1.2.2 .Chức năng, nhiệm vụ của công ty
3.2 Biện pháp hồn thiện hoạt động thanh tốn hàng nhập khẩu tại công ty cổ
công ty cổ phần du lịch thƣơng mại –TKV.
3.2.1 Hồn thiện nghiệp vụ thanh tốn.
Thời gian hoàn tất thủ tục thanh toán hàng nhập khẩu của công ty khá chậm so với q trình thanh tốn hàng nhập khẩu tại các công ty khác. Nguyên nhân là do nghiệp vụ thanh tốn chưa thực sự hồn thiện, thời gian thực hiện chậm do tiến độ thực hiện từng bước trong qui trình thủ tục đều chậm. Do vậy cần phải hồn thiện nghiệp vụ thanh tốn hàng nhập khẩu.
* Biện pháp hồn thiện nghiệp vụ thanh tốn tại công ty : Một là, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục thanh toán
- Đối với phương thức chuyển tiền (T/T) : Rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục thanh tốn từ ba ngày làm việc xuống cịn hai ngày làm việc, ngay sau khi nhận được chứng từ, phịng xuất nhập khẩu có thể thơng báo ngay lập tức cho phịng kế tốn, và phịng kế tốn có thể đối chiếu sổ sách, và lệnh chuyển tiền được gửi đến ngân hàng trong cùng ngày làm việc.
- Đối với phương thức nhờ thu ( D/P) : Có thể rút ngắn thời gian thực hiện xuống còn ba ngày bằng cách rút ngắn thời gian kiểm tra đối chiếu nhờ thu với các loại chứng từ nếu sắp xếp, lưu chứng từ một cách hợp lý và nhân viên nắm rõ nội dung, các điều khoản trong hợp đồng, trong hoá đơn thương mại và các chứng từ khác.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
70
- Đối với phương thức tín dụng chứng từ ( L/C) : Cố gắng rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục thanh tốn xuống cịn 10 ngày. Giảm thời gian đàm phán, kí hợp đồng tín dụng với ngân hàng bằng cách sử dụng cùng loại hợp đồng tín dụng như hợp đồng nhập khẩu tương tự trước đó. Rút ngắn thời gian kiểm tra bộ chứng từ bằng cách nâng cao trình độ và kinh nghiệm của nhân viên, nhờ sự tư vấn của ngân hàng về việc kiểm tra chứng từ.
Hai là, nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ thanh toán.
- Tạo điều kiện cho các nhân viên học tập thêm về các khoá học nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Hiện nay đang có rất nhiều khoá học về nâng cao nghiệp vụ thanh toán quốc tế, học phí khơng cao, thời gian ngắn, mà lượng kiến thức bổ ích nhiều, rất phù hợp cho các cán bộ nhân viên của công ty do các khoá học mở vào buổi tối.
- Cử nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng kiến thức của tập đoàn tổ chức. Tập đồn Than và Khống sản Việt Nam thường mở các khoá học bồi dưỡng về các nghiệp vụ cho nhân viên toàn tập đoàn. Khi các khoá học này mở, công ty sắp xếp để các nhân viên đều được tham dự khoá học.
- Mời chuyên gia của ngân hàng về hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên công ty. Cơng ty có quan hệ hợp tác với Vietcom bank từ những ngày đầu, có thể nhờ Vietcombank giúp tư vấn về nghiệp vụ. Có sự hướng dẫn về thủ tục mở L/C, kí hợp đồng tín dụng với ngân hàng sẽ nhanh hơn. Đồng thời ngân hàng cũng có thể tư vấn cho công ty về việc kiểm tra chứng từ, đối chiếu hối phiếu.
- Sắp xếp công việc cho các nhân viên mới được làm cùng những nhân viên lâu năm để học hỏi kinh nghiệm. Do cơng ty cịn nhiều nhân viên mới chưa có nhiều kinh nghiệm nên cần trau dồi thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ. Trong quá trình thực hiện thanh tốn hàng nhập khẩu, sắp xếp nhóm làm việc có cả người mới và người đã có kinh nghiệm làm việc.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
71
- Khuyến khích nhân viên tự học tập, nâng cao trình độ, giảm bớt khối lượng công việc cho người đi học, không giảm lương thưởng mà hộ trợ thêm.
Ba là, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận tham gia thanh toán : - Quy định cụ thể về quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc thực hiện thanh toán, tránh sự chồng chéo, gây ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận với nhau.
- Khuyến khích sự hợp tác của các phịng ban trong việc giải quyết công việc, quy định rõ phòng nào sẽ thực hiện khâu nào trong thanh toán hàng nhập khẩu : Phịng xuất nhập khẩu kí hợp đồng ngoại thương, nhận hàng và các chứng từ, tiến hành kiểm tra các chứng từ hàng hố, phịng kế tốn tiến hành các thủ tục thanh toán và kiểm tra các chứng từ thanh toán.
Bốn là, nâng cao chất lượng nghiệp vụ mở L/C :
- Điền đầy đủ chính xác các thơng tin : Số tài khoản, số hợp đồng tín dụng, số hố đơn thương mại,...trong yêu cầu phát hành thư tín dụng.
- Lập chính xác các nội dung của L/C để tránh bị từ chối L/C họăc bị yêu cầu tu chỉnh L/C :
+ Số hiệu, địa điểm, ngày mở L/C : Ngày mở L/C phải trước ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý.
+ Tên ngân hàng thông báo, ngân hàng trả tiền và ngân hàng xác nhận : Ngân hàng trả tiền phải là ngân hàng của người xuất khẩu, ngân hàng xác nhận( trong trường hợp đối tác yêu cầu) phải là một ngân hàng lớn, có uy tín trong thương mại quốc tê.
+ Tên, địa chỉ người thụ hưởng : Người thụ hưởng chính là nhà xuất khẩu, cần phải ghi chính xác tên và địa chỉ giao dịch của nhà xuất khẩu.
+ Tên địa chỉ giao dịch của người mở L/C : Ghi địa chỉ giao dịch của công ty VINACOMIN –Tourims & Trading joint stock company-
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
72
Số tiền chính xác, trùng với số tiền chính xác ghi trong hợp đồng ngoại thương.
Thông thường trị giá L/C là một số tiền có một dung sai cho phép như trong hợp đồng ngoại thương đã quy định.
+ Loại L/C :
+Thời hạn hiệu lực L/C : Ngày hết hiệu lực L/C phải sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý.
+ Thời gian giao hàng, cách giao hàng, và mơ tả về hàng hố : Phải đúng với hợp đồng ngoại thương và phải ghi cụ thể, chi tiết để người xuất khẩu phải thực hiện đúng yêu cầu của mình ngân hàng mới thanh toán.
+ Thời hạn thanh toán : Cũng phải ghi đúng theo quy định trong hợp đồng ngoại thương. Nếu hợp đồng u cầu thanh tốn ngay thì thời hạn thanh toán phải nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C. Nếu hợp đồng yêu cầu trả chậm thì thời hạn thanh tốn sẽ nằm ngồi thời hạn hiệu lực của L/C.
+ Bộ chứng từ thanh toán : Phải quy định rất cụ thể.
+ Điều kiện về vận tải : Phải ghi cụ thể cảng bốc, cảng dỡ, việc chuyển tải hàng hoá, giao hàng một lần hay nhiều lần, điều kiện Incoterms áp dụng.
- Xuất trình cho ngân hàng các loại chứng từ liên quan : + Hợp đồng ngoại thương.
+ Hợp đồng tín dụng
Năm là, kiểm tra kĩ bộ chứng từ của người xuất khẩu : - Hối phiếu :
+ Hối phiếu phải được kí phát trong thời hạn có hiệu lực của L/C. + Số bản hối phiếu phải đúng theo qui định trong L/C.
+ Chữ kí trên các bản hối phiếu phải thống nhất với nhau, phải do cùng một người kí,
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
73
+ Nội dung thể hiện trong hối phiếu phải đúng với các nội dung đã yêu cầu trong L/C.
+ Số và ngày lập hối phiếu phải trùng với ngày lập hoá đơn thương mại. + Số tiền ghi trong hối phiếu phải trùng với số tiền đã ghi trong hoá đơn thương mại.
- Vận đơn :
+ Nội dung trong vận đơn phải hoàn toàn phù hợp với nội dung đã yêu cầu trong L/C mà nhà xuất khẩu đã chấp nhận và trùng với nội dung của hợp đồng ngoaị thương đã kí.
+ Ghi chú trên vận đơn : Khơng có ghi chú gì hoặc có ghi Clean B/L, - Hoá đơn thương mại :
- Phiếu đóng gói ( Packing list) : Phải được ghi chi tiết, mơ tả cụ thể về tình trang xếp đặt, đóng gói hàng hố.
- Các loại giấy chứng nhận kèm theo : Giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận số lượng, chất lượng.
3.2.2 Nâng cao năng lực đàm phán hợp đồng.
Công ty hiện nay trong nhập khẩu hàng hoá thường phải chấp nhận phương thức thanh toán mà bên xuất khẩu lựa chọn, tới hơn một nửa số hợp đồng của cơng ty là thanh tốn bằng phương thức tín dụng chứng từ, ít có lợi cho cơng ty. Đó là do vị thế của cơng ty cũng như các cơng ty Việt Nam cịn thấp. Nhưng một phần là do khả năng đàm phán của công ty còn thấp. Các cán bộ kinh doanh của công ty thường theo các điều khoản cũ mà ít có khả năng thuyết phục đối tác thay đổi. Mặt khác trình độ ngoại ngữ chưa cao, giao tiếp còn hạn chế, thiếu khả năng mềm mỏng, thuyết phục đối tác. Công tác thu thập thông tin yếu do chưa có đội ngũ chuyên biệt làm việc này. Do vậy cần nâng cao kỹ năng đàm phán nhằm đạt được các điều khoản thanh tốn có lợi nhất.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
74
Để nâng cao khả năng đàm phán của công ty với các đối tác khi ký kết hợp đồng cần :
- Đào tạo nâng cao kỹ năng đàm phán cho cán bộ kinh doanh. Các cán bộ kinh doanh của phòng xuất nhập khẩu là người chịu trách nhiệm trong việc đàm phán với các đối tác để ký kết hợp đồng. Do vậy cần tạo điều kiện cho cán bộ phòng xuất nhập khẩu tham gia một số khoá học kỹ năng đàm phán hợp đồng, giao tiếp ứng xử, trình bày tham luận,... Ngoài ra cần đào tạo thêm cho các cán bộ phịng xuất nhập khẩu ngoại ngữ để có thể giao tiếp tốt trước mới có thể đàm phán tốt. Cũng cần nâng cao kinh nghiệm cho các nhân viên mới như sắp xếp cùng nhóm với những nhân viên có nhiều kinh nghiệm hơn, cho các nhân viên mới này đi theo học hỏi khi có cuộc gặp đàm phán với đối tác.
- Tổ chức thành phần đàm phán hợp lý : Thành phần đoàn đàm phán cũng là một yếu tố quyết định đến kết quả cuộc đàm phán. Trong đoàn đàm phán, ngồi cách sắp xếp thơng thường, có đủ người am hiểu về kĩ thuật, về luật, về tài chính cịn cần phải có người am hiểu về đối tác, đây là người đã có kinh nghiệm làm việc với đối tác những hợp đồng trước đây, có quan hệ tốt, tạo được thiện cảm với đối tác. Trong đoàn đàm phán cũng cần có người có khả năng giao tiếp tốt, giỏi thuyết phục người khác để thuyết phục đối tác chấp nhận điều kiện có lợi cho mình.
- Tìm hiểu thơng tin về các đối tác mới cũng như tăng cường thiền cảm của các đối tác đã có quan hệ trước đây. Với các đối tác mới đàm phán lần đầu, cần tìm hiểu thu thập thông tin kỹ càng. Cơng ty khơng có phịng maketting nên cơng việc này sẽ do phịng xuất nhập khẩu đảm nhận. Cần xử lí phân tích thơng tin thu được, tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của đối tác để có cách tác động phù hợp, cũng cần biết văn hố, sở thích, thói quen làm việc của đối tác để có cách ứng xử phù hợp. Đối với các đối tác là bạn hàng cũ của
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
75
công ty cần tranh thủ thiện cảm của đối tác, xây dựng quan hệ tốt đẹp hơn bằng cách hỏi thăm, tặng quà, mời đối tác đến thăm công ty. Trong quan hệ giao dịch: thanh toán đúng hạn, đặt hàng kịp thời, ...
3.2.3 Lựa chọn các điều kiện thanh tốn có lợi.
Hiện tại công ty vẫn thực hiện thanh tốn theo các điều kiện thanh tốn ít có lợi cho mình như : Trả ngay, thanh tốn bằng phương thức tín dụng chứng từ. 30 % giá trị nhập khẩu của cơng ty phải thanh tốn theo điều kiện trả ngay. 54% giá trị nhập khẩu cơng ty thanh tốn theo phương thức tín dụng chứng từ. Ngồi ra trong giao dịch với ngân hàng để mở L/C, cơng ty vẫn phải ký quỹ, có lúc ký quỹ lên đến 100% giá trị L/C. Do vậy cần chuyển sang những điều kiện thanh tốn có lợi hơn. Khi đó có thể được hưởng các lợi ích tài chính như:
- Thứ nhất sẽ dư tiền mặt, lượng vốn lưu động tại cơng ty cao hơn, do đó mà khả năng thanh khoản của cơng ty cao hơn, sẽ có nhiều cơ hội làm ăn hơn. - Thứ hai, công ty hưởng được lợi ích về lãi suất khi chiếm dụng được vốn của đối tác ( lãi suất từ khoản tiền trả sau).
Lựa chọn các điều kiện thanh tốn có lợi hơn tức là phải :
- Cố gắng đàm phán với các đối tác để được chấp nhận cho thanh toán bằng phương thức chuyển tiền hoặc phương thức nhờ thu. Các phương thức này tiết kiệm được chi phí, cơng ty nắm được quyền quyết định, đảm bảo nhận được hàng đúng yêu cầu, ngi ra thanh tốn theo hai phương thức thanh toán này cơng ty có thể trả chậm hơn, cũng khơng phải kí quỹ trước tại ngân hàng để mở L/C. Phấn đấu đạt 60 % giá trị nhập khẩu được thanh tốn theo hai phương thức này, trong đó 40% thanh toán bằng phương thức chuyển tiền.
- Đàm phán thanh toán theo phương thức trả sau. Hiện tại 30 % giá trị nhập khẩu phải thanh toán theo phương thức trả ngay là khá lớn. Thanh toán
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
76
theo phương thức này công ty sẽ không chiếm dụng được vốn của đối tác. Cần phấn đấu giảm tỷ lệ thanh toán bằng phương thức trả ngay chuyển sang điều kiện thanh toán trả sau. Để thanh toán bằng phương thức trả sau, cần làm tốt công tác đàm phán, chấp nhận một số điều khoản khác cho đối tác như trả một phần lãi suất, tạo uy tín với đối tác trong việc thanh toán đúng hạn các hợp đồng.
3.2.4 Xây dựng uy tín của cơng ty
Cơng ty chưa có uy tín trên thị trường quốc tế do vậy trong hoạt động xuất nhập khẩu rất khó đạt được những điều kiện thanh tốn có lợi mà phải chấp nhận theo đề nghị của phía đối tác. Đối tác sẽ chỉ chấp nhận thanh toán bằng phương pháp nhờ thu nếu đối tác đã biết về công ty, về khả năng giữ chữ tín của cơng ty. Đối với phương thức chuyển tiền, nhà xuất khẩu sẽ chỉ cho phép thanh toán bằng chuyển tiền khi thực sự tin cậy vào cơng ty, đã có quan hệ làm ăn từ lâu với họ. Do vậy cần nâng cao uy tín của cơng ty. Muốn như vậy cần phải :
- Tăng cường quảng bá hình ảnh của cơng ty:
+ Xây dựng lại website của công ty, phong phú hơn, tiện ích hơn, cập nhật thơng tin và xây dựng tính năng đặt hàng qua website. Hiện tại website của cơng ty cịn rất nghèo nàn và lạc hậu về nội dung và thiếu sáng tạo trong hình thức, chứa thể đặt hàng qua web và cũng không thể tham khảo về các mặt hàng tại đây.
+ Tham gia các hội chợ, sàn giao dịch, đấu thầu, đấu giá quốc tế. Công ty mới chỉ mua hàng bằng các giao dịch trực tiếp, chưa thực hiện mua sắm ở ngồi nên khơng được các bạn hàng mới biết đến và cũng khơng tìm được nguồn hàng mới.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
77
+ Quảng cáo, maketting hình ảnh cơng ty ra nước ngồi thơng qua quảng cáo, gửi thư chào, quảng cáo qua các nhân viên đi công tác, qua các khách du lịch của công ty.
- Gây dựng uy tín trong làm ăn với các nhà xuất khẩu:
+ Thanh toán đúng hạn, đầy đủ. Đối với hoạt động nhập khẩu, thanh toán