II. Tài sản dài hạn
7.2. Các sai sót kế tốn và cách chữa sổ
Khi phát hiện ghi sai, kế toán tiến hành sửa sổ. Tùy vào tính chất, nội dung và thời gian phát hiện sai lầm mà áp dụng một trong ba phương pháp sửa sai sau:
+ Phương pháp cải chính
Được áp dụng trong các trường hợp: Sai lầm trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng tài khoản; Sai sót khơng ảnh hưởng số tổng cộng.
Cách sửa: Dùng mực đỏ gạch một đường ngang chỗ sai để còn thấy nội dung ghi sai. Ghi lại đúng ( số - chữ) bằng mực thường và chứng thực đính chính bằng chữ ký của kế tốn trưởng và người sửa sai.
+ Phương pháp ghi bổ sung
Được áp dụng trong các trường hợp: Quên ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Quan hệ đối ứng tài khoản đúng nhưng sổ ghi sai (bỏ sót, cộng thiếu) < số đúng trên chứng từ.
Cách sửa: Căn cứ vào chứng từ định khoản rồi ghi vào các sổ có liên quan; Dùng mực thường ghi thêm một bút toán giống bút toán đã ghi với số tiền bằng số chênh lệch thiếu.
Giả sử kế toán đã định khoản:
Nợ TK 111: 5.700.000đ
Có TK 112: 5.700.000đ
Khi phát hiện, kế toán phải bổ sung bút toán:
Nợ TK 111: 1.800.000đ
Có TK 112: 1.800.000đ
+ Phương pháp ghi đỏ (Hay phương pháp ghi âm):
Được sử dụng khi cần điều chỉnh giảm (kể cả xóa đi tồn bộ con số đã ghi). Trường hợp này, kế toán sử dụng kỹ thuật ghi con số đỏ hoặc đặt con số cần ghi vào trong khung chữ nhật hoặc trong dấu ngoặc đơn (…) để xóa bỏ các con số đã ghi sai hoặc ghi thừa. Cụ thể:
Số đã ghi sổ lớn hơn số thực tế phát sinh: Kế toán ghi
cùng quan hệ đối ứng tài khoản như cũ với số chênh lệch thừa bằng bút toán đỏ.
Chẳng hạn, cũng ví dụ trên kế tốn đã ghi:
Nợ TK 111: 7.600.000đ
Có TK 112: 7.600.000đ
Khi phát hiện, kế tốn phải bổ sung bút tốn:
Nợ TK 111: (100.000 đ)
Có TK 112: (100.000 đ)
Ghi trùng nghiệp vụ hai lần: Lập định khoản mới cùng
quan hệ đối ứng và cùng số phát sinh và ghi sổ bằng bút tốn đỏ để xóa giá trị ghi thừa.
Ghi sai định khoản: Khi phát hiện, ghi lại định khoản
đã ghi bằng mực đỏ để xóa, rồi ghi lại định khoản đúng bằng mực thường.