1.2.2 .Chức năng, nhiệm vụ của công ty
2.3 Thực trạng hoạt động thanh tốn hàng nhập khẩu tại cơng ty cổ phần du
cổ phần du lịch và thƣơng mại – TKV.
2.3.1 Sơ lƣợc về hoạt động nhập khẩu của công ty cổ phần du lịch và thƣơng mại – TKV.
Hoạt động xuất nhập khẩu trong những năm vừa qua mặc dù được xem là hoạt động bổ trợ cho du lịch nhưng là hoạt động mang lại phần lớn doanh thu cho công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV. Xuất nhập khẩu đã làm tốt vai trò nền tảng, tạo ra nguồn vốn cho phát triển du lịch. Kim ngạch xuất nhập khẩu liên tục ổn định và tăng trưởng. Điều này được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.1 : Kim ngạch xuất nhập khẩu giai đoạn 2003-2007 của công ty Đơn vị : USD Năm 2003 2004 2005 2006 2007 Kim ngạch XNK 9.500.000 14.937.000 20.625.000 26.937.500 30.875.000 Kim ngạch NK 7.625.000 11.937.500 15.020.62 5 16.926.875 24.220.625
Nguồn : Phòng thương mại
Năm 2004 tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty là 14.937.000USD tăng 57 % so với năm 2003, đây là một mức tăng trưởng rất cao. Sang năm 2005, tốc độ tăng trưởng này vẫn được duy trì, năm 2005, kim ngạch xuất nhập khẩu là 20.625.000USD, tăng 38 %. Năm 2006, 2007 kim ngạch xuất nhập khẩu lần lượt là 26.937.500, 30.875.000USD, tăng so với năm trước lần lượt là 30 % và 15 %. Tốc độ tăng trưởng giảm dần nhưng đó
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
41
không phải là do hoạt động xuất nhập khẩu chững lại mà là do quy mô tăng dần, tính mức tăng trưởng tuyệt đối( gia tăng giá trị ) thì vẫn được duy trì.
Trong đó hoạt động nhập khẩu cũng đã đạt được những kết quả vượt bậc, với doanh thu liên tục tăng trưởng qua các năm.
Bảng 2.2 : Nhập khẩu máy móc thiết bị, vật tƣ của cơng ty
Đơn vị : USD
Năm 2003 2004 2005 2006 2007
Doanh thu 8.000.000 12.250.000 15.138.750 18.759.375 25.310.625 Giá vốn 7.625.000 11.937.500 15.020.625 16.926.875 24.220.625 Nguồn: Phòng Thương mại
Năm 2004 Doanh thu từ nhập khẩu tăng 53 % tương đương 4.250.000USD. Năm 2005 mức tăng này là 26 % tương đương 2.888.750USD. Năm 2006, mức tăng doanh thu từ nhập khẩu là 3.620.625USD tức là tăng 21 % so với năm 2005. Mức tăng của doanh thu có dấu hiệu giảm dần, tuy nhiên năm 2007, doanh thu từ hoạt động nhập khẩu lại tăng mạnh trở lại Năm 2007, doanh thu từ nhập khẩu tiếp tục tăng, cao hơn năm trước 35 % tức là tăng thêm 6.560.250USD.
Doanh thu liên tục tăng trưởng như vậy cho thấy hoạt động nhập khẩu của công ty rất ổn định và liên tục tăng trưởng, đáp ứng tốt vai trị của mình là bổ trợ cho du lịch.
Ngồi ra nhìn vào số liệu về doanh thu và giá vốn của máy móc thiết bị nhập khẩu qua các năm, ta thấy doanh thu luôn luôn cao hơn giá vốn. Điều này cho thấy công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV không bị lỗ vốn mà vẫn luôn luôn đạt được lợi nhuận từ hoạt động nhập khẩu của mình mặc dù thị trường thế giới gần đây liên tục biến động.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
42
Các mặt hàng nhập khẩu của cơng ty cũng có sự thay đổi trong cơ cấu, ngày càng có sự đa dạng hơn, giá trị nhập khẩu các mặt hàng khác ngoài các mặt hàng truyền thống ngày một tăng từ 1.187.563USD năm 2003 đã tăng gấp hơn 8 lần lên đến con số 10.067.000USD năm 2007. Các loại máy móc thiết bị cơng ty nhập khẩu ngày một phong phú hơn. Năm 2007 cơng ty cịn tiến hành nhập khẩu cả các loại ôtô tải với giá trị nhập khẩu mặt hàng này tới 5.000.000USD. Đây là dấu hiệu cho thấy cơng ty đã bắt đầu có sự kinh doanh ra bên ngồi ngành than và khống sản.
Bảng 2.3 : Giá trị nhập khẩu một số mặt hàng nhập khẩu chính của cơng ty. Đơn vị : USD Mặt hàng Năm 2003 2004 2005 2006 2007 Lốp 916.125 2.299.500 3.540.500 5.728.688 6.335.063 Máy xúc 608.375 847.500 2.100.125 1.939.250 1.708.938 Máy vá lốp 38.023 78.375 241.000 213.000 245.250 Máy khoan 686.438 1.200.813 74.275 1.877.813 1.030.188 Xe gạt 241.562 477.375 1.365.000 1.146.563 2.342.000 Cẩu 611.563 274.000 520.063 943.500 1.643.875 Phụ tùng 3.283.938 4.954.875 3.896.875 1.774.250 848.375 Khác 1.238.976 1.805.062 3.282.787 3.303.811 10.067.000 Tổng 7.625.000 11.937.500 15.020.625 16.926.875 24.220.625
Nguồn : Phòng thương mại
Các mặt hàng truyền thống cũng có sự ổn định và tăng trưởng, giá trị nhập khẩu các mặt hàng như máy xúc, máy vá lốp, máy khoan, xe gạt, xe cẩu, lốp đều tăng. Đặc biệt mặt hàng lốp xe tải hạng nặng tăng trưởng vượt bậc do công ty trở thành nhà phân phối của tập đoàn Michelin của Pháp về mặt hàng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
43
này. Riêng đối với phụ tùng, giá trị nhập khẩu có xu hướng giảm dần, do thay đổi cơ cấu hàng hóa. Phụ tùng là mặt hàng nhập khẩu theo các lô hàng giá trị nhỏ, chỉ nhập khi có nhu cầu từ các mỏ để thay thế sửa chữa máy móc, khơng chủ động nên công ty cơ cấu giảm dần mặt hàng này.
Về thị trường nhập khẩu, hai thị trường chính của cơng ty là Nhật bản và Pháp. Thị trường Pháp ngày càng đóng vai trị quan trọng hơn với giá trị nhập khẩu liên tục tăng, năm 2007 giá trị nhập khẩu từ Pháp Là 107,563 tỷ đồng. Ngoài ra Mỹ và Tây Ban Nha cũng là những thị trường lớn của công ty, với giá trị nhập khẩu khá cao.
Năm 2003, giá trị nhập khẩu từ Nhật Bản chiếm 22% tổng giá trị nhập khẩu, năm 2004,2005,2006 lần lượt chiếm 17%, 18%, 21% tổng giá trị nhập khẩu. Năm 2007, giá trị nhập khẩu từ Nhật Bản tuy thấp hơn giá trị nhập khẩu từ Pháp nhiều nhưng vẫn chiếm 19% tổng giá trị nhập khẩu. Điều này chứng tỏ Nhật Bản là thị trường quan trọng trong nhập khẩu của công ty.
Thị trường nhập khẩu lớn nhất của công ty là Pháp với tỷ trọng rất lớn trong tổng giá trị nhập khẩu. Trong giai đoạn 2003-2007 vừa qua, thị trường này càng ngày càng chứng tỏ vị trí của mình với tỷ trọng lần lượt là : 14%, 21%, 23%, 33%, 30% tổng giá trị nhập khẩu. Do đó, trong thanh toán hàng nhập khẩu, việc thanh tốn bằng EUR đặc biệt quan trọng với cơng ty. Công ty cần quan tâm đến các chính sách của ngân hàng và nhà nước đối với đồng EUR cũng như các chính sách liên quan đến thị trường EU.
Bảng 2.4: Giá trị nhập khẩu theo thị trƣờng của công ty
Đơn vị: tỉ đồng
Thị trường 2003 2004 2005 2006 2007
Nhật Bản 1.659.125 2.011.563 2.662.875 3.603.313 4.762.375 Mỹ 52.125 702.125 978.688 1.345.625 2.304.500 Pháp 1.059.250 2.499.188 3.382.688 5.634.063 7.347.689
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
44
Tây Ban Nha 457.813 604.813 946.187 1.318.687 1.684.563 Nguồn: Phòng thương mại
Hoạt động nhập khẩu đóng vai trị hết sức quan trọng đối với công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV. Mặc dù hoạt động thương mại chỉ là hoạt động bổ trợ để tạo dựng nguồn vốn cho hoạt động du lịch nhưng hoạt động xuất nhập khẩu có thể xem là hoạt động chính mang lại doanh thu cho cơng ty. Trong đó, hoạt động nhập khẩu lại là hoạt đốn chủ yếu của bộ phận kinh doanh thương mại. Doanh thu từ hoạt động nhập khẩu chiếm tới xấp xỉ 80 % tổng giá trị doanh thu từ hoạt động thương mại.
Bảng 2.5 : So sánh doanh thu nhập khẩu với toàn bộ doanh thu thƣơng mại Năm 2003 2004 2005 2006 2007 Doanh thu NK( Tỷ đ) 128 196 247 300 404 DT thương mại(Tỷ đ) 158 244 337 461 511 Tỷ lệ (%) 81 % 80 % 73% 65% 79% Nguồn: Tự tổng hợp
Tỷ lệ doanh thu từ hoạt động nhập khẩu so với toàn bộ doanh thu thương mại ở mức cao như vậy do nhiệm vụ chính của hoạt động thương mại của cơng ty ngay từ ngày hoạt động là nhập khẩu phụ tùng, máy móc, thiết bị cho ngành than và khống sản. Năm 2005, 2006, tỷ lệ doanh thu từ nhập khẩu trong tổng doanh thu thương mại có dấu hiệu giảm dần tuy nhiên bước sang năm 2007, tỷ lệ doanh thu của nhập khẩu trong tổng doanh thu thương mại lại tăng lên chiếm tới 79% tổng doanh thu thương mại. Hoạt động nhập khẩu ln chiếm vị trí quan trọng như vậy là do tại công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV hoạt động xuất khẩu chỉ là hoạt động mở rộng, xuất khẩu than theo phương thức hàng đổi hàng sang Trung Quốc.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
45
Hoạt động nhập khẩu trong thời gian qua đã đạt được khá nhiều thành tựu và đóng một vai trị quan trọng như vậy đối với công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV, tuy nhiên vẫn còn mắc phải một số điểm hạn chế như sau :
Một là, hàng hóa nhập khẩu chưa đa dạng. Trong những năm qua, mặt hàng nhập khẩu của công ty vẫn xoay quanh một số loại máy chính là máy khoan, máy xúc, máy vá lốp, xe gạt, xe cẩu, lốp và các loại phụ tùng. Máy móc thiết bị phục vụ khai thác mỏ còn rất nhiều loại khác như thiết bị hầm lò, xe ủi, xe ben, xe tẹc, băng tải, cột chống, máy phun bê tơng,... Ngồi ra, cơng ty cũng có thể nhập khẩu các máy móc thiết bị cơng nghiệp khác, tận dụng các mối quan hệ cũ với các nhà cung cấp máy móc cơng nghiệp. Việc chỉ nhập ít chủng loại hàng làm cho độ an tồn và tính linh hoạt khơng cao. Khi nhu cầu giảm sút khơng có được mặt hàng thay thế ngay.
Hai là, khách hàng ngoài ngành chưa nhiều. Cơng ty chỉ mới nhập máy móc bán lại cho các doanh nghiệp trong ngành, một số ít doanh nghiệp ngồi ngành như các nhà máy nhiệt điện và các công ty vận tải. Do vậy, chưa khai thác hết tiềm năng của thị trường và chưa tận dụng hết năng lực của cơng ty.
2.3.2 Phân tích thực trạng hoạt động thanh tốn hàng nhập khẩu tại cơng ty.
2.3.2.1 Tổ chức hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty.
Hoạt động thanh tốn hàng nhập khẩu tại cơng ty được thực hiện bởi ba bộ phận là : Ban giám đốc, phòng kế tốn và phịng xuất nhập khẩu. Ba bộ phận này cùng phối hợp với nhau để thực hiện các cơng việc trong thanh tồn hàng nhập khẩu nói riêng cũng như trong thanh tốn nói chung.
Ban giám đốc bao gồm giám đốc và hai phó giám đốc có trách nhiệm đánh giá, xem xét, duyệt các phương án kinh doanh trong đó có phương thức thanh tốn mà cơng ty sẽ sử dụng đối với đối tác. Ban giám đốc là người nắm
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
46
quyền cao nhất đứng ra kí hợp đồng và chịu mọi trách nhiệm liên quan, giải quyết các tranh chấp phát sinh ( nếu có),...
Nghiệp vụ thực hiện thanh tốn hàng nhập khẩu chủ yếu do phòng kế tốn tài chính thực hiện. Phịng kế tốn tài chính làm các thủ tục với ngân hàng, lưu chứng từ, cân đối sổ sách và hạch toán các khoản thanh toán hàng nhập khẩu. Ngồi ra phịng kế tốn tài chính cịn đảm nhận việc trình xét duyệt thanh toán lên ban giám đốc, kiểm tra tính đúng đắn và phù hợp của các loại chứng từ trong thương vụ và chấp nhận thanh tốn hay khơng.
Phòng xuất nhập khẩu đứng ra lập kế hoạch kinh doanh, đề xuất phương thức thanh toán và đàm phán với đối tác để thỏa thuận hợp đồng. Ngoài ra phòng xuất nhập khẩu còn có trách nhiệm phối hợp với phịng kế tốn kiểm tra các chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Các phịng ban cơng ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV đã thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình. Phịng kế tốn tài chính ln thực hiện nhanh chóng các thủ tục huy động vốn đầy đủ, kịp thời, theo dõi kiểm tra sát sao các chứng từ do nhà xuất khẩu gửi đến đề phòng rủi ro chứng từ giả mạo. Phịng xuất nhập khẩu có trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng nhập khẩu và thị trường tiêu thụ, cố gắng thương thảo với khách hàng để lựa chọn phương thức thanh tốn hiệu quả nhất cho cơng ty.
Tuy nhiên sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban chưa thật tốt, đặc biệt là giữa phịng kế tốn – tài chính và phịng xuất nhập khẩu, như việc đùn đẩy trách nhiệm trong việc kiểm tra chứng từ và làm thủ tục thanh toán. Thời gian kiểm tra chứng từ là 2 ngày, còn hơi lâu ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
2.3.2.2 Cơ cấu các phƣơng thức thanh toán đƣợc sử dụng khi thanh tốn hàng nhập khẩu tại cơng ty.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
47
Công ty thường sử dụng ba phương thức thanh tốn chính là tín dụng chứng từ (L/C), phương thức nhờ thu kèm chứng từ ( D/P), và chuyển tiền bằng điện ( T/T). Trong đó phương thức tín dụng chứng từ được sử dụng nhiều nhất do nó đảm bảo quyền lợi cho cả công ty và đối tác. Cụ thể tình hình sử dụng các phương thức thanh toán trong thanh toán hàng nhập khẩu được thể hiện qua bảng sau :
Bảng 2.6 : Cơ cấu các phƣơng thức thanh toán đƣợc sử dụng trong thanh tốn hàng nhập khẩu của cơng ty.
Đơn vị : Triệu USD
Năm Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 Tổng kim ngạch NK 7,625 11,938 15,000 16,875 24,188 P.Thức chuyển tiền 1,373 2,501 3,922 5,062 7,256 P.Thức nhờ thu 0,840 1,446 2,170 2,532 4,112 P.Thức tín dụng chứng từ 5,413 8,060 8,976 9,282 12,819 Nguồn: Phịng kế tốn
Biểu đồ 2.1 : Cơ cấu các phƣơng thức thanh toán hàng nhập khẩu của công ty 2004 2005 2006 2007 21% 12% 67% 53% 30% 17% L/C T/T D/P 60% 14% 26% 55% 15% 30%
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
48
Phương thức tín dụng chứng từ được sử dụng nhiều nhất chiếm trên 50% tổng giá trị nhập khẩu của công ty. Năm 2003, giá trị thanh toán bằng L/C là 5,413 triệu USD, chiếm đến 71% tổng giá trị nhập khẩu. Giá trị thanh toán bằng L/C vẫn tăng qua các năm, lần lượt là 8,060 triệu USD năm 2004, 8,976 triệu USD năm 2005, 9,282 triệu USD năm 2006 và năm 2007 là 12,819 triệu USD. Tuy nhiên tỷ lệ thanh tốn bằng L/C thì giảm dần, năm 2003, giá trị thanh toán bằng L/C chiếm 71 % tổng giá trị nhập khẩu. Đến năm 2007, chỉ còn chiếm 53% tổng giá trị nhập khẩu.
Giá trị thanh toán bằng D/P và T/T cũng liên tục tăng qua các năm. Năm 2003, giá trị thanh toán bằng D/P là 0,840 triệu USD, T/T là 1,373 triệu USD. Các năm 2004, 2005,2006, 2007, giá trị thanh toán bằng D/P lần lượt là 1,446 triệu USD, 2,170 triệu USD, 2,532 triệu USD, 4,112triệu USD. Giá trị thanh toán bằng T/ T lần lượt là : 2,051 triệu USD năm 2004, 3,992 triệu USD năm 2005, 5,062 triệu USD năm 2006, và 7,256 triệu USD năm 2007.
Tình hình cụ thể việc sử dụng các phương thức thanh toán sẽ được xem xét sau đây :
2.3.2.3 Tình hình thanh tốn hàng nhập khẩu bằng phƣơng thức tín dụng chứng từ.
Phương thức này đảm bảo quyền lợi cho cả hai phía cơng ty và đối tác, do đó nó được lựa chọn sử dụng nhiều nhất. Phương thức này thường được sử dụng với nhà cung cấp mới, cơng ty chưa tạo dựng được uy tín và quan hệ với họ.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
49
2.3.2.3.1 Thực trạng thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ.
Phương thức này mặc dù là phương thức thanh tốn ít có lợi cho cơng ty nhưng lại là phương thức thanh toán được áp dụng rất nhiều trong các hợp đồng của cơng ty.Số hợp đồng thanh tốn bằng L/C chiếm hơn 1 nửa số hợp đồng mà cơng ty đã kí. Mặt khác hợp đồng thanh toán bằng phương thức này lại thường có giá trị rất lớn. Do đó giá trị các hợp đồng thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ ln cao hơn 50 % tổng giá trị nhập khẩu. Tuy nhiên, phương thức thanh tốn này ít có lợi cho cơng ty nhất trong số các phương thức thanh tốn do chi có thể gặp một số rủi ro như hàng hóa khơng