Do các nhóm cơng tác hoạt động độc lập, nên sẽ xảy ra trường hợp thu thập các minh chứng trùng lặp. Mặc dù đã có định hướng trước nhưng vẫn không tránh khỏi trường hợp các minh chứng do các nhóm cơng tác thu thập được trùng lặp với nhau. Vì vậy, sau khi thu thập đủ các minh chứng, các nhóm cơng tác cần lập danh mục minh chứng, ngồi họp lại với nhau để so sánh, đối chiếu các minh chứng thu thập được của các nhóm, sau đó mã hóa minh chứng. Các minh chứng giống nhau chỉ lấy một lần, và mã hóa, lưu trữ tại hộp đựng minh chứng của tiêu chuẩn sử dụng trước. Các tiêu chuẩn sau nếu cần sử dụng minh chứng đó, chỉ nêu mã minh chứng thơi. Có thể có những minh chứng nhóm cơng tác này thu thập được nhưng nhóm khác thì khơng, nên cơng tác họp đối chiếu minh chứng còn giúp nâng cao hiệu quả và giúp các nhóm đánh giá chính xác mức độ đạt của từng tiêu chí.
Vì các lí do nêu trên, việc tổ chức họp các nhóm cơng tác sau khi thu thập xong các minh chứng là rất cần thiết.
Các nhóm cơng tác có bảng thống kê minh chứng hoàn thiện và mã hóa xong thành danh mục mã minh chứng hồn thiện thì tiến hành viết phiếu đánh giá tiêu chí, xác định mức độ đạt của từng tiêu chí.
Tùy vào đặc điểm và năng lực các thành viên của từng nhóm cơng tác, nhóm trưởng có thể phân cơng cho từng thành viên phụ trách thu thập minh chứng và viết phiếu đánh giá tiêu chí mà mình phụ trách ln. Hoặc có thể phân cơng một thành viên thu thập minh chứng, một thành viên chịu trách nhiệm viết phiếu đánh giá tiêu chí.
Phần quan trọng nhất khi viết phiếu đánh giá tiêu chí đó là kế hoạch cải tiến chất lượng, phần này có thể giao cho các cá nhân viết nhưng sau khi hồn thành thì nhóm phải họp lại và thảo luận để hoàn thiện, đưa ra kế hoạch tối ưu nhất.