Từ ngày 1/11/2018, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đã chính thức có hiệu lực thi hành. Nội dung chính của nghị định có đề cập đến việc tất cả các doanh nghiệp đều bắt buộc chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử trƣớc ngày 1/11/2020. Điều này thể hiện quyết tâm của Chính phủ trong việc hƣớng đến lợi ích doanh nghiệp nhƣ giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí in ấn và phát hành hóa đơn giấy.
Để có thể tiến hành, doanh nghiệp cần nắm vững những quy định hóa đơn điện tử về phát hành hóa đơn hợp lệ, đặc biệt là những quy định về ký hiệu và tiêu thức trên hóa đơn điện tử.
1. Mẫu số hóa đơn (hay mẫu hóa đơn)
Thƣờng bao gồm 11 ký tự, trong đó:
02 ký tự đầu tiên thể hiện loại hóa đơn
(Tối đa) 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn
01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn
01 ký tự tiếp theo là ký tự “/” dùng để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn
03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
Ví dụ, mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001 sẽ đƣợc hiểu nhƣ sau:
01 là loại hóa đơn GTGT
GTGT là loại hóa đơn giá trị gia tăng
001 là Mẫu thứ nhất
Doanh nghiệp cần thay đổi số thứ tự mẫu trong hóa đơn khi có thay đổi về một trong số tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thơng báo phát hành nhƣ một trong các nội dung bắt buộc; kích thƣớc hóa đơn, nhu cầu sử dụng hóa đơn…..
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề dịch vụ có sử dụng tem, vé, thẻ thì bắt buộc phải ghi 3 ký tự đầu nhằm phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng.
Cụ thể:
Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT
Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng
Những thơng tin cịn lại do doanh nghiệp tự quy định nhƣng cần đảm bảo không vƣợt quá 11 ký tự.
131
3. Số thứ tự hóa đơn
Đƣợc quy định ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn, bao gồm 7 chữ số
2. Ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn bao gồm 06 ký tự trong trƣờng hợp hóa đơn sử dụng bởi các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in. Trong đó:
2 ký tự đầu dùng để phân biệt các ký hiệu hóa đơn
Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong số 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;
3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn
Năm tạo hóa đơn đƣợc thể hiện bằng hai số cuối của năm. Ký hiệu của hình thức hóa đơn điện tử là E.
Giữa hai phần đƣợc phân cách bằng ký tự “/”
Ví dụ, AA/17E thì trong đó AA là ký hiệu hóa đơn, 17 là hóa đơn đƣợc tạo năm 2017, E là ký hiệu hóa đơn điện tử.
4. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung cấp phần mềm tự in hóa đơn
132