II. Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty
2.2. Tổ chức sản xuất của công ty
Các tổ, đội khai thác dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và chịu sự giám sát của các quản đốc tại các công trường.
Các đội khai thác bao gồm tồn bộ cơng nhân tham gia trực tiếp vào công việc khai thác:bốc xếp, phá đá…
Đội vận chuyển là đội có nhiệm vụ vận chuyển sản phẩm tới nơi tiêu thụ hoặc về bến bãi của cơng ty. Do số vốn cịn nhỏ nên phương tiện vận chuyển cịn ít chỉ có 4 đầu xe vận chuyển, trọng tải nhỏ. Việc vận chuyển chủ yếu được thực hiện thông qua các hợp đồng th ngồi, bởi vậy mà chi phí tiêu thụ sản phẩm của cơng ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí giảm trừ doanh thu.
Tổ kỹ thuật tại các đội sản xuất bao gồm các công nhân kĩ thuật đo lường, kĩ thuật nổ. Phục vụ những yêu cầu kỹ thuật tại công trường để việc khai thác hoạt động được liên tục.
Việc khai thác đá dựa trên nhu cầu thị trường thông qua các hợp đồng, hoá đơn đặt hàng của các đơn vị xây dựng, nhằm khai thác hợp lý nguồn tài nguyên này tránh việc khai thác làng phí tài nguyên. Bởi vậy công tác lập kế hoạch luôn được quan tâm của chủ đầu tư và bộ phận kế toán (kế toán trưởng ). Do đặc điểm của nghành nghề liên quan đến chất nổ mang vác nặng, khả năng xảy ra tai nạn lao động là rất cao, nên trong quá trình khai thác vấn đề đảm bảo an toàn cho người lao động tại các công trường được đặt ra một cách nghiêm túc và có những biện pháp, qui định cụ thể trong lao động.
2.3. Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty.
Bộ phận kế toán của doanh nghiệp bao gồm 4 nhân viên : 1 kế toán trưởng (tự danh) - kiêm kế toán tổng hợp, 2 nhân viên kế toán (kế toán vật tư, thành phẩm và kế toán thanh toán), 1 thủ kho.
34
Sơ đồ bộ máy kế tốn
Do tính chất đặc điểm, qui mô của doanh nghiệp mà lãnh đạo công ty đã quyết định chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình tổ chức tập trung.
Theo mơ hình này tồn bộ cơng ty chỉ tổ chức một bộ phận kế tốn tại văn phịng của doanh nghiệp với nhiệm vụ hạch toán kế toán mọi ngiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động ở doanh nghiệp. Một số nghiệp vụ phát sinh tại các cơng trường thì thủ kho tại cơng trường đồng thời là nhân viên kinh tế xử lý sau đó chuyển cho phịng kế tốn xử lý.
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, trình độ nhân viên kế tốn, tổ chức quản lý, doanh nghiệp đã quyết định sử dụng hình thức kế tốn: Nhật ký chung trong quá trình hạch tốn với hệ thống sổ sách đầy đủ, cơng tác kế tốn được tổ chức tương đối phù hợp với hoạt động khai thác.
Kế toán trưởng Thủ kho Kế toán vật tư thành phẩm Kế toán thanh toán
35
Mơ hình tổ chức hệ thống sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung ở cơng ty
Chú thích:
Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng (năm)
Trình tự ghi sổ kế tốn áp dụng theo hình thức Nhật ký chung cụ thể là hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt (đối với các nghiệp vụ gặp nhiều lần ).
Căn cứ vào Nhật ký chung kế toán ghi vào sổ Cái. Việc ghi sổ quỹ và sổ chi tiết được căn cứ trực tiếp qua chứng từ gốc. Cuối tháng kế tốn khố sổ tính
Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết Nhật ký đặcbiệt Sổ quỹ Sổ Cái Bảng cân dối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
36
ra tổng số tiền phát sinh Nợ, Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái để làm căn cứ lập bảng cân đối tài khoản phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán cuối năm
III. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HẠCH TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY NGUYỄN HIỆU.
3.1. Đối tượng và phân loại chi phí sản xuất tại cơng ty Nguyễn Hiệu.
Cũng giống như các đơn vị sản xuất khác việc hạch tốn chi phí sản xuất cũng rất quan trọng. để hạch toán đầy đủ, hợp lý người kế toán cần phải xác định rõ đối tượng tính chi phí và phải phân loại chi phí hợp lý và rõ ràng. Việc hạch toán kế toán được sử lý tập trung ở bộ phận kế tốn tại văn phịng của công ty thông qua chứng từ thu thập được trực tiếp của nhân viên kế toán hoặc nhân viên kinh tế tại công trường khai thác.
3.1.1. Đối tượng kế tốn tập hợp chi phí sản xuất.
Đối tượng tập hợp chi phí của doanh nghiệp là khối lượng sản phẩm khai thác hồn thành. Mọi khoản chi phí được mở tờ kê chi tiết, được tập hợp chuyển qua bộ phận kế toán để sử lý.
Chi phí sản xuất của doanh nghiệp được tập hợp theo khoản mục để tiện cho việc tính giá thành. Chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tập hợp trực tiếp hàng tháng. Chi phí sản xuất chung được tập hợp và phân bổ gián tiếp cho từng tháng.
3.1.2. Phân loại chi phí sản xuất.
- Chi phí ngun vật liệu trực tiếp là tồn bộ giá trị của nguyên vật liệu sử dụng cho việc khai thác bao gồm :Vật liệu nổ, nhiên liệu…
- Chi phí nhân cơng trực tiếp là toàn bộ chi phí về tiền cơng của nhân công trực tiếp sẩn xuất
- Chi phí sản xuất chung là những chi phí phát sinh từ các công trường, không liên quan trực tiếp đến sản xuất nhưng nhằm mục đích phục vụ sản xuất như : chi phí cho quản lý cơng trường, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí điện nước mua ngồi, chi phí bằng tiền cho sản xuất…
37
3.2. Thực tế cơng tác kế tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm ở cơng ty.
Tại doanh nghiệp việc hạch toán hàng tồn kho được hạch tốn theo phương pháp kê khai thường xun, tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Các tài khoản mà cơng ty sử dụng để hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm gồm :
TK621- Chi phí nguyên-nhiên- vật lệu trực tiếp TK622- Chi phí nhân cơng trực tiếp
TK627- Chi phí sản xuất chung tài khoản này được mở chi tiết theo nội dung
TK154- Chi phí kinh doanh dở dang TK155- Trị giá sản phẩm hồn thành. Và một số tài khoản khác có liên quan
Việc hạch tốn cụ thể có thể khái qt quy trình hạch tốn như sau.
3.2.1. Kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Là một đơn vị kinh doanh khai thác đá, chi phí nguyên vật liệu chính trong cơng ty bao gồm vật liệu nổ và nhiên liệu dùng cho máy mọc thiết bị khai thác.
Lượng vật tư được mua về sẽ được nhập và bảo quản tại kho ở các công trường. Do đặc thù của vật liệu, thông thường vật liệu được mua về sẽ đem xuất dùng ngay cho nhu cầu sản xuất. Số liệu được mua dựa trên số liệu dự toán và định mức đã định và chịu sự giám sát của bộ phận kế toán và giám đốc. Vật liệu được mua về khi nhập kho bảo quản tại các cơng trường thì kế tốn vật tư cùng bộ phận kỹ thuật và thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách theo hợp đồng đã ký, đã thoả thuận. Sau đó lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho vật liệu nổ được tiến hành 2 liên; liên 1 thủ kho giữ để theo dõi trên thẻ kho sau đó chuyển cho bộ phận kế tốn kèm theo chứng từ gốc của người bán (hố đơn bán hàng).
Khi có nhu cầu mua vật tư để phục vụ sản xuất khai thác thì người giám sát tại các cơng trường viết đề nghị tạm ứng gửi lên bộ phận kế tốn của cơng ty.
39 Biểu số1:
Đơn vị : Công ty Nguyễn Hiệu Địa chỉ: H.Điện Biên
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG. Ngày 05 Tháng 02 Năm 2003 Kính gửi : Ơng giám đốc cơng ty Nguyễn Hiệu.
Tên tôi là: Hà Văn Công Đơn vị : Công trường khai thác đá Tây Trang Địa chỉ:
Người nhận thay:
Đề nghị tạm ứng số tiền: 3000000 (Viết bằng chữ):(Ba triệu đồng chẵn) Lý do tạm ứng: mua vật liệu nổ dùng để phục vụ khai thác đá tại công trường Tây Trang.
Thời hạn thanh toán : *** Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Người tạm ứng (Ký, họ tên)
Khi xét thấy lý do tạm ứng là hợp lý thì kế tốn trưởng và thủ trưởng (Giám đốc) ký xác nhận, căn cứ vào đó kế tốn lập phiếu chi, viết phiếu chi chi tiền tạm ứng mua vật liệu tạm ứng hoặc chi tiền mua trực tiếp vật tư.
40 Biểu số 2:
Địa chỉ :
Số đăng ký doanh nghiệp :
Mẫu số 02-TT …. PHIẾU CHI Ngày 7 tháng 2 năm2003 (Liên…) Quyển sổ : Số : Nợ : Có :
Họ, tên người nhận tiền : Hà Văn Công
Địa chỉ : Công trường khai thác đá Tây Trang
Lý do chi : mua vật liệu nổ dùng để phục vụ khai thác đá tại công trường Tây Trang.
Số tiền : 3000000 Viết bằng chữ :(Ba triệu đồng chẵn) Kèm theo : 01chứng từ . Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :(Ba triệu đồng chẵn)
Ngày tháng năm Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Người nhận tiền (Ký, họ tên)
Khi mua hàng về thủ kho kiểm tra sau đó mới cho nhập kho, đồng thời tiến hành viết phiếu nhập kho và ghi thẻ kho.
41 Biểu số 3 :
Đơn vị : Công ty Nguyễn Hiệu
Địa chỉ : Thanh Xương- Huyện Điện Biên
Mẫu số : 01-VT
Ban hành theo quyết định : 186- TC/CĐKT ngày 14-3-1995 của bộ tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 2 năm 2003 Số: Nợ: Có:
Họ tên người giao hàng: công ty vật liệu nổ Điện Biên. Theo số… ngày … tháng … năm …
Nhập tại kho : Tây Trang
Số thứ tự Tên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Chất nổ Kg 135 17600 2376000 Cộng 2376000
Cộng thành tiền ghi bằng chữ :(hai triệuba trăm bảy mươi sáu ngàn đồng chẵn)
42 Nhập ngày10 tháng2 năm 2003 Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên)
Giá của vật tư xuất dùng được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước, tức là mua giá nào thì xuất dùng theo giá đó.
Căn cứ vào yêu cần thực tế thủ kho xuất vật tư để phục vụ cho việc khai thác.
Dựa và giá trị thực xuất kế toán lập phiếu xuất kho. Biểu số 4 :
Đơn vị : Công ty Nguyễn Hiệu
Địa chỉ : Thanh Xương- Huyện Điện Biên
Mẫu số : 01-VT
Ban hành theo quyết định : 186- TC/CĐKT ngày 14-3-1995 của bộ
tài chính
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 11 tháng 2 năm 2003
Số: Nợ: Có: Họ tên người nhận hàng: địa chỉ (bộ phận): Lý do xuất: Phá đá
Xuất tại kho : Tây Trang
Số thứ tự Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
Vật liệu nổ Kg 100 17600 1760000
Cộng
43
Xuất ngày11 tháng02 năm 2003
Phụ trách bộ phấn sử dụng (ký, họ tên) Người nhận (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên)
Căn cứ và các chứng từ gốc : hoá đơn mua hàng, phiếu nhập, phiếu xuất…kế toán định khoản và ghi sổ kế tốn liên quan.
Trích tài liệu 5a :
Đơn vị: công ty Nguyễn Hiệu
Địa chỉ: C17- Thanh Xương- Điện Biên.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Ngày… tháng… năm 2003 đơn vị tính:đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Nội dung nghiệp vụ Số hiệu Số phát sinh Ghi chú Số Ngày tháng Nợ Có
2/1 01 2/1 Mua nhiên liệu 621 150000
111 150000 … … … … … 11/2 11/2 Xuất vật liệu nổ 621 1760000 … … … 152 1760000 … … … … … … … Ngày… tháng … năm 2003 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Đồng thời kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ chi tiết tài khoản TK621 và các tài khoản chi tiết khác có liên quan nhằm quản lý chặt chẽ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
44
Thơng qua sổ nhật ký chung kế tốn làm căn cứ mở sổ cái các tài khoản liên quan, lập và đối chiếu với sổ chi tiết, sổ quỹ…
Trích tài liệu sổ cái tài khoản TK621 doanh nghiệp Nguyễn Hiệu trong năm 2003. Biểu số 6 : SỔ CÁI TK621 Năm 2003 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Nội dung nghiệp vụ Tài khoản đối ứng Trang sổ NK Số phát sinh Ghi chú Số Ngày tháng Nợ Có
31/1 Mua nhiên liệu
cho máy khoan
111 150000
… … … … … …
31/1 Mua nhiên liệu
cho máy xúc 111 200000 … … … … … … 31/12 Kết chuyển 154 1165556809 Phát sinh Nợ Phát sinh Có 1165556809 1165556809 Dư cuối kỳ *** *** Ngày tháng 12 năm 2003 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
3.2.2. Kế toán chi phí nhân cơng trực tiếp.
Hàng tháng kế tốn thanh toán căn cứ vào biên bản kiểm kê khối lượng sản phẩm hồn thành để tính và chi trả lương cho công nhân trực tiếp khai thác.
45
Như vậy ở công ty đã thực hiện trả lương theo khối lượng sản phẩm hoàn thành.
Theo quy định thì mọi lình vực kinh doanh khơng phân biệt thành phần kinh tế đều phải thực hiện việc trích : BHYT, BHXH,KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Nhưng ở cơng ty hiện chưa thực hiện việc trích lương, do vậy chi phí nhân cơng ở đây chỉ bao gồm khoản lương trả theo sản phẩm và các khoản phụ trợ tiền ăn, tiền thưởng. Doanh nghiệp thực hiện việc khuyến khích khai thác bằng cách sử dụng mức thưởng cho những công nhân làm ra nhiều sản phẩm.
Tổng số tiền phải trả cho công nhân trực tiếp khai thác hàng tháng được tính như sau :
Biểu số 7 :
Đơn vị: Công ty Nguyễn Hiệu
Bộ phận: Công trường Mường Phăng
Mẫu số: 06-LĐTL
Ban hành theo quyết định số: 186- TC/CĐKT ngày 14-3-1995 của bộ
tài chính
Số:
PHIẾU XÁC NHẬN SẢN PHẨM HOẶC CƠNG VIỆC HỒN THÀNH
Ngày 31 tháng 01 năm 2003 Tên đơn vị (hoặc cá nhân):tổ của anh Chiến
Theo hợp đồng số: ST T Tên sản phẩm (công việc) Đơn
vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Ghi chú A B C 1 2 3 4 1 Đá răm m3 4604 10000 46040000 Tổng số tiền phải trả hàng tháng = Tổng khối lượng sản phẩm hoàn thành Trong tháng *
Giá đơn vị tiền công trên 1 đơn
vị thành phẩm
46
2 Cộng * * * 46340000 * Tổng số tiền (viết bằng chữ): (bốn mươi sáu triệu bốn mươi ngàn đồng)
Người giao việc (Ký, họ tên)
Người nhận việc (Ký, họ tên)
Người kiểm tra chất lượng (Ký, họ tên)
Người duyệt (Ký, họ tên) Với đặc điểm quy trình sản xuất giản đơn, thời gian tạo ra sản phẩm rất ngắn có thể chưa đầy một ngày. Do vậy hàng ngày nhân viên giám sát tại công trường cùng đội kỹ thuật tiến hành kiểm tra khối lượng sản phẩm được khai thác trong ngày để ghi vào sổ theo rõi lấy căn cứ cuối tháng tính ra tổng số khối lượng sản phẩm hồn thành của cơng nhân để có cơ sở tính ra số tiền lương phải chi trả.
Căn vào đó kế tốn tổng hợp chi phí nhân cơng trực tiếp hàng tháng để ghi vào sổ nhật ký chung.
Trích tài liệu 5b
Đơn vị: cơng ty Nguyễn Hiệu
Địa chỉ: C17- Thanh Xương- Điện Biên.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng… năm 2003 đơn vị tính:đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Nội dung nghiệp vụ Số hiệu Số phát sinh Ghi chú Số Ngày tháng Nợ Có … … … … … … 15/01 Trả lương 334 172000 622 172000 111 172000 334 172000 … … … … … … 25/01 Trả lương 334 324000 622 324000 … … … … … …
47 … … … … … … Ngày tháng 12 năm 2003 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Khối lượng sản phẩm hoàn thành ở công ty luôn luôn thay đổi, khi nhu cầu đá tăng cao công ty nhận được nhiều hợp đồng mua sản phẩm từ những đơn vị thi công xây dựng cơ bản. Khi đó doanh nghiệp có những biện pháp cụ thể để nâng cao khả năng khai thác tại các công trường. Khối lượng sản phẩm hồn thành ln ln thay đổi nên khoản chi phí tiền lương chho bộ phận trực tiếp cũng luôn thay đôỉ theo.
Căn cứ vào số tiền lương phải trả cuối tháng kế toán sẽ ghi sổ cái tài