Quá trình hoạt động của các đơn vị là tổng hịa các hoạt động cụ thể pháp sinh làm cho tài sản, nguồn hình thành tài sản của đơn vị biến động – các nghiệp vụ kinh tế. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị bao gồm nhiều loại có nội dung kinh tế, phát sinh ở thời gian, địa điểm khác nhau và tác động đến sự biến động của tài sản, nguồn hình thành tài sản theo các chiều hướng và mức độ khác nhau.
Để quản lý các loại tài sản, điều hành hoạt động của đơn vị các nhà quản lý phải có thơng tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán là một công cụ quản lý ở đơn vị cần thiết phải thực hiện chứng từ hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tức là phải lập chứng từ cho từng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và tổ chức thông tin phục vụ công tác quản lý của các bộ phận trong đơn vị. Nói cách khác phải thực hiện phương pháp chứng từ kế toán.
Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh vào các bản
chứng từ kế toán và tổ chức xử lý, luân chuyển chứng từ để phục vụ cơng tác quản lý và cơng tác kế tốn.
Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán:
+ Lập các chứng từ kế toán để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế thực sự phát sinh và hồn thành.
+ Tổ chức thơng tin (tổ chức xử lý, luân chuyển chứng từ): các bản chứng từ là vật mang thông tin, để cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và cơng tác kế tốn, các bản chứng từ phải được xử lý, chuyển giao cho các bộ phận có liên quản theo yêu cầu quản lý của từng nghiệp vụ kinh tế.