Cơng ty MATEXIM là Doanh nghiệp Nhà nƣớc có tƣ cách pháp nhân, hạch tốn kinh tế độc lập, có tài khoản và có con dấu riêng. Cơng ty MATEXIM là đơn vị hoạt động với quy mô lớn, tiến hành tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY MATEXIM
* Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý:
- Ban Giám đốc: gồm 2 ngƣời
Giám Đốc Phó Giám Đốc P. Tổ chức P.KD P.Tbị P.V Tải KiểP. m P.Kế tốn Văn phịn g Các CN
+ Giám đốc: là ngời đứng đầu Công ty do bộ Cơng nghiệp bổ nhiệm có nhiệm vụ tổ chức, điều hành mọi hoạt động quản lý, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty.
+ Giúp việc trực tiếp cho Giám đốc là Phó giám đốc:
Phó giám đốc chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về các hoạt động kinh doanh của Công ty, đƣợc uỷ quyền của Giám đốc để ký kết các hợp đồng XNK, uỷ thác với các đối tác trong nƣớc và nƣớc ngoài.
- Phòng kinh doanh XNK và phòng kinh doanh thiết bị:
Là cơ quan nghiệp vụ giúp Giám đốc công ty tổ chức, quản lý và chỉ đạo, kinh doanh khai thác thu mua cung cấp vật tƣ, thiết bị, hàng hố, tiêu thụ các sản phẩm của nghành cơng nghiệp, kinh doanh XNK theo cơ chế quản lý của nhà nƣớc.
1. Căn cứ chỉ tiêu kế hoạch của công ty
2. Tổng hợp chỉ tiêu vật tƣ - kỹ thuật, hàng hoá XNK 3. Tổ chức quản lý
4. Thực hiện kế hoạch XNK trực tiếp đáp ứng nhiệm vụ kinh doanh của cơng ty với nƣớc ngồi
5. Khảo sát thị trƣờng, tham gia hội chợ triển lãm giới thiệu các sản phẩm của ngành công nghiệp
6. Tổng hợp phân tích thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch SXKD của công ty, giúp giám đốc công ty chỉ đạo kịp thời
7. Thƣờng xuyên bồi dƣỡng, đào tạo nghiệp vụ
- Phịng tài chính kế tốn:
Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty thống nhất quản lý công tác tài chính, giá cả, kế tốn, thống kê của cơng ty.
1. Lập kế hoạch tài chính đi đôi với kế hoạch kinh doanh SX của công ty
2. Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, nghĩa vụ thu nộp của các đơn vị
3. Tổng hợp về mọi hoạt động tài chính của cơng ty và phân tích hiệu quả kinh tế trong KDXNK
4. Hƣớng dẫn, bồi dƣỡng nghiệp vụ cho đội ngũ làm cơng tác tài chính từ cơng ty đến cơ sở để nâng cao nhiệm vụ.
-Phòng tổ chức lao động:
Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty quản lý cán bộ công nhân viên chức theo chính sách chế độ, xây dựng đội ngũ cán bộ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ phát triển của công ty.
1. Nghiên cứu xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công
2. Quản lý thống nhất đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý trong tồn cơng ty theo quy định về phân cấp quản lý
3. Làm nhiệm vụ bảo vệ chính trị nội bộ theo quy định của cấp trên
4. Căn cứ nhiệm vụ kế hoạch KD dịch vụ sản xuất xây dựng kế hoạch lao động tiền lƣơng cho từng công việc
5. Tổ chức kiểm tra, hƣớng dẫn và bồi dƣỡng nghiệp vụ
- Phòng kỹ thuật - kho và vận tải:
Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty quản lý các mặt công tác: 1. Nắm chắc số, chất lƣợng thông số kỹ thuật của các loại xe máy, phƣơng tiện vận chuyển bốc xếp trong cơng ty để có kế hoạch sửa chữa, sử dụng, hƣớng dẫn...
2. Nghiên cứu quy hoạch xắp xếp kho tàng hàng hoá để đáp ứng nhu cầu kỹ thuật và phục vụ công tác quản lý đƣợc tốt
3. Quản lý chặt chẽ chỉ tiêu đúng mức kinh tế kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu, vật liệu...
4. Căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh sắp xếp việc sử dụng kho bãi và ngoài ra tận dụng nhà xƣởng, kho bãi dƣ thừa cho thuê
6.Trực tiếp chỉ đạo một số phƣơng tiện vận tải làm dịch vụ vận chuyển xe máy cho cơng ty Honda Việt Nam.
-Văn phịng cơng ty:
Là cơ quan nghiệp vụ giáp giám đốc công ty :
1. Theo sự chỉ đạo của giám đốc cơng ty dự kiến chƣơng trình, bố trí lịch cơng tác, thơng báo đơn đốc các phịng ban
2. Quản lý công tác pháp chế, văn thƣ lƣu trữ, thông tin liên lạc, chế độ công tác cơ quan
3. Quản lý thực hiện các chế độ, nội quy làm việc.... 4. Phục vụ công tác lễ tân
- Ban kiểm toán nội bộ:
Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty kiểm tra các mặt công tác phát hiện những mặt còn yếu kém, sai chế độ có ý kiến đề xuất với giám đốc cơng ty để chấn chỉnh xử lý kịp thời.
- Tổng kho Hà Nội:
Là đơn vị trực thuộc thông qua cơ quan công ty:
1. Tổ chức tiếp nhận bảo quản, bốc xếp và giao nhận vật tƣ hàng hố của cơng ty giao
2. Quản lý tốt kho hàng hoá, đảm bảo an tồn và khơng bị xuống cấp
3. Tận dụng thời gian nhàn rỗi tổ chức cho cán bộ công nhân viên bốc xếp hàng hoá cho khách hàng( mua, bán, thuê kho bãi)* Để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ phù hợp của cơng ty MATEXIM đã xây dựng 10 xí nghiệp riêng lẻ trong cả nƣớc để phối hợp kịp thời những mạng lƣới của các thành viên nhƣ sau:
* Tổ chức các phần hành cơng việc kế tốn ở cơng ty MATEXIM.
* Kế toán trƣởng: Chịu trách nhiệm trớc ban Giám đốc Công ty về tổ chức và thực hiện công tác kế tốn chỉ đạo chung cơng tác kế tốn của phịng Kế tốn- Tài vụ Cơng ty
*Kế tốn tổng hợp đồng thời là phó phịng kế tốn có nhiệm vụ bao qt tồn bộ cơng tác hạch tốn kế tốn tại cơng ty dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trƣởng .
Kế tốn tổng hợp có nhiệm vụ:
- Tổng hợp số liệu từ các bảng kê, hàng quý và hàng năm lên các bảng biểu kế toán .
- Theo dõi tình hình thanh tốn với các khách hàng.
- Theo dõi quá trình kinh doanh trong công ty và xác định kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hàng quý, hàng năm nhận báo cáo quyết toán của các chi nhánh để tổng hợp lên báo cáo quyết tốn tồn cơng ty.
*Kế tốn quỹ (thủ quỹ):
- Nhập và xuất tiền mặt, theo dõi lƣợng tiền tồn két
- Đối chiếu thƣờng xuyên các nghiệp vụ có liên quan với kế toán ngân hàng, kế tốn theo dõi cơng nợ …
*Kế toán tài sản cố định
- Theo dõi tình hình mua sắm, khấu hao tàI sản cố định của công ty cũng nhƣ các chi nhấnh. Hƣớng dẫn việc tính khấu hao tàI sản cố định và công cụ dụng cụ
- Chuyên quản một số chi nhánh - Ghi sổ, ghi thẻ
*Kế tốn cơng nợ:
- Theo dõi vấn đề công nợ đối với khách hàng
- Kết hợp cùng phòng kinh doanh đòi nợ dây dƣa, q hạn *Kế tốn thuế:
- Chun tính tốn doanh thu và thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào - Có trách nhiệm nộp thuế cho ngân sách nhà nƣớc đúng hạn
*Kế toán thanh toán:
- Viết phiếu thu, phiếu chi tiền mặt căn cứ vào các hoá đơn chứng từ thực tế phát sinh
- Huy động vốn nhàn rỗi trong công ty - Lập bảng phân bổ tiền lƣơng
*Kế toán ngân hàng:
- Phụ trách giao dịch với ngân hàng, theo dõi lƣợng tiền qua ngân hàng - Làm các thủ tục vay vốn, trả nợ đơn vay …
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh đều đƣợc ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ, đúng đối tƣợng và trình tự .
Các phần hành kế tốn ln đối chiếu sổ sách với nhau để tránh nhầm lẫn.
*Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế tốn ở cơng tyMATEXIM.
Dựa vào đặc đIểm kinh doanh, trình độ quản lý và kế toán của doanh nghiệp mà doanh nghiệp chọn hình thức sổ “Chứng từ – ghi sổ”để hạch toán. Hiện nay doanh nghiệp đã làm kế toán bằng máy trên hệ thống sổ đƣợc biểu hiện bằng sơ đồ dƣới đây:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Tháng 12 quý IV năm 2000
STT Trích yếu Tài khoản đơn vị Số tiền
Nợ Có 1 2 3 4 5 1 Doanh thu bán thép vằn bằng tiền mặt 111 511 4.420.000 2 Thuế GTGT thu bằng tiền mặt 111 333.1 221.000
3 Doanh thu bán giấy 111 511 724.690.000
tiền mặt
5 Doanh thu bán hàng cho Goldsun
111 511 362.146.200
6 Thuế GTGT 111 333.1 36.214.620
7 Doanh thu hoa hồng uỷ thác đƣợc hƣởng
111 511 5.546.250
8 Doanh thu hàng Đại ly 111 511 902.887.139
9 Thuế GTGT 111 333.1 90.288.714
Ngày tháng năm
Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)