6. Kết cấu của luận văn
3.3 Giải pháp cho việc giám sát kho hàng tại Công ty Cổ phần GHTK
3.3.1 Hồn thiện quy trình giám sát đồng bộ tất cả các loại hàng hóa trên ứng dụng
Hiện nay quy trình giám sát kho hàng thường được giám sát từ xa nên quy trình làm hàng và XLHH phải được quan tâm và làm đúng quy trình hơn. Thực vậy xu thế quy trình giám sát hàng hóa bây giờ là giám sát từ xa nên quy trình cũng nghiêm ngặt hơn, hàng hóa ngày càng đa dạng nên quy trình cũng ngày càng phức tạp hơn. Do vậy, một số nhân viên mới cũng chưa nắm được hết quy trình giám sát hàng hóa qua app nên thường các nhân viên sẽ cảm thấy khó khan, lúng túng khi thực hiện các nghiệp vụ. do vậy cơng ty nên hồn chỉnh các bước giám sát hàng hóa về một kiểu khơng phân biệt loại hàng hóa nào, theo đúng chuẩn mực mà đặt ra. Trong đó bao gồm các bước cơng việc được thực hiện một cách logics, có cấu trúc và tổ chức chặt chẽ. Áp dụng phương pháp quản lý rủi ro trong các bước về lựa chọn giám sát. Cần hồn thiện quy trình giám sát kho bằng app trong các phương thức giám sát tại kho.
Cùng với việc hồn thiện quy trình giám sát kho tại GHTK, các chương trình quản lý nghiệp vụ khác tại khâu thơng quan cũng cần phải được hồn thiện để tạo ra một quy trình hoạt động nghiệp vụ giám sát đồng bộ, thống nhất, vừa đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý kho, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các shop tham gia hoạt động mua bán.
Hệ thống quy trình hiện hành quy định về nội dung hoạt động giám sát kho đối với hàng hóa đã cơ bản đẩy đủ bao gồm: Quy trình giám sát và các văn bản hướng dẫn được ra đời. Tuy nhiên, trong thực tiễn hoạt động giám sát kho tại GHTK đã bộc lộ
những hạn chế, do vậy cần tiếp tục hồn thiện quy trình giám sát và các văn bản dưới văn bản về giám sát kho cho phù hợp.
3.3.2 Tăng cường đầu tư, và loại bỏ những khuyết điểm của ứng dụng
Nâng cao chất lượng của ứng dụng kèm theo đó loại bỏ những tín năng khơng cần thiết và các lỗi hay mắc phải sẽ giúp cho nhân viên giám sát tại kho dễ dàng thực hiện hơn và sẽ dêc dàng thực hiện được công việc giám sát kho được giao. Do vậy Công ty Cổ phần GHTK nên lưu ý vào các vấn đề sau:
- Đẩy nhanh quy trình XLHH hàng hóa tại kho nhanh hơn, đơn giản hơn cho các nhân viên. Giảm thiểu các tính năng khơng cần thiết của app và cập nhật lại các lỗi thường hay xảy ra như bị log app khi đang sử dụng,…
- Đầu tư thêm vào nghiên cứu cải thiện chất lượng của app, loại bỏ những tính năng khơng cần thiết, bố trí lại vị trí của các ứng dụng phù hợp hơn, tối giản hóa các giao diện ở trên ứng dụng giúp nhân viên không bị rối khi sử dụng.
Bên cạnh đó cũng nên đầu tư thêm các kiến thức cho nhân viên về ứng dụng giúp nhân viên có thể hiểu rõ hơn cách sử dụng app và không bị mắc sai lầm khi sử dụng các tính năng trên ứng dụng.
3.3.3 Nâng cao hiểu biết của nhân viên vô việc xử dụng ứng dụng
- Nhân viên giám sát của công ty GHTK cần chủ động nghiên cứu, nâng cấp khai thác tối đa công nghệ thông tin và quy trình thủ tục giám sát đối từng loại hàng hóa tại kho để đảm bảo thơng quan hàng hóa nhanh chóng, giảm phiền hà, lãng phí cho doanh nghiệp. Xây dựng Đề án chương trình triển khai ứng dụng từng bước công tác thu thập, xử lý thông tin, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ cho công việc giám sát, trong đó có cơng tác giát sát tại kho ở công ty GHTK.
- Rà sốt các chức nâng hiện đại hóa đã được nâng cấp và đẩy nhanh tiến độ triển khai thực hiện, trên cơ sở đó nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác giám sát tại kho của Công ty Cổ phần GHTK.
- Xây dựng chiến lược phát triển và hiện đại hóa ứng dụng giám sát, trong đó chú trọng tới việc trang bị kỹ thuật hiện đại kết hợp với đào tạo con người chuyên sâu bài bản cả về chất lượng và số lượng trong công tác giám sát.
- Nghiên cứu xây dựng phần mền tự động “cảnh báo”, “nhắc việc” qua hệ thống mạng nội bộ, ứng dụng có hiệu quả hơn nữa chương trình phần mềm quản lý nhân sự.
- Tiếp tục ứng dụng có hiệu quả các chương trình quản lý nghiệp vụ đã cài đặt sẵn như phần mềm “gchat, xdriver”, đồng thời kiến nghị đề xuất sửa đổi bổ sung các chương trình cho hoàn thiện và khoa học, đảm bảo khai thác thuận tiện và hiệu quả hơn.
3.3.4 Hoàn thiện bộ máy giám sát hàng hóa ở kho
Trong mọi hoạt động thì nhân tố con người bao giời cũng là yếu tố mang tính quyết định đến sự thành bại vì chính con người là nhân tố tạo nên của cải vật chất và sử dụng của cải vật chất đó vì mục đích của họ. bộ máy giám sát tại kho cũng khơng nằm ngồi quy luật này, yếu tố con người là yếu tố trung tâm, xuyên suốt có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả cơng tác giám sát kho. Theo đó GHTK cần tập trung vào các vấn đề sau:
- Đẩy mạnh công tác đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ công chức Hải quan theo hương tiêu chuẩn hóa, chuyên sâu, đáp ứng yêu cầu cải cách, hiện đại hóa. Giáo dục, đào tạo lại nhân viên giám sát kho theo hướng “xây dựng lực lượng giám sát thành lực lượng chuyên nghiệp, chuyên môn sâu và hiện đại, hoạt động thông minh và đem lại hiệu quả cao”.
- Đào tạo nhân viên chun trách từng loại hình hàng hóa, có tổ chun đảm nhận loại hình giám sát hàng sbs, hàng giá trị cao,… Đồng thời hàng năm cần có những lớp tập huẩn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho những tổ chuyên trách để họ nắm bắt được những thay đổi trong quy trình giám sát.
Đi cùng với việc nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên giám sát, GHTK cần tiếp tục hoàn thiện tổ chức bộ máy giám sát, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Theo đó cần tập trung vào các vấn đề sau:
- Tổ chức bố máy giám sát phải theo hướng chun sâu, có tính chun mơn hóa, chun nghiệp cao, về lâu dài cần hình thành một đội ngũ chuyên gia ở một số lĩnh vực trong công tác giám sát.
- Việc bố trí cơng chức giám sát hải quan vào một số vị trí cụ thể phải được qua đào tạo về lĩnh vực đó, phù hợp với chun mơn đào tạo, năng lực, sở trường của nhân viên.
- Kết hợp việc chun mơn hóa với việc đào tạo cho cơng chức giám sát hàng hóa có được kiến thức tổng hợp; kết hợp với nhân viên có kinh nghiệm, điều phối từ các bộ phận khác luân chuyển sang và bộ phận mới.
3.3.5 Tăng cường sự liên kết giữa các ứng dụng với nhau
Hoạt động giám sát kho có tính phức tạp và liên quan đến nhiều vấn đề khác. Do vậy, để hoạt động này thực sự có hiệu quả, GHTK cần tăng cường phối hợp với các ứng dụng liên quan.
- Ứng dụng ghtk noibo cần được kết hợp với các ứng dụng khác như gchat, xdriver với nhau để có thể nâng cao được hiệu quả trong quá trình giám sát kho ở từng khu vực.
- Phối hợp chặt chẽ hai đội là XLHH và COD, giúp COD có thể sử dụng thành thạo app driver để có thể thao tác trự tiếp trên đơn hàng COD mà không gây mất thời gian cho đội điều phối tiết kiệm được thời gian.
- Đẩy mạnh sự liên kết giữa các ứng dụng với nhau. Theo đó, GHTK nên nâng cao sự đồng bộ giữa các App phối hợp chặt chẽ điều hịa đúng thời gian giao nhận hàng hóa giữa các ứng dụng với nhau.
- GHTK cần tiếp tục duy trì và nâng cao chất lượng của app và giải quyết vướng mắc, duy trì thường xuyên các cuộc họp để tiếp nhận ý kiến của nhân viên, niêm yết công khai số điện thoại đường dây nóng, các văn bản quy phạm liên quan đến giám sát kho.
3.3.6 Hồn thiện hệ thống giám sát phịng tránh rủi ro
Với tính năng chung cịn hạn chế, hoạt động giám sát kho chỉ có thể thực hiện khi các tính năng được phát triển mạnh hơn, lượng hàng của các kho ngày càng lớn có thể nói lượng hàng của kho tỉ lệ thuận với nhu cầu mua sắm trực tuyến của người tiêu dùng, vấn đề là làm sao để giám sát các mặt hàng, các shop lừa có rủi ro cao để tiến hành giám sát kho nhằm phát hiện được những sai sót trong khâu giám sát. Đó chính là áp dụng kỹ thuật quản lý rủi ro. Do vậy, GHTK cần tập trung vào những biện pháp sau:
- Quan tâm đầu tư và trang bị đúng mức đến hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu phục vụ công tác giám sát kho tại GHTK, mà trọng tâm là thơng tin liên quan đến hàng hóa, thơng tin liên quan đến tình trạng của đơn hàngvà các thơng tin khác liên quan đến hoạt động giám sát. Các thơng tin này phải được cập nhật thường xun và có hệ thống từ các đơn vị có thẩm quyền trong cơng ty và phải được cập nhật thường xuyên cho người bán để người bán có thể nhận định rõ được tình trạng của đơn hàng của mình. Tăng cường cơng tác thu thập, xử lý thơng tin để đảm bảo có hiệu quả phương pháp quản lý rủi ro.
- Tăng cường xây dựng hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ quản lý rủi ro. Cần phải nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin hỗ trợ quản lý rủi ro và nâng cao chất lượng thông tin.
- Triển khai bộ phận thu thập, xử lý thông tin, quản lý rủi ro. Tăng cường cơng tác nắm bắt tình hình các kho và tình trạng giám sát kho bằng ứng dụng ghtk noibo trong tài khoản của điều phối.
- Tập trung đánh giá, phân loại mức độ tuân thủ theo yêu cầu cuả công ty GHTK xác định và kiểm tra, giám sát đối với những đơn hàng có giá trị lớn loại hình và mặt hàng trọng điểm (rủi ro cao). Kỹ thuật quản lý rủi ro được áp dụng trong tất cả quy trình giám sát trên app. Do vậy để cơng tác giám sát hàng hóa trên app thực sự có hiệu quả, nhất thiêt công ty GHTK phải tăng cường kỹ thuật quản lý rủ ro.
3.3.7 Tăng cường công tác giám sát và chuyên môn trong app hơn
Công tác thanh tra, kiểm tra trong hoạt động nghiệp vụ giám sát kho đóng vai trị quan trọng trong thực hiện hiện nghiệp vụ giám sát. Do vậy, trong thời gian công ty GHTK nên cần tăng cường các biện pháp này. Theo đó tập trung vào các biện pháp sau:
-Nâng cao, xóa bỏ những chức năng khơng cần thiết trong app, xóa bỏ những lỗi bị lặp trùng trong app.
- Quy trình kiểm kho nên được cập nhật đơn giản hơn có thể giúp các nhân viên điều phối có thể dễ dàng tiếp thu.
- Đầu tư nhiều hơn vào các khóa học về app giúp nhân viên có thể làm quen với ứng dụng sớm nhất và nhanh nhất.
- Kiểm sốt đơn hàng từ xa tránh tình trạng tồn đọng hàng hóa tại kho, các đơn hàng ở kho đích cần phải được cập nhật tình hình hàng ngày.