hóa, vật tư bán chạy, báo cáo về khách hàng, về doanh thu, về chi phí để gửi lên Ban Giám đốc xem xét, đánh giá.
Mối quan hệ giữa các thực thể trong CSDL
Khach hang (MaKH, TenKH, Điachi, SoCMND, SĐT) Nha cung cap (MaNCC, TenNCC, Điachi, SĐT)
Nhan vien (MaNV, TenNV, Ngaysinh, Gioitinh, Điachi, SĐT)
Hang hoa (MaHH, MaKH, MaNCC, MaNV, MaHD, TenHH, Dongia, Soluong) Hoa don (MaHD, MaHH, MaKH, MaNCC, MaNV, Ngaylap, Tongtien)
Phieu nhap kho (MaPNK, MaHH, MaNCC, MaNV, Ngaylap, Soluong) Phieu xuat kho (MaPXK, Ma HH, MaNCC, MaNV, Ngaylap, Soluong) So no (MaSN, MaHH, MaNCC, MaKH, MaNV, Soluong, Sotien) Phieu yeu cau (MaPYC, MaHH, MaKH, MaNV, Soluong, Ngaythang)
Phân tích CSDL hiện tại của Cơng ty
Ở thời điểm hiện tại, so với mục tiêu và dự báo nhu cầu thì hệ thống CSDL quản lý hàng hóa, vật tư của Cơng ty phần lớn đã đáp ứng được nhu cầu quản lý. Tuy nhiên, nếu để đáp ứng mục tiêu lâu dài của Cơng ty thì vần cịn bất cập do nhu cầu quản lý ngày càng đa dạng hơn. Những nhược điểm của hệ thống CSDL về việc đáp ứng nhu cầu thông tin của Công ty tại thời điểm hiện tại có thể kể đến là:
- Một số dữ liệu, thơng tin vẫn phải quản lí thủ cơng. Hiện nay, các văn bản liên quan đến q trình phát triển Cơng ty: sổ theo dõi, sổ nợ vẫn cịn được quản lí thủ cơng nên gặp khó khăn khi tìm kiếm.
- Công ty hiện đang sử dụng phần mềm Access để quản lý hàng hóa, vật tư chỉ với 4 chức năng chính là: quản lý mua hàng hóa, ngun vật liệu; quản lý nhập hàng hóa, nguyên vật liệu; quản lý xuất hàng hóa, nguyên vật liệu và chức năng báo cáo. Khi số lượng khách hàng và nhà cung cấp tăng lên, đồng thời số lượng đơn hàng và số lượng hàng hóa, vật tư cũng tăng. Phần mềm quản lý Access của Cơng ty
khơng có chức năng tìm kiếm để truy xuất ra dữ liệu, thơng tin về hàng hóa, vật tư một cách nhanh nhất (thông tin về số lượng hàng thực trong kho, chất lượng hàng hóa, vật tư). Điều này là một hạn chế lớn đối với công việc kinh doanh của Công ty trong việc ký kết hợp đồng kinh tế với các đối tác.
3.1.3. Đánh giá hệ thống CSDL quản lý hàng hóa, vật tư hiện tại của Cơng ty
Phân tích ưu điểm của hệ thống CSDL quản lý hàng hóa, vật tư hiện tại của Cơng ty
Hệ thống CSDL hiện tại tương đối đơn giản, nhỏ gọn, dễ dàng sử dụng và cũng đáp ứng được một số u cầu quản lý của Cơng ty.
Phân tích nhược điểm của hệ thống CSDL quản lý hàng hóa, vật tư hiện tại của Công ty
Với sự phát triển của xã hội như hiện nay thì nền kinh tế thị trường ln có sự cạnh tranh gay gắt. Để có thể tồn tại và phát triển trong mơi trường như thế, địi hỏi Cơng ty phải không ngừng nỗ lực để nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nhà cung cấp. Căn cứ vào các thông tin trên thị trường, Công ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh đã đưa ra mục tiêu là mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên hệ thống hiện tại của Cơng ty cịn tồn tại những nhược điểm không đáp ứng được mục tiêu đặt ra như:
- Phần cứng của hệ thống đã cũ không đáp ứng được nhu cầu khi Công ty mở rộng quy mơ. Hiện tại hệ thống máy tính của Cơng ty gồm 13 máy kết nối Internet, không đủ để hoạt động khi lượng giao dịch tăng lên.
- Sau một thời gian nữa, quy mô hoạt động của Công ty mở rộng như dự kiến khi đó số lượng bản ghi lưu trữ sẽ tăng lên (bản ghi lưu trữ tăng do khối lượng hàng hóa, vật tư nhập, xuất tăng lên đồng thời khối lượng các đơn hàng cũng tăng lên), dẫn đến hệ quản trị CSDL Access hoạt động chậm. Vì Access vốn chỉ phù hợp cho CSDL của tổ chức có quy mơ nhỏ.
- Hiện nay, mỗi phòng ban cài đặt một Version Access khác nhau, cách lưu trữ dữ liệu khác nhau vì thế nên việc chuyển đổi dữ liệu giữa các phòng ban khơng thực hiện được vì dữ liệu khơng đồng bộ và khơng tương thích. Việc cài đặt CSDL chỉ dùng riêng cho phịng ban đó. Vì thế nên việc báo cáo hay chuyển tài liệu vẫn
phải dùng bằng giấy chuyển qua tay. Do đó, phải thống nhất dung chung một phiên bản phần mềm ứng dụng của hệ quản trị CSDL.
- HT hiện tại sử dụng hệ quản trị CSDL là Access nhưng nó lại thể hiện một số nhược điểm:
+ Hạn chế số người dùng (số người cùng truy cập vào CSDL) + Hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu (< 2GB)
+ Hạn chế về tổng số module trong một ứng dụng + Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm + Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng
+ Tính bảo mật khơng cao
Vì vậy khi mở rộng quy mơ thì phải xây dựng trên hệ quản trị CSDL mới. Lựa chọn hệ quản trị CSDL SQL Server. Vì nó có những tính năng như sau:
+ Dễ cài đặt và dễ sử dụng: Nó có thể làm việc trên nhiều hệ thống từ Window 98 đến các phiên bản mới đều được cập nhật.
+ Hỗ trợ mơ hình client/server: Rất thích hợp với hoạt động của hệ thống trong việc trao đổi và hội thoại giữa máy khách và máy chủ.
+ Kho dữ liệu và phân tích dữ liệu: SQL Server cung cấp một số công cụ để xây dựng kho dữ liệu và phân tích dữ liệu. Dữ liệu được lấy ra và phân tích được sử dụng trong q trình phân tích dữ liệu trực tuyến.
+ Hỗ trợ việc nhân bản dữ liệu: Điều này rất quan trọng, nó tạo ra hai hay nhiều bản sao CSDL được đồng bộ để khi thay đổi CSDL trên bản này thì sẽ được cập nhật trên các bản khác. Như thế thì dữ liệu trong các bộ phận của Cơng ty sẽ được đồng bộ hóa.
Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới
-Thống nhất dùng chung một phiên bản phần mềm ứng dụng của hệ quản trị CSDL
Hiện nay mỗi phịng ban trong Cơng ty sử dụng một Version Access khác nhau và cấu trúc dữ liệu là khác nhau. Vì thế khơng thể chuyển đổi dữ liệu giữa các phịng được vì nó khơng đồng bộ với nhau. Vì vậy u cầu đầu tiên đặt ra với CSDL là phải thống nhất dùng chung một phiên bản phần mềm ứng dụng của hệ quản trị
CSDL trong các phịng ban của Cơng ty để thuận tiện cho việc trao đổi và truyền dữ liệu phục vụ cho các hoạt động của Công ty.
- Nhu cầu sao chép dữ liệu quản trị
Nhu cầu thông tin trong việc quản lý Cơng ty là hết sức lớn. Nó khơng chỉ địi hỏi độ chính xác cao mà nó cịn địi hỏi tốc độ phải nhanh. Do đó, thơng tin giữa các phòng ban phải được truyền tải và cập nhật một cách thường xuyên và nhanh chóng. Bên cạnh đó cần gia tăng hoặc tái phân phối các nguồn dữ liệu có được cho hoạt động quản lý hàng hóa, vật tư.
- Chi phí quản lý dự kiến
Chi phí lương nhân viên:
- Lương nhân viên thiết kế, thi công, dàn dựng: 200 USD – 250 USD
- Lương nhân viên kho vận: 200 USD – 250 USD
- Lương nhân viên kế toán: 230 USD – 280 USD
- Lương nhân viên IT: 250 USD – 300 USD
Chi phí lương Ban Giám đốc: 400 USD – 500 USD
Đánh giá tài chính: Xây dựng một hệ thống tài chính mạnh mẽ là rất quan trọng để đạt được lợi nhuận tối đa trong kinh doanh.
Kiểm sốt chặt chẽ chi phí: Kiểm sốt tốt chi phí là một cơng cụ mạnh mẽ để tối đa hóa giá trị cốt yếu. Kiểm sốt thơng qua các báo cáo tài chính của Cơng ty về hoạt động kinh doanh hàng hóa, vật tư.
- Đào tạo nhân lực
+ Cơng ty có thể nâng cao trình độ của nhân viên IT bằng việc cho nhân viên IT đi học các khóa học về CNTT.
+ Ngồi ra, Cơng ty cũng có thể th các nhân viên bên ngoài viết các phần mềm để nhân viên tại Cơng ty mình vận hành, sử dụng trong hệ thống.
- Chi phí chuyển đổi hệ thống
Khi nói đến kinh doanh, bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng mong muốn chi phí mình bỏ ra là ít nhất trong khi đó có thể thu về lợi nhuận là lớn nhất. Hay nói cách khác là muốn tối đa hóa lợi nhuận. Vì vậy, Ban Giám đốc Công ty sẽ chọn phương án chuyển đổi hệ thống với chi phí thấp mà hiệu quả mang lại cao. Cụ thể, mức độ chuyển đổi là 5% - 7% doanh thu của khách sạn. Ví dụ, doanh thu một năm
của Cơng ty là 10 tỷ đồng thì chi phí chuyển đổi hệ thống rơi vào tầm 500 triệu đồng – 700 triệu đồng.
- Yêu cầu đối với hệ thống để cài đặt hệ quản trị CSDL mới (SQL Server)
Về phần cứng Thành phần phần
cứng
Yêu cầu
Bộ vi xử lý Intel compatible 32 bit – CPU (166 MHZ hoặc cao hơn)
Không gian đĩa Cài đặt tối thiểu cần 95MB, cài đặt đầy đủ 270MB Card mạng Cần thiết khi máy trạm được kết nối với máy chủ
RAM 128MB
CD - ROM Cần thiết cho cài đặt từ CD
Về phần mềm
+ Window 98, Window NT server 4.0 với Server park 5 hoặc cao hơn, Window NT workstation với park 5 hoặc cao hơn, Window 2000(tất cả các phiên bản).
+ Internet Explorer 9.0 hoặc cao hơn.
3.1.4. Xây dựng kế hoạch, phương án tái cấu trúc CSDL
Bổ sung thêm chức năng tìm kiếm
Như đã nêu ở trên, với phần mềm quản lý hàng hóa, vật tư như hiện tại thì Cơng ty nên bổ sung thêm chức năng tìm kiếm để dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm, truy xuất dữ liệu, thơng tin về hàng hóa, vật tư.
Bổ sung thêm thực thể phiếu yêu cầu do thêm chức năng tìm kiếm Mơ hình thực thể liên kết sau khi bổ sung thêm thực thể phiếu yêu cầu:
Sau khi bổ sung thêm thực thể phiếu u cầu thì mơ hình dữ liệu quan hệ như sau:
Chuyển sang hệ quản trị CSDL mới: SQL Server
Hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa, vật tư là Access nhưng thơng qua sự phân tích, đánh giá về mục tiêu, nhu cầu của Cơng ty như ở trên thì Cơng ty nên chuyển sang dùng phần mềm quản lý mới đó là SQL Server để đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Công ty là tốt nhất.
Lúc này nhân viên IT tại Cơng ty đóng vai trị quan trọng. Nếu nguồn nhân lực này có trình độ cao, có thể viết được phần mềm và biết cách vận hành, sử dụng ln thì Cơng ty khơng cần thuê nhân viên IT bên ngoài viết phần mềm nữa. Nếu nhân viên IT của Cơng ty khơng có khả năng viết được phần mềm thì Cơng ty phải th nhân viên IT bên ngoài viết phần mềm, để nhân viên IT trong Công ty vận hành vào hệ thống thơng tin tại đơn vị.
3.1.5. Đánh giá tính khả thi
CSDL quản lý hàng hóa, vật tư đem đến hiệu quả rõ ràng, tích cực trong việc giảm tải lượng công việc, cải tiến hiệu suất làm việc của nhân viên tại Công ty, làm cho hoạt động của Công ty ngày một tốt hơn, tiên tiến hơn.
Với nguồn kinh phí đầu tư hàng năm chiếm từ 5% -7% tổng doanh thu cùng với sự đầu tư về kiến thức cho ngồn nhân lực trong lĩnh vực CNTT thì chắc chắn những mục tiêu mà Công ty đã đề ra sẽ thực hiện được trong thời gian tới.
3.2. Định hướng phát triển và đề xuất về vấn đề nghiên cứu
3.2.1. Định hướng phát triển
Thứ nhất, Cơng ty đã xây dựng được cho mình một bản kế hoạch tương đối chi tiết và hoàn chỉnh về hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư. Vì vậy, trong năm nay và những năm tiếp theo, Công ty nên tiếp tục đầu tư kinh phí để hồn thiện, cải tạo và nâng cấp CSDL phục vụ đắc lực cho việc quản lý hàng hóa, vật tư nói riêng cũng như quản lý tồn Cơng ty nói chung.
Thứ hai, Công ty nên huấn luyện, đào tạo thêm đội ngũ nhân viên, nâng cao trình độ, kiến thức, hiểu biết về CNTT của nhân viên IT, thành thạo kỹ năng tin học, để có thể sử dụng, vận hành tốt hệ thống thơng tin tại Cơng ty. Từ đó, vai trị của việc hoạch định CSDL trong quản lý hàng hóa, vật tư được phát huy một cách có hiệu quả nhất.
3.2.2. Đề xuất về vấn đề nghiên cứu
Sau khi tiến hành hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Cơng ty thì:
- Ban Giám đốc của Cơng ty phải tiến hành đánh giá tiềm lực của Công ty và thống nhất quan điểm giữa các phòng ban để đưa ra định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới.
- Cơng ty nên gấp rút hồn thành, nâng cấp CSDL nói chung và CSDL quản lý hàng hóa, vật tư nói riêng trong thời gian sớm nhất và ngắn nhất có thể, để chi phí bỏ ra đầu tư là ít nhất và hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty là tốt nhất.
Trong quá trình thực hiện đề tài “Hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật
tư tại Cơng ty cổ phần Quảng cáo & Nội thất Quang Vinh”, khóa luận tốt nghiệp
đã giúp chúng ta tìm hiểu tổng quan một số khái niệm về CSDL, CSDL quản lý hàng hóa, vật tư; hoạch định, phân loại hoạch định; hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư và vai trị cụ thể của hoạch định. Đã đánh giá được thực trạng, đưa ra nhận xét về hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư; đồng thời tiến hành hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Cơng ty và đưa ra các định hướng phát triển, đề xuất về hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư tại Cơng ty. Hi vọng rằng khóa luận tốt nghiệp này có thể đóng góp được một số các giải pháp, cung cấp các thông tin, cũng như các kiến thức về hoạch định CSDL quản lý hàng hóa, vật tư, góp một phần nào đó vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho tồn Cơng ty trong thời gian tới.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bài giảng Cấu trúc hoạch định CSDL Thị trường Thương mại, Bộ môn Tin học (2012), Trường ĐH Thương mại
2. Cơ sở dữ liệu, Học viện Cơng nghệ Bưu chính viễn thơng (2006)