Kiến nghị các kênh giao tiếp sẽ giúp nhà quản lý truyền thông và quản lý nội bộ đưa ra quyết định lựa chọn các kênh giao tiếp một cách đúng đắn và hiệu quả để truyền thông điệp và hiểu được những phản hồi của người nhận được thông điệp.
Thuận lợi Bất lợi
Họp nhóm
- Tạo mối quan hệ cá nhân và đồng đội trong nhóm
- Cơ hội để thảo luận, trả lời , đặt câu hỏi và đưa ra ý kiến
- Giám sát có thể tạo điều kiện cho phiên tương tác trực tiếp
- Có thể giúp xây dựng sự hiểu biết và sự hịa mình cho nhân viên
Thành công dựa vào kỹ năng của trưởng nhóm
Cần có thời gian gắn bó cho nhà quản lý và nhân viên
Cẩn thận với nội dung truyền đạt; các kênh giao tiếp khác có thể hiệu quả hơn cho việc truyền đạt thơng tin
Email - Có thể tiếp cận với lượng lớn nhân viên một cách nhanh chóng
- Hiệu quả về chi phí, sử dụng đơn giản
- Thơng điệp được cân nhắc và quản lý dễ dàng
- Trực tiếp tiếp cận với người
Khơng phải ai cũng có thể truy cập
Có thể khơng được giải thích một cách cởi mở và khách quan
Không thể đối thoại hay thảo luận
nhận thông điệp
- Thường dành cho thông báo, nhận thức, hay các hướng dẫn
Mạng nội bộ
- Nhanh và nhất quán
- Khả năng là vô tận – có thể mang tính giải trí và trực quan linh động - Tốt cho lưu trữ thông tin, tham khảo
và nâng cao nhận thức
- Chia sẻ thông tin và các bản tin, tốt cho sự tham gia và thảo luận
- Có thể thống kê những người đang theo dõi
Khơng phải ai cũng có thể truy cập
Mọi người có thể khơng có thời gian để đọc
Khó khăn cho việc kiểm sốt Có thể trở nên khơng phổ biến, khó khăn cho định hướng và nhiều thông tin lỗi thời
Video - Năng động và có tính giải trí
- Trình diễn những con người thực sự nói về kinh nghiệm của họ
- Camera khơng bao giờ nói dối – có thể chỉ ra sự tiến bộ
- Tạo sự kết nối con người ở những nơi khác nhau với lượng lớn người tham gia
- Thơng điệp được quản lý
Có thể có chi phí cao
- Không thể tương tác riêng lẻ một mình
- Có thể khó khăn cho lực lượng lao động di chuyển thường xuyên.
Tạp chí được in ấn
- Tiếp cận đến toàn thể tổ chức với thông tin nhất quán
- Giảm áp lực thời gian khi nhân viên có thể đọc lúc nghỉ ngơi hoặc
Có thể bị xem như không đáng tin cậy, do sự thiên vị của người viết
trên xe buýt, vv.. cách nhanh chóng
Khó tạo sự kết nối liên quan với tất cả người đọc
Khơng có cơ hội để thảo luận hay kiểm tra sự thấu hiểu thông tin Âm
thanh
- Tốt cho lực lượng lao động làm việc từ xa
- Hiệu quả cho thông báo hoặc hướng dẫn
Chỉ đáp ứng cho những người đồng ý nghe thơng tin.
Bảng chú ý
- Có thể nhìn thấy và “bắt mắt” với nhân viên khi họ có quá nhiều áp lực thời gian, không thể đọc bất cứ điều gì khác
-Thường dành cho thơng báo và hướng dẫn
Có thể mọi người sẽ khơng đọc Thường khơng có tác giả, nên sẽ khơng có người quản lý , gỡ xuống những bảng tin lỗi thời
Tin nhắn văn bản
- Dành cho tiếp cận với nhân viên làm việc từ xa
- Có thể cập nhật thơng tin cho nhân viên hay quản lý trong khi họ nghỉ phép
Sẽ làm phiền mọi người rất nhanh chóng nếu lạm dụng phương thức này
5.3 Hạn chế và gợi ý cho các nghiên cứu tiếp theo
Do giới hạn về mặt thời gian và chi phí thực hiện nên nghiên cứu chắc chắn có những hạn chế nhất định:
- Thứ nhất, đề tài nghiên cứu chỉ tập trung đo lường mức độ ảnh hưởng của giao tiếp nội bộ đến sự gắn kết của nhân viên trên địa bàn TPHCM. Gía trị của nghiên cứu sẽ cao hơn nếu nghiên cứu được thực hiện tại các thành phố lớn khác trên lãnh thổ
Việt Nam như Hà Nội, Cần Thơ, Đà Nẵng và đây cũng chính là gợi ý cho nghiên cứu tiếp theo.
- Thứ hai, đây là một nghiên cứu thiên về định lượng nhiều hơn định tính, nên nó chỉ cho thấy mức độ tác động của các yếu tố nào của sự giao tiếp nội bộ ảnh hưởng đến thành phần nào của gắn kết với tổ chức. Qua đó, chỉ ra cho các doanh nghiệp cần chú trọng nâng cao thành phần giao tiếp nội bộ nào nhằm tạo sự gắn kết cụ thể nào cho hiện trạng doanh nghiệp. Phần giải pháp chưa thực sự sâu sát, chưa nêu được các giải pháp cụ thể thiết thực cho các nhà quản lý doanh nghiệp
- Cuối cùng, nghiên cứu chỉ xem xét tác động của giao tiếp nội bộ đến sự gắn kết với tổ chức mà không xem xét các kênh giao tiếp trong từng loại hình doanh nghiệp đặc thù. Đây cũng là một hướng gợi ý cho các nghiên cứu tiếp theo
Mặc dù nghiên cứu có những hạn chế nhất định nhưng cũng đã góp phần nêu lên tác động, ảnh hưởng của giao tiếp nội bộ đến sự gắn kết của nhân viên.
TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt
1. Nguyễn Đình Thọ & Nguyễn Thị Mai Trang (2009), Nghiên cứu thị trường, NXB Lao Động
2. Nguyễn Đình Thọ & Nguyễn Thị Mai Trang (2009), Nghiên cứu khoa học trong
quản trị kinh doanh, NXB Thống Kê
3. Nguyễn Đình Thọ (2011), Phương pháp nghiên cứu khoa học trong kinh doanh, NXB Lao động xã hội.
4. Thái Kim Phong (2011), Ảnh hưởng của chất lượng cuộc sống công việc đến sự
gắn kết nhân viên trong tổ chức. Trường Đại học kinh tế TP.HCM
Tài liệu tiếng Anh
5. Abdallah (2010), The impact of internal communication on guest satisfaction in hospitality establishments in cape town. The Cape Peninsula University of
Technology, p47-48
6. Allen N J and Meyer J P (1990), The Measurent and Antecedents of Affective, Continuance and Normative Commitment to the Organization, Journal of
Occupational Psychology, Vol. 63, pp. 1-18
7. Ali and Haider (2012), Impact of internal organizational communications on employee job satisfaction- Case of some Pakistani Banks, Global Advanced
Research Journal of Management and Business Studies Vol. 1(x) pp. 038-044
8. Balakrishnan và Masthan (2013), Impact of Internal Communication on Employee
Engagement – A Study at Delhi International Airport. International Journal of
9. Barclays (2008), Definition, [online] Available at:
<www.business.barclays.co.uk/BRC1/jsp/brccontrol?task=articleFWvi6&value=72
20&target=_blank&site=bbb#definition>
10. Berger, B. (2008), Employee/organizational communications. Institute for Public Relations. [online] Available at: <http://www.instituteforpr.org/topics/employee- organizational-communications/> [Accessed 15 sep 2013]
11. Berry M.L (2010), Predicting Turnover Intent: Examining the Effects of Employee Engagement, Compensation Fairness, Job Satisfaction, and Age. University of
Tennessee - Knoxville, mlberry2@aol.com
12. Blessing White (2011), Employment Engagement Report 2011. Beyond the
numbers: A practical approach for individuals, managers, and executives
13. Blessing White (2013), Employment Engagement Research Report 2013. Beyond
the numbers: A practical approach for individuals, managers, and executives
14. Brickman, P. (1987).Commitment. In B. Wortman & R.Sorrentino (Eds.), Commitment, conflict and caring (p.1-18).Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall.
15. CIPD, (2012). Employee Communication, [online] Available at: <http://www.cipd.co.uk/hr-resources/factsheets/employee-communication.aspx> [Accessed 29 Apr 2013]
16. Coff, R.W., (1997), Human As sets and Management Di lemmas: Coping with Hazards on the Road to Resource- Based Theory‖, Academy of
Management Journal, Vol. 22, pp.374- 402
17. Griffin, Em (2009). A First Look at Communication Theory. s.l. : McGraw-Hill, 2009.
18. Daniels, Tom D., Spiker, Barry K. and Papa, Michael J( 1997). Perspectives on organizational communication. s.l. : McGrawHill, 1997.
19. Deetz (2011), Communication yearbook, 16. Newbury Park: Sage Publications.
20. Dennis, H.S. (1974).A theoretical and empirical study of managerial
communication climate in complex organizations. Unpublished doctoral dissertation, Purdue University, West Lafayette, IN.
21. Dennis, H. S. (1975). The Construction of a Managerial Communication Climate
Inventory for Use in Complex Organization. Paper presented at the Annual
Meeting of the International ommunication Association, Chicago, 1975.
22. Dodd, C. H. (2004). Managing business and professional Internal communication . Boston: Abilene Christian University.
23. Dolphin, R. R. (2005), Internal Communications: Today’s Strategic Imperative,
Journal of Marketing Communications, p 171-190
24. Fletcher, T. D., & Major, D. A. (2006). The effects of communication modality on
performance and self-ratings of teamwork components, Journal of Computer-
Mediated Communication, 11, Article 9.
http://jcmc.indiana.edu/vol11/issue2/fletcher.html
25. Jablin, F. M. (1979). Superior-subordinate communication: The state of the art.
Psychological Bulletin, 86, 1201–1222.
26. Kalla, H. K. (2005), Integrated internal communications: a multidisciplinary perspective, Corporate Communications: An International Journal, p 302-314
27. Kahn, W.A. (1990) ,Psychological conditions of personal engagement and
disengagement at work, Academy of Management Journal, Vol 33, p692-724.
28. Larkin, T. J., & Larkin, S. (1994). Communicating change: Winning employee support for new business goals. New York: McGraw-Hill
29. Lee, J. (1997). Leader-member exchange, the 'Pelz effects' and cooperative communication between group members. Management Communication Quarterly, 11(2), p266-287.
30. Lee, J. (2001). Leader-member exchange, perceived organizational justice, and cooperative communication. Management Communication Quarterly,p 574-589.
31. Lockwood, Nancy R., (2007) Leveraging Employee Engagement for Competitive Advantage: HR's Strategic Role. HRMagazine Mar. 2007, p1-11
32. Macey, W. H., & Schneider, B. (2008). The meaning of employee engagement.
Industrial and Organizational Psychology, p. 3–30.
33. Men. Linjuan (2012), The Effect of Organizational Leadership on Strategic Internal Communication and Employee Outcomes. University of Miami. Open Access Dissertations
34. Mercer LLC. 2007. Engaging employees to drive global business success: Insights from Mercer’s What’s Working™ research. [online] Available at:
<http://www.mmc.com/knowledgecenter/Engaging_Employees_To_Drive_Busin ess.pdf> [ Accessed on 23 sep 2013]
35. Mowday, R.T., Steers, R.M., & Porter, L.W. (1979). The measurement of organizational commitment. Journal of Vocational Behavior, p. 224-247.
36. O’Reilly III, C. and Chatman, J. Organizational commitment and psychological attachment: The effects of compliance, identification, and internalization on prosocial behavior, Journal of Applied Psychology, 1986, p. 492-499
37. Orsini, B. (2000), Improving internal communications, Internal Auditor, p 28-33
38. Robinson D., Perryman S., and Hayday, S (2004), The Drivers of Employee Engagement, Brighton, Sussex: IES Research report. [online] Available at:
<http://www.employment-studies.co.uk/pubs/summary.php?id=408 > [Accessed 15 sep 2013]
39. Seijts, G. & Crim, D. (2006). What engages employees the most or, the Ten C’s of
employee engagement. Ivey Business Journal Online. Mar/Apr, 2006. pp 1 – 5.
[online] Available at: <http://www.iveybusinessjournal.com/topics/the- workplace/what-engages-employees-the-most-or-the-ten-cs-of-employee-
engagement#.Um0wyVOf5kg>, [Accessed 23 oct 2013]
motivating force. Academy of Management Review, 66 (no.4), 589-599.
41. Shannon, C. E. (1948), A Mathematical Theory of Communication, Bell System Technical Journal.
42. Tasker J (2004), Engagement equals productivity, Personnel Today, www.person neltoday.com/articles/2004/10/05/25904/engagement ‐ equals ‐ productivity.html
43. Tower Perrin HR Services, (2003). Working today: Understanding what drives
employee engagement. [online] Available at:
<www.towersperrin.com/hrservices/webcache/towers/United_States/publications/
Reports/Talent_Report_2003/Talent_2003.pdf> [Accessed 12 sep 2013]
44. Van Riel, C. B. M., & Fombrun, C. J. (2007). Essentials of corporate communication. London: Routledge.
45. Verghese. A. K. 2006. Internal communication. [online] Available at:
<http://internalcommunications.co.uk/categories.php?id=15.> [Accessed at 13 aug
2013]
46. Whitworth, B. (2011).Internal communication. In Gillis, T. (Ed.) The IABC
handbook of organizational communication (2nd ed). Jossey-Bass, Inc
47. Wikibooks ,Survey of Communication Study/Chapter 11 - Organizational
Communication. [online] Available at:
<http://en.wikibooks.org/wiki/Survey_of_Communication_Study/Chapter_11_- _Organizational_Communication#What_Is_Organizational_Communication.3F> [Accessed 12 Oct 2013].
48. Zulhamri Abdullah (2012). Perception of Employees on Internal Communication of a Leading Five Star Hotel in Malaysia. Universitiy Putra Malaysia
PHỤ LỤC Phụ lục 1:
Phần I: Giới thiệu
Kính chào các anh chị !
Trước tiên tôi xin trân trọng cám ơn các anh chị đã dành thời gian tham gia buổi thảo luận ngày hôm nay. Hiện nay, tôi đang thực hiện đề tài nghiên cứu “Ảnh hưởng của giao tiếp nội bộ đến sự gắn kết nhân viên trong tổ chức”. Vì vậy, tơi rất hân hạnh được đón tiếp và thảo luận với các anh chị về chủ đề này. Tất cả các ý kiến của anh chị đều được ghi nhận và giúp ích cho tơi trong q trình nghiên cứu và đồng thời giúp cho các nhà lãnh đạo các doanh nghiệp hồn thiện bổ sung các chính sách nhằm làm tăng sự hài lòng nhân viên tại nơi làm việc và thu hút sự gắn kết của nhân viên với tổ chức.
Phần II: Khám phá các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp nội bộ
(Gợi ý 5 yếu tố môi trường giao tiếp nội bộ của Dennis )
1.Đánh giá về Giao tiếp cấp trên – cấp dưới - Anh chị có thường xuyên tiếp xúc với cấp trên của mình - Cấp trên của anh chị có tạo điều kiện làm việc cho anh chị
- Anh chị có hài lịng về mối quan hệ với cấp trên khơng ? Nếu khơng, điều gì làm anh chị khơng hài lịng ?
- Anh chị và cấp trên có xảy ra trường hợp khơng hiểu ý nhau không ?
2.Đánh giá về Chất lượng thông tin
- Mọi người trong tổ chức có trao đổi thẳng thắn theo những gì họ thực sự suy nghĩ khơng ?
- Tổ chức của anh chị có cho phép mọi người tự do trao đổi thông tin, ý kiến ? - Anh chị thường nhận được thông báo của tổ chức từ ai ?
- Các nhà quản lý cấp cao có thường giao tiếp với các anh chị không (thông qua các buổi họp, kênh giao tiếp ) ?
- Chính sách nội quy của tổ chức có được quy định rõ ràng hay khơng, anh chị có được cung cấp thơng tin đầy đủ kịp thời hay không ?
3.Đánh giá về Cởi mở với cấp trên
- Cơng việc có sai sót, anh chị có ngay lập tức báo với cấp trên khơng ? Nếu khơng, anh chị vui lịng cho biết lý do
- Cấp trên có thực sự nghe những gì anh chị trình bày với họ hay khơng ?
- Anh chị vẫn muốn duy trì việc nêu ý kiến đóng góp cho cấp trên của anh chị chứ ?
4.Đánh giá về Cơ hội giao tiếp hướng lên
- Đóng góp của anh chị có được sử dụng trong tổ chức chưa ?
- Cấp trên của anh chị ln tin tưởng về các đóng góp của anh chị chứ ? - Các ý kiến của anh chị luôn được lắng nghe và xem xét nghiêm túc ? - Các kênh giao tiếp ưa thích của anh chị là gì ?
- Anh chị có đánh giá như thế nào về cơ hội giao tiếp với các cấp cao hơn trong tổ chức của mình ?
5.Đánh giá về Sự tin cậy của thơng tin
- Anh chị thích nhận được thông tin của tổ chức từ nguồn nào (đồng nghiệp. cấp trên, các bản tin ) ? Vì sao ?
- Các thơng tin mà anh chị nhận được có đáng tin cậy khơng ? - Thơng tin nhận được , anh chị có cần xác nhận lại khơng ? - Các thông tin của tổ chức là thống nhất , và rõ ràng ?
PHỤ LỤC 2:
1.1 Bảng câu hỏi bằng tiếng Anh của thang đo Dennis (1975)
1 Your superior is frank and candid with you Cấp trên của bạn là thẳng thắn và bộc trực
với bạn Bỏ
2 You believe that your superior thinks he/she really understands you. Bạn tin rằng cấp trên nghĩ rằng họ thực sự hiểu bạn Bỏ 3 You believe that your superior thinks that you
understand him/her. Bạn tin rằng cấp trên nghĩ rằng bạn hiểu họ. Bỏ
4 You really understand your superior Bạn thực sự hiểu cấp trên của mình Bỏ
5 Your superior makes you feel that things you tell him/her are really important. Cấp trên làm cho bạn cảm thấy rằng điều bạn nói với họ là thực sự quan trọng. 6 Your superior makes you feel free to talk with him/her. Cấp trên làm cho bạn cảm thấy thoải mái đểnói chuyện với họ. Bỏ 7 Your superior expresses his/her confidence with your ability to perform the job. Cấp trên tin tưởng vào khả năng làm việc củabạn. 8 Your superior encourages you to bring newinformation to his /her attention, even when
that new information may be bad news.
Cấp trên khuyến khích bạn mang lại những thông tin mới đến cho họ, ngay cả khi thơng tin mới có thể là tin xấu.
9 Your superior encourages you to let him/herknow when things are going wrong on the job.
Cấp trên khuyến khích bạn báo cáo cho họ biết khi cơng việc có sai sót
10 Your superior makes it easy for you to do your best work. Cấp trên tạo điều kiện để bạn làm việc tốt nhất 11 Your superior really understands your job problem Cấp trên của bạn thực sự hiểu vấn đề côngviệc của bạn