CÔNG TY
1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty
1.1. Vài nét về lịch sử phát triển
Cơng ty TNHH máy tính Á Châu được thành lập theo Quyết định số 4060 GP/TLDN, ngày 8/2/1999 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội.
- Tiên thân của Công ty là cửa hàng sửa chữa máy tính Hải Hùng tại địa điểm của trường Đại học Bách khoa. Trước yêu cầu phát triển của Cơng ty cũng như địi hỏi của thị trường, cửa hàng đã xin giấy phép lập là Công ty TNHH máy tính Á Châu.
1.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty
- Bán buôn tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng
- Dịch vụ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử tin học. Vốn kinh doanh: 15550.000.000đ
Vốn điều lệ: 700.000.000đ Vốn huy động: 850.000.000đ
1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý
- Cơng ty TNHH Máy tính Á Châu hạch tốn độc lập đứng đầu Công ty là Giám đốc - Giám đốc Công ty là người điều hành mọi hoạt động của Cơng ty, giúp việc có phó Giám đốc, kế tốn trưởng và các trưởng phòng đơn vị.
- Phó giám đốc: trực tiếp phụ trách chỉ đạo phịng nghiệp vụ kinh doanh, thay mặt giám đốc điều hành công việc chung khi Giám đốc đi vắng.
- Phịng tổ chức hành chính: - Một trưởng phịng
Phịng này có nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp, quản lý CBCNV, mua sắm, sửa chữa các phương tiện phục vụ làm việc, lưu trữ hồ sơ, tài liệu; quản lý con dấu, và trụ sở làm việc của Cơng ty đảm bảo an tồn hàng hố và tài sản.
+ Phịng Tài vụ: - Một kế tốn trưởng
- Bộ phận kế tốn TSCĐ, thanh tốn cơng nợ, tiền lương và BHXH - Bộ phận kế toán tiền mặt, vật tư hàng hoá
- Bộ phận kế tốn vay tín dụng, ngân hàng - Thủ quỹ
Phịng Tài vụ có nhiệm vụ mở hệ thống sổ sách quản lý theo dõi hoạt động tài chính của Cơng ty theo quy định của Bộ tài chính; xây dựng kế hoạch thu chi tài chính, kế tốn vay vốn đảm bảo kịp thời phụ vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; thực hiện chế độ quyết toán theo từng thời điểm 6 tháng, 1 năm để báo cáo cấp trên xét duyệt kịp thời, chính xác và thực hiện chế độ thanh tốn nội bộ với các phịng.
+ Phòng nghiệp vụ kinh doanh và kỹ thuật: - Một trưởng phịng
- Các nhân viên
Phịng này có nhiệm vụ tổ chức dịch vụ khai thác, tiếp nhận kinh doanh hàng hố vật tư, tìm nguồn tiêu thụ hàng hố.
Sơ đồ mơ hình tổ chức Cơng ty
Giám đốc Phó Giám đốc Phịng Tổ chức hành chính Phịng Tài vụ Phịng nghiệp vụ kinh doanh và kỹ thuật
Kế tốn trưởng Kế tốn tiêu thụ, cơng nợ Kế toán Vật tư hàng Kế toán Ngân hàng, Thủ quỹ * Khảo sát tình hình tài chính Chỉ tiêu
Năm 2001 Năm 2002 Chênh lệch
2002/2001 Số tiền TT (%) Số tiền TT (%) Số tiền TL (%) 1. Nợ phải trả 14,110,117,606 78% 18,942,023,5 99 81% 48319059 93 34,2% 2. NV chủ SH 3,987,854,38 6 22% 4492854387 19% 50500000 0 12,7% 3. Tổng NV 18,097,971,9 92 100% 23434777986 100% 53369059 93 29,5%
Tổng số vốn kinh doanh của Công ty là: 1551 triệu đồng, trong đó: Vốn cố định: 415,5 triệu đồng
Vốn lưu động: 113,5 triệu đồng Vốn khác: 22 triệu đồng
Bảng 1: Tình hình nguồn vốn của Cơng ty Bảng 2: Các chỉ tiêu tài chính
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Chênh lệch
1. DT thuần 65.267.281.778 77.792.448.857 12.525.167.069 2. Lợi nhuận trươc thuế 529.008.302 650.493.869 12.185.556 3. Thuế thu nhập phải
nộp
169.282.657 208.158.038 38.875.381 4. Lợi nhuận sau thuế 359.725.645 442.335.931 82.310.186
5. Thu nhập bình quân 780.000 1.200.000 420.000
Nhìn chung, hoạt động kinh doanh của Cơng ty trong 2 năm gần đây đã cho một kết quả khả quan do Công ty có chính sách về giá, hỗ trợ sau bán hàng, nhận được hợp đồng cung cấp lớn.
2. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty
2.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty TNHH máy tính Á Châu tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung
Bộ phận kế toán gồm: 1 kế toán trưởng. 3 kế tốn viên và 1 thủ quỹ trong đó: - Kế toán trưởng là người trực tiếp báo cáo lên Giám đốc và chịu trách nhiệm chủ yếu về các chứng từ liên quan đến tài chính của Cơng ty, mặt khác kế tốn trưởng quản lý và theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ của các kế toán viên và thủ quỹ.
- Kế tốn tiêu thụ, cơng nợ, tiền lương BHXH: có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất bán hàng hố, cơng nợ với khách hàng, thanh toán tiền lương cho cán bộ cơng nhân viên và các khoản BHXH.
- Kế tốn TSCĐ, vật tư hàng hố, tiền mặt: có trách nhiệm quản lý sự biến động của các mặt hàng, kinh doanh cũng như TSCĐ của Công ty và các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt.
- Kế tốn Ngân hàng, vay tín dụng: phụ trách các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến ngân hàng, các hoạt động tín dụng (vay - cho vay).
- Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý và thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt và ngân phiếu.
Các kế toán viên đều chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản liên quan. Mỗi người chịu trách nhiệm ghi chép theo dõi tổng hợp trên một số khoản nhất định.
2.2. Hình thức kế tốn của Cơng ty
Căn cứ vào đặc điểm, quy mô kinh doanh, căn cứ vào tổ chức bộ máy kế tốn, Cơng ty TNHH Máy tính Á Châu áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để phù hợp với yêu cầu quản lý của mình.
- Niên độ kế toán: 01/01/N đến 31/12/N, sử dụng thống nhất đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (VNĐ).
- Kỳ hạch tốn của Cơng ty là q, hàng quý kế toán tiến hành khoá sổ, lập các BCTC cần thiết.
- Công ty sử dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
II. THỰC HIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ TIÊU THỤ HÀNG HỐ TẠI CƠNG TY Á CHÂU
1. Tình hình tổ chức tiêu thụ và quản lý nghiệp vụ tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty
Công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng máy tính và thiết bị văn phòng. Việc tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty được thực hiện dưới 2 phương thức bán hàng sau:
* Phương thức bán buôn
Công ty thường áp dụng theo phương thức bán buôn chuyển thẳng với những khách hàng có mối quan hệ làm aưn lâu dài và tương đối ổn định.
Bên cạnh đó, hình thức bán bn qua kho giao trực tiếp cho khách hàng cũng được áp dụng trong Công ty.
* Phương thức bán lẻ
Cơng ty có một cửa hàng vừa trưng bày vừa bán hàng hoá, vừa tư vấn kỹ thuật cho khách hàng.
Để thu hút được khách hàng, Công ty sử dụng chính sách giá cả hết sức linh hoạt và mềm dẻo.
2. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty
2.1. Chứng từ sử dụng
x x x x x x x x x x x
Biểu 01
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT - 3 LT
(Kiêm phiếu xuất kho) 02B
Liên 3: (dùng để thanh toán) 9721
Ngày 10 tháng 01 năm 2003
Đơn vị bán hàng: Cơng ty TNHH máy tính Á Châu Địa chỉ: 4 Quán Thánh
Điện thoại........................MS: 0100841503 Họ tên người mua hàng: Anh Hùng
Đơn vị: Công ty TNHH đầu tư và TM Mê Kơng Địa chỉ: 333 Trần Khát Chân
Hình thức thanh toán....MS
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Ổ CDI ROOM Cái 150 580.000 87.000.000
2 Ổ CAC ROM LE Cái 100 548.000 54.800.000
Giá vốn
CDROM sam sung CD ROM LG Cái Cái 150 100 562.000 528.000 84.300.000 52.800.000 Công tiền hàng: 141.800.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 14.180.000 Tổng cộng tiền hàng: 155.980.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm năm mươi nhăm triệu chín trăm tám mười ngàn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 02
Đơn vị: Công ty TNHH Á Châu Quyển sổ: 1
Địa chỉ: 4 Quán Thánh Sổ: 18
PHIẾU THU
Ngày 25 tháng 01 năm 2003 Nợ:....
Có:.... Họ tên người nộp: Anh Hùng
Địa chỉ: 333 Trần Khát Chân Lý do nộp: Trả tiền mua hàng
Số tiền: 35.980.000...(viết bằng chữ) Ba nhăm triệu chín trăm tám mươi ngàn: Kém..............chứng từ gốc.................. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) Ba nhăm triệu chín trăm tám mươi ngàn
Ngày 25 tháng 01 năm 2002 Thủ trưởng
đơn vị
Kế toán trưởng Người lập phiếu
x x x x x x x x x x x
Biểu 03
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT - 3 LT
(Kiêm phiếu xuất kho) 02B
Liên 3: (dùng để thanh toán) 9722
Ngày 10 tháng 01 năm 2003
Đơn vị bán hàng: Cơng ty TNHH máy tính Á Châu Địa chỉ: 4 Quán Thánh
Điện thoại........................MS: 0100841503 Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn
Đơn vị: Công ty TNHH Việt Phương Địa chỉ: 15 Nguyễn Du
Hình thức thanh tốn..MS
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2 1 CASE Cái 200 492.000 98.400.000 2 CASE Cái 470.000 94.000.000 Công tiền hàng: 98.400.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.840.000 Tổng cộng tiền hàng: 108.240.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh tám triệu hai trăm bốn mươi ngàn đồng. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Phần dành cho NH ghi TK Nợ.............. TK Có:.............. Số tiền (bằng số) 108.240.000 Bảo chi Ngày.....tháng......năm (Ký tên, đóng dấu) Biểu 04:
NGÂN HÀNG CƠNG THƢƠNG VIỆT NAM
Chi nhánh: Công thương khu vực Ba Đình
Séc BY 088913
Yêu cầu trả cho: Công ty TNHH Á Châu
Số CMT: Cấp ngày: Nơi Cấp Địa chỉ: 4 Quán Thánh
Số hiệu TK:
Tại: Ngân hàng Công thương Việt Nam
Số tiền (bằng chữ): Một trăm linh tám triệu hai trăm bốn mươi ngàn Người phát hành: Công ty Việt Phương
Địa chỉ: 122A Ngô Quyền Số hiệu TK 002100000127.9
Ngày..........tháng........năm
Biểu 05 Đơn vị:..................BẢNG KÊ NỘP SÉC Số:.............................Ngày........tháng..........năm Phần do NH ghi Tài khoản Nợ Tài khoản Có Tên người thụ hưởng: Cơng ty TNHH Á Châu
Số hiệu TK 431110000262 Tại: 4 Quán Thánh Số TT Số séc Tên người phát hành séc Số TK người phát hành séc Tên đơn vị thanh toán séc Mã hiệu:........ Số tiền .... .... ..... .... ..... .... 4 088913 Cơng ty Việt Phương 00210000127.9 Cơng Thương Ba Đình: BY 10824000 ..... ..... ..... ..... ..... ..... Tổng số tiền bằng số:............ Bằng chữ:..................................................................................................... Ngày............../.............. Đã nhận đủ:..........tờ séc của ông (bà)...... Đơn vị nộp séc Số TK....................tại............................... (Ký tên, đóng dấu) Đơn vị thanh tốn Đơn vị thu hộ
Ngày...../..../..... Ngày ..../..../... (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)
x x x x x x x x x x x
Biểu 06
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01GTKT - 3 LT
(Kiêm phiếu xuất kho) 02 - B
Liên 3: (dùng để thanh toán) 9723
Ngày 11 tháng 01 năm 2003
Đơn vị bán hàng: Cơng ty TNHH máy tính Á Châu Địa chỉ: 4 Quán Thánh
Điện thoại........................MS: 0100841503 Họ tên người mua hàng: Chị Lan
Đơn vị: Địa chỉ: 2B Cao Thắng Hình thức thanh tốn..MS STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Máy pho to XEROC
Cái 1 235.630.000 235.630.000
2 Máy pho XEROC Cái 1 218.340.000 218.340.000
Công tiền hàng: 235.630.000 Thuế suất GTGT: 5%
Tiền thuế GTGT: 11.780.000 Tổng cộng tiền hàng: 247.410.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bốn mươi bảy triệu bốn trăm mười ngàn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) 2.2. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu sau trong hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá:
- Tài khoản 511 (Chi tiết): Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Tài khoản 132 (Chi tiết): Phải thu khách hàng
- Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán - Tài khoản 156: Hàng hoá
- Tài khoản 33311: Thuế GTGT đầu ra - Tài khoản 641: Chi phí bán hàng
- Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp - Tài khoản 911: Xác định kết quả kinh doanh
và các Tài khoản khác có liên quan: TK 111, TK 112
Công ty không sử dụng các tài khoản 531,532: luôn đảm bảo được số lượng cũng như chất lượng số hàng nhập - xuất Tài khoản 511 của Cơng ty có kết cấu:
Bên Nợ: Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ
(Khơng có các khoản giảm trừ doanh thu và thuế TTĐB và thuế XK phải nộp)
Bên Có: Doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ.
2.3. Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hố
Ví dụ: Ngày 10/01/2003 Cơng ty xuất hàng bán cho Công ty TNHH đầu tư và Thương mại Mê Kơng mặt hàng ổ CDI ROM theo hố đơn 9721, thuế suất 10%
Tên hàng Số lượng Đơn giá bán Thành tiền
CDI ROM sam sung 150 580.000 87.000.000
CD ROM LG 100 548.000 54.800.000
Cộng tiền hàng 141.800.000
Công ty thanh tốn ngay 120.000.000đ bằng tiền mặt, số cịn lại ký nhận Nợ,
Kế toán thực hiện như sau: - Ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111 120.000.000 Nợ TK 131 35.980.000
Có TK 33311 14.180.000 - Kết chuyển giá vốn hàng bán
CD ROM - Sam sung: 150 *562.000 = 84.300.000 CD ROM - LG: 100* 528.000 = 52.800.000 137.100.000 Nợ TK 632
Có TK 156 137 100 000 * Hình thức bán bn chuyển thẳng
Bán bn chuyển thẳng là hình thức áp dụng chủ yếu ở Cơng ty nhưng kế toán vẫn hạch toán nhập và xuất kho theo phương thức bán buôn qua kho, không sử dụng tài khoản 157 " Hàng gửi bán" mà dùng Tài khoản 156 " Hàng hoá". Sau khi mua hàng hoá, nhận hàng mua, bằng phương tiện vận tải của mình hay thuê ngoài chuyển hàng đến giao cho bên mua ở một địa điểm theo hợp đồng bán thẳng đã thoả thuận, kế tốn ghi:
Ví dụ: Theo hợp đồng số 9722 ngày 11/01 năm 2003 Công ty bán chuyển thẳng cho Công ty TNHH Việt Phương 200 CASE dây điện với giá mua 470.000đ/1CASE, giá bán 492.000đ/1km, thuế suất thuế GTGT 10%, phương thức thanh toán trả chậm.
Khi mua hàng, căn cứ vào hoá đơn mua hàng: Nợ TK 156 : 94.000.000
Nợ TK 133 : 9.400.000
Có TK 111 : 103.400.000
Sau đó, chuyển bán thẳng cho Cơng ty Việt Phương, kế toán xác định: Nợ TK 112 : 108.240.000
Có TK : 98.400.000
Có TK : 9.840.000
Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 632
Có TK 156 94.000.000 * Hình thức bán lẻ hàng hố
Hình thức bán lẻ khơng thường xun phát sinh và được coi như nghiệp vụ bán buôn trực tiếp tại kho và hạch toán tương tự. Chứng từ trong trường hợp này là hoá đơn GTGT (biểu 4).
Với hình thức bán lẻ, thủ kho hoặc kế tốn tiêu thụ sẽ thu tiền trực tiếp của khách hàng qua các tiền mặt thu hay ngân phiếu.
Ví dụ: Ngày 11/01/2003 Công ty xuất bán lẻ cho chị Lan số 9723 một máy photo XEROC sản xuất, với giá bán là: 235.630.000, thuế GTGT 5%. Thanh toán bằng tiền mặt là 200.000.000 số cịn lại trả sau. Giá mua máy xúc đó là: 218.340.000.
Căn cứ vào số liệu trên, kế toán tiền hàng ghi chép: - Doanh thu bán lẻ máy xúc
Nợ TK 111 : 200.000.000 Nợ TK 131 : 47.411.000
Có TK 511 : 235.630.000 Có TK 33311 : 11.781.000 - Kết chuyển giá vón máy xúc
Nợ TK 632
Có TK 153 218.340.000
Cuối kỳ, kế toán phải xác định kết quả hoạt động kinh doanh - Kết chuyển doanh thu thuần:
Nợ TK 511 Kết chuyển doanh Có TK 911 thu thuần - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Kết chuyển trị giá Có TK 632 vốn hàng bán - Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911: Kết chuyển chi phí Có TK 641: Chi phí bán hàng Có TK 642: Chi phí QLDN
So sánh giữa bên Có TK 911 với bên Nợ TK 911 - Nếu bên Có TK 911 > bên Nợ TK 911
Nợ TK 911 Kết chuyển lãi Có TK 421
- Nếu bên Có TK 911 < bên Nợ 911 Nợ TK 421 Kết chuyển lỗ
Có TK 911
- Kế tốn tính và xác định thuế GTGT đầu vào được khấu trừ