b. Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”.
Các loại sổ kế toán sử dụng trong phương pháp ghi sổ kế toán: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ tổng hợp, sổ chi tiết và thẻ.
Khi vận dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ, điều quan trọng là phải quy định các loại chứng từ ghi sổ được sử dụng trong doanh nghiệp. Thông thường các doanh nghiệp, sau khi lựa chọn các tài khoản cần sử dụng, có thể quy định các loại chứng từ ghi sổ:
- Hoặc là mỗi loại chứng từ ghi sổ ghi có một tài khoản đối ứng với nợ các tài khoản khác.
- Hoặc là mỗi loại chứng từ ghi sổ ghi nợ một tài khoản đối ứng với có các tài khoản khác.
Như vậy, doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản sẽ có tương ứng số lượng loại chứng từ ghi sổ trong từng kỳ.
Trường hợp doanh nghiệp không quy định các loại chứng từ kế tốn trên thì quy định cụ thể và xóa số liệu để tránh trùng lặp sổ kế toán và chứng từ ghi trên sổ đăng ký chứng từ kế toán.
Tạo biểu mẫu nhập dựa trên tài liệu gốc hoặc bản tóm tắt của tài liệu gốc. Với chứng từ, chứng từ được vào sổ đăng ký chứng từ và ghi vào sổ tài khoản. Nếu phải theo dõi chi tiết thì phải vào sổ tài khoản chi tiết trên cơ sở từng chứng từ gốc, cuối tháng lập báo cáo tài chính.
Cuối kỳ, căn cứ vào sổ kế toán, lập bảng cân đối kế toán và các bút toán ghi sổ, đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với số liệu tổng hợp trên sổ cái, lập báo cáo tài chính.
Chứng từ kế tốn
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ)