2. Thực trạng công tác lập kế hoạch tại công ty
2.1. Quy trình lập kế hoạch
2.1.1 Căn cứ lập kế hoạch:
Để lập được một bản kế hoạch khả thi và hiệu quả thì việc xác định các căn cứ để xây dựng kế hoạch phải được coi trọng. Nếu xác định các căn cứ chính xác thì việc đưa ra các chỉ tiêu kế hoạch mới đảm bảo tính phù hợp và khả thi. Bản kế hoạch của công ty được dựa vào các căn cứ sau:
Thứ nhất: Các hợp đồng đã kí kết với khách hàng
Dựa vào các hợp đồng với khách hàng về số lượng sản phẩm, các hợp đồng thi cơng các cơng trình nội thất đã xác định trong năm. Cơng ty sẽ lên kế hoạch sản xuất các sản phẩm theo các hợp đồng này.
Thứ 2: Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh năm trước của công ty
Đây được coi là căn cứ quan trọng để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Hàng năm sau khi lập báo cáo tổng kết kết quả sản xuất kinh doanh thường đi kèm kế hoạch và giải pháp cho năm tới. Dựa vào mức sản lượng sản xuất và tiêu thụ kì trước, kết hợp dự báo biến động kì này cơng ty xác định được mức sản xuất cho kì này.
Thứ ba: Tình hình phát triển của thị trường, khả năng, nhu cầu của khách hàng
Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, công ty luôn chú ý đến những diến biến của thị trường, đặc biết trong giai đoạn này khi mà suy thoái kinh tế đã và đang gây ảnh hưởng đến tất cả các daonh nghiệp thì cơng tác theo dõi, đánh giá thị trường là cực kì quan trọng.
Khơng những thế, với sự gia tăng nhanh chóng của các cơng ty, các đối thủ cạnh tranh trong nước cũng như ngoài nước cũng gây ra những khó khăn cho cơng ty.
Nghiên cứu thị trường, nghiên cứu về đối thủ cạnh tranh, các khách hàng tiềm năng, và những diến biến có thể có trong tương lai. Những kết quả nghiên cứu thị trường sẽ là căn cứ cho việc lập kế hoạch cũng như các quyết định của công ty.
Thứ tư: Năng lực thực tại của công ty
Một bản kế hoạch không thể khả thi khi không xét tới khả năng hay năng lực thực tại của DN.Năng lực của cơng ty gồm có: Nguồn nhân lực, năng lực tài chính, năng lực về máy móc thiết bị, Khả năng đáp ứng nguyên liệu, phần mềm tin học, phần mềm chuyên môn,… Nếu không căn cứ vào bản kế hoạch đưa ra sẽ không phù hợp và không khả thi. Bởi vì kế hoạch lập ra là để định hướng, hướng dẫn DN nhằm đạt được mục tiêu đề ra, nhưng khi mà mục tiêu không hợp với khả năng thực tế, quá cao hay quá thấp đều làm giảm tính hiệu quả.
Thứ năm: Số lượng sản phẩm tồn kho năm trước.
Một bản kế hoạch muốn khả thi phải xét đến lượng hàng tồn kho của năm trước về số lượng và mẫu mã để có những điều chỉnh cho năm tới.
Chính vì vậy khi lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cần có sự phối hợp báo cáo giữa các phịng ban, đơn vị trong cơng ty về tình hình thực tế ở từng bộ phận để có căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh.
2.1.2 Quy trình soạn lập kế hoạch của cơng ty
Hàng năm trước ngày 30 tháng 11, các phịng ban trong cơng ty, cụ thể là phòng kinh doanh-Marketing, phòng thiết kế tổng hợp báo cáo tổng giám đốc xem xét để trình hội đồng quản trị phê duyệt kế hoạch trong tháng 12.
Quy trình lập kế hoạch như sau:
Hình 2.1: Quy trình soạn lập kế hoạch ở công ty nội thất Thiên Vƣơng Tinh
Các phòng ban Phòng thiết kế Các phòng ban Phòng thiết kế Hội đồng quản trị Bước 1:
Hoạt động lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty là khâu quan trọng trong việc các phòng ban, các đơn vị, cơ sở với nhau để thực hiện các mục tiêu chung. Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh của cơng ty là nhiệm vụ của tất cả các phịng ban, các đơn vị cơ sở có liên quan. Tùy theo chức năng nhiệm vụ của từng
Bước 1
Bước 2
Bước 3
Bước4
Bước 5 Phê duyệt
Lãnh đạo cơng ty bổ sung, hồn thiện bản KH
Chỉnh sửa, bổ sung lại các chỉ tiêu
Xây dựng bản kế hoạch SXKD tổng thể Tổng hợp thông tin từ các
phịng ban trong cơng ty xây dựng kế hoạch cho
từng phòng
phòng và căn cứ số chỉ tiêu kế hoạch để từ đó phân cơng cho các hịng ban chịu trách nhiệm công việc của mình.
Phịng marketing-kinh doanh, phịng dự án chịu trách nhiệm tìm hiểu thị trường, xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
Phịng tổ chức hành chính nhân sự chịu trách nhiệm về công tác tổ chức hành chính, tuyển dụng và xây dựng các chính sách về nhân sự, lập kế hoạch về nhân sự cho cơng ty.
Phịng tài chính kế tốn có nhiệm vụ xác định, lập kế hoạch về vốn, căn cứ vào số tồn kho, nợ phải thu, nợ ngắn hạn,... để xác định các hệ số quay vòng vốn, khả năng thanh tốn của cơng ty,... thơng qua đó lập kế hoạch tài chính phục vụ cho kế hoạch kinh doanh của cơng ty.
Phịng thiết kế chịu trách nhiệm đánh giá năng lực sản xuất và xây dựng kế hoạch năng lực sản xuất.
Bước hai:
Phòng thiết kế là phịng ban trong cơng ty có nhiệm vụ tiếp nhận, phân tích tổng hợp các bản kế hoạch của các phòng ban kết hợp với việc đánh giá năng lực sản xuất của công ty để xây dựng nên bản kế hoạch kinh doanh tổng thể của cơng ty.
Bước ba: Sau khi phịng thiết kế xây dựng xong bản kế hoạch SXKD tổng
thể, bản kế hoạch này được gửi trở lại cho các phòng ban tiếp tục xem xét và có những điều chỉnh trước khi báo cáo lãnh đạo công ty.
Bước 4: Báo cáo lãnh đạo cơng ty
Sau khi đã có sự tham gia của các phòng ban, các đơn vị kết hợp cùng phòng thiết kế xây dựng nên bản kế hoạch kinh doanh. Bản kế hoạch sẽ được gửi lên ban giám đốc xem xét và cho ý kiến về bản kế hoạch (chỉ tiêu sản lượng, doanh thu, lợi nhuận, khối lượng dự kiến thực hiện của năm kế hoạch). Nếu có sự chỉnh sửa nào ban giám đốc công ty sẽ chỉ đạo bổ sung bản kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với mục tiêu cũng như năng lực thực sự của công ty. Đây là giai đoạn điều chỉnh cuối cùng trước khi trình hội đồng quản trị phê duyệt.
Bước 5: Trình hội đồng quản trị phê duyệt
Bản kế hoạch sẽ được trình lên hội đồng quản trị xem xét, phê duyệt. Đây là giai đoạn rất quan trọng vì các cổ đơng là những người góp vốn cho cơng ty, họ có quyền biết chính xác những gì mà cơng ty đinh làm, mục tiêu của công ty trong năm tới là gì.
Bước 6: Triển khai tới các đơn vị sản xuất
Sau khi bản kế hoạch được HĐQT phê duyệt. Bản kế hoạch này chỉ bao gồm các chỉ tiêu tổng quát về hạng mục và doanh thu, trên cỏ sở đó các đơn vị tự xây dựng cho mình các chỉ tiêu cụ thể.
Trong q trình thực hiện các phịng ban phải tổng hợp, báo cáo liên kết với phòng thiết kế đưa ra bản kế hoạch cụ thể cho tháng, cho quý tiếp theo.
Trong q trình thực hiện có thể là do những diễn biến của thị trường hoặc những nhân tố khác thay đổi thì sẽ có kế hoạch điều chỉnh cho hợp lí.
Nhìn chung quy trình kế hoạch ở công ty đã đảm bảo các khâu cơ bản so với lí thuyết,tuy nhiên trong từng khâu cũng đã bộc lộ những hạn chế của nó.
2.2. Nội dung của bản KHSXKD
2.2.1 Hệ thống các chỉ tiêu kế hoạch
Bản kế hoạch SXKD của công ty bao gồm các chỉ tiêu về sản phẩm, sản lượng, đơn giá từng loại sản phẩm và doanh thu tương ứng.
- Sản phẩm: Đó là loại sản phẩm gì, chủng loại nào, phân theo kiểu dáng, quy cách gì, chức năng, chất liệu, màu sắc sản phẩm ra sao.
Ví dụ: Chủng loại nội thất văn phòng. Chẳng hạn đối với ghế và bàn tủ làm việc cũng được phân chi tiết theo chức năng và đặc tính của từng sản phẩm.
Ghế văn phòng o - Ghế nhân viên o - Ghế lưng cao o - Ghế lưng trung o - Ghế trưởng phòng da o - Ghế da cao cấp o - Ghế phòng họp o - Ghế họp da cao cấp o - Ghế bar o - Ghế trẻ em Bàn tủ làm việc o - Bàn vàng xanh SV o - Bàn ghi chì HP
o - Bàn Maple & Walnut
o - New Trend - New
o - Bàn chân sắt
o - Tủ gỗ công nghiệp
o - Tủ Maple & Walnut
- Với mỗi loại sản phẩm, tùy thuộc vào dự báo nhu cầu mà công ty sẽ lên kế hoạch mức sản lượng cho hợp lý. Việc định giá thì mỗi loại sản phẩm được định một mức giá riêng. Giá này có thể được xác định theo chi phí sản xuất, nhưng cũng có sản phẩm được định giá theo giá trị cảm nhận, định giá theo mức giá hiện hành.
- Sau khi đã xác định được sản lượng cũng như đơn giá sản phẩm, công ty tiến hành tính doanh thu cho từng loại sản phẩm và tổng doanh thu.
Doanh thu cho từng loại sản phẩm=số lượng*đơn giá Tổng doanh thu= (doanh thu cho từng loại sản phẩm) - Đối với các cơng trình thi cơng nội thất
Doanh thu= doanh thu sản phẩm+doanh thu tư vấn+doanh thu thi công lắp đặt
Các chỉ tiêu này được xây dựng trên các số liệu tổng hợp, nghiên cứu và tổng hợp thông tin thực tế từ các hợp đồng đã kí kết với khách hàng, từ các yêu cầu của khách hàng, những dự báo về mức sản lượng tiêu thụ và khả năng đáp ứng yêu cầu khách hàng từ phái công ty. Công ty hoạt động theo cơ chế cổ phần công tác xây dựng kế hoạch còn phải xét đén giá trị cổ tức trả cho cổ đơng, việc bảo tồn và phát triển vốn để duy trì cơng ty phát triển.
2.2.2 Nội dung của bản kế hoạch
Kế hoạch năng lực sản xuất:
- Xác định quy trình sản xuất và công nghệ lựa chọn
Hiện nay, Công ty đang tiến hành các bước xây dựng nhà máy chế biến gỗ với dây chuyền công nghệ hiện đại, nhà xưởng mới 100%, máy móc, thiết bị sản xuất đầu tư mới 100%, nhập từ Đài Loan, Hàn Quốc, và hàng trong nước chất lượng cao.
SƠ ĐỒ CÔNG NGHỆ
Nguồn: Phòng thiết kế
Từ gỗ trịn ngun liệu có thể qua 12 cơng đoạn sản xuất như sơ đồ rồi đưa ra thị trường, bán tự do hay tiêu thụ qua các hợp đồng kinh tế. Những cơng đoạn chính:
Sơ chế 1: Từ gỗ tròn được xẻ, cắt theo tiêu chuẩn các loại sản phẩm, loại bỏ phần khuyết tật và đánh giá phân loại theo chất lượng.
Xử lý ngâm tẩm chống mốc, mối, mọt và được đưa và lò sấy. Nâng nhiệt độ từ 300C – 700C, trong thời gian 12-20 ngày, đến khi gỗ đạt độ ẩm 10-20%.
Sơ chế 2: Sau khi gỗ được xử lý sấy, ra lò đảm bảo ổn định 10 ngày, bắt đầu
khâu sơ chế: Bào, cắt, rong cạnh theo định hình sản phẩm. Sau đó tuỳ theo u cầu và đặc điểm của sản phẩm sẽ được đưa sang dây chuyền đục lỗ, ghép ngang và ghép dọc để tạo phôi cho sản phẩm.
Tinh chế: Bào nhẵn các sản phẩm, phay, làm mộng, kiểm tra các chi tiết, phân loại phôi trước khi lắp ráp.
Lắp ráp: Sau khi kiểm tra các chi tiết sản phẩm được lắp ráp hoàn thành. Hoàn thiện sản phẩm: Sau khi sản phẩm được lắp ráp, được đánh giấy ráp, xử lý nhẵn thô và đưa sang sơn bóng lần 1, lần 2 và được nghiệm thu trước khi đóng gói sản phẩm, nhập kho.
- Xác định năng lực thiết bị và các loại thiết bị huy động:
Xác định các loại máy móc thiết bị, nhà xưởng, máy tính, máy điều hành,…
Tập kết vật liệu Sơ chế 1 (pha phôi) Ngâm tẩy sấy
Sơ chế 2 (bào, đục,
phay, trà, nhám) Ghép tấm Pha cắt, tạo dáng
Tinh chế (bào, đục,
phay, trà, nhám) Lắp ráp Kiểm tra sản phẩm
Hoàn thiện sản phẩm Nhập kho bảo quản Thị trƣờng trong nƣớc và xuất khẩu
DANH MỤC MÁY MÓC THIẾT BỊ TẠI XƯỞNG NỘI THẤT STT Tên máy móc thiết bị Mã hiệu Số lượng Hãng sản xuất
Nguồn: Hồ sơ năng lực của Công ty
Quy trình cơng nghệ và lựa chọn thiết bị đã được xác định từ khi công ty bắt đầu thành lập, trong mỗi năm thì tùy theo kế hoạch về sản lượng mà cơng ty có quyết định đầu tư thêm năng lực, tuyển thêm người, mua thêm thiết bị, tăng năng suất lao động, tăng năng suất của thiết bị.
Kế hoạch tổng thể:
Thông qua nhu cầu thị trường, tiềm lực của công ty cùng với việc dự báo bán hàng công ty lập kế hoạch sản xuất tổng thể nhằm mục đích điều phối quy mô sản xuất.
Bản kế hoạch tổng quát được xây dựng gồm các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận:
Bảng 2.2. Kế hoạch kết quả hoạt động kinh doanh
STT CHỈ TIÊU Năm
1 Tổng giá trị tài sản
2 Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ 3 Lợi nhuận gộp
4 Lợi nhuận từ HĐKD 5 Lợi nhuận khác 6 Lợi nhuận trước thuế 7 Lợi nhuận sau thuế
Lãi sau thuế từ hoạt động liên doanh liên kết
Nguồn: Phòng tài chính kế tốn
Bản kế hoạch tổng thể bao gồm các chỉ tiêu về mặt hàng, số lượng, đơn giá và doanh thu. Bản kế hoạch này chỉ mang tính định hướng cịn các kế hoạch cụ thể sẽ được lập cho từng tháng.
Bảng2.3: Biểu kế hoạch sản xuất tổng thể của công ty
STT Tên sản phẩm Số lượng Đơn giá Doanh thu 1
2 3 4
Bảng 2.4: Phiếu yêu cầu sản xuất
TT Tên sản phẩm Quy cách Màu sắc Đơn vị SL Đơn giá Thành tiền
Nguồn: Phòng kinh doanh
Kế hoạch sản xuất được lập cụ thể cho từng tháng khi đã xác định được đơn hàng, số lượng và thời gian giao hàng. Biểu mẫu giống như kế hoạch sản xuất tổng thể.
Phòng kinh doanh và phòng thiết kế sẽ gửi phiếu yêu cầu sản xuất đến phòng sản xuất. Phòng sản xuất sẽ tiến hành hành sản xuất theo yêu cầu.
Công ty tiến hành nghiên cứu thị trường nhưng khơng đi sâu phân tích cụ thể các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội cũng như thách thức dẫn đến không chủ động trong công tác lập kế hoạch sản xuất.
Kế hoạch chỉ đạo sản xuất và giao hàng
Thơng qua kế hoạch sản xuất tổng thể, phịng thiết kế và phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch sản xuất và giao hàng, khối lượng sản xuất và thời gian giao hàng dựa vào các đơn hàng
Bảng 2.5 Biểu mẫu kế hoạch giao hàng của công ty
Xưởng SX Loại hàng SX Số lượng Tổng sản phẩm Ngày giao hàng Ghi chú X1 bàn X2 Ghế X3
Nguồn: Phòng kinh doanh
Tất cả quá trình sản xuất sẽ được thực hiện ở xưởng sản xuất. phòng sản xuất theo dõi và báo cáo hằng ngày về tiến độ sản xuất để có các biện pháp đôn đốc, đẩy nhanh tiến độ hoặc có kế hoạch cung cấp thêm năng lực sản xuất.
Bản kế hoạch điều chỉnh
Sau khi thực hiện các giai đoạn của bản kế hoạch sản xuất, các phòng ban trong cơng ty nếu có bất cứ thay đổi nào, dẫn đến việc khơng đạt chỉ tiêu hoặc có khả năng vượt chỉ tiêu thì sẽ báo lại với phịng thiết để có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh mới.
Nhìn chung về cơ bản, hệ thống kế hoạch của công ty đã bao gồm các kế hoạch cơ bản : kế hoạch sản xuất tổng thể, kế hoạch chỉ đạo sản xuất, và kế hoạch điều chỉnh. Tuy nhiên bản kế hoạch này chỉ là bản tổng hợp của các bản kế hoạch chức năng, chưa có chưa có sự đánh giá, sự khái quát khoa học.