1 Hồn thiện quy trình lập kế hoạch tồn kho dự trữ an tồn
khơng có kế hoạch tồn kho an tồn. Nếu tại thời điểm Vinacomin đặt hàng mà năng lực sản xuất và cung cấp đã hết thì chuyển kế hoạch nhập đơn hàng sang nhà cung cấp dự phòng, tránh trường hợp kho để khơng, khơng có hàng để sản xuất, khơng có hàng để bán. Như vậy, doanh nghiệp đảm bảo được nguồn nguyên vật liệu ổn định và hạn chế được việc tăng giá cả.
Sau khi tính tốn ra được số lượng tồn kho an toàn cụ thể cho từng mã hàng hóa thơng qua q trình phân tích dựa trên các số liệu tài chính từ dữ liệu Excel, khi tính tốn q trình đặt hàng, tồn kho hiện tại sẽ trừ đi một lượng tương ứng với con số an tồn. Do đó, những u cầu mua hàng sẽ xuất hiện sớm hơn với thực tế thiếu hàng, đảm bảo một khoảng thời gian an tồn cho hàng hóa về. Mỗi lần nhập hàng, dựa theo cung-cầu trên thị trường, đơn hàng của cơng ty có thể thay đổi, nhân viên kế hoạch cần cập nhật lại thay đổi và báo cho các bộ phận khác biết.
2 Hồn thiện quy trình lập kế hoạch sản xuất
Nguyên nhân chủ yếu đang gặp phải trong quản lý sản xuất tại cơng ty là khơng có kế hoạch sản xuất dài hạn. Đồng thời chế độ kiểm sốt kế hoạch khơng chặt chẽ và thường xuyên nên không phát hiện trước được những trở ngại về chất lượng, tiến độ. Do đó cần phải thực hiện các chế độ kiểm soát sản xuất sau:
Dự báo số lượng sản xuất trước 6 tháng để chuẩn bị năng lực và nguồn lực cho sản xuất. Kế hoạch dự báo này được cập nhật hàng tháng và tổng kết bởi phòng kế hoạch sản xuất. Phòng kinh doanh cần phải liên lạc với khách hàng để cung cấp số đặt hàng và dự báo cụ thể. Tiến hành làm kế hoạch sản xuất chi tiết cho 3 tháng, bao gồm 1 tháng hiện tại và 2 tháng kế tiếp. Mỗi lần đơn hàng của khách hàng có thay đổi, nhân viên kế hoạch cập nhật lại thay đổi và đưa số vào hệ thống. Việc cập nhật kế hoạch giúp cho số liệu đặt hàng đạt được độ chính xác cao hơn.
3 Hồn thiện quy trình theo dõi đơn hàng
Để có thể theo dõi được số lượng tăng giảm của khách hàng, phòng Kinh Doanh cần tiến hành thiết lập hệ thống bảng biểu để so sánh giữa các lần gửi đơn hàng. Sau khi khách hàng gửi đơn hàng đến, nhân viên phòng Kinh Doanh kiểm tra và gửi lại bảng so sánh, yêu cầu khách hàng kiểm tra nếu số liệu khác thường, cho biết nguyên nhân tại sao. Việc thực hiện bảng so sánh này nên được đưa vào quy
trình cho nhân viên tn thủ và thực hiện chính xác. Nhân viên phịng Kinh Doanh vẫn theo dõi đơn hàng bằng thao tác thủ công, nhập dữ liệu vào bảng Excel, trừ dần số lượng khi xuất hàng ra. Phòng kinh doanh cần đưa ra quy định yêu cầu khách hàng cung cấp số dự báo trước cho 3 tháng, để công ty nắm bắt xu hướng để chuẩn bị năng lực máy móc, con người, đóng gói, vận tải và quan trọng hơn là năng lực của nhà cung cấp.