3.2.1 .Xác định đúng đắn nhu cầu tài sản lưu động thường xuyên cần thiết
3.2.2 Quản lý tốt khoản mục vốn bằng tiền
Vì trong những năm gần đây lượng tiền của doanh nghiệp cịn rất ít, nên mỗi lần cần đến tiền công ty thường phải đi vay hoặc nợ người bán một thời gian mới trả. Vì vậy do đó ta cần phải xây dựng kế hoạch cho việc dự trữ tiền để đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh của cơng ty và thường thì ta lên kế hoạch tháng.
- Phần thu: ta phải liệt kê tính tốn tất cả các khoản có thể thu được trong tháng của doanh nghiệp như: thu do khách hàng nợ, thu do lãi tiền gửi, thu do bán hàng, cung cấp dịch vụ…
- Phần chi: bên cạnh việc dự tốn phần thu thì ta cũng cần xác định trong tháng ta cần chi những mục nào và tổng khoản chi trong tháng cho các khoản mục
TSLĐ đầu kỳ +TSLĐ cuối kỳ =
TSLĐ bình qn
đó là bao nhiêu. Chẳng hạn như: chi trả lương công nhân viên, mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Do đó ta cần phải tính cho nó một lượng tiền dự trữ thích hợp.
Từ việc tính tốn liệt kê trên thì ta thấy phần thu bù cho phần chi nếu thấy cịn thiếu thì ta nên dự trữ một lượng tiền để đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong tháng. Mặt khác ta cũng cần phải lên được kế hoạch chi tiết là sẽ thu và chi tiền vào ngày nào trong tháng để có thể cung ứng lượng tiền đúng và kịp thời tránh tình trạng lãng phí vốn hay là khơng có tiền để chi trả đúng hẹn.
Ta có một ví dụ đơn giản như: giả sử trong tháng ta có tổng các khoản thu được là 3 tỷ đồng và đều được thu vào đầu tháng. Còn tổng các khoản chi là 4 tỷ đồng và được thực hiện vào cuối tháng. Trong điều kiện này thì đầu tháng doanh nghiệp chỉ cần có một số dư nợ trên tài khoản tiền là 1 tỷ đồng. Và lượng tiền thu được ta có thể đem gửi ngân hàng đến ngày cần chi trả ta có thể rút về để thanh tốn nhằm tránh được tình trạng lãng phí vốn của doanh nghiệp. Trong điều kiện ngược lại nếu việc chi lại được thực hiện đầu tháng và việc thu tiền lại xảy ra vào cuối tháng thì lúc này lượng tiền dự trữ của doanh nghiệp phải lên đến 4 tỷ đồng. Qua đó ta cũng thấy được cùng một lượng thu chi như nhau nhưng thời gian thu chi khác nhau thì lượng tiền dự trữ để đáp ứng nhu cầu cũng khác nhau. Vì vậy ta cần lập dự toán thu chi tiền trong tháng cho chính xác để tránh tình trạng lãng phí vốn hay khơng đủ tiền để chi trả.
Vì lý do trên đây mà cơng ty cũng cần phải có một chính sách dự trữ tiền hợp lý, vừa đủ để đáp ứng nhu cầu chi tiêu hàng ngày, không dư thừa quá mức dễ dẫn đến số vốn nhàn rỗi quá nhiều, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Muốn như vậy theo em công ty cần phải quản lý từng khâu trong quá trình thu, chi tiền mặt để trên cơ sở đó cơng ty có thể nắm bắt kịp thời số lượng vốn bằng tiền hiện có để kịp thời có những chính sách, biện pháp điều chỉnh phù
hợp hơn . Đồng thời để duy trì một lượng vốn bằng tiền phù hợp, công ty cần phải lập kế hoạch vốn bằng tiền, thơng qua đó có thể phân tích được dịng tiền thu, dịng tiền chi và nợ tới hạn của cơng ty. Từ đó cơng ty có thể dự tốn được nguồn thu, chi trong tháng để có kế hoạch huy động vốn phù hợp.
Bảng 15 Báo cáo kế hoạch vốn bằng tiền
Đơn vị: 1000 VND
Chỉ tiêu Quí I Quí II Q III Q IV
I. Dịng tiền thu
1. Tiền thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 2. Tiền thu từ hoạt động khác
II. Dòng tiền chi
1. Tiền trả nhà cung cấp 2. Trả cho công nhân viên 3. Nộp thuế cho nhà nước 4. Các khoản chi khác
III. Chênh lệch thu chi
1. Tiền tồn đầu kỳ 2. Tiền tồn cuối kỳ 3. Tiền tồn tối thiểu 4. Số tiền thừa
Đối với các khoản tiền tạm thời nhàn rỗi, nhàn rỗi ở đây chỉ mang tính tạm thời cho đến khi tiền được huy động vào kinh doanh. Tiền nhàn rỗi của công ty chủ yếu là gửi ngân hàng với lãi suất thường thấp, cơng ty chưa tìm kiếm được cơ hội đầu tư nào khác. Công ty nên tìm phương án đầu tư khoản tiền nhàn rồi này.
Tuy nhiên công ty cần lưu ý rằng, mục tiêu của quản trị tài chính là đồng thời theo đuổi hai mục tiêu: sinh lợi và thanh khoản. Do vậy, khi quyết định đầu tư công ty phải hết sức lưu ý đến hai mục tiêu này. Theo đuổi mục tiêu lợi nhuận -
tiền phải được sử dụng dù là tạm thời trong ngắn hạn, sao cho tạo ra lợi nhuận cho công ty. Nhưng do tiền nhàn rỗi tạm thời nên không được sử dụng để đầu tư lâu dài vào những tài sản kém thanh khoản. Vì vậy bên cạnh việc kinh doanh nói trên cơng ty cần chú trọng cơng tác thu hồi vốn tránh tình trạng ứ đọng vốn.
3.2.3 Tổ chức tơt cơng tác thanh tốn và thu hồi nợ
Quản lý khoản phải thu là việc hết sức quan trọng, đó là bước trung gian để hốn chuyển khoản phải thu bằng tiền của cơng ty, là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý vốn lưu động. Quản lý khoản phải thu tốt sẽ góp phần đáng kể vào việc sử dụng vốn hiệu quả.
Tại công ty khoản mục phải thu khách hàng luôn chiếm tỷ trọng cao, là vấn đề có liên quan đến việc tính tốn cho số tiền dự trữ hoạt động sản xuất trong năm và hiệu quả quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy cần phải có chính sách để đẩy nhanh việc thu nợ từ khách hàng tránh tình trạng nợ kéo dài. Qua phân tích về tình hình phải thu trong hai năm vừa rồi tuy có được cải thiện nhưng nợ phải thu vẫn còn chiếm tỷ trọng cao, do đó ta cần có những chính sách để đẩy mạnh hơn nữa việc thu hồi nợ như: Đẩy mạnh công tác thu hồi nợ, xây dựng hệ thống quản lý nợ, theo dõi và quản lý cơng nợ một cách khoa học và chính xác nhằm hạn chế vốn bị chiếm dụng.
Năm 2012 số vòng quay nợ phải thu là 2,33 vòng nhưng đến năm 2013 số vịng quay nợ phải thu có tăng nhưng tốc độ tăng rất ít, chỉ là 2,39 vịng. Điều này chứng tỏ doanh nghiệp có quan tâm đến cơng tác thu hồi nợ nhưng khoản vốn mà công ty bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng vẫn tương đối nhiều. Vì vậy để cơng tác quản lý nợ ngày càng tốt hơn, cơng ty cần có những biện pháp mới để thu hồi nhanh chóng các khoản nợ phải thu, đồng thời có những chính sách dự trữ hàng tồn kho hợp lý để giảm bớt khoản ứng trước cho nhà cung cấp.
Tiết kiệm vốn lưu động bằng cách nhanh chóng thu hồi các khoản nợ phải thu, giảm bớt số vốn lưu động trong khâu thanh tốn. Để quản lý tốt nợ phải thu góp phần tiết kiệm vốn lưu động Công ty cần đưa ra một giải pháp toàn diện từ chính sách, hệ thống, con người, cơng cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ…
Về chính sách: Cơng ty phải quy định về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn
được nợ, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất của từng khách hàng. Đồng thời cũng quy định về người phê chuẩn cho các hạn mức nợ khác nhau trong nội bộ công ty, từ giám đốc, giám đốc bán hàng, trưởng phòng đến nhân viên bán hàng. Đề ra mức thưởng hợp lý cho những nhân viên thu nợ đạt chỉ tiêu để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc. Các chính sách này là nền tảng, là tài liệu hướng dẫn cho cả hệ thống và là kênh thông tin hiệu quả liên kết các phịng ban trong cơng ty trong q trình phối hợp để quản lý cơng nợ.
Về con người: Cơng ty chưa có bộ phận chun trách ở phịng kinh doanh để
quản lý và theo dõi công nợ mà việc quản lý công nợ do phịng kế tốn phụ trách và chỉ theo dõi số dư nợ. Vì vậy cơng ty nên có bộ phận chun trách ở phịng kinh doanh để quản lý thu nợ và theo dõi công nợ, chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị cơng nợ. Những nhân viên này được đào tạo kỹ về kĩ năng giao tiếp điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh tốn, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ…
Về công cụ: Công ty nên đầu tư phần mềm kế tốn có phần hành hỗ trợ quản
lý công nợ. Những phần mềm này có thể kết xuất ra được các báo cáo tổng hợp cũng như báo cáo công nợ chi đến khách hàng theo các tiêu chí quản trị, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả cơng việc của nhân viên thu nợ.
Về quy trình thu nợ: Khi ký hợp đồng phải qua sự kiểm tra của bộ phận quản
lý công nợ để chắc chắn rằng khách hàng khơng có lịch sử về nợ xấu, nợ khó địi đã bị đóng hợp đồng. Mẫu hợp đồng nên có đầy đủ các điều khoản về hạn mức nợ, thời hạn thanh toán..Sau khi ký hợp đồng công ty nên gởi kịp thời chứng từ khi khách hàng nhận được hàng, thường xuyên gửi thư nhắc nợ với các mốc thời gian cụ thể cho khách hàng có tuổi nợ cao hơn thời gian cho phép, đến thăm khách hàng nếu thấy trao đổi qua điện thoại khơng hiệu quả. Ngồi ra cơng ty cần có các chính sách giá cả hỗ trợ để khuyến khích khách hàng thanh tốn như: chiết khấu giảm giá cho khách hàng thanh toán ngay, thanh toán trước thời hạn.
3.2.3 Quản lý vật tư tồn kho
Trong quá trình luân chuyển VLĐ phục vụ sản xuất kinh doanh, việc tồn tại vật tư dự trữ là bước đệm cần thiết cho hoạt động của DN. Vật tư tồn kho ở DN xây lắp gồm: Công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế, phụ gia các loại. Trong SXKD, vật tư và nguyên vật liệu dự trữ tuy không trực tiếp tạo ra lợi nhuận nhưng nó có vai trị rất lớn trong việc đảm bảo hoạt động SXKD được tiến hành bình thường.
Nếu DN dự trữ lớn sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn, cịn nếu dự trữ ít sẽ làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, gây ra hàng loạt hậu quả tiếp theo. Về lý thuyết, khi nào lượng hàng lưu kho hết mới nhập kho lượng hàng mới. Nhưng trong thực tiễn, DN không thể hết NVL, Vật tư rồi mới nhập kho, ngược lại nếu mua hàng sớm sẽ làm tăng lượng NVL, Vật tư tồn kho. Do đó, cần xác định thời điểm mua hàng phù hợp bằng cách xác định số lượng nguyên vật liệu sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thời gian giao hàng. Lượng nguyên vật liệu, vật tư sử dụng mỗi ngày là đại lượng biến thiên, để đảm bảo tính ổn định sản xuất, DN cần duy trì lượng tồn kho an tồn tùy thuộc vào tình hình cụ thể. Lượng dự trữ an tồn chính là lượng dự trữ thêm vào lượng dự trữ ở thời điểm đặt hàng.
Với tình trạng lạm phát như hiện nay, giá cả nguyên vật liêu đầu vào tăng cao, cơng ty cần có sự dự báo cho mình nên hay khơng nên dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng nguyên vật liệu làm sao để có thể tiết kiệm được chi phí nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng cơng trình, sản phẩm.
3.3 Một số kiến nghị
3.3.1 Đối với Công ty
Tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp
Khi bỏ ra một lượng chi phí là cơng ty đã bỏ ra một lưọng tiền vốn của mình.Chính vì vậy ,chi phí bỏ ra phải đúng mục đích .Chí phí quản lý DN là chi phí gián tiếp tham gia vào việc quản lý kinh doanh nhưng lai phục vụ cho chính sách bộ phận trực tiếp sản xuất kinh doanh nên chi phí này cũng ảnh hưởng lớn tới sản xuất kinh doanh.Nhưng đã chi phí thì cần p hải giảm đến mức tối thiểu thì mới thu về được lợi nhuận cao ,thì mới tăng được lượng vốn chủ của DN .Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty vẫn chưa thục hiện tốt trong thời gian qua để giảm được tối thiểu các khoản mục chi phí này là phải quản lý chặt chẽ và tăng hiệu quả làm việc của bộ phận gián tiếp.
Căn cứ vào kế hoạch tài chính năm cần tập trung dự tốn các khoản mục chi phí phát sinh tại bộ phận gián tiếp theo từng quý ,cuốikỳ ,cần tổ chức phân tích tình hình thực hiện kế hoạch ,từ đó đề ra các biện pháp chống lãng phí .Trong khi duyệt các khoản chi phí phát sinh cần yêu cầu có chứng từ đi kèm phải hợp lý ,hợp lẽ ,các khỏan chi phí tiếp khách cần được xác định mức.
Công ty cấn quan tâm hơn nũa đến khâu quản lý sản xuất và tác nghiệp .Cải tiến trang thiết bị máy móc ,thiếtbị sản xuất thiết kế nơi làm việc hợp lý.
Cơng ty cũng nên có những biện pháp quản lý và khuyến khích người lao động trực tiếp một cách hợp lý tạo điều kiện cho họ đạt năng suất cao nhất Những lý luận chung về TSLĐ khẳng định vai trò then chốt của TSLĐ cho sụ phát triển hay thành bại của mổi DN .TSLĐ là điều kiện đầu tiên mà DN có thể hoạt động và là trung tâm chi phối mọi hoạt động của DN .Không phải DN nào cũng cóaNVL đủ lớn đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.Vì vậy,huy động vốn từ các nguồn khác nhau là điều tất yếu Tuy nhiên kết cấu nguồn huy động thế nào,phương pháp huy động thé nào quyết định rất lớn tới hiệu quả quản lý và tổ chức vốn kinh doanh cũng như ảnh hưởng tới hoạt động của DN .Do vây, các nhà lãnh đạo luôn phải sáng suốt và cải thiện khi lựa chọn phương án huy động vốn
Công ty cần đầu tư hơn nữa quảng bá hình ảnh của mình trên thị trường
3.3.2 Đối với nhà nước
Đề nghị Nhà nước có những ưu đãi về vốn cho cơng ty nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay nói chung.Tình hình hiện nay vốn của công ty chiếm một lượng nhỏ so với tổng vốn ,cịn lại cơng ty phải đi vay ở nhiều nguồn khác nhau.Điều này có thể làm tăng chi phí, giảm khả năng đầu tư mua sắm các thiết bị mới phục vụ các hoạt động của công ty ,hậu quả làm giảm sức cạnh tranh của cơng ty trên thị trường .Do đó, trong thời gian tới Nhà nước cần tạo điều kiện cho cơng ty các khỏan vay có thời gian dài và lãi suất hợp lý.
KẾT LUẬN
Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động là một nhiệm vụ thường xuyên, phức tạp của mỗi doanh nghiệp. Trong thực tiễn hoạt động kém hiệu quả của rất nhiều doanh nghiệp Nhà nước thì đề tài này lại càng mang tính thời sự đã và đang nhận được sự quan tâm rất lớn của bản thân các doanh nghiệp.
Qua quá trình nghiên cứu cho ta thấy rõ vai trò của tài sản lưu động, mối liên hệ mật thiết giữa hiệu quả sử dụng tài sản lưu động và mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận của cơng ty. Rõ ràng một doanh nghiệp khơng thể được coi là hoạt động có hiệu quả khi tài sản lưu động bị ứ đọng, thất thốt. Trong q trình sử dụng q trình phân tích cũng cho ta thấy đây là một đề tài hết sức phức tạp và không thể áp dụng các biện pháp máy móc để nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động trong mọi doanh nghiệp.
Với thời gian thực tập quý báu tại công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Tân Hợp Thành bằng việc so sánh, đánh giá những kiến thức lý thuyết, áp dụng chúng