Khái niệm: Trong qua trình hoạt động sản xuất kinh doanh ở các đơn vị
phát sinh các nghiệp vụ kinh tế khác nhau. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh luôn phản ánh một nội dung kinh tế nhất định và liên quan đến hai đối tượng kế tốn có liên quan. Mỗi một đối tượng kế tốn sẽ có một tài khoảm kế tốn mở ra theo
dõi, ghi chép và phản ánh. Do đó để phản ánh mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì mỗi nghiệp vụ kinh tế cần được ghi vào ít nhất hai tài khản kế tốn, nói cách khác đó chính là thực hiện ghi chép trên tài khoản kế toán.
Ghi chép tài khoản kế toán là phương thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khỏan kế tốn có liên quan theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ và mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán.
Mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ làm thay đổi ít nhất 2 khoản mục, mỗi khoản mục ứng với một tài khoản nhất định. Điều đó nghĩa là mỗi NVKT phát sinh phải được ghi vào ít nhất 2 tài khoản có liên quan, theo kiểu đối ứng: Nợ - Có
Ví dụ: Thủ quỹ đem 10 trđ tiền mặt gửi vào Ngân hàng:
Từ sơ đồ trên, nghiệp vụ này liên quan đến 2 tài khoản, số tiền 10 trđ được ghi đồng thời cả bên Nợ TK 112 và bên Có 111. Cách ghi chép các NVKT phát sinh vào các tài khoản theo kiểu quan hệ đối ứng như vậy gọi là ghi sổ kép.
Nguyên tắc ghi kép: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải xác định:
- Mối quan hệ đối ứng tài khoản: nghiệp vụ kế toán liên quan đến loại tài sản, nguồn vốn nào ?
- Quan hệ giữa tài sản và tài sản: 1 tăng, 1 giảm.
- Quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn: cùng tăng hoặc cùng giảm. - Quan hệ giữa nguồn vốn và nguồn vốn: 1 tăng, 1 giảm.
- Tiến hành định khoản: Xác định NVKT phát sinh đó liên quan đến tài khoản nào.
- Ghi vào tài khoản nào.
- Số tiền bao nhiêu sao cho Tổng Nợ = Tổng Có
Ghi chú: Cần nhớ cấu tạo tài khoản nguồn vốn, tài khoản tài sản và nắm
vững nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tác dụng ghi sổ kép: Thông qua quan hệ đối ứng giữa các TK có thể thấy
được nguyên nhân tăng, giảm của các đối tượng kế toán. Từ đó làm căn cứ phân tích hoạt động kinh doanh của đơn vị; Kiểm tra việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh các TK có chính xác khơng?
Định khoản kế toán là việc xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán.
Định khoản gồm 2 loại:
Định khoản giản đơn: Liên quan 1 Nợ - 1 Có.
Định khoản phức tạp: Liên quan Nợ - n Có (liên quan ít nhất 3 TK).
Không phân biệt định khoản giản đơn hay phức tạp, mỗi định khoản được thực hiện một lần ghi gọi là "bút toán". Quan hệ kinh tế giữa các tài khoản có liên quan nhau trong từng bút tốn gọi là quan hệ đối ứng tài khoản, luôn là quan hệ Nợ - Có.
Qui tắc ghi chép: Khi định khoản bao giờ cũng ghi TK Nợ trước sau đó
ghi TK Có; Trong 1 định khoản (bút tốn) thì bao giờ tổng Nợ = tổng Có.
Ví dụ:
1. Thủ quỹ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 15 trđ.
Nợ TK 111: 15 Có TK 112: 15
2. Nhập kho vật liệu mua ngồi trị giá 8 trđ thanh tốn bằng tiền mặt 5 trđ, chưa trả người bán 3trđ.
Nợ TK 152: 8 Có TK 111: 5 Có TK 331: 3
3. Xuất vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh trị giá 6 trđ, trong đó dùng cho kinh doanh 5trđ; dùng cho quản lý DN 1 trđ.
Nợ TK 621: 5 Nợ TK 642: 1 Có TK 152: 6