3.2.1. Các loại chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành. Trong q trình hoạt động với tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, chứng từ kế toán cũng bao gồm nhiều loại khác nhau:
- Căn cứ vào tính chất và hình thức và của chứng từ: + Chứng từ thơng thường: chứng từ bằng giấy
+ Chứng từ điện tử: là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện từ, được mã hóa mà khơng bị thay đổi trong q trình truyền mạng qua máy tính hoặc trên vật mang tin nhưbăng từ, đĩa từ...
- Căn cứ theo địa điểm lập chứng từ:
+ Chứng từ bên trong: là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận bên trong đơn vị lập như phiếu thu, phiếu chi...
+ Chứng từ bên ngồi: là chứng từ kế tốn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến như giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, hóa đơn của đơn vị bán hàng...
+ Chứng từ gốc: là chứng từ ban đầu phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợplệ của cac nghiệp vụ kinh tế.
+ Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên sơ sở các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau. Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác dụng thuận lợi trong ghi sổ kế tốn giảm bớt khối lượng cơng việc ghi sổ. tuy nhiên việc sử dụng chứng từ tổng hợp yêu cầu phải tốn kèm theo chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trogn ghi sổ kế tốn và thơng tin kinh tế.
- Căn cứ yêu cầu quản lý của Nhà nước:
+ Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ tính phổ biến rộng rãi.
+ Chứng từ hướng dẫn: là chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng đẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế vận dụng vào từng trường hợp cụ thể.
- Căn cứ theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ: Chứng từ kế toán về tài sản bằng tiền, chứng từ kế toán về hàng tồn kho, chứng từ về TSCĐ…
Đơn vị:.................. Mẫu số 01 – TT Địa chỉ: PHIẾU THU Ngày… tháng…năm 20...... Quyển số:…… Số:………….. Nợ:………….. Có:………….. Họ và tên người nộp tiền:…………………………………. Địa chỉ:.............................................................................. Lý do nộp:.......................................................................... Số tiền: ....................(Viết bằng chữ):...................... Kèm theo:.........................................Chứng từ gốc: Ngày ............ tháng ............ năm 20......... Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi:
Đơn vị:.................. Mẫu số 01 – VT Bộ phận:............... (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày...tháng...năm… Nợ:................. Số:.......... Có:....................
- Họ và tên người giao:........................................................................... - Theo...................số.............ngày....tháng...năm...của............
Nhập tại kho:..............Địa điểm................................................. S T T Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thà nh tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4
Cộng
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): - Số chứng từ gốc kèm theo :
Ngày..........tháng năm 20..
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
- Các yếu tố cơ bản bắt buộc:
* Tên gọi chứng từ: Khái quát nội dung nghiệp vụ kinh tế
* Số hiệu chứng từ: Số thứ tự chứng từ
* Ngày tháng lập chứng từ: Phản ánh thời gian phát sinh
* Tên, địa chỉ của cá nhân, của đơn vị lập và nhận chứng từ
* Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế * Số lượng, đơn giá và số tiền của chứng từ * Chữ ký của người lập
- Các yếu tố bổ sung: Các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi sổ kế tốn mà một số chứng từ có các yếu tố bổ sung khác.
* Mã số thuế, thuế suất thuế GTGT * Phương pháp thanh toán
* Thời gian bảo hành
Chú ý:
- Chứng từ kế toán phải phản ánh đúng nội dung bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ khơng được viết tắt, khơng được tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải dùng bút
mức, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi bằng số và chữ.
- Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định
- Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch ra tiếng Việt phải đính kém với bản chính bằng tiếng nước ngồi.