4 .2Đánh giá sơ bộ thang đo
5.2 Các kiến nghị
5.2.1Các kiến nghị hoàn thiện các thành phần của giao tiếp nội bộ
Dựa trên kết quả phân tích của thanh phần giao tiếp nội bộ có tác động đến sự gắn kết với tổ chức và mức độ đánh giá của nhân viên về các yếu tố này, tác giả đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao giao tiếp nội bộ, gia tăng sự gắn kết nhân viên với tổ chức.
Giao tiếp cấp trên – cấp dưới
Mối quan hệ trong giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới sẽ giúp nhân viên gắn kết hơn với tổ chức. Để nâng cao sự giao tiếp cấp trên – cấp dưới , các nhà quản trị cần :
- Phát triển một mối quan hệ làm việc chặt chẽ với mỗi nhân viên. Hãy nhớ rằng bản chất của quản lý hiệu quả là một cuộc đối thoại giữa các nhân viên và giám sát viên của họ. Phát triển các mối quan hệ làm việc chặt chẽ với mỗi nhân viên bằng cách nói chuyện riêng với họ một cách chính thức và thường xuyên (hai hoặc ba lần mỗi tuần). Bạn cũng có thể cung cấp thơng tin phản hồi chính thức về cơng việc của họ và cảm ơn họ vì những đóng góp của họ. Nếu nhân viên cảm thấy sự kết nối với nhà quản lý, họ sẽ gắn kết và thực hiện cơng việc tốt hơn. Ngồi ra, nhà quản lý càng biết rõ về mỗi nhân viên , thì họ sẽ có thể điều chỉnh cách tiếp cận giám sát một cách tốt hơn. Nhân viên có thể “kể” với quản lý các mối quan tâm hàng ngày của họ nhưng nếu quản lý hỏi về công việc của họ, họ sẽ chia sẻ, cho phép quản lý giúp họ vượt qua những rào cản để nâng cao hiệu suất và tìm hiểu về các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
- Thường xuyên gặp gỡ với từng người lao động để theo sát tiến độ và thông tin phản hồi. Lên lịch các cuộc họp thường xuyên với mỗi nhân viên để thảo luận về sự tiến bộ của nhân viên trên cơng việc hiện tại và bất kỳ trở ngại có thể cản trở cơng việc, cung cấp các phản hồi và sự cơng nhận với nhân viên; giải thích nhiệm vụ mới, nêu sự kỳ vọng cao về hiệu suất của nhân viên, cung cấp thông tin về đơn vị công tác hoặc tổ chức, đáp ứng các câu hỏi của người lao động hoặc quan tâm và đánh giá tiến độ về kế hoạch phát triển. Tần số tối ưu của các cuộc họp riêng sẽ thay đổi với các nhân viên, nhiệm vụ của mình, và cơng việc.
- Cần xem chuyển giao kiến thức là một chu kỳ tuần hoàn : cả hai bên mang lại kiến thức mới cho nhau; khi kiến thức được chia sẻ, kiến thức sẽ được kết hợp và gia tăng, mức tăng của kiến thức sẽ thu hút chia sẻ nhiều hơn, và cứ thế tiếp diễn.
- Tạo một nền văn hóa kiến thức thân thiện : Những nhà quản lý cần ni dưỡng một định hướng tích cực tạo ra tri thức và chia sẻ. Ví dụ, họ chỉ ra rằng họ đánh giá cao những việc như liên tục học tập, thử nghiệm, sáng tạo, đổi mới và quyền được phép phạm sai lầm.
Chất lượng thông tin
- Phát triển hệ thống công nghệ thông tin: tạo các kho lưu trữ thơng tin. Có 03 loại kho lưu trữ thơng tin: kiến thức bên ngồi ( như đối thủ cạnh tranh) , kiến thức nội bộ chính thức (như tài liệu tiếp thị , các chính sách , thủ tục , báo cáo nghiên cứu , vv), và kiến thức nội bộ khơng chính thức ( như phần mềm chia sẻ , thực hành tốt nhất , bài học kinh nghiệm , bí quyết cơ sở dữ liệu , vv). Các kho này giúp nhân viên có đầy đủ thơng tin để có thể làm tốt cơng việc của mình cũng như thể hiện sự quan tâm sâu sát của cấp quản lý đối với nhân viên của mình.
- Lựa chọn các kênh giao tiếp nội bộ phù hợp a. Tạp chí nội bộ
Xuất bản định kỳ, chỉ cần ít trang, đề cập đến những chính sách, hoạt động đang diễn ra trong doanh nghiệp, là kênh để nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ.
b. Mạng nội bộ
Mạng nội bộ giúp nhân viên trao đổi thông tin và nhận phản hồi nhanh. Bản tin nội bộ có thể gửi qua mạng nội bộ một cách nhanh chóng. Mạng nội bộ cịn có thể lưu giữ các tài liệu doanh nghiệp thông qua một môi trường giao tiếp tương tác.
c. Bản tin điện tử
Là phương tiện giao tiếp thơng qua mạng nội bộ và email, có mục đích cũng giống như tạp chí nội bộ nhưng nhấn mạnh tới người đọc để họ dễ dàng tiếp cận với tin tức của doanh nghiệp.
d. Giao tiếp trực tiếp
Thông qua hình thức nhóm họp hay các hội nghị quản lý có thể giải đáp các thắc mắc của nhân viên cũng như truyền tải các thông điệp kinh doanh quan trọng đến họ. e. Bảng tin
Là một vật dụng khơng thể thiếu trong mỗi văn phịng. Bảng tin cung cấp các thông tin về sự kiện, lịch họp hay các quy định chính sách của doanh nghiệp.
- Việc đánh giá hiệu suất của nhân viên ln được quan tâm. Tính chính xác và cơng bằng của việc đánh giá hiệu suất là một vấn đề phức tạp vì đánh giá hiệu suất có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố liên quan đến hiệu suất, chẳng hạn như người giám sát khơng có khả năng tự phân tích tác động của quy trình tổ chức , những thành kiến vô thức, ấn tượng cá nhân của quản lý với nhân viên, đánh giá thiên vị. Sự tự đánh giá cao bản thân của nhân viên cũng làm gia tăng sự phức tạp của việc đánh giá hiệu suất, nhân viên tin rằng họ xứng đáng được đánh giá cao và nếu họ không nhận được , họ kết luận rằng mình đã bị đối xử bất cơng, vấn đề này làm giảm sự gắn bó của nhân viên với tổ chức. Vì vậy việc thực hiện một bộ quy tắc đánh giá rõ ràng, minh bạch là cần thiết, giúp nhân viên tự đánh giá được bản thân, cũng như những mục tiêu kỳ vọng của tổ chức.
Cởi mở với cấp trên
- Để giao tiếp tốt trước hết mọi người cần phải cởi mở. Nếu bạn ln giữ một vẻ ngồi khó gần thì chắc chắn sẽ chẳng có nhiều người muốn tiếp xúc với bạn và do đó sẽ khơng có nhiều cơ hội để giao tiếp
- Chia sẻ là một hành động có thể gắn kết con người lại với nhau rất nhanh. Hãy chia sẻ với đồng nghiệp những kiến thức, kinh nghiệm đã học được trong cách giải quyết vấn đề, trong lĩnh vực chuyên mơn của mình. Đến lượt họ khi cảm thấy tin tưởng bạn cũng sẽ chia sẻ những hiểu biết của họ cho bạn. Như vậy cùng một lúc bạn vừa thu được kiến thức lại vừa có thêm những người bạn
- Lắng nghe và ghi nhận kịp thời các ý kiến trong quá trình giao tiếp. Luôn làm nhân viên cảm thấy an tâm khi trao đổi với quản lý mà không sợ các hậu quả tiêu cực .
Cơ hội giao tiếp hướng lên
- Một điều kiện tiên quyết để gắn kết nhận thức của người lao động là có thể bày tỏ quan điểm cá nhân. Những người đóng góp ý kiến hoặc cải thiện công việc nên được công nhận và khen thưởng. Thật là khó chịu khi người lao động muốn tạo một sự khác
biệt tích cực, họ đầu tư thời gian và nỗ lực trong việc hoàn thành các ý tưởng , mà chẳng có phản hồi gì cho sự đóng góp của họ, do đó họ ngừng đóng góp ý tưởng cho tổ chức. Vì vậy, các quản lý cần ln cư xử với nhân viên như các đối tác trong việc đạt được các mục tiêu, điều này sẽ gửi một thông điệp mạnh mẽ đến nhân viên rằng họ rất quan trọng cho sự thành công của tổ chức và các nhà lãnh đạo đang phụ thuộc vào họ. Lắng nghe ý kiến của người lao động và công khai công nhận giá trị của họ bằng cách tác động vào chúng những cách tiếp cận mạnh mẽ để xây dựng sự gắn kết nhân viên - Cho tất cả các nhân viên cơ hội để đóng góp và phát triển. Tiến hành đánh giá hàng năm
hoặc nửa năm trong những thế mạnh và nhu cầu phát triển của mỗi nhân viên. Cung cấp cơ hội phát triển cho tất cả nhân viên, bao gồm cả việc đào tạo cụ thể cho công việc hiện tại và phát triển kỹ năng . Áp dụng mơ hình yêu cầu và phản hồi. Làm gương cho nhân viên bằng cách yêu cầu họ giám sát và phản hồi về cách quản lý của các quản lý, luôn chia sẻ với các nhân viên thông tin phản hồi từ người quản lý cấp cao hơn mà bạn nhận được. Thảo luận với nhân viên về kế hoạch sử dụng các thông tin phản hồi nhận được từ nhân viên.
- Phát triển hệ thống kênh giao tiếp trong tổ chức, tạo mọi điều kiện thuận lợi để nhân viên bày tỏ ý kiến của mình
Tin cậy thơng tin
Xây dựng lòng tin của nhân viên và sự tự tin thông qua thường xuyên , giao tiếp cởi mở .
Đầu tư công sức đúng mức trong việc đạt được sự tôn trọng và tin tưởng của nhân viên bằng cách công khai chia sẻ thông tin về tổ chức , cả tích cực và tiêu cực , từ việc sắp xếp và hành động , và làm cho người lao động cảm thấy an toàn để bày tỏ quan điểm của mình . Phát triển quan hệ cá nhân với các nhân viên thông qua các cuộc họp, thăm làm việc các trang web , trao đổi ý kiến , và các hình thức khác của giao tiếp.
Bất cứ phương pháp giao tiếp nhà quản lý chọn để xây dựng lòng tin với nhân viên, điều quan trọng là phải trung thực, sẵn sàng thừa nhận sai lầm, sắp xếp từ ngữ rõ ràng, dễ hiểu. Điều này cũng rất quan trọng để khuyến khích nhân viên để thể hiện một cách an tồn mối quan tâm và quan điểm của mình và đảm bảo khơng có ảnh hưởng tiêu cực khi họ làm như vậy.